Vielen Dank für die Vorstellung, auch wir begrüßen Sie herzlich
zu unserem Vortrag zum Thema digitale Digitalisierung von Berufungsverfahren.
Das schliesst eben genau an, wir möchten ein konkretes Beispiel zeigen jetzt,
wie digitalisierte Personalrekrutierung an Universitäten aussehen kann und welche Auswirkungen dies dann auf den Rekrutierungsprozess hat.
Im Folgenden werde ich zunächst kurz die Rahmenbedingungen und Anforderungen an Berufungsverfahren
skizzieren und anschliessend stellt ihnen Christinebene dann die Software vor,
die wir vor circa vier Jahren eingeführt haben,
um eben unsere Verfahren zu professionalisieren.
Ich werde das dann jeweils kurz mit Beispielen anreichen
Sich werde ich beschreiben, wie dieser Wechsel und die Einführung des Systems,
dann welche Auswirkungen das gehabt hat bei uns,
auf die Effizienzqualität und Fairness des Auswahlprozesses.
Ja, was sind denn die Anforderungen,
die heute an Berufungsverfahren gestellt werden?
Sie kennen sicher alle die Schlagworte, Effizienztransparenz, Chancengleichheit oder Leistungsorientierung.
Die Verfahren sollen also professionell sein, sich an zahlerreichend Qualitätsstandards orientieren.
Es kommen auch sehr viele rechtliche und formalen
Anforderungen dazu
Und schliesslich ist der Markt an Bewerberinnen und Bewerber in den
letzten Jahren internationaler geworden. Das heisst eben auch,
er ist breiter geworden und mit den neuen Professurenkategorien,
wie z.B. Nintendo-Track-Professuren, ist er auch heterogener geworden.
Das macht dann die Auswahl umso komplexer. Diese Auswahl von
neuen Professorinnen und Professoren wird aber immer noch nach den Regeln
der akademischen Selbstverwaltung gemacht. Das heisst, die Akteure,
die das alles stemmen müssen, sind Berufungskommissionen,
bestehen das Professorinnen und Professoren und auch in der Regel
ständige Vertretungen
Diese Personen arbeiten nur sporadisch in Verfahren mit und auch nur selten miteinander.
Das heisst, sie entwickeln kaum eine Routine.
Das Kerngeschäft und Interesse von Professorinnen und Professoren liegt legitimerweise
in Forschung und Lehre und eben nicht in der Personalauswahl.
Zudem sind diese Personen oft zeitlich überlastet. Wie können wir
gerade diese Kommissionen unterstützen, damit Sie den genannten Anforderungen wirklich gerecht werden können?
Viele Universitäten haben in den letzten Jahren reagiert und Stabstellen entwickelt
oder etabliert, die dann diese Verfahren koordinieren und administrativ unterstützen
Es gibt eine weitere Möglichkeit, die es hier gehen soll.
Und das ist eben die digitale Unterstützung zentraler Verfahrensschritte.
Das ist nicht ganz trivial. Es besteht oft eine Skepsis gegenüber einer Digitalisierung von Prozessen.
Weil man befürchtet, zustarre Vorgaben, man befürchtet auch Systemzwänge.
Sie kennen das sicher aus anderen Anwendungsbereichen auch.
Wir haben also auf der einen Seite die Anforderung an ein
professionelles Recruiting. Das heisst, das schreit nach Standardisierung,
aber wir haben eben auch die Notwendigkeit der fachlichen Expertise,
fachliche, institutionelle spezifische Anforderungen. Und wir haben die universitäre Tradition,
die den einzelnen Kommissionen eine grosse Autonomie zuteilt und ihnen zugesteht,
eben die Verfahrensschritte auch selbst mitzugestalten.
Wir können also nicht einfach alles durchstandardisieren und per Software den Prozess 1,
2 sind wir genau gleich abwickeln, sondern wir brauchen eine Flexibilität,
die die einzelnen Kommissionen eben dann nutzen können.
Die philosophische Fakultät der Universität Zürich hat 2015 die Rekrutierungssoftware Selektus eingeführt.
