Ja, ich werde heute ein bisschen was erzählen über die Prozesslandkarte.
Sagen wir mal, das Ergebnis einer zweijährigen Arbeit,
die wir gemacht haben in der Prozess AG,
des AK Campus Management, des ZKI.
Einfach mal so zum Anlass. Warum haben wir es jetzt
überhaupt gemacht? Also es gab eben schon einige Campus
Management-Projekte und Unis und Hochschulen, die sich auf den Weg gemacht haben.
Und in diesen Umsetzungserfahrungen kamen sehr ähnlich,
wie eigentlich das in der Studie gerade rauskam,
wenn man nicht so ganz genau weiß,
wie eigentlich die eigenen Prozesse aussehen,
dann wird es
immer schwieriger
Einfach auch sich nicht nur damit auseinanderzusetzen, sondern auch Anforderungen zu formulieren,
überhaupt auch da in der Umsetzung und auch in der Anwendung innerhalb der Hochschule
ein breites Standing und eben auch da die Umsetzung hinzubekommen.
Und diese Diskussion wurde natürlich auch auf den ZKI-Tagungen geführt,
dass das offensichtlich an notwendiges Ding ist, was man zu beachten hat.
Das hat eine Weile gedauert,
bis dieses Bewusstsein auch in den Rechenzentren angekommen ist,
auch in den Hochschulleitungen angekommen ist oder auch in den Fachbereichen,
denn da ist es ja, was Organisationsentwicklung angeht,
insgesamt sind da die öffentlichen Bildungsinstitutionen noch etwas zurückhaltend,
wenn ich das jetzt mal so etwas vorsichtig formulieren kann.
Und in dem Zusammenhang haben wir auf einer Tagung 2013 eine Umfrage gemacht,
die mal darum ging, was verstehen Sie eigentlich unter Campusmanagement?
Und die Ergebnisse waren überraschend. Also es wurde deutlich,
dass man sich nicht einig ist. Das war schon mal
ganz klar. Und daraufhin haben wir gesagt, okay,
wir versuchen mal,
das zu systematisieren und eben eine Handreichung zu erarbeiten,
die etwas wie eine Referenz,
einen Referenzpunkt für die weitere Diskussion und für die weitere Auseinandersetzung
darstellen kann.
Das haben wir angefangen
Wer war daran beteiligt? Das waren zehn Hochschulen,
13 Personen aus dem unmittelbaren, sage ich jetzt mal tatsächlich,
und diejenigen, die durch den Sumpf warten.
Also das heißt, diejenigen,
die da tatsächlich im Alltag sich intensiv mit Einführung von Campusmanagement-Systemen auseinandersetzen,
aus unterschiedlichen Perspektiven, sowohl als Organisationsentwicklerin,
wie ich zum Beispiel eine bin, als auch von den RZ-Verantwortlichen.
Also da ist die Mischung, war sehr breit gestreut.
Zudem haben wir eben auch Hochschulen dabei gehabt mit unterschiedlichen Campusmanagement-Systemen.
Und auch da festgestellt, dass dadurch die Brille der Prozesssicht auch stark geprägt war.
Und wie ihr da eben auch einen intensiven Austausch und Auseinandersetzungen brauchten,
um die verschiedenen Prozesse dann wieder in ein gemeinsames Schema zu bringen.
Und ein Bezugspunkte zu schaffen. Wir haben,
das ist das Besondere in dieser Sache, vielleicht sonst erarbeitet irgendeine Arbeitsgruppe,
irgendetwas und veröffentlicht es dann, ein Diskussionsergebnis.
In dem Fall haben wir das so gemacht,
dass wir wollten, dass etwas breiter aufstellen und haben dann
eben im Laufe der Arbeit eben einen umfangreicheren Feedbackprozess hoher Veröffentlichung gemacht.
Ich habe das einfach nur mal von der Arbeit her dargestellt.
Wir haben uns oft getroffen, was bei diesen unterschiedlichen Standorten auch immer ein relativ großer Aufwand war.
