Geht's bei der E-Rechnung um ein Thema, um einen Treiber,
der sozusagen nicht intern liegt, sondern eigentlich ein Treiber,
der extern liegt, nämlich ein Treiber,
der deutlich mehr auch immer wieder und ganz operativ die Hochschulen drückt.
Es ist die EU. Die EU mit ihren wundersamen Richtlinien, Verordnungen,
DSGVO-Verordnungen beispielsweise drückt auch, drückt auch in der IT, drückt die Organisation.
Und es ist mal so gar nicht besonders,
wie soll man das sagen, selbst kreiert nach vorne digital denkend,
sondern es passiert in der EU, in Brüssel,
machen sich Menschen schon seit 2014 mindestens Gedanken darum,
wie man sozusagen in dem Gürtel im gesamten Bereich des E-Government.
Die Hochschulen nach vorne bringen kann. Es geht um I-Rechnung,
I-Akte, ja, kein Problem, Herr von der Heide, ist ein.
Auch eine I-Akte, wenn wir über die Kreditorenakte sprechen,
über die I-Rechnung, habe ich mal angefangen, damit ein Rechnungseinrechnungseinrechnung. Das,
was wir heute als Rechnung kennen in Organisationen und das,
was uns erreicht, sind auch elektronische Rechnungen,
sind häufig Papierrechnungen, aber auch elektronische Rechnung,
PDF-Rechnungen und das, was sie rechts oben sehen,
ist das, was uns erwartet.
Eine Rechnung in einem nicht mehr erlesbaren Format,
also zumindest mal für die normalen Sachbearbeiter nicht mehr lesbar,
für die einen oder anderen
Informatiker sicherlich noch lesbar
Das heißt, die Rechnungen werden sich verändern in Zukunft
und ich habe mal ganz kurz ein kleines Beispiel,
einen kleinen Auszug aus der Richtlinie mal so gezeigt,
so sehen Richtlinien aus, motivieren einen nicht unbedingt,
sie direkt von vorne nach hinten durchzulesen.
Aber diese Richtlinie, und das kann ich Ihnen ans Herz legen,
ist sicherlich eine Richtlinie,
die man lesen kann und die letzten Endes auch uns alle
in der Hochschule oder sie alle in den Hochschulen in den Organisationen umtreiben werden.
Ich wollte noch eins auflösen, das ist die Frage NN.
Da stand immer Kai Dornseif NN, jetzt stehe ich alleine
hier oben, das NN, Rüstung ein bisschen daher.
Wir sind Ende des Jahres und jeder Finanzer,
mit dem wir zusammenarbeiten, ist momentan in starken Jahresabschlussgeschäft betrieben.
Das heißt, deswegen erwarte ich eigentlich auch niemanden,
der hier gerade im Finanzbereich sitzt und arbeitet,
sondern die sollten alle in den Jahresabflüssen sitzen.
So ist es mir ergangen. Das heißt also,
ich hatte niemanden aus den direkten Projekten, die halt heute hier sein können.
Wir betreuen momentan relativ viele Hochschulen in dem Bereich und die
treibt es halt eben um. Aber sie betrifft es auch,
weil jeder von ihnen wird in Hochschulen was mit Rechnungen zu tun haben
Und diese wunderschöne EU-Richtlinie, die sagt, ganz formal erstmal folgendes,
zukünftig existiert eine Verpflichtung für sie als öffentliche Auftraggeber.
Eine sogenannte EN-16931-konforme Umsetzung der E-Rechnung annehmen zu können.
Es gibt unterschiedliche Zeitpunkte, ab wann das der Fall ist.
Es wird dabei zwischen zentralen und subzentralen Auftraggebern unterschieden.