Das ist eine Software, die eigens dafür entwickelt wurde.
Die sind eben spezifisch kommissionsbasierten Personalauswahlprozesse an Universitäten digital zu unterstützen.
Und es ist eine Software, von der ich der Meinung bin,
dass ich diesen Spagat zwischen der Standardisierung der Grundabläufe auf der
einen Seite und eben der Flexibilität der Berufungskommission auf der anderen Seite
sehr gut meistert.
Wir haben damals die Einführung der Software neben dem Motiv der
Entlastung der Professorinnen und Professoren auch als ganz pragmatischen Gründen durchgeführt.
Wir wollten ein bisschen moderner wirken und wir wollten vor allem
auch administrative Routine arbeiten,
automatisieren,
sprich eigentlich ganz loswerden
Die Erfahrung der vergangenen vier Jahre hat aber gezeigt,
dass eine solche Digitalisierung des Berufungsmanagements nicht einfach nur ein bisschen professioneller und moderner aussieht,
sondern dass der Prozess wirklich auch substanziell besser wird.
Das möchte ich Ihnen danach noch ein bisschen ausführen.
Jetzt übergebe ich aber zuerst einmal das Wort an Christine Bennisch,
die in einem kurzen Einblick in das System gibt.
Vielen Dank, das Factory Recruiting-Tool,
von dem Susanne beim Gartner schon gesprochen hat, Selectus,
das hat die Firma Friend Tics 2010 für die ETA Zürich entwickelt.
Die ETA saß sich damals ähnlichen Problemstellungen gegenüber,
wie sich Susanne jetzt eben ausgeführt hat
Dass es Sonne aus Datenschutzgründen leider nicht das Live-System der Universitätszürich zeigen kann,
möchte ich Ihnen an einem Demosystem die wichtigsten Funktionalitäten aufzeigen.
Ich dauerte gleich mit der Sicht der Bewerberinnen und Bewerber,
Bewerbende können sich jetzt in diesem Fall auf Deutsch oder Englisch bewerben.
Und Sie sehen hier oben das Bewerbungsverfahren geht einfach Schritt für Schritt ganz einfach,
elektronisch. In einem ersten Schritt kommt eine kurze Anleitung,
die zum Beispiel beschreibt, welche Dokumente hochgeladen werden müssen,
welche persönlichen Angaben gemacht werden müssten.
Ein wichtiger Schritt ist auch noch eine Datenschutzerklärung,
die hier akzeptiert werden muss, bevor es weitergehen kann,
dass ich sich hier ja um sensitive Daten handelt,
die in diesem Prozess erhoben werden.
Genau, und dann eben gibt es ein Webformular, in welchen
persönliche Angaben erhoben werden. Hier bewirbt sich nun unser Kandidat,
auf die diese Professur für Strafrecht, sie sehen der Kommentar,
der Kandidat heißt James Bond, wie genau dieses Formularden aussieht,
welche Angaben hier abgefragt werden können,
sind je nach Universität
sehr unterschiedlich aus
Wir sind froh, gerade um diese einfache Eingabemaske,
weil das erleichtert uns dann, also wir müssen nichts mehr nachfragen.
Wir hatten früher oft das Problem, dass ich gar nicht wusste,
es ist ein Mann oder eine Frau,
was ist der Vorname, was ist der Nachname?
Bei den internationalen Bewerbungen werden auch oft keine Geburtsdaten angegeben und
dann hat man alles hier schön hinterlegt. Genau,
diese Angaben, die hier jetzt gemacht werden,
werden dann vom System natürlich in einer Datenbank abgespeichert und
sie stehen im Tool dann in unterschiedlichster Form zur Verfügung,
können direkt online eingesehen wurden oder für die Administration dann
auch in Form von Exterlisten oder PDVs
heruntergeladen werden
So, es geht nun, also weiter,
in einem nächsten Schritt können hier noch konkrete Aspekte zum akademischen
Hintergrund abgefragt werden, die eben bei Beverrufungsverfahren relevant sind.
