Ja, herzlich willkommen zu unserem Vortrag mit dem Titel Digitalisierung
durch Kooperation nachhaltig gestalten. Ich begrüße die ganz herzlich.
Mein Name ist Yvonne Gröning. Ich bin Geschäftsführerin der My
Consult GmbH. Aufgrund der nur verbleibenden 20 Minuten werde ich
nichts zu unserem Unternehmen sagen, wenn sie interessiert sind.
Dann kommen Sie doch gerne an unseren Stand und erkundigen sich
da über das, was wir machen.
Ich möchte Ihnen kurz erläutern, was wir Ihnen vorstellen möchten.
Es geht um ein Vorprojekt, was wir im Land NRW durchgeführt haben in diesem Jahr.
Und Frank Klapper wird ein bisschen was zur Ausgangssituation in NRW erzählen.
Das ist schon wichtig, um im Prinzip zu verstehen,
warum wir dieses Projekt gemacht haben und in welcher Art und Weise.
Es geht darum, dass wir an 37 Hochschulen in NRW
den Status erarbeitet haben, wie ist im Prinzip momentan Digitalisierung,
insbesondere in der Verwaltung, im Kontext E-Aktenführung und E-Vorgangsbearbeitung.
Und was sind im Prinzip die nächsten Schritte,
die das Land NRW da gehen wird?
Ich überwiebe gleich an dich. Ja, dankeschön.
Ja, auch nochmal schönen guten Tag von mir.
Von Klapper, mein Name. Ich bin von der Uni Bielefeld,
habe aber dieses Projekt im Auftrag der Kanzlerinnen und Kanzler
der Universitäten unter Fachhochschulen organisiert und konsortial geleitet
Ja, was ist da eigentlich in NRW gerade los?
Wir haben seit ungefähr zwei Jahren eine neue Landesregierung,
die Landesregierung hat sich das Thema Digitalisierung ganz stark in
den Koalitionsvertrag geschrieben und auch Digitalisierung für die Hochschulen.
Ich wollte noch nicht. Für die Hochschulen und wenn eine Behörde
eine Regierung Digitalisierung macht, dann redlich von einem E-Government-Gesetz.
Es gibt relativ viele in Deutschland, fast alle Bundesländer haben eigentlich,
der Bund hat eins und in dem Koalitionsvertrag stand,
dass man da ran will, dass man es verbessern will,
verbessern heißt Umsetzungsfristen verkürzen und Ausnahmen reduzieren und eine ganz dicke Ausnahme ist,
die fast vollständige Ausnahme der Hochschulen von allen Verpflichtungen
Und es ist die Frage an die Hochschulen rangetragen worden.
Wie wollte er denn damit umgehen? Und dann haben wir
uns einmal hingesetzt und geguckt und was steht denn eigentlich in so einem Gesetz drin?
Und da steht im Kern drin, man muss Prozessorientierung einführen.
Man muss die Verfahren nach innen digitalisieren,
also mit Fachverfahren und mit elektronischer Vorgangsbearbeitung im Dokumentenmanagement.
Und man muss die Schnittstelle nach außen digitalisieren und man soll
über den Bearbeitungsstand Auskunft geben können.
Und das ist etwas, das müssen wir ohnehin.
Also haben die Kanzlerinnen und Kanzler beschlossen,
sie wollen in das Gesetz rein,
wollen sich auch dem Druck aussetzen,
aber möchten da auch eine Finanzierung vom Land
für haben
Das steht jetzt auch im Referentenentwurf für dieses Gesetz.
Das Gesetz ist dann nicht verabschiedet. Es soll noch vor Weihnachten
ins Kabinett. Darum ist es momentan auch eine sehr heiße
Phase, weil auch die Finanzmittel noch zu klären sind.
Aber Verkleid in der jetzigen Diskussionsstands sind auch tatsächlich alle Ausnahmen gestrichen.
