Also herzlich willkommen. Freut mich sehr, dass dieses Thema
Dokumentenmanagement-Systeme doch jetzt noch so viele Teilnehmer hierher angelockt hat.
Wir haben unser Thema genannt, eine iterative Einführung in der Abteilung Haushalt.
Also eigentlich ist es eine iterative Einführung in der gesamten Universität,
aber irgendwo muss man ja anfangen.
Und was sie im Folgenden erwartet, ist so ein bisschen
eine Einrahmung erstmal in das Thema Dokumentenmanagement-System in einer Universität.
Wo sind wir da? Und dann würde Thomas Schobert
ihnen auch erläutern, wie wir vorgegangen sind,
was unsere Entscheidung waren und was so unsere Learnings waren.
Das heißt also für diejenigen,
die sowas auch gerade machen,
die werden sicherlich viel wiedererkennen
Die Universität Bayreuth, nur um das mal einzuordnen,
von der Größe her. Wir sind eine Campus-Universität, das heißt,
wir sind auf einem Campus südlich von Bayreuth in einem Stadtgebiet.
Nicht im Stadtgebiet, sondern eben auf einem eigenen Campus.
Wir sind im Moment sechs und bald sind wir sieben Fakultäten.
13.500 Studierende, das heißt, wir sind eher eine kleinere,
bis-mittlere Universität, forschungsstark, relativ stark naturwissenschaftlich geprägt.
Den Rest sagen alle anderen auch, und das ist natürlich
ganz klar
Meine Position ist die eines Vizepräsidenten für Digitalisierung und Innovation.
Diese Position gibt es bei uns in der Hochschulleitung seit
2015. Das heißt, da ist das Thema Digitalisierung
das erste Mal in der Hochschulleitung verankert worden.
Zu meinen Themen gehört außerdem noch Entrepreneurship, Innovations-Third-Mission,
alles das, was auch sonst noch in den Universitäten dabei ist.
Aber eben vor allem in diesem Kontext auch,
dass man strategisch sich überlegt, wie kann man Digitalisierung,
wie kann man Informationstechnologie in der gesamten Universität einsetzen.
Und das kann man lose bei uns unterteilen,
dass wir uns kümmern, um Digitalisierung in der Forschung,
Digitalisierung in der Lehre und eben auch Digitalisierung in der Verwaltung
Digitalisierung in der Forschung, hatten wir zum Beispiel in der vorherigen Session Forschungsdatenmanagement,
ist für uns gerade ein ganz aktuelles Thema. Auch dadurch,
dass wir eine Exzellenzklasse gewonnen haben in den Geiselsistenschaften,
die sehr stark mit Forschungsdatenmanagement arbeitet und für den wir halt
in den nächsten Jahren tatsächlich so etwas auch sehr konkret aufbauen müssen.
Digitalisierung in der Lehre ist für uns ein Thema seit mehreren Jahren,
weil wir irgendwann mal von Hiss umgestiegen sind auf Campus
Online und da haben wir quasi seit mehreren Jahren jetzt halt
die Einführung eines Campus-Management-Systems konkret begleiten und Digitalisierung in der Verwaltung
ist schließlich das dritte Thema
Was bei uns so aussieht, Thomas Schobert ist Leiter der Abteilung Anwendungssysteme im IT-Service-Zentrum.
Wir haben keine getrennte Verwaltungs-IT- und Forschungs-IT mehr, sondern das ist
in einem IT-Service-Zentrum zusammengelegt. Und auch dort ist es natürlich,
gibt es natürlich strategische Fragen, nicht nur operative.
Und eine strategische Frage ist tatsächlich das Thema Dokumentenmanagement.
Denn wir sehen natürlich, dass wir Dokumentenmanagement in einigen Bereichen haben.
Haushalt wird gleich kommen. Aber wir haben auch elektronische Studierendenakten
. Wir haben Forschungsdatenakten und es ist natürlich die Frage,
warum sollte man jetzt drei verschiedene Systeme einführen?
Nein, natürlich müssen wir uns irgendwie überlegen,
wir müssen an einer Stelle mit Dokumentenmanagement anfangen und dann nach Möglichkeit,
dass über alle Bereiche ziehen.
Aber an einer Stelle müssen wir anfangen und das erläutert ihnen jetzt,
Thomas Schobert, wie wir das gemacht haben.