Und wir haben in den zentralen Auftraggebern vor allen Dingen die
obersten Bundesbehörden und die obersten Bundesbehörden sind in fünf Tagen verpflichtet dazu,
sogenannte X-Rechnungen,
elektronische Rechnungen anzunehmen
Das heißt, wir sind also fünf Tage vor diesem Live-Start so einer Annahme und wenn man,
niemand von ihnen wird das wahrscheinlich mitbekommen haben, parallel zu unserer Veranstaltung,
hier findet in Berlin eine sogenannte Country Convention statt,
in der halt eben viele, viele Personen,
wichtige Personen, auch öffentliche Auftraggeber sind.
Und dort ist das Rechnungsportal des Bundes veröffentlicht worden und
dieses Rechnungsportal des Bundes wird zukünftig dazu da sein,
Rechnungseingänge für die obersten Bundesbehörden zu anzunehmen, zu verarbeiten und an die obersten Bundesbehörden weiterzuleiten.
Das heißt, wir sind mittendrin in dieser Umsetzung und für
sie als öffentlicher Auftraggeber in der subzentralen, gilt diese Verpflichtung auch. Die Umsetzung dieser EU-Richtlinie,
dazu gibt es ein Gesetz, wir sind im Föderalismus,
es gibt ein Landesgesetz, das gilt für die obersten Bundesbehörden,
das ist das E-Rechnungsgesetz des Bundes und es gibt das E-Rechnung,
und die dazugehörige Verordnung,
die das Gesetz konkretisiert und die Gesetze in den einzelnen Bundesländern,
die lassen teilweise noch auf sich warten,
teilweise sind sie schon entstanden und werden auch diese EU-Richtlinie umsetzen.
Das heißt, sie werden dazu verpflichtet. Neueste Meldungen aus einigen Bundesländern zeigen auch,
dass sie sozusagen hinsichtlich der des Zeitpunkts, wann wir umsetzen müssen,
immer früher werden und nicht den letztmöglichen Zeitpunkt ausreizen.
Vielleicht mal ganz kurz die Frage, warum das überhaupt alles?
Warum macht das die EU? Warum zwingt sie uns als öffentlicher Auftraggeber
, sie als öffentlicher Auftraggeber? Wir sind das nicht,
aber sind wir hier mal auch schon fast dazu.
Warum zwingt sie sie dazu, sowas zu tun?
Es ist ein riesengroßes Normenwirrwarr sozusagen in ganz europaweltweit eigentlich,
wenn man darüber spricht, dass man Dokumente elektronisch austauschen möchte.
Und ich spreche mal ganz bewusst von Dokumenten,
nicht nur von Rechnungen, sondern es geht um Geschäftsdokumente,
die ausgetauscht werden. Diesen Normenwirrwarr mit meinen Einheitgebieten,
und möchte damit ganz klar diesen EU-weiten, grenzenlosen Handel weiter fördern.
Nichts weniger als das ist das Ziel der EU bei dieser Richtlinie.
Und es ist auch nur eine Richtlinie von vielen,
die nichts anderes als genau das Gleiche zum Ziel hat.
Ein weiteres Thema dabei ist natürlich die EU und auch der
Gesetzgeber möchte, dass die Effizienz gefördert wird.
Die Eingangsrechnungsverarbeitungs absolut nicht wertschöpfend. Ein Prozess,
der irgendwo läuft, aber die ganze Organisation beschäftigt
Also Effizienzgewinne zu gewinnen, ist zu erzielen, ist extrem wichtig.
Wie hat man das vor? Das eine ist,
dass das Rechnungsformat vereinheitlicht wird und wir auf einem Format arbeiten werden, was X-Rechnung heißt.
Kleines Bild haben Sie schon gesehen, ein größeres davon sehen Sie gleich.
Die Übermittlungswege von Rechnungen werden zukünftig vereinheitlicht. AD,
Deutsche Posten, eigentlich ganz. Es ist so,
dass wir mit Übergangszeiträumen aber schon damit rechnen können,
dass zukünftig Rechnungen nur noch elektronisch und nur noch in einem
maschinenlesbaren Format bei Ihnen eingehen werden.
