Ja, vielen Dank für die Einführung.
Ich werde Ihnen kurz etwas zum Stand der Dinge,
und zwar vor allem aus organisatorischer Sicht zum Thema E-Akte und Dokumentenmanagementsystem erzählen.
Die Umstellung auf elektronische Aktenführung steht natürlich in nahezu allen Universitäten
im Moment gerade irgendwie auf der Agenda. Mal mehr,
mal weniger, sei es das eine E-Akte bereits im Einsatz ist,
sei es, dass ein DMS im Aufbau ist oder in naher Zukunft geplant ist.
Bei den staatlichen Einrichtungen geschieht dies natürlich vorrangig,
forciert auch durch die übergeordneten Behörden,
aber auch bei den privaten Universitäten sind wir eigentlich relativ gleichbleibend
oder zu einem gleichen Level auch dabei bei der E-Akte und
dem DMS
Dieser gab eine Umfrage zum Stand der DMS-Einführung an Deutschen Hochschulen,
die von der FV Münster vom Institut für technische Betriebswirtschaft,
Anfang 2015 durchgeführt wurde.
Die Ergebnisse dieser Studie sind bisher noch nicht veröffentlicht.
Die werden gerade aufbereitet, sollen in Kürze auch als Open
Data bereitgestellt werden. Ich habe hier für diesen Vortrag freundlicherweise
ein paar Ergebnisse bekommen, die ich ihnen hier präsentieren kann.
Von denen 403 angeschriebenen Institutionen waren 86 vollständige Rückläufe zu verzeichnen.
Das ist eine Rücklaufquote von 21 Prozent.
Und in dieser Umfrage gaben 27 Prozent an,
bereits an DMS einzusetzen
Dabei ist eine etwa gleichstarke Verteilung zwischen privaten und staatlichen Einrichtungen
zu verzeichnen. 71 Prozent setzen bisher kein DMS ein.
Und bei 2 Prozent der Antworten war dies nicht bekannt.
Etwa die Hälfte der Hochschulen, die bisher
noch kein DMS nutzen, planen, es demnächst einzuführen.
Und bei vielen wurde das Jahr 2016 als Startdatum genannt.
Im Muschelwesen liegen also bereits erste Erfahrungen vor, auch wenn
der Prozess natürlich an den Maßen Einrichtungen kaum abgeschlossen sein wird.
An der Uni Bamberg sind wir mit der konkreten Umsetzung
des DMS auch noch in einem relativ frühen Stadium
Das ist organisatorisch so aufgefächert, dass wir in der aktuellen Zielveranbarung 2014,
18 einen Schwerpunkt zur Verbesserung der IT-Infrastruktur benannt haben und unter
diesem Dach ist auch das DMS die Einführung des DMS verankert.
Die organisatorische Verantwortung der Uni-Leitung liegt beim Vizepräsidenten,
Technologie und Innovation und bei der Kanzlerin gleichzeitig.
Es wurde eine Projektgruppe eingeführt, bestehend aus zwei Informatikern,
die quasi über acht Projekte, die unter diesem Dachverband zusammenspielen,
die das Project Office bilden und die übergeordnete Koordination übernehmen.
Das DMS ist in diesem Bereich einer der Schwerpunkte.
Und innerhalb des Stammpersonals der Unis wurde eine Projektgruppe gegründet aus der Verwaltungs-IT,
aus dem quasi der Abteilung für den inneren Dienst und aus dem Universitätsarchiv.
Zusätzlich sind wir, wie der Herr Pongratz gerade erwähnte,
auch im Bayern wart vernetzt und an der Arbeitsgemeinschaft zum Thema E-Akte-Aktenplan.
Dort sind ebenfalls Vertreterinnen und Vertreter aus der IT,
aus den Regisraturen und aus den Universitätsarchiven zusammengefasst
Die Einführung von Ergd und DMS gilt also als eine vorrangige,
strategische und organisatorische Aufgabe und nicht hauptsächlich als eine IT-Aufgabe.
Werden diese strategischen und organisatorischen Aspekte hintangestellt,
dann kann nicht erwartet werden, dass einfach durch Annerane Automatisierung
von Geschäftsprozessen per sie auch eine Effizienzsteigerung eintritt.
In diesem Organisationsprozess sollten idealerweise auch alle Vertreterinnen und Vertreter der
betroffenen Stellen oder auch der Aufgabengebiete einbezogen werden.