Gut. Ja, also ich möchte Ihnen,
dass unser Dokumentenmanagement am Beispiel des Haushalts zeigen.
Ich habe auch die Gelegenheit des Vortrags mal genutzt,
in mich zu gehen und zu schauen,
wie haben wir das eingeführt und welche Auswirkungen hatte das?
Möchte unsere Teilprojekte vorstellen? Die Motivation des Haushalts,
klar, wie überall,
die Personalressourcen sind knapp
Gefühlt werden sie eher weniger als mehr, liegt aber sicher
eher daran, dass einfach die Rahmenbedingungen immer komplexer werden.
Gerade im Bereich Haushalt ist durch das Vergabereich Drittmittelvorgaben und jetzt
auch die E-Rechnung, das wird immer komplexer,
da wird immer mehr letztlich Bürokratie gefordert und das muss erfüllt werden.
Und unser Ansatz war, da eine digitale Prozessunterstützung mit
einem Dokumentenmanagementsystem, diese hier unterstützend eingreifen zu können.
Ich sah ganz bewusst, digitale Prozessunterstützung und nicht Digitalisierung,
weil das ist ja eigentlich nur der Weg zum Zielen.
Also Digitalisierung sehen wir da nicht als Setzzweck,
sondern geht immer darum, die Prozesse zu unterstützen und zu verbessern
Einführungsstrategie, klar, Sie kennen das,
es gibt wesentlichen zwei, Big Bang und Step-by-Step.
Hab da, die Folie habe ich von Keenager kopiert,
sehr schön. Big Bang, alles auf einmal,
natürlich auch in einem Zeitrahmen von vielleicht zwei, drei Jahren.
Wir haben sowas mit unserem Campus-Management-System gemacht, sehr erfolgreich.
Im Gegensatz dazu ist eine Step-by-Step-Anführung, die in Thai-Projekten über einen längeren Zeitraum geht.
Im Bereich Haushalt haben wir jetzt die gewählt,
hab da eine schöne Folie gefunden,
ich werde Ihnen die nicht vorlesen,
sondern nur auf die drei Punkte eingehen,
die uns besonders bewegt haben,
eine Step-by-Step-Anführung an der Stelle
zu machen
Das Wichtigste ist die Personal, sind die Personalressourcen,
habe ich ja in der Folie vorher schon gesagt,
dass die eben knapp sind, dann ist es kaum möglich,
die Sachbearbeiter durch ein Big Bang-Projekt nochmal massiv zusätzlich zu belasten,
zusätzlich zu ihrem Tagesgeschäft.
Die hätte man rausnehmen müssen, hätte sie freistellen müssen,
das waren alles Sachen, die kamen nicht in Frage.
Auch der Beratungsaufwand, das betrifft nicht nur den Externen,
sondern auch den Internen, sprich mich, ich bin,
habe es ja gerade, ist gerade erwähnt worden,
ich bin eine Peilungsleiter im IDS,
das heißt,
ich habe auch noch andere Aufgaben und kann dann nur
einen Bruchteil meiner Zeit,
ins Dokumentmanagement stecken
Nutzermotivation, ein ganz wichtiger Faktor. Also ich habe ihn am Vorprojekt gesehen,
dass das von den Sachbearbeitern als große Zusatzbelastung gesehen wird,
ich muss jetzt auch noch scannen, solche Dinge.
Und daher ist es wichtig, dass man schnell für die
fühlbare Nutzeffekte erzielt, dass diese anfängliche Scheu behoben wird.
Das hat mit dem Step by Step ganz gut geklappt,
weil wir da halt gezielt kleine Teilprojekte gemacht haben.
Wäre vielleicht aber mir dann Big Bang auch gegangen,
weil der Teilrahmen da ja auch sehr eng ist.
Einsatzgewonnene Erfahrung, ja, das ist auch wichtig,
denn so ein Dokumentmanagement-System kann sehr viel und ihn
wird da auch von den Vertretern sicher alles Mögliche versprochen.
Das kann alles
Aber sie wissen eigentlich, wenn sie frisch damit anfangen,
können sie es überhaupt nicht einschätzen,
was sie mit dem Ding anfangen sollen,
welche Möglichkeiten es gibt, wo seine Grenzen sind.