Das ist die Zukunft, das wird in fünf bis zehn
Jahren aus unserer Prognose heraus der Fall sein.
Maximal zehn Jahre, dann werden Sie alle
nur noch elektronische Rechnungen empfangen
Vermutlich warten wir es ab. Und das Letzte ist,
naja, man möchte natürlich die Potenziale für die interne Rechnungsbearbeitung auch wirklich nutzen.
Das sind die unterschiedlichen Richtlinien, die wir uns eigentlich momentan
sozusagen im Zuge von Egovernment angucken müssen auf der EU-Ebene.
Das eine ist hier vorne und man sieht es,
wir fangen oben bei der Bedarfsermittlung an.
Wir haben also den gesamten Geschäftsablauf von der Bedarfsermittlung,
Ausschreibung, Vergabe, Lieferantenauswahl etc., Beschaffung, Wareneingang.
Und ein Teil davon ist natürlich auch irgendwie die Rechnung.
Bei, vielleicht haben sie es mitbekommen,
das Thema EFA-Gabel seit Oktober 2018,
das heißt also quasi einen Monat vorher,
zur Pflicht geworden
Wird ihre Beschaffer beschäftigt haben, die haben ihre EU-Richtlinie 2014,
2024 umgesetzt. Die Finanzer müssen 2014,
2055 umsetzen und viel früher schon gab es das EPA-Verfahren,
was auch dazu beiträgt, sozusagen europaweiten Handel und weltweiten Handel eigentlich zu fördern.
Das heißt, wir sprechen von Europa und wir sprechen davon,
dass man einen grenzenlosen Handel fördern möchte und zwar in allen Schritten,
auch die momentan noch ausgegrauten Schritte, bestelle Überwachung,
Wareneingang ist teilweise schon auch digitalisiert in einzelnen Hochschulen.
Einige von ihnen arbeiten sicherlich mit E-Procurement-Systemen und das ist das,
was man vorhat
Kurz zur E-Rechnung selber. Also,
eine E-Rechnung ist nicht ein klassisches PDF-Format, die Amazon-Rechnung,
die man tagtäglich von irgendwelchen Portalen herunterladen kann,
sondern es ist eine Rechnung,
die in einem strukturierten elektronischen Format vorliegt und die automatische elektronische Verarbeitung ermöglicht.
Das heißt, Bilddateien, PDF-Dokumente, gescannte Papierrechnung, alles keine E-Rechnung.
Das ist eine E-Rechnung, das ist die X-Rechnung.
Das ist das Format, in dem sie es zukünftig zu tun haben werden.
Und diese X-Rechnung ist in den XML-Schema aufgebaut und das Schematron dahinter,
das X-Rechnungsschematron dahinter, ist das,
was sie sozusagen erwartet
Lesbar, wie gesagt, für das menschliche Auge schwer lesbar,
aber die einzelnen Tags sozusagen, die uns zeigen,
wo was genau steht, helfen Maschinen dabei, das einfach einfach zu verarbeiten,
einfach zu lesen und das schafft neue Möglichkeiten in der,
in der internen Prozesskette einer E-Rechnung.
Das ist sie, die Umsetzungsfrist, für sie alle,
nicht ganz, wir sind ja im Föderalismus,
deswegen gibt es einige Länder, die sich dazu entschieden haben,
ein bisschen früher, als im 18.04.2020 sie zu handeln,
zum Handeln, zu verpflichten,
unter anderem Berlin verpflichtet zum Beispiel seine öffentlichen Auftraggeber und dazu halt eben gehören.
Auch die Hochschulen. Bereits am 27.11.2019 tätig zu werden.
Für mich ehrlicherweise, ich bin da sehr offen,
nicht erklärbar, weil sie letzten Endes eigentlich von der EU-Richtlinie
erst eine Umsetzungsverpflichtung um 18.24.20 haben.
Wie sich das genau zusammensetzt, warum etc. pp.
erkläre ich Ihnen gerne im Nachgang, brauchen wir jetzt nicht näher darauf eingehen.