Und auf der nächsten Folie sehen wir noch aus dem Referentenentwurf eine Formulierung,
die sagt, das muss dann aber unter Nutzung und Aufbau,
hochschulübergreifender, kooperativer Strukturen funktionieren. Und das ist etwas,
das haben sich auch die Kanzlerinnen und Kanzler vorgenommen,
das ist dann auch ein bisschen das Nachhaltige hoffentlich.
Und ich kann Ihnen sagen, ich habe die Kostenkalkulation gemacht,
wenn wir nicht zusammenarbeiten, dann geht es einfach nicht auf
So, unabhängig davon, und warum war das überhaupt möglich
, so eine Entscheidung herbeizuführen? Das war möglich,
weil vor anderthalb, ein, dreiviertel Jahren,
sowohl die Kanzlerkonferenzen der Universitäten als auch der Fachhochschulen, sich entschieden hatten,
Digitalisierung zur Chefsache zu machen, Arbeitsgruppen auf ihrer Ebene zu gründen.
Sie waren also handlungs-entscheidungsfähig und hatten sich auch schon Punkte ausgeguckt,
die sie unbedingt zusammen machen wollten, die Weiterentwicklung bei SAP und Macht,
den ERP-Systemen und die Einführung der elektronischen Akte, und zwar prozessorientiert.
Und das alles Soll passieren in einem Rahmen,
den wir uns in NRW jetzt auch schon seit gut zwei Jahren gegeben haben,
nämlich der digitalen Hochschule einer Kooperationsgemeinschaft von 42 Hochschulen,
die in den Bereichen Forschung, Lehre, Infrastruktur und Unterstützungsprozesse,
die Digitalisierung vorantreiben will.
Sie will nicht Digitalisierung lehren oder zur Digitalisierung forschen,
sondern sie will Digitalisierung in diesen Feldern vorantreiben und sie ist
da seit diesem Jahr auch mit einem sehr umfänglichen Förderprogramm vom Wissenschaftsministerium
mit ausgestattet und wird entsprechend unterstützt.
So, und unter diesen Rahmenbedingungen haben die Kanzlerinnen und Kanzler
gesagt, so, jetzt muss es mal gemeinsam losgehen mit
der E-Akte
Wir wollen das, wir wollen das auch vernünftig durchdrücken,
aber es muss so sein,
dass alle hinreichend mitgenommen werden und dass die Ausgangslage hinreichend gut geklärt ist.
Und das haben sie im Februar gesagt und es muss schnell gehen,
also in so einem Gesetz der Fristenbrennen, die kurz sind.
Und natürlich hätten wir doch selber gekopffällig, klar,
Yvonne, aber wir haben gesagt, wir brauchen einen Partner,
wir wollen einen Dienstleister dazunehmen, der das Geschäft beherrscht,
der auch Ressourcen reinbringen kann und haben ein Projekt ausgeschrieben,
bei Consult hat gewonnen, hat den Zuschlag gekriegt.
Und was mein Konstrukt gemacht hat,
sagt ihnen jetzt nochmal vor Gröningen und ich sagten danach,
was wir aus den Ergebnissen dann für Lehren ziehen.
Genau. Weil es noch Zeit bleibt. Ich denke schon.
Ich muss dann gucken, was hast du denn draufgedrückt,
dass das passiert?
Ja, danke
Genau, jetzt kommen wir ins Spiel.
My Consult. Zu Beginn ein paar Fakten zum Projekt.
Was war das Ziel des Projekts? Es war eine Fondsstudie.
Es ging darum, dass wir einen Auftrag bekommen haben,
in kürzester Zeit 37 staatliche Hochschulen zu interviewen.
Wo stehen Sie eigentlich im Kontext der E-Vorgangsbearbeitung und E-Aktenführung?
