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Prozessmanagement als Motor für Entwicklung und Innovation

Campus Innovation 2011 / eCampus(WiSe 11/12)

Dr. Andreas Degkwitz, Direktor der Universitätsbibliothek der Humboldt-Universität Berlin

Frank Klapper, CIO-IT, Universität Bielefeld

 

Abstract

Aus der Umstellung papiergebundener Arbeitsabläufe auf digitale Workflows ergeben sich insbesondere folgende Herausforderungen:

- Die bestehenden Abläufe müssen für die IT-gestützte Verarbeitung formalisiert und standardisiert werden, so dass bestehende Ablaufrichtlinien und Verordnungen ihre inhaltliche Gültigkeit zwar behalten, aber für eine elektronische und zugleich vernetzte Bearbeitung von Geschäftsabläufen nicht mehr genügen.

- Mit Computer und Internet werden die bisher überwiegend internen Arbeitsabläufe zu kundenbezogenen Dienstleistungssystemen – die Bearbeiter- und die Kundensicht sind nicht mehr als jeweils eigene Systeme voneinander zu trennen, sondern sind vernetzte Komponenten desselben Systems.

- Die technisch vergleichsweise einfachen Möglichkeiten der IT-gestützten Auswertung von Input-/Output bzw. Kosten-/Nutzenrelationen eröffnen neue, belastbare Formen der Supervision und der Steuerung von Dienstleistungen. Über die Anwender- und Kundensicht hinaus kommt damit der Managementinformation als eigene Sicht neue Bedeutung zu.

Verstärkt werden die genannten Herausforderungen durch eine hohe Dynamik multifaktorieller Veränderungen, die sich nicht mehr in einzelne Phasen terminieren lassen sondern als  permanent zu betrachten sind. Eng damit verbunden ist eine sich ebenfalls signifikant steigernde Komplexität, die in Erwartungen der Kunden- und Managementebene sowie im ständigen Wandel administrativer und gesetzlicher Anforderungen begründet liegt.

Angesichts dessen sind für die anstehende Vorhaben der Organisationsentwicklung, die ohne IT-Einsatz nicht mehr vorstellbar ist, Verfahren erforderlich, die einerseits dazu beitragen die Transparenz der Abläufe für die beteiligten Akteure zu erhöhen und zum anderen Entscheidungshilfen bieten, um die Komplexität der Abläufe zu reduzieren. Die Gewährleistung dieser beiden Optionen ist zugleich Voraussetzung für ein Managementinformationssystem, das Steuerungsmöglichkeiten auf der Grundlage belastbarer Prozesse und Zahlen zulässt.

In der Präsentation soll dargelegt werden, wie die genannten Herausforderungen mit Hilfe der Möglichkeiten des Geschäftsprozessmanagements (GPM) angegangen und erfolgreich bewältigt werden können. Über methodische Aspekte hinaus wird anhand von Best-Practice-Bespielen auch auf Einsatzmöglichkeiten und Zielsetzungen von GPM in verschiedenen Hochschulbereichen eingegangen.

Insgesamt soll verdeutlicht werden, dass die Weiterentwicklung IT-gestützter Kunden- und Organisationssysteme weniger eine technische Herausforderung darstellt als vielmehr organisatorische Vorkehrungen erfordert. Über Zielsetzungen und Nutzeranforderungen hinaus werden deshalb Methoden des GPM benötigt, die Gestaltung und Optimierung vernetzter, abteilungsübergreifender Arbeitsabläufe vor dem Hintergrund permanenter Veränderungen und steigender Komplexität gewährleisten können.

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