Wir haben dazwischen auch sehr viele Kleingruppen und individuelle Vorarbeiten geleistet und haben dann eben eine ZKI-Tage des AKK-Campusmanagement dazu genutzt,
eben eine halbtägigen Workshop zu machen,
indem wir in Arbeitsgruppen ein bisschen Open Space-artig eine Feedback-Runde zu den bis dahin erarbeiteten Sessland gerade gemacht haben,
haben dort eben auch nochmal Feedback eingeholt und haben den danach konsolidiert und eben nochmal ausgebaut,
je nachdem,
was wir eben in diesem Workshop bekommen haben.
Es war auch so, dass wir allteilnehmender das AK-Campusmanagement als Vorbereitung,
die vorher zur Verfügung gestellt haben. Also das ist jetzt nicht ein,
ich sehe was, ich muss sofort was dazu sagen,
Format war, sondern ich konnte mich vorbereiten,
ich habe es vorher gelesen und ich komme mit meinen Fragen schon hin
und wir können die in einem halben Tag auch bearbeiten.
Eine sehr intensive Phase und hat auch einiges gebracht,
nochmal in der Konsolidierung unserer Ideen und auch manches
ist auch besser geworden dadurch, ganz einfach.
Die ganze Arbeitsgruppe, sonst wäre das sowieso nie zustande gekommen.
Sie kennen das in zehn Hochschulen, zusammenarbeiten.
Das kann nur funktionieren, wenn alle daran interessiert ist,
dass es nur ein gemeinsames Besseres gibt.
Also diese Einstellung galt in dieser ganzen Arbeitsgruppe sowieso die ganze Zeit.
Also es ist nicht eine oder einer, der weiß,
wie es richtig ist, sondern es gibt nur das gemeinsame Richtige.
Und so ist sie auch aufgebaut. Also, das ist
die Prozesslandkarte. Sie haben sie hier auf den Stühlen
schon gesehen und gefunden. Vielleicht haben sie sie auch schon
bereits gesehen und gelesen
Denn sie ist mit dem Rektorsletter, das Z-KI auch verteilt worden an ihre Hochschulleitung.
Jeweils drei Exemplare. Der ein oder andere kriegt die dann
immer direkt im Bündel, weil, ach,
da kenne ich jemanden, der muss sich damit auskennen.
Oder dann die anderen, die wandern dann irgendwie etwas ziellos
durchs Haus. Aber sie ist aufgeteilt in dieser Hauptprozesse.
Also wir haben erst mal Hauptprozesse gefunden,
die wir sagen, die nach dieser Umfrage zu sprechen,
das Paket im großen Blick
Campusmanagement ausmacht
Das ist immer noch eine Diskussion, aber das ist erst mal das,
worauf sich diese zehn Hochschulen inklusive der 120 Teilnehmern,
die da Feedback gegeben haben, geeinigt haben.
Dann haben wir die unterteilt in Teilprozesse und Unterprozesse.
Denn sie alle wissen, es gibt ganz verschiedene Aspekte,
die dazu berücksichtigt sind und es ist wichtig herauszufinden,
welche Art von Prozesse sind wo verortet und sind wie geschnitten
und sind vielleicht in Unterprozessen da.
Wir haben eine größere Menge an Prozessen genommen als für jeden Einzelnen,
sicherlich sinnvoll, notwendig und gebraucht wird.
Denn es ist natürlich so, dass sie Musikhochschulen völlig andere Prozesse haben,
als die TUs zum Beispiel, wenn was Auswahlverfahren zum Beispiel angeht.
Also natürlich gibt es ja Prozesse, die braucht die eine
Uni wunderbar und die andere Uni braucht das überhaupt nicht.
Aber es geht darum, ja, eine Referenz zu schaffen,
das heißt, beide Arten von Prozessen sind erst mal drin.
Und dann kann man dann gucken, das ist für mich
irrelevant und das brauche ich und das eben nicht.
Was haben wir sonst gemacht? Wir haben ein Glossar mit angehängt,
denn wir haben ja auch in der Diskussion festgestellt,
dass wir alle unterschiedliche Sprachen sprechen.