Auch das kann sehr nach Universität sehr unterschiedlich aussehen. Hier zum Beispiel das,
oder das Beispiel des akademischen Alters,
einige Universitäten haben in letzter Zeit begonnen,
dass akademisch Alter systematisch abzufragen, das kann sehr relevant sein,
auch im Hinblick auf die Chancengleichheit im Berufungsverfeueren,
gerade bei eben Karriereunterbrüchen,
zum Beispiel aufgrund von Familie
und so weiter
Genau, bei uns sieht das ein bisschen ausführlicher dann noch aus.
Wir fragen zum Beispiel noch nach Angaben zur Habilitation.
Bei uns die medizinische Fakultät hat das gut ausgenutzt.
Die fragen dann noch viele weitere Angaben ab und fragen nach
dem H-Faktor zum Beispiel, der Anzahl erst Autoren,
Publikation, oder was die dann noch spezifisch als Angaben brauchen.
In einem nächsten Schritt können dann die Bewerbungsdokumente hochgeladen werden.
Hier kann Ahn dann auch pro Ausschreibung,
das heisst pro Berufungsverfahren angepasst werden,
welche Dokumente hier wirklich erforderlich sind,
welche die Kandidierenden hochladen sollen
Da kann dann wirklich jede einzelne Kommission sagen,
wie viele Dokumente will sie, wie sollen die heissen?
Wir raten zum Beispiel kürzlich eine Kommission, die wollte ein Open-Science-Statement,
da kann man das da eingeben, das ist jetzt kein Problem.
Oder die will irgendwie eine Vision zur Ausgestaltung eines bestimmten Zentes
oder will zusätzlich auch zusätzliche Wünsche, die Kommission können das also,
können hier ihre Schwerpunkte durchaus setzen.
Das Tool ermöglicht es auch direkt im Bewerbungsprozess Angaben zur Referenzpersonen einzuholen.
Erfund kann diesen dann auch direkt automatisiert eine E-Mail zugestellt werden,
in welcher sie aufgefordert werden,
ihr Referenzschreiben über einen Link direkt ins Portal hochzuladen
Das geschieht zum Beispiel oft bei Ausschreibungen für Juniorprofessuren,
wo solche Referenzschreiben sehr relevant sind.
Ich überspringe jetzt diesen Schritt aus Zeitgründen und gehe weiter,
bin James Bond, ist die jetzt nun schon im letzten Schritt,
kann seine Bewerbung überprüfen, nötigenfalls korrigieren und dann am Schluss eben abschicken.
Hier, wenn er da auf Sende klickt,
gibt es genau direkt eine automatische Empfangsbestätigung,
das ist für uns natürlich aus administrativer Sicht auch eine große Erleichterung.
Gut, ich gehe nun einen Schritt weiter und zeige Ihnen,
wie das Tool aus Sicht der Kommissionsmitglieder aussieht.
Ich loge mich jetzt also als Kommissionsmitglied ein
Wir haben das bei uns an das Login-System, darin RZ Zürich angebunden.
Das heisst, es braucht niemand mehr ein zusätzliches Login,
sondern kann die üblichen Angaben verwenden.
Aber gleichzeitig können auch externe Emissionsmitglieder problemlos eingebunden werden.
Kommissionsmitglieder werden zuerst einmal auf die Vertraulichkeit der Dokumente hingewiesen.
Das ist sehr wichtig und das erleichtert das Tool eben auch.
Also keine Dokumente sollten nach außen gelangen.
Das muss auch akzeptiert werden hier. Und in einem
weiteren Schritt muss dann auch noch die Datenschutzerklärung
akzeptiert werden
Die Rating-Pomisse, die Sie hier sehen, ist eine Möglichkeit,
die Kommissionsmitglieder darauf hinzuweisen, auf welchen Grundlager,
wenn Sie eigentlich diese Bewerbungen evaluieren sollen und hilft auch eigentlich
Schwerpunkte bezüglich eben der Bewertung dieser Bewerbungen zu setzen.
Wenn sich das Kommissionsmitglied nun einloggt,
kommt jetzt die Liste der Bewerbungen, Sie sehen zu Oberst,
jetzt die neu eingegangene Bewerbung von James Bond.