Aber das ist der Zeitraum, um den es geht.
Und die Frage ist natürlich, was nun? Was haben
Sie eigentlich zu tun? Was passiert bei Ihnen organisationsintern,
wenn wir über die E-Rechnung sprechen? Was müssen Sie machen?
Sie müssen als allererstes mal den Projektumfang bestimmen und Dinge entscheiden,
wollen wir weiterhin Papierrechnungen scannen oder wollen wir Papierrechnungen scannen, nicht weiterhin,
sondern wollen wir zukünftig Papierrechnungen scannen oder wollen wir sowas lassen?
Wollen wir also das, was zukünftig auf uns zukommt mit der X-Rechnung,
nämlich eine digitale Verarbeitung, auch für andere Rechnungsformate ermöglichen oder wollen wir zweigleisig fahren?
Unsere ganz klare Empfehlung, auch wenn es nur ein Übergangszeitraum sein wird,
solange wie die Papierrechnung noch existieren wird,
wird es sicherlich ein langer Übergangszeitraum werden, setzen sie es um,
weil ansonsten haben sie in der Organisation zwei verschieden laufende Prozesse.
Einerseits Rechnung die per Papier durchlaufen, die durch den Wissenschaftler händlich abgeprüft werden müssen,
durch den Anordner, den sachlichen Freizeichner etc. pp.
Und sie haben einen Prozess,
wo das Ganze digital laufen wird, weil die EU-Richtlinie,
und das ist ganz wichtig und darüber wird oft gestritten,
uns dazu verpflichtet, elektronische Rechnungen im X-Rechnungsformat elektronisch zu verarbeiten.
Das bedeutet, dort wird kein Papier mehr
durch die Organisation geleitet werden dürfen eigentlich.
Die Frage ist,
wer es prüft
Das sind die Vorteile, die Nachteile,
da würde ich jetzt mal so ein bisschen drüber weggehen,
das andere, was sie prüfen müssen, ist halt,
sollen sie auch Rechnungen und Belegersetzen scannen, beliebt.
Wenn wir das Papier schon wegscannen, warum sollen wir es
nicht gleich so scannen, dass wir es danach auch vernichten dürfen?
Eigentlich ein sinnvoller Schritt. Sie sehen die Vorteile und Nachteile,
muss man sich sehr genau überlegen, für den Übergangszeitraum,
ich kenne Universitäten, die das unbedingt möchten,
weil sie einfach Raumkapazitäten brauchen, weil sie einfach statische Probleme teilweise sogar bekommen,
dieses Archiv von Rechnungen, die sie zehn Jahre aufbewahren müssen,
irgendwie zu vernichten,
das ist ein großer Wunsch
Aber wir haben in der Tat eine große Verfahrensdokumentation, die auf sie warten würde.
Wir müssen zentrale Scannen stellen, auf jeden Fall einrichten,
weil sonst würden wir diese Verfahrensdokumentation eigentlich nicht wirklich umgesetzt bekommen.
Weitere Optionen, die Sie haben, und das muss man auch sagen,
Sie haben es vorhin an diesem Kreisbild gesehen, wir sprechen über die Rechnung,
aber die Rechnung ist eindrücklich irgendwas, was ganz hinten stattfindet.
Davor passiert viel mehr. Sie bestellen, Sie kaufen ein
und dieser Bestellprozess ist eigentlich der Startpunkt einer Rechnung.
Deswegen ist ein wichtiger Punkt hierbei, beschäftigen Sie sich eigentlich
mit dem gesamten Prozess, kriegen sie sich auch mit dem Bestellprozess.
Und nicht nur mit dem Rechnungsprozess, weil dort wird der Grundstein dafür gelegt,
wie die Rechnung eingeht und wie der Lieferant letzten Endes auch die Rechnung stellt und wie sie sie schnell verarbeiten können.