Die sind zum einen geprägt von Dem Habitus, der einzelnen Hochschule,
sind geprägt, auch von der Lage der einzelnen Hochschule.
Auch da, ich komme jetzt aus dem ganzen Süden Deutschlands,
also aus Konstanz. Da ist es schon ein bisschen anders,
wenn Kolleginnen aus Jena mit mir darüber spricht.
Dann habe ich schon an manchen Stellen gemerkt, okay,
ich habe einfach einen anderen Sprachgebrauch.
Das ist wichtig, dass man das wahrnimmt.
Und natürlich sind die Hersteller der einzelnen Softwarefirmen haben ja
auch eine gewisse Prägung in die einzelnen Hochschulen reingebracht,
wie man mit manchen Sachen über manche Sachen redet.
Und wir haben das Glossar angehängt, damit wir zumindest Ganz klar und deutlich formuliert haben,
was wir mit den Begriffen gemeint haben oder auf welche Begriffe wir uns jetzt geeinigt haben.
Das heißt nicht, dass sie andere Begriffe benutzen können,
sie können das sozusagen übersetzen in ihre eigene Sprache,
aber dann hat man wenigstens mal einen Referenzpunkt und sagt, okay,
wenn wir über diesen oder jenen Begriff reden oder hier den darstellen,
dann bedeutet der erst mal das, wenn sie das anders füllen,
okay, irgendwie in einem anderen Kontext in Ordnung,
aber wir hatten das für notwendig erachtet in diesem Zusammenhang,
sonst kann man sich nicht darüber verständigen.
Und dann haben wir diese Checkliste entworfen,
Denn wir wissen ja, Hochschulleitungen lesen oft nicht so gerne.
Also zumindest lange Texte. Und diese wunderbare sieht erstmal,
das sind jetzt erstmal alle Prozesse, das ist wunderschön,
farblich da, entsprechend dieser verschiedenen Bubbles.
Und man kann hier wunderbar Kreuzchen machen, wie,
je äußerste Spalte heißt, ist nicht relevant.
Und dann hat man schon mal, ist komplett aufgenommen,
ist nicht relevant. Dazwischen gibt es natürlich die anderen.
So, ist in Bearbeitung noch aufzunehmen und nicht relevant.
Wie und natürlich ein wunderbarer spalte Prozessverantwortung. Jeder,
der sich mit Prozessen auskennt, weiß, dass diese Spalte
hart umkämpfte Schlachtfelder darstellen und die Kommentare hinten sind natürlich auch nicht unwichtig.
Wir haben diese Handreichung entwickelt, damit man einfach in der Hochschule
schneller an Ort und Stelle sich mal klar werden kann,
wo ist mein Profil?
Was haben wir jetzt gemacht? Wo stehen wir eigentlich?
Was gehört bei uns zum Campus-Management? Weil das wird hier
relativ schnell optisch auch wahrnehmbar sichtbar. Die gibt es auch noch ein bisschen weiter ausführlich,
dann auf der Homepage, weil wir wissen natürlich,
dass die, die tief in der Materie stecken,
für die reicht die Spalte nicht aus.
Aber das ist erstmal das,
was es eben auch in dem Management Summary wichtig ist,
wie reden wir dann darüber in der Hochschule,
was machen wir dann damit
Ja, wie ist das aufgebaut im Einzelnen?
Hauptprozess, da der Bubble, worüber reden wir gerade?
Die Beschreibung des Hauptprozesses, Teilprozess, unter Prozess, die Erläuterung.
Wir haben bei manchen Unterprozessen festgestellt, dass sie absolut nicht selbsterklärend sind.
Also wenn man da nur ein Wort hinschreibt,
deswegen haben wir dann diese Spalte,
die sind auch nicht überall gefüllt, sondern nur da,
wo wir es für notwendig erachtet haben.
Also man kann die natürlich für sich selber auch noch weiter
füllen und so weiter. Aber es ist ja auch eine Arbeitsgrundlage.
