Vielen Dank für die Einführung. Hallo, jetzt am Freitagnachmittag freue ich mich,
dass ich direkt an den Vortrag von Herrn Eimern und Herrn Schobert anknüpfen kann.
Es wird also um dasselbe Thema gehen, Dokumentenmanagement,
aber auch noch weiterhin Workflow-Management, was da ja aber auch schon ein bisschen anklang.
Vom E-Campus zum Smart-Campus. Sie haben gehört,
ich komme von der Georg-August-Universität Göttingen und ich habe Ihnen noch jemanden mitgebracht,
dass der Georg, der Georg ist ein Student bei uns,
er studiert Kulturwissenschaften und Romanistik im Bachelor,
im vierten Semester und der studiert sehr gerne in Göttingen,
aber im nächsten Semester wird er ja gern ein Auslandssemester machen,
in Sevilla in Spanien.
Und wie wir sehen, freut er sich da auch
schon sehr drauf
Und wenn sie jetzt aber auf sein Gesicht achten,
er hat festgestellt, er musste einen Beurlaubungsantrag stellen.
Und das ist nicht nur der Eintracht selber, in Papier
natürlich. Er muss auch noch eine Begründung schreiben,
braucht Nachweise über seine erbrachten Prüfungsleistungen und noch eine Stellungnahme des Studiende
Kernarzt in seinem Fall. Wenn man das ein bisschen formaler aufschreibt,
wie der Prozess aussieht, also gibt diese verschiedenen Dinge,
die dann zusammen zum Studentensekretär ergehen und außerdem am Ende,
wenn er vielleicht schon seine Semestergebühren bezahlt hat,
stellt er noch mal einen Eintracht,
dass man die ihm zurückzahlt.
Klar, wir alle hier im Raum wissen,
das kann man besser machen.
Dafür gibt es Dokumentenmanagementsysteme, dafür gibt es Workroom Managementsysteme.
Und das ist auch das Projekt,
was wir jetzt im letzten Vierteljahr gemacht haben
Und auch noch gerade dabei sind. Also wir haben uns wunderbar überlegt,
wir machen da einen elektronischen Antrag in unserem System,
kommen automatisch die Prüfungsdaten rein, dann der Studiendekanat,
das ist nicht immer dabei, da gibt es einen Workflow,
wo das automatisch entschieden wird, die können das da abhaken.
Am Ende gibt es eine Entscheidung und wir waren sogar so schlau zu überlegen,
alle Studenten werden vermutlich, wenn sie was bezahlt haben,
das Geld nicht der Uni spenden wollen, sondern gerne zurückkamen.
Das heißt, man kriegt es automatisch zurück.
Super Zufriedenheit bei der Fachabteilung und natürlich auch bei uns,
die für Digitalisierung von solchen Dingen verantwortlich sind.
Aber Der Georg ist nicht so ganz begeistert. Wenn man sich überlegt hat,
der sich das wirklich so vorgestellt,
so einen elektronischen Antrag oder so Dinge drin sind,
die er nicht versteht und sie auch nicht lesen können,
naja, wenn man Georg fragt,
wie hätte denn sein Prozess ausgesehen, aus seiner Sicht,
dann hätte der das aufgemalt.
Das ist das, worüber ich reden möchte. Also zum einen,
warum Dokumenten und Workflow-Management und auch gar nicht so sehr auf die Inhalte,
sondern auch wie Würden mir das empfehlen, anzugehen, dieses Thema?
Sodass man als Ziel zu dem kommt, was Georg dann
vielleicht als smart bezeichnet oder zu einem Smart Campus.
Es wird der zweite Teil sein, da werde ich auch
konkrete Beispiele bringen, die wir umgesetzt haben.
Und als drittes Ideen von morgen, da sind sie dann auch gefragt.
Also fangen wir an. Das, ihr kennen Sie,
das ist so über die letzten 15, 20 Jahre.
Wie hat sich das im Bereich Studium und Lehre entwickelt?
Und wir haben angefangen, dass wir Anwendungssysteme eingeführt haben und
inzwischen sind die auch in aller Regel in irgendeiner Weise unter ein gemeinsames Dach gebracht.