Wenn sie jetzt mit kleinen Sachen anfangen, kriegen es die Erfahrungen, können damit weitergehen.
Also das war unsere Motivation, das so zu machen.
Habe jetzt mal hier, die Folie hat viel Arbeit gemacht,
schaut nach gar nichts aus, aber ich habe ganz,
ganz brav jetzt unsere ganzen Meilensteine da schön einskaliert und man sieht,
dass sich das bei uns über einen sehr langen Zeitraum zieht.
Die Einführung des Systems ging relativ schnell,
aber wir hatten auch im Vorfeld mit Drei anderen Uni ist ein Vorprojekt
und wollten eigentlich was anderes, ein anderes Dokumentenmanagementsystem einführen.
Da war die Theo München, war dabei, die Uni Augsburg und die Uni Bamberg.
Wir sind letztlich an der Einführung von dem System ja vielleicht nicht gescheitert,
aber wir haben es abgebrochen,
weil die Usability in unseren Augen sehr schlecht war,
sind dann auf ein anderes System gegangen.
D3 Coda verwenden viele Unis mittlerweile und konnten dann auch
noch vor 2011 den Vertrag abschließen.
Ich gehe jetzt mal gleich in ein Teilprojekt,
das ist die Einkaufsakte,
das ist unser größtes
Also das größte Teil, was wir eben betrieben haben, am komplexesten. Man sieht sehr schön,
also man sieht, dass das sind sehr übersichtliche Sache ist,
hinten vielleicht jetzt nicht so, fängt an, oben,
da ist ein Beschaffungsantrag, der wird rechts im Detail angezeigt,
dann kommen Angebotsaufforderungen, Angebote, Auftrag, Versand, Auftragsbestätigung, Rechnung.
Also man hat sehr schnell einen Überblick,
was in diesem Vorgang passiert ist, führt dazu,
dass sich die in den Abteilungen sehr schön vertreten können,
gab es im Laufe dieser sechs,
sieben Jahre auch einige personelle Wechsel,
das ist dann relativ leicht vonstatten gegangen, also an einer Stelle,
da hatten wir eine Wir haben beim EDV-Einkauf einen massiven Wechsel gehabt,
der ist befördert worden, ist eine andere in anderen Bereich gekommen,
in eine Fakultät.
Und dann hat eine Dame, die vorher eigentlich nur gescannt hat,
nahezu nahtlos seine Arbeit übernommen. Hätten wir eigentlich nicht erwartet,
dass das überhaupt möglich ist, aber das ist fast nicht aufgefallen.
Und das kam halt einfach dadurch,
dass die vorher seine Arbeit eingescannt hat und dann konnte die
einfach weiterarbeiten und kann in alten Fällen reinschauen,
ist auch ein bisschen Wissensmanagement implizit,
aber dennoch da
Ja, dann schnelle Suche, schnelle Auskunft ist auch ein wichtiger Punkt.
Vorher war es so, dass ein Referatsleiter,
wenn der angerufen worden ist, wo der Lehrstuhl angerufen,
wo ist meine Beschaffung, wie weit ist die?
Dann musste der erst mal auflegen, losziehen,
zum Sachbearbeiter ins Büro gehen, die Akte suchen,
gucken, was los ist. Jetzt schaut er rein,
das weiß er sofort, der muss nicht mal auflegen.
Okay, und ja, eine Homogenisierung der Beschaffungsprozesse haben wir
auch erreicht. Vorher waren die der Ansicht,
dass eine wissenschaftliche Beschaffung, eine technische Beschaffung,
eine EDV-Beschaffung fundamental unterschiedlich sind und man das nicht über
einen Kamm scheren kann.
Hat aber dann letztlich doch funktioniert
Es hat funktioniert und auch die Vertretung klappt besser.
Das Projekt selber, wenn man sich es jetzt anschaut,
es ist wirklich über sehr lange Zeit gelaufen.
Also vom Kick-Off bis zum ersten Referat hat über zwei Jahre gedauert.
Also wir haben wirklich lange gedauert,
das war auch die Zeit, die ich gebraucht habe,
um die Prozesse der Beschaffung auch zu verstehen.
Dann sieht man auch, dass die weiteren Referate durchaus langsam dazugekommen sind.