Wie das genau ist, bin ich gleich drauf. Elektronisches Bestellwesen. Digitalisierung,
sonstiger Zahlungsprozesse, elektronische Ausgangsrechnung, weil auch sie beliefern, in Anführungsstrichen,
oder Stellenrechnungen an öffentliche Auftraggeber und auch für sie stellt sich natürlich die Frage,
wenn sie ihre oberste Bundesbehörden beliefern,
wie stellen wir denen eigentlich jetzt zukünftig die Rechnung?
Schauen Sie sich das Rechnungsportal des Bundes an? Ich glaube,
es ist unter x-rechnung.g bund.de zu finden. Sprechen Sie mich an,
ich kann denen ansonsten den Link auch geben,
ich hätte gestern mich auch mal registriert, wir sind noch nicht Lieferanten der obersten Bundesbehörden,
aber eine erste Rechnung habe ich schon mal vorbereitet.
Die Prozesse klären, das ist das, was Sie vorhaben.
Wie läuft es ab? Ja, ich bin so ein
bisschen versucht, an Hartensteins Beispiel der Intermediäre zu denken.
Wir versuchen dann natürlich auch Intermediäre rauszukriegen. Momentan haben wir
den Bereich des Rechnungseingangs nämlich sehr dezentral. Viele,
viele Personen, die Rechnungen bekommen,
weil sie dezentral bestellen und auch die Lieferung empfangen und im
Zweifelsfall auch die Rechnung dezentral bekommen
Der nächste Schritt ist dann, dass die Rechnung bearbeitet wird und
sie dann nach der Rechnungsbearbeitung durch den Besteller irgendwann in der Finanzbuchhaltung aufschlägt.
Währenddessen, keine Ahnung, das heißt,
wir haben einen gewissen Zeitraum von 20, 30, 10,
5, 4, 3, 2, keine Ahnung,
Tagen, in denen sie als Hochschule eigentlich keine Aussage darüber treffen können,
welche Ausgaben genau gerade auf sie zukommen.
Es sei denn, sie haben ein elektronisches Bestellwesen,
dann ist die Information vielleicht schon vorhanden. Ansonsten haben sie
einen Zustand, der in der Wirtschaft eigentlich unerträglich wäre.
Sie haben nämlich einen Zustand, in den sie nicht genau wissen,
Liquidität sich auch in den nächsten Tagen entwickeln wird.
Das wollen sie natürlich eigentlich so früh wie möglich wissen.
Das Argument habe ich in der Hochschule auch mal gebracht.
Dann wurde mir gesagt, wissen Sie, Herr Dornseif,
wir haben ein Landeskonto und dieses Landeskonto ist eigentlich irgendwie immer voll.
Keine Ahnung, wie das bei Ihnen ist.
Ich muss ein bisschen lachen. Ich habe gesagt,
okay, also für die Wirtschaft ist es ein guter Grund.
Für Sie nicht. Ich weiß, da ticken die Uhren
bei Ihnen natürlich anders. Aber egal. Also wir haben also
keine Frühzeit, die Prognose eigentlich des Kontostands. Das wiederum ist schon ein Grund,
den wir und ein Argument,
was wir auch immer gegenüber Wissenschaftlern gerne ins Feld führen,
zu sagen, naja,
je früher sie sozusagen die Rechnung eigentlich in die Zentrale geben,
desto früher sind ihre Kontostände auch entsprechend gebucht, korrigiert etc.
Sie wissen, wie ihre Drittmittelprojekte aussehen. Das Grundverluste,
Mahnengebühren, das sind eigentlich so die Punkte,
die ja maßgeblich so am häufigsten im Raum stehen,
wenn wir über E-Rechnung sprechen.
Das heißt, wir gehen zu einem Weg über,
wo wir natürlich weiterhin dezentral bestellen und auch dezentrale Lieferungen bekommen,
aber eigentlich der Weg, Stichwort Intermediäre ausschalten, die Rechnung kommt zentral.