Wir haben das in Göttingen mit der His zusammen zuerst gemacht,
haben als E-Campus genannt und das ist auch mittlerweile so ein Standard Name dafür,
der sich ja auch in unserer Session hier sehr schön wiederfindet.
Und jetzt fragen wir uns zusammen mit Georg, warum jetzt noch Dokumentenmanagement?
Die Antwort ist relativ einfach. Das Papier,
Papier natürlich meistens nicht leer, das ist sozusagen,
bevor es dann in den Prozess verwendet wird.
Sie kennen alle den studentischen Lebenszyklus. Trotz dieser IT-System ist
das immer noch aus meiner Sicht ein studentischer Papierlebenszyklus.
Und da sind Sie euch an einigen von Ihren Hochschulen,
sind Sie auch schon weiter, da ist es nicht mehr so viel Papier,
sondern vielleicht nur noch eins und vielleicht bei manchen Schritten auch gar keins mehr.
Aber im Grunde genommen Georg studiert zwar Sozialwissenschaften,
aber Papier findet er auch gut so für dem,
was er in seinem Studium macht mit Büchern,
aber für diese Prozesse, da braucht er das nicht mehr.
Der hätte es lieber smarter. Und gestern haben wir gehört,
man soll eigentlich entweder drei oder fünf Gründe nennen,
jetzt hat auch mein Assistenzsystem gesagt, du sollst da vier nehmen,
deshalb habe ich hier vier ihn aufgeschrieben, Dinge,
über die ich im Nachhinein auch sprechen werde, was haben wir uns als Zeitlinien darüber gesetzt.
Zum ersten, dass das gestern auch Herr Pass danach gesagt hat,
wir stellen den Nutzer im Fokus und zwar wirklich im Fokus.
Wir versuchen uns in ihn hineinzusetzen, idealerweise ihn vielleicht auch zu fragen,
wobei wir gelernt haben, das ist immer nicht so gut,
wir müssen sozusagen für ihn denken.
Dann, klar, es gibt rechtliche Rahmen, der ist auch wichtig.
Aber wenn wir anfangen, versuchen wir erst mal so zu tun,
als gäbe es den nicht. Also selbst Datenschutz-Grundverordnung oder so,
das wird ja oft immer an Anfang gestellt,
dass wir schneiden es erst mal aus.
Und natürlich am Ende muss es dann irgendwie wieder reinkommen,
dass für den ersten Schritt lassen sie es weg
Dann, wir haben gelernt,
gerade ebenso in den Rechnungsprozessen ist das jetzt noch nicht die Zeit,
aber für Studierende kann man schon sagen,
sich gleich von vornherein zu sagen,
Papier wollen wir eigentlich weglassen.
Bei jedem Papier, was es jetzt gibt, fragen wir,
kann man das weglassen? Brauchen wir das noch? Und
das Letzte, das sollten sie natürlich nicht wörtlich nehmen,
aber es hängt sehr viel zusammen mit dem da oben.
Wenn man sich sehr lange Zeiträume von Projekt statt bis Ausrollung nimmt,
dann verliert man den Nutzer leicht aus dem Fokus.
Deshalb versuchen wir Zwischenschritte immer freizuschalten,
um dann auch eine Rückkopplung zu haben und vielleicht zu sehen,
wie gut erfüllen wir denn
unseren ersten Grundsatz überhaupt
Also nehmen wir den Nutzer meinem Fokus, nämlich für das Erste,
was wir gemacht haben, schon vor zwei,
drei Jahren ein vollständig papierlosen Bewerbungszulassungs- und Immertrigulationsprozess.
Da ist unser Georg, der hat wie alle Studenten
so ein Gerät, wie sie natürlich auch ein Smartphone.
Und wenn man jetzt überlegt, wie können wir als Hochschule diese Dokumente,
die er natürlich auch bei uns liefern muss,
so was wie sein Abi-Zeugnis eigentlich bekommen,
dass das genau die Antwort drauf.
Der fotografiert sie mit dem Handy ab und lädt sie in ein Upload-Portal hoch.
Und das ist gleich natürlich jetzt, als Jurist sagt,
oh Gott, und das ist ja gar nicht mehr beglaubigt und überhaupt,
da geht die ganze Welt unter.