Die Liste lässt sich aber auch ganz einfach nach anderen Kriterien
sortieren, wie zum Beispiel Gender oder auch Nationalität.
Ich gehe jetzt nun einmal auf diese Bewerbung von James Bond
Genau, hier, diese Berbergen kann dann gesichtet werden,
es können die Dokumente heruntergeladen,
angeschaut werden oder das Kommissionsmitglied kann hier auch direkt im Tool persönliche Notizen anlegen,
was natürlich die Beurteilung dieser Bewerbungen vereinfacht.
Genau, diese Notizen können dann direkt hier abgespeichert werden.
Abschließend, wenn die Bewerbung gesichtet wurde, ist es möglich,
diese zu beurteilen und das eines ganz einfachen ABEC-Ratings.
Hier würde also Jims Bond als B-Kandidat evaluiert
Es hat einen positiven Nebeneffekt, wenn jemand jetzt unerwarteterweise nicht an einer Sitzung teilnehmen kann,
kann er trotzdem mal die Bewerbung anschauen und seine Meinung kundtun.
Im Sinne der Nachhaltigkeit verbinden wir das oft auch mit
einer Videokonferenzschaltung dann in der Zeit in die Sitzung.
Und das machen wir oft für die externen Kommissionsmitglieder,
damit die nicht extra anreisen müssen. Das ABC-Rating,
das nur kurz an nichts mit einer automatisierten Selektion zu tun,
das wollen wir im Bereich der Berufungsverfahren nicht, das mag,
wie sie das angedeutet haben, vielleicht einen anderen,
bei anderen Stellen sinnvoll sein.
Hier will man das explizit nicht,
das macht das Portal nicht,
das wollen wir
auch als Universität nicht
Genau, ich gehe jetzt nun einen Schritt weiter,
logge mich ein als Mitglied der Agministration und zeige Ihnen eigentlich wie das Tool
auch in einer Berufungs- oder einer Sitzung der Berufungskommission genutzt werden kann.
Also ich gehe jetzt auf diese Position, Professor Shipping Criminal Law.
Hier sind wir wieder die Liste der eingegangenen Bewerbungen.
Und in diesem Schritt erst sehen Sie nun das Rating der gesamten Kommission,
also vorher, als das Kommissionsmitglied sein individuelles Rating abgegeben hat,
war, dass einerseits ist das anonym,
andererseits hat das Kommissionsmitglied die Ratings der anderen Kommissionsmitglieder
nicht gesehen und damit konnte damit eine unabhängige Bewertung vornehmen
Jetzt in der Kommission sieht man jetzt die Ratings aller Kommissionsmitglieder.
Man kann auch ganz einfach danach sortieren. Und doch gibt
dann so einen ersten Eindruck oder eine Art Stimmungsbild.
Welche Kandidierenden Erfolgsversprechen sind und welche eher weniger.
Und so kann eben die Sitzungszeit auch gezielt eingesetzt werden können.
Zum Beispiel Miss Mople hierzu oberst afterlistisch eine sehr aussichtsreiche Kandidatin zu sein.
Die Kommission kann jetzt diese Kandidatin natürlich in der Sitzung diskutieren und
dann gleich eine Entscheidung treffen und die hier im Tool hinterlegen.
Also Miss Mople wurde als A-Kandidatin beurteilt. Das heisst,
ihre Bewerbung wird im Bewerb erweiteren
Bewerbungsprozess weiterverfolgt. Analog können dann Kandidierende,
die eben als weniger aussichtsreich gelten oder eben denen,
die man nicht weiterverfolgen möchte, als sogenannte C-Entscheidung markiert.
Und das wird direkt im Tool hinterlegt und auch eben visuell entsprechend dargestellt.
Wir schicken nun jeweils gleich nach der Kommissionssitzung all diesen C-Kandidierenden eine Absage.
Das geht auch über ein Mail-Sender mit wenigen Klicks.
Und da hat man quasi in zwei Minuten 100 E-Mails verschickt,
was auch eine Erleichterung ist.