Das letzte ist jetzt erst 2017 dazu gewesen und eins fehlt immer noch.
Kann man das nicht lesen? Also wir haben angefangen mit dem wissenschaftlichen Geräteeinkauf,
das ist gleichzeitig ein Referatsleiter im wissenschaftlichen Einkauf, Multiplikator-User auch gewesen.
Dann kamen die Inventarblätter, dann EDV-Einkauf, technischer Einkauf,
Büromöbel, Chemikalien, Büromaterial, Chemikalienlager fehlt noch.
Vielleicht als Hintergrund, unsere Uni ist in Bezug auf den
Haushalt und auf andere Teile der Verwaltung sehr gut aufgestellt.
Wir sind zentral organisiert. Bei uns laufen 90 Prozent aller
Beschaffungen über die Beschaffungsabteilung. Auch war ja gestern ein Vortrag zum
Thema E-Rechnung und bei uns ist es auch jetzt schon so,
dass die Rechnungen alle nur in der Verwaltung landen.
Also die kommen nicht an den Lehrstuhl,
die werden dann nicht mehr kontiert oder was,
sondern die werden schon bei der Beschaffung, wird das Konto festgelegt,
wird geguckt, ob Geld da ist,
wird nicht erst hinterher überlegt,
woraus man es bezahlt
Aber das ist an vielen Unis anders.
Okay. Ich habe hier auch ein bisschen Zahlen mir rausgesucht.
Ich sage, er war sehr schön, sich darauf vorzubereiten.
Das sind die Einkaufsvorgänge pro Monat und man sieht,
dass die und unten das sind, ja,
das sind Monate und ich habe hier mal die Jahresanfänge dazu geschrieben.
Es ist nicht ganz perfekt skaliert da unten,
das nur mit dem PowerPoint dazu geschrieben,
damit man sie ungefähr ein Gefühl kriegt, wie die Zeiträume sind.
Und man sieht, dass über die Jahre fast ein linearer Anstieg da ist,
obwohl wir eigentlich ein stufenweise Einführung gemacht haben,
war ich auch ein bisschen überrascht.
Ich hätte gedacht,
man sieht vielleicht
die Stufen
War aber nicht der Fall, müsste man wahrscheinlich tiefer in die Daten schauen.
Und es wird wirklich auch viel gemacht. Es sind im Moment so
etwa 1400 Beschaffungsvorgänge im Monat, die über die Einkaufsakte abgewickelt werden.
Und in der zweiten Folie, oder im zweiten Bild sieht man dann,
wie viele Dokumente pro Monat sind in diesen Einkaufsakten.
Und das ist eher sogar ein exponentielles Wachstum,
sind im Moment im Schnitt so etwa 10 pro Akte.
Und es zeigt auch, dass die Nutzung intensiver geworden ist.
Also vorher haben die eher dann Zwischenstände abgelegt und jetzt wird
wirklich damit gearbeitet. Unser zweites Projekt ist die Belegerfassung,
wir machen ein spätes Erfassen,
also die Belege werden gebucht und hinterher dann eingescannt und sieht da die Werkzeuge,
die wir benutzen, links, das sind Barcode-Aufkleber,
die sind einfach sequenziell nummeriert, dann Barcode-Lesegeräte und unsere Scanner.
Also wir setzen kleine Scanner ein, dafür haben wir viele von denen.
Das ist unseren Sachbearbeitern lieber. Also wir haben vier Buchungsdamen,
da war auch mal die Frage,
kriegen wir einen großen Scanner und dann haben die ein bisschen so rumgedruckst und darf rumfragen,
haben sie gesagt,
ja,
sie hätten lieber jeder eine eigene,
daran soll es nicht scheitern
Wie funktioniert das jetzt bei den Belegen? Da wird dieser Backcode aufgeklebt.
Der Backcode wird dann mit dem kleinen Barcode-Kenner in der MBS-Buchung
abgelegt. Und wenn man dann das Dokument eins kennt,
erkannt das Dokumentenmanagement-System aus der Hölldatenbank, also aus dem MBS,
die Metadaten befüllen. Gleichzeitig dient der Barcode als Dokumententrainer.