Oder auch, vielleicht gibt es ja auch Leute,
die haben gar kein Handy
Die Diskussion haben wir geführt. Und wenn man dann näher guckt,
also selbst beglaubigte Kopien, sie haben das auch gestern gehört,
wie viele Sekunden brauchen da Sekunden?
Nicht wie viele Tage braucht man, um ein gefälschtes Dokument
zu haben? Das kriegt dann sowieso keiner hinterher mit.
Ist nicht das Argument, was man am Ende nehmen darf,
aber wenn man ehrlich ist, ist es das Argument. Nein,
ich höre auch nicht auf alle von diesen Dingen eingehen,
aber eine Sache, die natürlich dann passiert ist,
die Leute haben es auf dem Kopf fotografiert und die Sachbearbeiter wollten so gerne,
also ihre bewegte Pause nicht schon während der Arbeit machen.
Deshalb, wir ermöglichen den Leuten das auch anzugucken und dann auch selber zu drehen,
also bestimmte Dinge, um es zu abstrahieren.
Geben Sie das, was der Nutzer selber machen kann,
die Nutzerin an ihn, das soll er auch machen.
Er soll uns also ein schönes Dokument schicken
Damit er zufrieden ist, kennen Sie von Amazon und von allem möglichen,
man bekommt immer eine E-Mail über den Bearbeitungsstatus.
Und auch wenn das für Studierende,
E-Mail heute vielleicht schon wieder was von gestern ist,
wir sollten ihn vielleicht besser in WhatsApp schicken oder was auch immer,
ist schon okay, die Uni darf auch E-Mail schicken,
die ist ja noch ein bisschen älter als so die Leute,
mit denen man sonst kommuniziert.
Das ist aber wichtig,
dass man immer einmal automatische E-Mails an die schickt,
aber auch für die Sachbeiarbeiterinnen und Sachbearbeiter werden bestimmte Templates macht.
Das ist mit so einem Dokumenten- und Workflow-Management total einfach,
dann können die dann auf einen Klick
so bestimmte Dinge zusammenbauen,
zu einer E-Mail
Uns fehlt noch, oder wir konnten ja Dokument nicht lesen,
schicken Sie es bitte nochmal. Oder auch solche Dinge wie,
Sie haben noch das vergessen, kommen die aller sieben Tage
an die E-Mail, bitte müssen Sie noch Ihre Krankenkassenbescheinigung hochladen.
Da muss ich keinen Sachbearbeiter mehr drum kümmern,
das macht alles das DMS für uns.
Und der Sachbearbeiter selber, der fängt erst dann an,
wenn der Stock DMS rausgekriegt hat, okay,
hier ist alles vollständig, jetzt fang du an.
Der muss sich also nicht mehr darum kümmern, noch irgendwas nachzuholen.
Auch Gruppenkost dort haben wir eben schon gehört.
Und dann das Letzte, als wir dann starten wollen,
haben wir festgestellt, oder auch schon kurz zuvor,
Hochschulvergabeverordnung verbietet uns,
elektronische Bescheide
Zu erstellen. Und dann, klar, keine Tabus,
hatte ich gesagt, auch so ein Ministerium,
wenn man dem das, wir haben das eben tatsächlich dem Ministerium gezeigt,
und dann haben die gesagt, okay,
wir ändern die Hochschulvergabeverordnung, ihr könnt das auch elektronisch machen.
Und man wird nicht alle rechts,
also die Datenschutz-Grundverordnung werden wir nicht abschaffen können,
wollen wir auch gar nicht aus meiner Sicht,
aber bestimmte Regelungen, die einfach nicht mehr zeitgemäß sind,
die kann man auch durchaus ändern.
Jetzt war der Fokus auf Studium und Lehre,
aber wenn Sie das jetzt für Ihre Hochschule Ihre Universität überlegen,
das kann man natürlich für andere Dinge auch nehmen.
Wir haben jetzt auch für Studierende eingeführt,
dass Sie sich elektronisch von der Klausur
krank melden
Gab es natürlich auch als Diskussion und so, aber wenn es einmal eingeführt ist, läuft es super.
Finden die Studierenden tolle Sachbearbeiter, toll. Gut,
ihr Prozess X können sich überlegen,
diese 75 Prozent da unten, die ich geschrieben habe,
sind natürlich nicht wirklich empirisch gemessen, aber man kann schon sagen,
tatsächlich, der Bearbeitungsaufwand, der Zeit auf,
der Zeitspanne von jemandem schickt einen einen Tag hin,
bis er kommt bearbeitet zurück, er ist immer trokuliert,
der ist bei uns drastisch kürzer geworden.