Und diese zeitnahe Absage oder Reaktion auf die Bewerbung
wird davon in den Kandidierenden geschätzt
Genau, es gibt jetzt natürlich noch sehr viele Funktionen mehr in diesem Tool.
Ich kann Ihnen leider als Zeit gründen, nicht alles zeigen.
Einige Funktionen sind hier aufgeführt auf diesem Leid. Spezifisch möchte
ich vielleicht noch auf das sogenannte Decision-Tool oder Viview-Tool hinweisen.
Das sind Tools, die eben die Kriterien basierte Evaluierung von Bewerbungen erleichtert.
Sie sehen hier auch da grafisch so ein Spider-Diagramm dargestellt,
als einfaches Beispiel,
wie solche Kriterien basierten Evaluierungen dann auch eben visualisiert werden können
im Tool selbst
Ich stoppe jetzt hier und übergebe an Susanne Baumgartner für weitere Ausführungen.
Genau, ich möchte nochmals eben ausführen, welche Effekte und Vorteile
meiner Meinung nach der Einsatz einer solchen Software eben hat.
Man gewinnt einerseits enorm an Effizienz. Die Entgegnung mit der Bewerbung,
die Ablage der Unterlagen, die Archivierung,
das ganze eingehende Bewerbung, das ist vollautomatisiert.
Die Korrespondenzen sind auch quasi teilautomatisiert
Und bei uns laden die Bewerbenden genau mit der Bewerbung selber
auch Publikationen direkt schon hoch. Das heisst, wir,
das sind ganze Schritte, Schriften einholens,
der früher eher lästig war, muss ich sagen.
Der fällt ganz weg. Es gibt aber auch Effizienzgewinne auf
Seiten der Kommissionsmitglieder. Die Kommissionsmitglieder werden davon befreit,
die Unterlagen selbst verwalten zu müssen.
Sie haben alles aktuell und vollständig und sicher an einem zentralen Ort gespeichert.
Das heisst, wir haben auch nicht hochsensible Daten auf zig Computern lokal gespeichert.
Und es wird auch nichts per E-Mail durch die Welt geschickt
Es gibt auch in Erleichterung für die Kommissionsmitglieder im Bereich der Vorbereitung der Sitzungen.
Sie haben eben die Möglichkeit, das Rating, sie können
die Notizen machen, sie können strukturierter durch all diese Unterlagen gehen.
Und ein ganz wichtiger Punkt, die Sitzungen werden kürzer und sie werden vor allem fokussierter.
Durch das vorgängige Rating ist dem gleich zu Beginn der Sitzung schon klar,
welche Bewerbungen sind aussichtsreich, welche weniger, welche sind sogenannte Ampelkandidaten,
sagen wir Ideen, also die dann grün,
rot und gelbe Belken, Balken haben, die eher diskutiert werden müssen.
Und so kann die Sitzungszeit und eben auch die Energie in
der Sitzung wirklich fokussiert werden auf die relevanten Diskussionen und Entscheidungen.
Die Professorinnen und Professoren können sich also auf die akademische Dimension
konzentrieren und können wirklich ihre fachliche Expertise einbringen.
Schließlich haben wir bemerkt, dass unsere Verfahren in dieser kritischen Phase,
wo auch wirklich bewerbende involviert sind, schneller vorankommen.
Wir haben auch Verbesserungen im Hinblick auf die Qualität der Verfahren festgestellt.
Eine elektronische Unterstützung des Berufungsprozesses ist auch ein Signal der Professionalisierung.
Es ist ein Signal nach innen und nach außen,
dass man die Verfahren ernst nimmt,
dass man etwas investiert in einen reibungslosen Ablauf
Es führt zu einer Standardisierung der Prozesse, was automatisch zu einer erhöhten Qualität führt.
Und man weiss auch an Studien für Chancengleichheit,
dass umso standardisierter die Abläufe sind oder eben auch der Entscheidungsprozess ist,
umso fairer oder umso gleicher werden Frauen um Männer behandelt.
Das Portal kann auch ein Mittel des Qualitätsmanagements sein.