Dafür ist es gemacht. Es soll dafür da sein,
dass sie alle es leichter haben mit diesem Thema in
ihrer Hochschule umzugehen
Und darunter, ganz wichtig, sind diese Aspekte.
Und das sind die Weise, auf die für unsichtbaren,
verbundenen Hauptprozesse, wo dieser Prozess nie on never ever alleine stehen kann,
ohne die Betrachtung dieser beiden.
Also hier Zulassung kann natürlich ohne Bewerbung in immer Trikulation nicht leben, dieser Prozess.
Das ist bei anderen Prozessen jetzt überraschender, was da unten steht.
Und bei dem ist es natürlich jetzt sehr eindeutig.
Aber in anderen Prozessen ist es dann schon mal nötig,
nochmal zu gucken, okay, da steht der Prozess,
warum steht der denn jetzt da?
Das erklärt sich in dem Moment, in dem
man dann mal anguckt
Also dann merkt man, aha,
da gibt es ja doch einige Querverweise, die wichtig sind.
Ja, was haben wir sonst gemacht? Wir haben auch uns
auf Campus-Management beschränkt. Denn eine Hochschule besteht natürlich auch auf vielen,
vielen anderen strategischen Prozessen, Prozessen, die übergreifend sind.
Marketing, in manchen Bereichen steht das natürlich auch für Campus-Management,
weil die Interessenten an einem Studium übers Marketing auch in die Hochschule zu holen.
Das sind so Graubereiche. Wir haben die erstmal außen vor
gelassen und haben gesagt, das sind wirklich Sachen,
dann kommen wir vom Hundertsten ins Tausendste.
Und wir lassen sie hier erstmal raus.
Aber wir benennen, wir haben uns beschränkt
Es ist klar, es gibt mehr Prozesse und auch ein Graufeld drumherum.
Es gibt natürlich einzelne Sachen, wie Informationen und Beratung,
die sind dann doch wieder reingerutscht, sage ich mal.
Wir hatten uns mal hart vercommittet und dann haben wir gemerkt,
oh, das schaffen wir jetzt doch nicht so.
Also es gibt ein paar Ausnahmen.
Und was wir ganz bewusst nicht gemacht haben,
der eine oder andere hat sich vielleicht auch schon gewundert,
warum haben wir da aufgehört und sind jetzt nicht noch weiter runtergegangen.
Also es gibt ja noch eine Ausdifferenzierungsebene drunter,
eins bei
Wir haben gesagt, an der Stelle fängt es dann an,
eben in die Abbildung oder in die Aufgabe der einzelnen Universität oder Hochschule zu gehen.
Denn jeder macht einen unterschiedliche Abteilungsstruktur, die geht quer zu den Prozessen.
Die kann man so weder empfehlen. Noch ist sie für
jeden gleich. Also ein kleines Beispiel aus meiner eigenen Hochschule
hatte ich vorher, ich habe an mehreren Hochschulen gearbeitet,
auch in diesem Metier der Beratung und diesem Bereich.
Wir haben eine Abteilung, die sich bewerbung und Zulassung nennt
Die ematurgliert noch und dann wird es übergeben in die nächste Abteilung.
Das ist relativ ungewöhnlich, weil sonst ist sie im Matikulation
schon mal in einer anderen Abteilung verortet.
Also alles, was damit Studierenden, also den eigentlichen Studierenden angeht.
Also es gibt unterschiedliche Schnitte in Abteilung, auch welche,
die das zusammenfassen, dieses Ganze, als Studierendenbüro.
Und so kann man das eigentlich nicht sagen,
was ist gut und was ist nicht gut.
Bei uns ist diese Art, wie Sie,
also in Konstanz ist die Art dieser Abteilungsstruktur gut.
Die haben da ein ganz spezielles System, das ist auch richtig super.
Aber es würde, ich würde nicht sagen,
das sollte man exportieren, weil das an dieser Stelle
gut ist
Und genauso ist es mit der Rollenstruktur. Wer was eigentlich
wie macht und auch wie das in Systemen dann sich ausprägen sollte.