Und das ist ja das, was wir wollen,
wir wollen den Nutzer zufriedenstellen,
die Nutzerinnen
Einen anderen Punkt, wir haben sehr viel gehört über elektronische Zeugnisse und bescheide schon gestern und heute,
wir sind ja noch nicht auf dem Stand von morgen,
dass wir eine Blockchain haben.
Wir sind auf dem Stand von heute. Bei uns,
und da habe ich zwar vorhin vorbereitet,
aber ich versuche es ihnen live zu zeigen, bekommt Zeit gut,
einem Jahr, jeder Student natürlich bei der absolventen Feier eingedrucktes Zeugnis,
aber er bekommt auch eine E-Mail mit einer digitalen Abbildung.
Das ist eine PDF, die sieht genauso aus wie sein Zeugnis,
außer dass oben digitale Abbildung drüber steht und unten drunter,
ich weiß nicht,
ob man es lesen kann,
ist ein Link drauf,
da kann man draufklicken und das werde ich
jetzt auch einfach mal machen
Kommt man auf den Verifikationspartei? Müssen Sie jetzt nicht im Einzelnen lesen können,
aber dort kann man jetzt ein Passwort, was da noch draufstand,
eingeben, draufklicken und dann nach fünf Sekunden bekommt man,
sieht jetzt fast genauso aus, aber das ist jetzt das eingescannte Originaldokument.
Also das, was von dem Dekan oder wer auch immer bei ihm unterschreibt,
bekommt man, wir haben dann als Authentifizierung sozusagen keine Blockchain,
aber hier oben, das, was die Browser sagen,
man sieht, das kann wirklich von der Uni Göttingen und kann das so der Technik von heute, Akkubad und Co. verifizieren.
Gut, das habe ich Ihnen jetzt alles gezeigt,
genau, wenn Sie jetzt sowas machen,
egal ob Sie es dafür machen oder für andere Dinge,
ist natürlich nicht trivial und das längste dabei war trotzdem wieder,
die rechtlichen Rahmenordnungen so einzupassen, dass wir das dürfen,
dass tatsächlich hier umsetzen,
haben wir so in zwei Monaten ungefähr gemacht und auch da war der Schwerpunkt eigentlich fast noch drauf,
dass wirklich jeder Mitarbeiter,
jeder Mitarbeiterin in den Prüfungsämtern geschult wurde.
Das heißt, es muss einfach für Außenstehende sein
Man darf sich da keine Fehler erlauben. Und das Schwierigste.
Und klar, wir können nicht auf 100 Jahre garantieren.
Aber solche DMS-Dokumentenmanagement-Systeme sind dafür gemacht, dass man 50 Jahre,
hoffen wir zumindest, diese Zeugnisse da auch wieder rausbekommt.
Und wenn nicht, dann haben die Funktionen,
dass man es in die nächste Generation übernehmen kann, wenn man ein neues System hat.
Also man ist da nicht so eingeloggt wie vielleicht bei anderen Systemen.
Da gibt es gute Standards. Ja, also Georg ist happy,
weil es zwar noch nicht so weit,
dass er sein Zeugnis hat,
muss er erstmal Erasmus machen,
aber er wird das dann irgendwann kriegen und kann es dann eben nehmen,
um zum Beispiel sich elektronisch zu bewerben,
was ja heute eigentlich
der Standard ist
Auch das können Sie sich wieder für andere Dinge vorstellen.
Also ich hätte zum Beispiel gerne auch meine Gehaltsbescheinigung nicht mehr
irgendwie jeden Monat in so einem Papier oder wann auch immer sich mal
das Gehalt erhöht oder erniedrigt, je nachdem, was so passiert.
Für jede andere Bescheinigung. Also man könnte im Prinzip diese Technik,
die wir hier machen, für jedes PDF,
was man als Uni erzeugt, machen, so einen Code da reinbringen,
Portal kann man eigentlich sogar immer dasselbe nehmen,
würden wir gerne machen,
dauert aber natürlich
ein bisschen
Damit sind wir bei den Ideen für morgen. Vielleicht haben sie jetzt,
als sie das gehört haben, auch schon Ideen bekommen,
die sie vielleicht heute an ihrer Hochschule machen,
wenn sie da jetzt einen Schritt hinausgehen und überlegen,
was könnte man da noch machen.