Das ist halt üblicherweise so gemacht wird. Wenn man,
was die Haushälter und Einkäufer sehr lieben, ist,
dass sie jetzt im MBS GX ein Knöpfchen haben und wenn sie da draufdrücken,
dann geht der Client im Terminal-Server auf,
wo sie dann
die Rechnung anschauen können
Das hat große Effizienzgewinne, denn die mussten bisher,
um die Belege zu finden,
ins Buchungsreferat reinlaufen und mussten die dann aus den Aktenschränken holen.
Gerade im Bereich Drittmittel ist es sehr viel einfacher,
auf diese Art, die Sachen zu sammeln.
Und die haben auch schon angefragt bei den Drittmittelgebern,
und soweit ich weiß, waren bisher alle einverstanden,
dass sie sich auch PDFs geben lassen.
Können da also sehr viel nahtloser weiterarbeiten. Wir haben jetzt auch,
das sieht man vielleicht da, ja, Vorteile,
klar, für einfach der Ablage weder.
Dann haben wir die Einkaufsakte auch mit den Belegen verbunden.
Also man muss dennoch bei diesen Teilprojekten darauf aufpassen,
dass es keine Insellösungen gibt,
sondern man muss immer wieder versuchen,
das als Ganzes zu sehen und dann wieder miteinander
die Dinge zu verbinden
Die mussten vorher, haben die,
die Belege an die Buchungsstelle in Papier gegeben,
machen die immer noch, haben dann aber eine Kopie zurückbekommen,
um ihre Einkaufsakte schließen zu können.
Das können sie sich ja zersparen, weil das System kann erkennen,
dass es die Schlussrechnung ist und schließt dann die Einkaufsakte.
So, da haben wir vielleicht auch,
sehen es diesen kleinen QR-Code-Stempel, das ist Schlussrechnung.
Den machen die drauf, weil das kann einfach nur ein Mensch wissen,
ist es die Schlussrechnung, ist es eine Teilrechnung.
Das sind aber auch Dinge, da kommt man eigentlich erst drauf,
wenn man sich damit beschäftigt, dass Gott der Zeit,
weil zuerst dachte ich, kommt eine Rechnung,
kann ich es schließen,
aber meistens ist es auch so,
aber halt nicht immer
Dann, ja, es gibt auch jetzt sehr viel weniger Rückfragen an den Haushalt.
Insbesondere seit wir auch in Quiz-FSV den Zugang eröffnet haben,
das haben wir im Oktober gemacht.
Das heißt, auch die Lehrstühle können die Belege anschauen.
Und das ist ein Türöffner für den ganzen Bereich.
Denn dadurch, dass jetzt quasi so gut wie jeder Haushälter
das System benutzt, haben die auf Blut geleckt.
Und die wollen jetzt neue Projekte machen.
Die wollen Drittmittelakten, die wollen alles Mögliche.
Also da bin ich jetzt im Moment eigentlich recht stark unter
Druck und eigentlich eher dabei zu bremsen
Vom Projekt, das ist jetzt schon mal deutlich schneller gegangen wie das erste.
Also wir haben wirklich gelernt, es ging flotter. Und der Abstand zwischen dem späten Erfassen,
also wo die damit angefangen haben zu scannen und dem Zugriff der Lehrstuhle sind anderthalb Jahre,
das liegt aber auch daran,
dass da einfach mich Zeit vergehen lassen wollte,
damit wenn die Lehrstuhle kommen, sind nicht nur zwei,
drei Belege sind, sondern richtig viel.
Und war jetzt auch nicht groß angekündigt. Insofern war da
kein Zeitdruck. Das sind jetzt die Rechnungsbelege pro Monat.
Man zieht, dass sich da zeitlich wenig tut.
Ist aber auch klar, weil die haben gleich von Anfang
an alle gescannt. Und das sind auch eine ganze Menge,
so 4 bis 6.000 Belege pro Monat.
November ist viel los, in anderen Monaten manchmal ein bisschen weniger.
Die roten Balken, das sind die Belege,
die aus der Einkaufsakte, aus der Beschaffung kommen.
Habe ja gesagt, das sind die 80 Prozent oder
90 Prozent aller Beschaffungen laufen über eine Beschaffung.
Das sind aber bei aller Weite nicht alle Belege.
Also das sollten wir nicht vergessen, dass es was anderes
auch noch gibt wie Rechnungen, die gebucht werden müssen.