Es können wichtige Links und zentrale Dokumente,
zum Beispiel Befangenheitsrichtlinien, rechtlichen Vorgaben, Leitfäden,
was ihnen halt wichtig ist oder was uns wichtig ist jetzt,
können dort platziert werden.
Es können auch pro Verfahren noch besondere Anweisungen
gegeben werden,
wenn das nötig ist
Das Portal hilft uns, Fehlerquellen zu minimieren,
sei das händische Fehler beim Ablegen, Verschickung von Dokumenten,
von Erstellen von Listen.
Wir minimieren auch das Risiko, dass sensible Daten nach außen gelangen.
Ein für mich spannender und überhaupt nicht antizipierter Effekt ist,
dass sich die Arbeitskultur in den Kommissionen gewandelt hat.
Die Kommissionsmitglieder sind heute viel besser vorbereitet. Es ist nicht mehr möglich,
dass man einfach mal in die Sitzung reingeht und schaut,
was das Dominanteste der Mitglied der Gruppe gerade meint und das dann abnickt, sondern die Leute
Jedes einzelne Mitglied bereitet dich besser vor. Ich glaube,
das hat damit zu tun, dass auch die Meinung des
einzelnen Mitglieds letztlich besser gewichtet wird und sich dann die Mühe,
sich vorzubereiten, auch wirklich lohnt.
Und es gibt schliesslich auch noch Effekte,
positive Effekte im Hinblick auf die Fairness der Verfahren.
Die Verfahren werden fairer, weil durch das unabhängige Rating ein Herdentrieb unterlaufen wird.
Sie sind in dem Sinne auch demokratischer und es wird eben
das volle Potenzial der Gruppe wirklich ausgeschöpft.
Das heisst, eben die Expertise aller Kommissionsmitglieder fließt dann tatsächlich
auch in die Entscheidung mit ein
Die Dossis werden begleichbarer, weil eben alle Bewerberinnen und Bewerber
die gleichen Dokumente hochladen. Es gibt wissenschaftliche Evidenz,
dass Quervergleiche fair bzw. objektiver sind, als wenn man sozusagen Einzelbewerbungen anschaut.
Und das Portal stellt die Unterlagen auch so dar,
dass man eben ganz einfach solche Quervergleiche,
zum Beispiel nur immer die Publikationsliste anschaut oder nur immer die Lehrerfahrung vergleichen,
dass man eben das einfacher so quer vergleichen kann
Ich beobachte auch, dass die Diskussionen im Vergleich zu früher
stärker entlang der schriftlichen Unterlagen verlaufen und die Argumente eher belegt werden,
mit Verweis auf die Dossies.
Und das macht die Diskussion natürlich in der Tendenz dann auch sachlicher.
Es hat wahrscheinlich damit zu tun, dass die Leute,
die Dossies stärker präsent haben und wir auch dann in der Sitzung per Beamer,
die das jeweilige Dossi, das gerade besprochen wird,
gerade projizieren.
Schliesslich fördert das Tool mit den Kurz angedeuteten Zusatzfunktionen eben
auch ein strukturiertes Vorgehen und ein Kriterienbasiertes Entscheiden
Das heisst, es wird einfacher,
die Bewerbung einen Schritt für Schritt anhand der vorher festgelegten Kriterien
durchzugehen, zu bewerten und dann zu entscheiden.
Ich fasse zusammen. Der gezielte Einsatz von Software führt als
etwa einer Erleichterung der administrativen Arbeiten und damit verbunden mit Zeit und Kosteneinsparung.
Das ist einigermaßen erwartbar. Er führt aber genauso
auch zu einer Entlassung der Mitglieder der Berufungskommissionen und ereignet sich
sogar als Instrument um den gesamten Entscheidungsprozess professioneller,
effizienter und auch fairer
zu gestalten
Ja, wir hoffen,
dass wir ihnen mit dieser Präsentation einen kurzen Einblick geben konnten,
was eben die Vorurteile einer digitalen Unterstützung von Berufungsverfahren sind.
Wir danken Ihnen für Ihre Aufmerksamkeit und freuen uns jetzt auf
Ihre Fragen