Ein großes, ein großes Thema,
was eine wirkliche Organisationsveränderung bedeutet für sie,
für die Hochschulen und deswegen ganz wichtig,
dass sie da darauf achten,
dass es wirklich eine Organisatorische Veränderung
Ähm, wenn sie einen zentralen Rechnungseingang haben,
dann heißt das auch,
dass sie ja über ein zentrales Rechnungseingangsbuch zukünftig verfügen können,
in denen sie sozusagen einen Gesamtüberblick darüber haben,
wie die Rechnungen in ihrer Organisation auch zum Beispiel laufend geprüft werden.
Sie können Skontoverluste vermeiden, Mahngebühren vermeiden und so.
Vielleicht an der Stelle ganz wichtig, weil ich rutsche immer in so einen Modus.
Ich bin kein Anbieter von irgendwelchen Softwareen, die das einführen oder sowas.
Ob sie das haben oder nicht, bleibt ihnen selbst überlassen.
Auch da, sie stellen sich viele Fragen,
die man auch mit dem Personalrat klären muss, Stichwort Leistungskontrolle,
wie sehr kann ich, wie sehr ist das eigentlich erwünscht,
dass genau gesehen wird, welche Rechnung wo liegt und geprüft werden kann.
Das heißt, wir haben dann über diesen zentralen Rechnungseingang über Eingangsrechnungsverarbeitungssysteme die Möglichkeit,
eine elektronische Verarbeitung anzustoßen und dem Rechnungsüberarbeiter die Rechnung elektronisch zuzustellen und über ein elektronisches Verfahren die Rechnung zu prüfen und abzunehmen.
Danach kommt die Rechnung irgendwann in die Finanzbuchhaltung zurück und wird bezahlt in den Zahl aufgegeben oder,
und das ist halt eben der nächste Punkt,
über den ich spreche, sie haben vielleicht die Situation,
dass sie gar nicht mehr über einen Zahllauf sprechen,
die da vielleicht nochmal ganz kurz drauf ein,
sondern dass sie quasi direkt auch dunkel buchen können,
weil sie Bestelldaten haben, gegen die sie direkt elektronische Bestelldaten,
gegen die sie direkt prüfen können.
Wir haben verschiedene Eingangsmedien, das sind die einzelnen Schritte,
die sie in der E-Rechnung zu bearbeiten haben. Wenn wir über eine Papierrechnung sprechen,
sprechen wir viel über Konvertierung, über Rechnungslesungen, OCR-Verfahren,
Interpretation der Rechnung etc., ein großer Schritt,
wenn wir PDF-Rechnungen bekommen,
dann fällt vielleicht das Scannen weg,
aber die Konvertierung,
die OCR-Erkennung bleibt und das X-Rechnungsformat lässt den gesamten Prozess der Rechnungslesung
eigentlich Digitalisierung in der Rechnung wegfallen und wir fangen eigentlich direkt hier unten an in der Rechnungsverarbeitung im Workflow und können nachher die Rechnung entsprechend verbuchen.
Ein ganz wichtiger Punkt ist der Bestellbezug einer Rechnung,
wenn sie einen Bestellbezug auf einer Rechnung haben,
indem sie halt eben zum Beispiel ein elektronisches Bestellsystem haben.
Dann kommen sie in einen Bereich, wo wir sagen,
das ist erstmal die Bestellrechnungsbearbeitung ohne Bestellbezug,
das heißt die Rechnung geht ein und sie wird dann schon dezentral verteilt,
geprüft und läuft in die Finanzbuchhaltung.
Mitbestellbezug haben sie zum einen eine deutlich bessere direkte Zuordnung,
wo die Rechnung eigentlich hin muss und wenn der Lieferung mit einem wahren Eingang verbucht wurde.
Jemand sitzt da und sagt, im System,
im Bestellsystem, wir haben die Ware gebucht.
Er hat die Bestellung über diese Ware ausgelöst.