Das war die Iststandserhebung, aber auch gleichzeitig mit dem Ziel zu identifizieren,
wo können zukünftig Kooperationsprojekte aufgesetzt werden? Das heißt,
wir haben also im Prinzip nicht nur geschaut,
wo steht man gerade,
sondern was eigentlich zukünftig auch die nächsten Projekte für die jeweiligen Hochschulen
um sowas wie Kooperationsprojekte im Prinzip zu initiieren und ins Leben zu rufen.
Wir haben die Erhebung in zwei unterschiedlichen Stufen gemacht.
Wir haben einmal eine Online-Erfahrung-Abfrage gemacht in einem ersten Schritt und
dann wirklich vor Ort Besuche durchgeführt.
Das heißt, wir haben die 37 Hochschulen direkt besucht.
Einmal durch NRW gefahren. Ich kann jetzt ganz viel von NRW,
was ich vorher noch nicht kannte,
und haben gestartet im Prinzip im Mai, haben im Juni die Online-Erhebung gemacht.
Diese zwei Wochen lang ausgewertet mit den Auswertungen sind wir
dann in strukturierte Interviews gegangen
Haben dann gut sechs Wochen lang NRW bereist,
um die Informationen zu sammeln, die wir denn erneut wieder
vier Wochen ausgewertet haben und haben dann auch stufenweise diese entsprechenden Ergebnisse vorgestellt.
Einmal denen dann konsozialen Partnern dann im Prinzip allen Hochschulen,
die daran teilgenommen haben. Das waren von den 37 im
Prinzip 36, also eine gute Durchdringung, was das angeht.
Und wir haben es nachher im Prinzip der AG Digitalisierung,
also den Kanzlern als Auftraggeber vorgestellt.
Wichtig war, damit aber in einem Nachhaltigkeitsthema.
Es sollten Kooperationen durchgeführt werden. Und wir vom Micronsult haben
schon eine ganze Menge Kooperationsprojekte durchgeführt. Und vor dem Hintergrund
haben wir überlegt, was sind eigentlich so die Erfolgsfaktoren für Kooperationen?
Und aus unserer Sicht sind das einmal eine gewisse Zielidentität,
die Partner müssen eine gewisse Ähnlichkeit aufweisen.
Und insbesondere muss von Anfang an ein Vertrauensverhältnis da sein.
Und dieses haben wir versucht, innerhalb des Projektes dahingehend zu berücksichtigen,
dass wir gesagt haben, wenn wir sowas machen,
dann brauchen wir klare Ansprechpartner in die Hochschulen.
Das heißt, die Kanzler über die Kanzlerkonferenzen haben zwei Ansprechpartner in ihren Hochschulen mandatiert.
Das waren zu unserer Verwunderung gar nicht unbedingt rein IT-Administrationen,
sondern kam viel aus der Fachlichkeit, Hochschulentwicklung, Organisationsentwicklung,
je nachdem, wie die Hochschule gerade aufgestellt war.
Und wir haben im Prinzip vorher sehr transparent kommuniziert,
wie ist dieses Projekt aufgestellt,
vom Projektsteckbrief weitergeleitet und haben im Prinzip versucht,
von Anfang an allen mitzunehmen
Hinsichtlich, das Thema Ähnlichkeit, ja, es sind Hochschulen,
aber nichtsdestotrotz sind Hochschulen doch sehr individuell.
Und wir haben ja alle in NRW drei Hochschultypen mitgenommen.
Also die Universität in die klassischen, die Fachhochschulen.
Und da haben wir in NRW auch sehr viel junge Fachhochschulen,
die ist erst seit ungefähr zehn Jahren gibt.
Und wir haben natürlich auch noch eine Besonderheit,
die Kunst- und Musikhochschulen, die wir auch hier betrachtet haben.
Und vor dem Hintergrund, ja, eine Ähnlichkeit war da,
was im Prinzip die Strukturen angeht. Aber auch da,
es geht ja um Dokumentenmanagementsysteme, ist immer die Frage gewesen,
dieser Vorgänge wird wirklich in einem Fachsystem gemacht.