Also das sind Dienstreiseanträge, ist ein großer Batzen.
Also es ist mindestens ein Drittel oder Dienstreiseabrechnungen und Umbuchungen,
Korrekturbuchungen und dann gibt es auch immer noch Reste in der
zentralen Technik und auch die Lehrstühle beschaffen schon trotzdem auch bei
uns hin und wieder eigenständig
Das nächste Projekt ist die Vertragsakte. Das ist jetzt eine
der Sachen, die nach dem Belegen gekommen ist als Wunsch.
Das hat sich der Kanzler und der Leiter des Haushalts explizit gewünscht.
Denn da ist die Anforderung, dass die oft oder hin und wieder bekommen,
die Schreiben von Firmen und können die nicht zuordnen.
Denn das Vertragsmanagement ist oft in der Uni und auf verschiedenen,
auch in der zentralen Verwaltung auf verschiedene Stellen verteilt.
Es gibt ja alle möglichen Sorten von Verträgen. Also von wegen Dienstleistungsverträge,
Rahmenverträge, Wartungsverträge, das ist eine große Liste.
Und da ist dann immer ein bisschen unklar, wo gehört das hin?
Also da ist das Ziel, einen digitalen Aktenschrank für alle Verträge zu machen.
Sieht man hier, das sind jetzt hier die Rahmenverträge,
also zumindest ein Teil davon und rechts gibt es ein Stammblatt und auch Laufzeiten,
also ein bisschen Management kann man damit auch machen,
in dem eben Vertragsbeginn, Vertragsende, Wiedervorlagen kann man machen.
Ja, das ist jetzt,
wenn man in so eine Vertragsakte reinschaut,
man sieht auch wieder, dass das recht übersichtlich ist,
also sehr viel einfacher,
wie wenn sie sich den Ordner holen und müssen sich dann durch den Ordner durchquälen und überlegen,
was bedeutet das jetzt,
was sie da am Papier vor sich sehen,
das ist schon
ein bisschen vorstrukturiert
Ja, Ziel, genau, homogenisierte Ablage, ja, Vermeidung von Mehrfachablagen.
Das ist so, wenn wir zum Beispiel IT-Verträge anschauen,
Rahmenverträge, da ist der Rahmenvertrag selber und vielleicht auch die Rechnungen sind im Haushalt,
aber ein Teil der Schriftverkehrs oder so ist, liegt in der IT.
Das heißt, die IT legt sich dann auch eine Kopie von dem Vertrag an,
hat eine eigene Akte, da ist eine Akte,
die überlappen sich, sind nicht identisch,
da ist eine gemeinsame Vertragsakte schon attraktiv.
Ja, Vertragscontrolling auch einen gewissen Rahmen. Zahlen kann ich
Ihnen da nicht groß zeigen, das sind erst 126 Stück drin.
Das wären auch nie
Tausende werden
Der Projektverlauf ist hier auch recht schnell in unseren Maßstäben gegangen.
Da sind wir aber eigentlich noch in der Einführungsphase.
Also im Moment sind da nur Rahmenverträge drin, Auftragsforschung, wissenschaftliche Dienstleistungen haben angefangen.
Wir vom ITS legen auch unsere Verträge mit den virtuellen Serverreihen,
machen die DFN-Verträge rein, also fangen an quasi unseren,
den Schrank von meinem Chef aufzuräumen.
Sind da dabei. Gut, das Letzte,
was ich zeigen wollte, ist der Formularserver.
Das ist ein webbasiertes System
Damit es soll ermöglicht werden,
also wir wollen wegkommen von den PDFs und Word-Vorlagen,
denn es gibt ja immer wieder Probleme mit den PDFs in verschiedenen Betriebssystemen, verschiedene Versionen.
Deshalb soll das rein webbasiert sein, entsprechend auch keine Zugriffshörden haben.
Man lockt sich in das System ein und dann können wir aus verschiedenen Datenbanken,
die wir haben, schon das Dokument zum Teil vorbefüllen.