Dann ist es eigentlich heutzutage problemlos möglich,
die Bestellung direkt mit der Rechnung zu vergleichen.
Wir können sie direkt in die Finanzbuchhaltung zum Zahl aufgeben und eigentlich geht es darum,
dunkel zu buchen, ohne dass jemand auf die Rechnung guckt.
Eigentlich kommt dann ein Raunen bei den Finanzern.
Hier ist kein Finanzer, von daher. Das ist etwas,
das funktioniert. Ich kenne Universitäten, die das schon machen,
aber viele Universitäten und viele Hochschulen sträuben sich da und sagen halt,
Moment, also wenn hier niemand mehr auf die Rechnung gucken kann,
das geht nicht.
Doch, es ist rein theoretisch schon möglich und es ist
auch sinnvoll. Bei vielen Rechnungen ist es sinnvoll,
denken Sie an die vielen C-Teile-Bestellungen, kleine Beschaffungen, kleine Beträge,
die sie durchaus halt eben auch in dem Verfahren durchleiten könnten.
Der letzte Punkt, das ist das ganze Thema E-Rechnung,
das ist das, was sie organisatorisch erwartet.
Vielleicht noch ein ganz wichtiger Punkt dabei,
wenn wir über E-Rechnung sprechen, dann bedeutet das halt eben auch,
und das ist ganz wichtig, nehmen Sie Ihre Lieferanten mit.
Sie müssen eine Menge Informationen an ihre Lieferanten geben,
dass sie
dieses Verfahren mittragen
Sie haben nicht mehr die Situation,
dass der Lieferant seiner Rechnung direkt an den Besteller schickt,
sondern sie haben immer die Situation,
dass diese Rechnung direkt sozusagen an eine zentrale Stelle kommt,
die erst mal überhaupt nicht weiß,
wer diese Bestellung ausgelöst hat.
Das heißt, sie müssen Identifikation betreiben. Sie müssen ein
Leitwegskriterium festlegen, was sie auf der Rechnung anbringen lassen.
Das muss alles geschehen und damit wirklich die Lieferanten wissen,
wie die Rechnung sozusagen eingeht. Der letzte Schritt nachher bei
der Rechnung ist die Archivierung und hier gehen wir raus aus
eigentlich der EU-Richtlinie und rein in ganz klassische GOBD, Anwendungsfälle,
also Grundlagen ordnungsgemäßer Buchführung und das D hat einen ganz langen Namen,
den will ich Ihnen jetzt ersparen.
Ich weiß sie nämlich ehrlicherweise jetzt gerade auch nicht parat.
Ist es so, dass wir die,
dass wir Aufbewahrungsfristen berücksichtigen müssen und dass wir natürlich elektronische Rechnungen,
die eingehen, auch elektronisch ablegen müssen.
Und wir müssen sie nicht nur elektronisch ablegen, sondern wir
müssen sie geordnet aufbewahren. Wir müssen dafür Sorge tragen,
dass Prüfer, die in ihre Organisation kommen,
schnell auf diese Rechnung zugreifen können.
Und das bedeutet, dass sie dort in einen Anwendungsfall kommen,
der klassischerweise auch durch zum Beispiel Dokumentenmanagementsystemen unterstützt werden kann.
Und ich habe das mal so ein bisschen dargestellt,
wenn wir über Dokumentenmanagementsysteme oder Enterprise Content Managementsysteme sprechen,
dann haben wir hier einen großen Überschneidungsgrad zwischen dem,
was ihnen
ein Eingangsrechnungsverarbeitungssystem liefert
Und dem, was ein Dokumentmanagementsystem eigentlich anbietet. Ja,
wir haben Postporopfunktionen, wir haben Burgflow-Funktionalitäten, wir haben Archivierungsfunktionalitäten,
wir haben einfach die Verwaltung lebender Dokumente, Versionierungen etc. pp.