Und was wird im Prinzip im Dokumentenmanagementsystem gemacht? Das heißt,
unsere Befragung insbesondere vor Ort Befragung, um nachher wirklich Kooperationspartner zu identifizieren,
die gemeinsam ein Thema bearbeiten können,
ging es halt auch sehr stark in die Ähnlichkeit zu überprüfen,
wie im Prinzip die Systemarchitektur in der jeweiligen Hochschule ist.
Das war sicherlich auch eine gewisse Herausforderung
Transparente Kommunikation. Wir haben allen Partnern immer die Möglichkeit gegeben,
die Ergebnisse der Projekte einzusehen, zu korrigieren, nochmal nachzufragen,
weil das ist ein sehr komplexes Thema ist,
wo sie nicht nur ein Spezialisten in der Hochschule haben,
sondern es geht da um Vorgangsbereiche wie E-Personalakte, Finanzen,
Drittmittel, also ganz unterschiedliche Fachanwendungen,
aber auch ganz unterschiedliche Persönlichkeiten und Spezialisten,
die sie im Prinzip in so einem Projekt mit einbinden müssen,
um eine Vorstellung zu bekommen, wie im Prinzip das Ganze aussieht.
Ein paar Impressionen Und dann bin ich auch schon da,
dass ich sei, das war es erstmal grundsätzlich zum Projekt.
Und ich hätte, zeige ihm ein paar Ergebnisse.
Was haben wir vorgefangen? Wie ist momentan NRW? Wie sind die Hochschulen aufgestellt,
wenn es um das Thema Dokumentenmanagementsysteme in Hochschulen geht?
Eingesetzte Lösung. Sie sehen jetzt keine Produktnamen, weil ich
denke mal, das gehört sich an dieser Stelle nicht.
Aber Sie sehen im Prinzip, dass wir in NRW gut
14 Hochschulen haben, die noch gar kein Dokumentmanagementsystem haben.
Und fast 15 Hochschulen, die in ein Dokumentenmanagementsystem haben.
Und ja, ein paar Hochschulen, die unterschiedliche Produkte einsetzen.
Also ein starker Fokus auf ein System
Und das war schon mal für uns,
was im Prinzip das Thema Kooperation angeht, eine gute Basis,
um zu sagen, dann ist es sicherlich auch möglich,
im Bereich Dokumentmensch mit Systeme in Kooperation zu gehen,
weil schon mal die systemtechnische Realisierung vielleicht von gemeinsamen Prozessen möglich ist.
Wir haben in der Online-Befragung auch einiges drumherum abgefragt zu diesem Thema.
Und wir haben mal so ein paar Informationen mitbegracht,
wo ich denke, das ist für die,
für ihre Hochschulen vielleicht auch ganz interessant.
Wir haben gefragt, wenn sie Dokumentenmensch mit Lösungen im Einsatz haben,
wie werden denn diese betreut,
wie viel VZAs benötigen sie zu der Betreuung
Wir haben einmal die technische Betreuung abgefragt. Und da sehen Sie,
das sind Hochschulen, die gesagt haben,
wir haben im Prinzip nur eine Viertelstelle für VZE bis hin zu Hochschulen,
die gesagt haben,
wir haben komplett vier VZE in der technischen Betreuung unseres Dokumentmanagementsystems.
Das ist sicherlich auch von der Größe der Hochschule abhängig.
Wir haben in Nordrhein-Westfalen sehr, sehr große Hochschulen,
wie eine RWDH Aachen,
sicherlich in der Betreuung was ganz anderes,
als wenn wir
noch andere haben
Und wir haben gefragt, organisatorische Betreuung,
das spiegelt im Prinzip das ganze Thema so ein bisschen wieder,
auch dort, vierte Stelle,
bis hin zu drei heißt organisatorische Betreuung in den jeweiligen Fachdisziplinen,
He-User-Prozessberater, sowas, die im Prinzip dort unterstützen.