Diese Empfehlung möchten wir auch nicht geben. Denn da gibt es schon
relativ viele Ideen, die sind auch unterschiedlich und haben irgendwie
auch was im Gesamtkonzept der IT-Unterstützenden Software auch was für sich.
Und da möchten wir jetzt nicht weitergehen.
Ja, wofür ist es da, diese Prozesslandkarte?
Wenn ein Teil habe ich schon vorweggenommen quasi,
es hilft, die internen Prozesse,
die unterschiedlich abgebildet sind,
hier bei uns in Signavio,
also in Konstanz
Vergleichend anzugucken, zu schauen, wo haben wir sie geschnitten?
Wie können wir da vielleicht weiterarbeiten? Haben wir was vergessen
? Das ist zum Beispiel eine Anwendungsvariante. Man kann,
und das ist die häufigere Anwendung, die für uns sind,
einmal die Projektzuständigkeiten klären, innerhalb vor in einem Projekt,
vor, nach, während auch nochmal klarmachen, wofür brauchen wir,
wofür brauchen wir den Auftrag, wofür brauchen wir eben die Kompetenz,
um eben in der Hochschule im bestimmten Bereich zu bearbeiten.
Und zwar organisationsentwicklerisch und IT-unterstützend in diesem Bereich. Und dann
kommt unter Umständen so ein Bild daraus, wo man sagt,
okay, bei uns ist jetzt die Zuständigkeit eines Projektes Diesel.
Da fehlen ein paar Bubbles. Deswegen,
weil die eben nicht die Zuständigkeit des Projektes sind,
weil die eben in anderen Bereichen verortet sind,
wie Alumni zum Beispiel, fehlt hier auf diesem Bereich.
Das ist unterschiedlich angesiedelt, in Konstanz zum Beispiel in der Stabsstelle Kommunikation und Marketing.
Während das in anderen Bereichen eine eigene Stabsstelle zum Beispiel gibt.
Und es geht natürlich auch um den Austausch der Hochschulen.
Jeder, der so ein Bild von sich präsentiert,
von seinem eigenen Projekt, hat es leichter,
mit einem anderen Projekt sich direkt zu verstehen,
aha,
ihr seht das
ein bisschen anders
Ihr habt da eine andere Zuständigkeit, ihr habt eine andere Commitment,
ihr habt einen anderen Auftrag, okay,
dann reden wir über die Teile, die Schnittmengen sind zum Beispiel.
Oder können uns besser überlegen, ob das vielleicht bei uns
verkehrt ist und wir da nochmal nachsteuern müssen.
Ja, was ist es also? Es ist ein Katalog
vom Campus-Management-Prozessen, die einem helfen können, als Handreichung,
Vollständigkeit und so weiter zu klären. Es ist ein Unterstützungsmaterial,
für komplexe Zusammenspiel dieser Prozesse, um einfach stärker,
intensiver und klarer eben in diese Struktur einsteigen zu können und
dieses Commitment innerhalb der Hochschule,
mit was man sich eigentlich beschäftigt und mit was man sich
auseinandersetzt,
zu bekommen
Und das ist natürlich nur ein Vorschlag. Und selbstverständlich ist der
nicht vollständig. Also wir gehen auch nicht davon aus,
dass wir jemals so eine vollständige Gesamtprozesslandkarte wahrscheinlich haben.
Aber es ist schon ein sehr guter,
also schon einen gewissen Sättigungsgrad hat es bekommen.
Wir haben es nicht umsonst bei der Veröffentlichung 1.0 genannt,
weil wir wissen, es muss sich natürlich weiterentwickeln.
Man muss da schauen, wie man damit anfängt zu arbeiten,
wie da eben auch diese Rahmenbedingungen und Randbedingungen vielleicht auch nochmal
zu betrachten sind an manchen Stellen.
Also das ist auch
nicht ausgeschlossen
Und damit wäre ich eigentlich schon am Ende.
Ich hoffe, Sie können es gut anwenden. Das war
jedenfalls unser sehnlichster Wunsch und vielleicht haben Sie auch Fragen,
beantworte ich natürlich gerne und danke erstmal sonst für Ihre Aufmerksamkeit