Also über ein Login in dem Beispiel,
das ist jetzt nur ein Prototyp gewesen,
aber da habe ich mich eingeloggt und dann sieht man gleich,
kann man den Lehrstuhl vorausfüllen,
man kann den Chef rausfüllen,
man kann auch so weit gehen,
dass man dann auch
die Kostenstellen vorselektiert
Und das wollen wir auch machen und deshalb soll auch der Beschaffungsanforderung
unser erster Prototyp in dem Formularserver sein, weil dann,
dann kann ich die, den Medienbruch am Beginn der Beschaffung schließen.
Ja, das ist die Frage, wir haben das nicht mit unserem DMS gemacht.
Da ist immer die Frage, warum haben wir das gemacht?
Wir hätten das genauso mit dem D3 machen können,
das hat auch Werkzeuge für Formularmanagement. Wir wollten das aber,
ja, ich habe hin und her überlegt,
aber letztlich ein Punkt sind Lizenzen vom Malarserver,
die werden scheinbar, also ich weiß es nur von zweien,
ob das repräsentativ ist,
weiß ich nicht,
aber die werden lizenziert nach der Zahl der Formulare
Und das DMS wird lizenziert nach der Teil der Anwender.
Und wenn man dann jetzt an die Lehrstühle rausgeht, explodiert die Zahl der Anwender.
Also ist möglicherweise ein Faktor, der eine Rolle spielen könnte,
dann wird es auch lange und vielleicht auch immer Bereiche ohne DMS geben,
wo man Formularserver sinnvoll einsetzen kann, kontaktsimple Sachen wie Kontaktformulare.
Da würde man, wenn man das im DMS abbilden würde,
müsste man einen ziemlichen Aufwand treiben.
Beim Formularserver ist es ganz leicht, dass halt darauf spezialisiert. Und ich schaffe es damit auch,
den Support zu verteilen, weil das DMS können wir im Wesentlichen,
ich mich drum, den Vertragssaal, also bei den Formularservern,
das gebe ich stärker in die Fachabteilungen und auch bei mir auf andere,
kann das besser auf andere Personen verteilen und kann dadurch die Last stärker verteilen.
Ist wieder das Thema mit dem Personalressourcen. Genau. Und
auch der Pilot des Beschaffungsantrags, der ist auch wirklich bewusst gewählt,
weil da ist sehr viel drin.
Also Lehrstuhl, Kontierung, Lieferanten, also Lieferorte,
alles Mögliche, was man an vielen anderen Formularen dann wiederverwenden
Den Vertrag, dem Formularserver, da kam der Auftrag des Kanzlers im Juni. Wir mussten das ausschreiben,
weil es ist ja jetzt ein anderes Produkt wie unser DMS,
ging aber recht schnell und wir sind jetzt gerade drüber,
eben den Prototyp zu realisieren.
Deswegen konnte ich ihn ja jetzt auch schon was zeigen.
Ja, gut. Ja, das ist mein Arbeitsvorrat,
dem mir jetzt so eingefallen ist, was noch zu tun ist,
Reduktion von Medienbrüchen weiterzuführen, Projekt, Drittmittelakte,
auch eine Vertragsverhandlungsakte, hatte ich nicht so auf dem Schirm,
aber beim Vertragsmanagement kam das dann hoch.
Da scheint auch ein großer Trainierungsbedarf an der Universität zu sein?
Ich vermute, das ist woanders auch so. Gerade so
im Spiel zwischen dem den Vertragspartnern und den eigenen Richtlinien.
Also die drücken einem scheinbar recht gerne ihre eigenen Vorschriften rein, die dann verdaut werden müssen.
Und dann auch von der Ablage stärker in den Workflow zu gehen. E-Rechnung, ganz wichtiger Treiber. Jetzt kommt zum Fazit,
bei der iterativen Einführung,
das sind jetzt die Zahl der schreibenden Anwender,
also Anwender, die was ablegen, war auch überrascht,
das steigt auch linear, sind jetzt in der Summe nicht allzu viele,
nicht so eindrucksvoll, sind ein bisschen über 40,
aber man muss auch sagen, das ist nur in der Verwaltung,
und da sind wir nur 200 Mitarbeiter,
also ist schon ein deutlicher Teil und schaut jetzt auch nicht aus,
als würde es stagnieren.
Und es sind auch noch mehr Anwender,
also ungefähr doppelt nochmal genauso viele Anwender benutzen,
das System jetzt lesend, durch die Belege.