Wir haben gefragt, was sind denn Ihre zukünftigen Digitalisierungsprojekte,
weil wenn wir uns über Kooperationsinsitiativen gedanken müssen,
müssen wir nach vorne gucken, was sind also die Bedarfe.
Und das ist einmal im Prinzip die Nennung,
großes nächstes Projekt, was die Hochschulen gerne angehen möchten,
sind eigentlich, sage ich mal, Aktenform der Studierendenakte Personalakte,
Vertragsmanagement und Drittel, Drittmittel aktuell,
also die großen Objektakten, die wir haben.
Und dann sehen Sie eine ganze Menge an Funktionsbereiche, Prozesse,
die mit berücksichtigt werden. Und Sie sehen auch E-Rechnungsverarbeitung,
14 Hochschulen, die gesagt haben, das ist unser Projekt,
wenn ich noch keinen Dokumentenmanagementsystem vielleicht habe,
sind das vielleicht auch genau die Hochschulen,
die hier ein großes Thema haben.
Was haben wir noch gemacht? Wir haben uns Gedanken gemacht über Kooperationswilligkeit,
weil das war ja im Prinzip genau die Frage.
Und wir haben mit abgefragt drei, vier Rollen,
können Sie sich vorstellen, eine Kooperationsführerschaft zu übernehmen und damit eine Konsozialführerschaft.
Möchten Sie Kooperationspartner werden in den jeweiligen Bereich, sprechen Sie Wissensgeber sein.
Das heißt aktiv in dem Projekt mit eingebunden dahingehend,
dass sie jederzeit erfahren, wo steht gerade das Projekt.
Und die Frage, möchten Sie Wissensnehmer sein? Und jetzt
übergebe ich wieder, fünf Minuten, hast du noch Frank?
Nee, das waren deine fünf Minuten. Ich habe jetzt
noch 20. Nein. So, wir haben jetzt zumindest den
Eindruck, wo wir stehen und wo die Hochschulen hinwollen.
Auch wenn wir das jetzt noch mal nachiterieren,
weil die Kanzlei das nicht glauben, nein,
ich darf nicht sagen, er wird aufgezeichnet.
Wir haben dann die wichtigsten Themen identifiziert, die jetzt gemeinsam bearbeitet werden sollen.
Da geht es um Objektakten, wie die Studierendenakte.
Es geht um Prozesse wie Rechnungsbearbeitung oder Vertragsmanagement. Es geht
aber auch um Betrieb. Wir haben vorhin zu Zahlen gesehen
und haben alle ganz üble Erfahrungen im Bereich Dokumentenmanagement mit Personalgewinnung.
Der Markt ist leer, wir sind nicht attraktiv genug.
So, und dann haben wir die wichtigsten lieben Punkte identifiziert.
Das ist eben zum großen Teil auch aus der vorigen Grafik rausgefallen,
haben die aufgearbeitet, haben großen Workshop gemacht,
nochmal mit lächlichen Leuten und haben Projektsteckbriefe entworfen,
mal für die studierenden aktuellen Beispielen.
Und der obere Teil, wo Entwurf steht,
da kommt dann eben rein,
wer wird Konstruktionalführer und wer wird unserzialer Partner,
das muss jetzt nochmal nachjustiert und dann eben auch von den Kampfstern entschieden werden.
Aber wir haben die eben entworfen und jetzt müsste eigentlich die Ehre,
ich sie auch, da sind die Themen drauf.
Also wir wollen mindestens diesen linken Block da mit den 15 Hochschulen,
da wollen wir einen gemeinsamen Betrieb organisieren,
eventuell aber auch noch an anderen Stellen.
Also die Produktentscheidung, wie es da weitergeht, ist noch nicht klar.