Eine Sache habe ich schon gesagt, ich hoffe,
man kann es auch hinten lesen, so ein universelles Bescheidportal.
Alle Dinge, die die Uni rausgibt,
kommen in ein Portal rein, kann verifiziert werden.
Zum Zweiten, das fängt jetzt ja mit der E-Rechnung an,
aber das brauchen wir eigentlich genauso mit Abiturzeugnissen,
vielleicht mit Schulen oder vielleicht auch mit noch besser bei ausländischen Bewerbungen.
Wir würden gerne automatisiert irgendwie das, was da draufsteht,
auch wieder weiternutzen
Uniintern vielleicht im Master. Man kann auch ein bisschen weitergehen,
das Dokumentenmanagement-System, ich meine, da sind zehntausende Dokumente oder sogar Hunderttausende drin.
Kann man die Daten vielleicht irgendwie nutzen? Will man das
? Darf man das? Muss man drüber diskutieren?
Aber grundsätzlich möglich ist das. Und jetzt habe ich noch
zwei Dinge freigelassen, dieses Jahr hier schon.
Sie sitzen ganz gut eng und wir haben auch noch ein paar Minuten.
Ich würde Sie bitten, einfach mit Ihrer Nachbarin,
mit Ihrem Nachbarn zwei Minuten mal zu überlegen,
was könnten Sie an Ihrer Hochschule mit so einem Dokumentenmanagement-System machen,
wenn Sie ein Setten oder mit dem,
was Sie vielleicht jetzt schon haben und genau,
nutzen Sie dafür den Input,
den Sie gehört haben in den letzten 15 Minuten
Genau,
noch zwei Minuten
Ja. Ja
Tschüss. Jetzt haben Sie
noch 30 Sekunden für die letzten Gedanken
Mhm. Okay. Wir können das. Wir können das
dann sicherlich bei den Fragen auch noch vertiefen.
Ich freue mich, dass die so viele, viele Ideen haben.
Ich wäre jetzt auch nicht irgendwie so,
dass ich noch Zettel bekomme und die hier vorne anpinnen können,
obwohl wir da ja eine Pinnwand eigentlich hätten
Ich würde ihn ganz gerne noch in der Minute,
die ich noch habe, noch eine Zusammenfassung geben.
Nochmal auf Georg schauen. Also die drei Dinge, die
aus meiner Sicht wichtig sind. Zum einen nehmen sie den Nutzer,
die Nutzerin in den Fokus, den Georg,
der ist der wichtigste bei dem, was sie tun.
Naja, vielleicht nicht der Allerwichtigste,
aber er ist auf jeden Fall sehr wichtig,
sagen wir mal so
Denken Sie daran, was gibt es für Möglichkeiten in dem,
was die Nutzer, Nutzerinnen haben, in dem,
was sie an der Universität haben und nutzen Sie das?
Ein DMS wird sie dabei unheimlich unterstützen. Das ist das Werkzeug,
was ihnen hilft, solche Dinge oder ein Werkzeug,
was ihnen hilft, solche Dinge, möglich zu machen,
dass sie bessere Services anbieten können. Und das Letzte,
was sie jetzt ja sehr angeregt in den letzten zwei Minuten gemacht haben,
sie können, wenn sie konsequent die Prozesse damit neu definieren,
auch rechtliche Rahmendingungen erstmal nicht als Schranken verstehen,
neue Service, neue Services generieren,
damit Mehrwert für sowohl die Nutzerinnen und Nutzer,
aber auch für ihre Mitarbeiter und Mitarbeiter,
sowohl in der Lehre als auch in der Verwaltung schaffen
Und damit sagt Georg danke, wenn Sie
noch mehr wissen wollen, schauen Sie auf unsere Website.
Und da sind Sie alles zu dem,
was wir elektronisches Studieren nackte nennen, ziemlich detailliert,
inklusive Ausschreibungsmatrix und solchen Dingen.
Vielen Dank, freue ich mich auf Fragen