Also ein großer Überschneidungsblock in dieser Stelle. Heißt,
was wir immer wieder erleben in den Hochschulen, die E-Rechnung,
Eingangsrechnung ist an vielen Universitäten und Hochschulen der Treiber dafür,
dass sie anfangen, darüber zu diskutieren und andere Bereiche hinzukommen.
Und wir sind ja heute viel im Bereich Studium mit Lehre
unterwegs, Studierenden und Bewerberakten, die genutzt werden können.
Andere wie Projektbauakten oder halt eben die elektronisch-personalaktik
noch darüber ab
Gebildet werden. Ganz kurz zum Zeitplan vor dem Hintergrund,
18.04.2020, ist eigentlich auch die letzte Folie mit einer kleinen Erfolgsfolie
noch vielleicht dabei, beziehungsweise worauf sie achten sollten, Erfolgsfaktoren.
Wir haben damit zu rechnen, dass wir ein Vorprojekt brauchen.
Wir brauchen eine Anbieterauswahl für das Ergangsrechnungsverarbeitungssystem und wir haben einen Implementierungszeitraum.
Und alles im schlechtesten Fall zusammengerechnet wird recht knapp.
Das heißt, wir sprechen über Risikomanagement mittlerweile schon.
Ich frage mal ganz kurz in die Runde,
wer von Ihnen weiß in der Universität, beschäftigt sich schon mit E-Rechnung.
Oder andersrum, Entschuldigung, haben wir da runter,
wer beschäftigt sich noch nicht damit und hat keine Kenntnis darüber,
dass sowas an seiner Universität passiert
Okay, das ist gut, kaum. Also, gut,
dass sie sich alle schon damit beschäftigen, weil es drückt. Das heißt,
die Auswahl eines solchen Systems, was ihnen bei der Verarbeitung hilft,
dauert und sie müssen sie vorbereiten und die Implementierung dauert auch nochmal.
Das heißt, wir haben halt einfach einen Zeitraum,
der teilweise nicht mehr zu schaffen ist, aber ich sage,
Risikomanagement, gehen Sie nicht davon aus,
dass Sie ab dem 18.08.04.2020 überhäuft werden von X-Rechnungen.
Gehen Sie aber auch nicht davon aus,
dass in den nächsten Jahren nichts passieren wird,
weil der Bund hat beschlossen, dass ab dem 29.011.2019,
2020, Entschuldigung,
ab dem 19.11.2020 Lieferanten für oberste Bundesbehörden verpflichtet werden
Rechnung zu stellen, wenn sie weiterhin Lieferanten sein wollen,
der obersten Bundesbehörde. Das heißt, es fängt an,
verpflichtend zu werden und wir prognostizieren auch in den nächsten Jahren,
wird es sicherlich auch in den subzentralen Bereichen verpflichtend.
Gut, einige Erfolgsfaktoren vielleicht noch dazu,
die aus unserer Sicht sehr, sehr wichtig sind,
wenn sie das Thema angehen. Einfach achten Sie darauf,
dass Sie innerhalb der Organisationen ordentlich Transparenz schaffen,
dass viele wissen, was sie tun, was zu tun ist,
was passiert in der Organisation,
versuchen Sie trotzdem eine Pilotphase einzuplanen,
wie immer,
und pflegen Sie eine intensive Kommunikation mit ihren Lieferanten
Informieren Sie darüber, was bei Ihnen passiert und zeigen Sie
auf, was Sie für Informationen von Ihnen erwarten zukünftig.
Und seien Sie konsequent, weisen Sie,
ich sage das jetzt mal so als Abschluss,
weisen Sie Rechnungen ab von Lieferanten, die nicht dazu beitragen,
dass Sie Rechnungen innerhalb ihrer der Organisation klar zugeordnet werden kann.
Das machen große Organisationen immer. Im Wirtschaftsbereich ist das gang
und gäbe. Machen Sie das auch soweit vielleicht zu dem
Thema. Vielen Dank. Bitte