Das muss man auch vergaberechtlich sich mal nochmal genau angucken.
Dann wollen wir ja bei diesen drei Objektakten Studierendenakte,
Personalakte und Drittmittelakte
loslegen und kooperieren
Und wir wollen das Vertragsmanagement und die Rechnungsverarbeitung machen.
Rechnungsverarbeitung, insbesondere für die Nicht-SAP-Hochschulen, weil die SAP hochschön,
dass wir Fachverfahren tun. Und wir wollen DMS-Kompetenzzentrum,
da steht in dem ersten Punkt noch mit drin, aufbauen.
Haben also sieben Skizzen und Projektsteckbriefe, haben das breit kommuniziert,
haben das auch nochmal in die Kanzlerkonferenzen gebracht.
Die haben jetzt nochmal überprüft oder überprüfen,
gerade eher in Häusern, wer möchte Konzertreifführer sein,
wer möchte konsozial Partner sein und jetzt gehe ich mal einmal
noch eine Folie weiter, die noch nicht.
Und werden noch im Dezember, das ist jedenfalls die Hoffnung,
dass wir einen Termin finden, suchen schon, die Konsolz denn zusammensetzen.
Und da gibt es dann Spielregeln,
die auch in diesem Vorprojekt mit den Kanzlern schon entwickelt wurden,
nämlich einmal, es sollen nicht zu viele sein.
Also nicht mehr als sechs, sonst kann das mit der Arbeit nicht funktionieren.
Für die anderen soll es aber so eine Resonanzstruktur geben,
wo man über Ergebnisse informiert und auch Input entgegennimmt.
Dann sollen die Konsortialhochschulen nicht entlang gewischter Kriterien verteilen.
Also keine Überlaststück einzelner Hochschulen. Es soll nicht
einer alles machen oder extrem viel. Bei mehreren Fachverfahren,
also wenn man eine Personalakte macht,
die spielt ja auch mit dem Personalsystem zusammen,
dann sollten die verschiedenen Fachverfahren im Konsortium vertreten sein
Und es sollte eine vernünftige angemessene Aufteilung zwischen Universitäten und Fachhochschulen-Dasein,
vielleicht wird auch in dem einen oder anderen Konsortium eine Kunststrukturmusikhochschule mitmachen.
Das sind die Regeln, das haben wir jetzt geklärt.
Du willst die komplexe Folie nicht sehen.
Und werden da hoffentlich im Dezember zu einem Ergebnis kommen.
Und jetzt haben wir noch eine technische Folie, die auf Architektur hinweist.
Wir haben ja einen Punkt, den mussten wir immer wieder
erklären und den müssen wir auch in Zukunft vermutlich noch oft erklären.
Wie gehen wir eigentlich mit dieser Dualität um,
die Dinge entweder im Dokumentenmanagement oder Fachverfahren macht.
Wollen wir jetzt eigentlich alles machen? Nein,
wir wollen nicht alles machen. Wir wollen das,
was hier auf der Folie grau ist und ich werde gleich
die Folie noch ein bisschen erläutern, wollen wir nicht machen.
Wir werden in diesen Projekten, Links, die grundsätzlichen Fragen,
die konzeptionellen Grundlagen bearbeiten. Und dann werden wir uns auf die Implementierung,
im Dokumentenmanagement fokussieren, die Umsetzung zum Beispiel der E-Rechnungsverarbeitung im ERP-System
würde in einem Machverbund oder in einem LAP-Verbund,
den wir in NRW auch haben, bearbeitet.
So, dann würden wir die grundsätzlichen Anpassungen machen und
dann würden wir das in den Einstein-Hochschulen raussokalisieren.
Das ist das, was jetzt ansteht
Und ich hoffe, dass wir im nächsten Sommer
die ersten Projekte am Laufen haben.
Jetzt kommt noch dein Foto, meins war da irgendwie nicht.
Dankeschön, wir sind durch