Dann hier sind die Dokumente pro Monat, das sieht man,
das steigt exponentiell, sind richtig viele,
also das sind mittlerweile pro Monat 20, 25.000 Dokumente,
die abgelegt werden im System
Ja, jetzt nochmal zu der Geschichte mit der Step
by Step-Anführung, mit der iterativen Einführung.
Aus Sicht des Personalaufwands funktioniert das. Also da ist tatsächlich der vertretbar,
einfach weil man viel Zeit hat und sich die Zeit nimmt.
Die Nutzermotivation und damit auch die Akzeptanz ist gut,
ist hoch. Das liegt hauptsächlich daran,
dass die Nutzer halt frühzeitig Erfolge haben und gleich individuell auch
Nutzen ziehen und nicht erst was Abstraktes in der Zukunft sehen.
Was da auch eher ein Vorteil ist,
ist der langsame Projektfortschritt
Dadurch ist es so,
dass schon die Anwender ja nicht alle so IT-eiffin sind und sehr in ihren Verfahren feststecken und in dem,
was sie tun und auch neuen Sachen nicht unbedingt immer aufgeschlossen sind,
aber wenn die halt so lange Zeit haben,
gewöhnen sich die da dran und sehen auch bei ihren Nachbarreferaten,
dass es gut klappt und dann sind die Ängste sehr gering.
Erfahrungsgewinn hat auch funktioniert. Multiplikatoren haben sich herausgebildet bei der Einkaufsakte,
so da mache ich gar keine Schulungen,
gibt auch keine Dokumentation,
die bringen sich das selber bei,
finde ich
sehr schön
Und bei mir ist auch, und auch bei den Mulliplikatoren,
die Verständnis der Software, ihre Grenzen und Möglichkeiten ist jetzt eigentlich,
denke ich, ganz gut vorangekommen,
sodass halt jetzt die Folgeprojekte auch sehr schnell gehen oder sehr viel schneller.
Nachteile gibt es aber auch, möchte ich trotzdem ganz klar sagen.
Also das eine ist die Gefahr von Insellösungen. Wenn man
mit einem großen Projekt anfangen, dann hat man das Ganze im Blick.
Und so hat man doch das Risiko,
dass man sich in diesen Teilprojekten zu sehr verkünstelt.
Und auch jetzt gerade beim Vertragsmanagement, da zeigt sich,
dass die Fachbereiche, die sind wirklich sehr verschieden, was sie tun.
Und die möchten auch stärkere Prozessunterstützung. Wenn man denen aber zu sehr nachgibt,
dann baut man da vermutlich Balkone für den einen oder anderen,
die dann demnächst in die Sicht verstellen.
Also da muss man wirklich auch immer versuchen, den Überblick
zu behalten und dagegen anzugehen. Ja, der Supportaufwand,
klar, ist trivial, der steigt mit dem Projektaufwand,
wenn immer mehr Leute dabei sind, steigt halt der Aufwand.
Und es ist schwierig durch die iterative Einführung an Stellenzuwachs zu begründen.
Also ich bin ganz froh, dass mein CRO dabei ist.
Deswegen sage ich das auch immer wieder. Ich denke,
dass man bei einer Big Bang-Einführung leichter an Personal kommt,
auch ein dauerhaftes Personal. Da hat man schon dann Probleme,
man wird vermutlich dann mit Projektstellen starten, Zeit stellen,
aber nach zwei,
drei Jahren sind die Zeitstellen zu Ende,
sie müssen entfristet werden und dann kommt halt die große Frage,
was mache ich mit dem Projekt
Stirbt oder lebt es weiter? Und wenn man es weiterleben soll,
dann wird man irgendwann nicht, um hinkommen,
die Stellen zu entfristen und am Ende hat man dann Stellen.
Bei so einer iterativen Einführung, das geht ja irgendwie mit dem Bestand.
Und das ist ja jetzt schon die ganze Zeit gegangen.
Also wird es schon auch noch weitergehen. Man bekommt es schwer,
da Personal zu kriegen. Aber es ist einfach notwendig,
weil ich bin jetzt zwei Tage hier,
wenn jetzt daheim was schief geht, dann klappt halt keine Beschaffung.
Aber insofern kommt man nicht umhin, ist schwieriger.
Sind wir in der Zeit, ja,
gut,
bin durch