Denn nur in dieser Kooperation kann dann tatsächlich eine effiziente Umsetzung auch stattfinden.
Es geht schließlich nicht nur um die reine Abbildung vorhandener Geschäftsprozesse
ins elektronische Medium, sondern natürlich auch um signifikante Änderungen
dieser Prozesse selbst
Dabei ist von zentraler Bedeutung natürlich der Status der Schriftgutverwaltung.
Und hier liegt für die Unis tatsächlich eine der größten Herausforderungen momentan.
Denn das, was man unter der Schriftgutverwaltung versteht,
ist an Universitäten häufig deutlich weniger reglementiert. Und man muss sagen,
auch deutlich weniger beliebt natürlich als in anderen staatlichen Einrichtungen.
Nicht selten wird die universitäre Schriftgutverwaltung mit dem Begriff kreatives Chaos umschrieben.
Und das ist ja auch nicht ganz unscharmant. Und es
gibt ja auch gute oder sagen wir besser nachvollziehbare Gründe dafür.
Verbunden ist diese Tatsache natürlich auch damit,
dass in den Univerwaltungen deutlich weniger Personen mit einer klassischen Verwaltungsausbildung
tätig sind
Sondern vielmehr natürlich mit akademischer Bildung oder andere sogenannte Quereinsteiger in die öffentliche Verwaltung,
die nicht in einer Ausbildung so verwaltungsrelevante Inhalte erlernt haben und
sich mit Themen wie Aktenbildung oder Schriftgutverwaltung auseinandersetzen konnten.
Das öffentliche Verwaltungshandeln muss quasi regelgebunden ablaufen und es muss dir
im Prinzip der Aktenmäßigkeit folgen.
Das gilt auch für die elektronische Verwaltungsarbeit. Das bedeutet,
dass der Stand einer Sache jederzeit aus den Akten ablesbar sein muss.
Daraus lässt sich dann natürlich auch wiederum ableiten,
welche Unterlagen denn überhaupt als Aktenrelevant zu gelten haben
Akten werden, das ist ja so ein knappes Schaubildmahlakten,
werden quasi aus Vorgängen gebildet.
Und diese Vorgänge können wiederum aus einer Vielzahl von einzelnen Dokumenten bestehen.
Wir sind an einem Dokumentenmanagementsystem, ist es dann wichtig zu definieren,
auf welcher Ebene ich mich jeweils gerade befinde bei der Ablage
oder auch der Überarbeitung von Dokumenten.
Und wie überhaupt der Prozess der Aktenbildung angelegt ist.
Man wird also durch die Anführung einer E-Akte
diesen Job der Aktenbildung nicht los,
sondern im Gegenteil,
er bekommt eher
ein neues Gewicht
Soll zuliegen auf verschiedene Standards und Normen vor,
die sich mit der Einlieferung von Jagd und DMS befassen.
Zunächst gilt, als die große Grundlage für die elektronische Schriftgutverwaltung,
die dienen ISO 15-4-8-9,
die quasi alle zentralen Aspekte konkretisiert.
Sie beruht auf den Grundannahmen des Verwaltungshandeln jederzeit nachvollziehbar und transparent sein muss.
Die Norm benennt dazu vier zentrale Anforderungen an der Schrift gut.
Das sind die Authentizität, die Integrität,
die Zuverlässigkeit und die Benutzbarkeit. Und zwar müssen diese Anforderungen
auch über den gesamten Lebenszyklus der Dokumente
hinweg gewährleistet werden können
Das wird vor allem dann interessant,
wenn bestimmte aktenrelevante Informationen grundsätzlich in Fachverfahren geführt werden und
nicht unbedingt aber auch Niederschlag in einer Akte finden werden.
Der zweite große, das warte große Konzept ist das Organisationskonzept elektronische Verwaltungsarbeit.
Manchmal auch EFA abgekürzt. Meistens ist es unter dem Begriff
als Domia-Nachfolger bekannt. Es ist nach wie vor ein ständiger
Erwartung begriffen und umfasst alle relevanten Bereiche der elektronischen Verwaltung.
Die einzelnen Dokumente sind auch online abrufbar
Diese beiden Konzepte, das ist jetzt natürlich nur die Spitze des Eisbergs,
sind aber auch mal die grundlegendsten Konzepte auf tieferen Ebenen,
greift dann natürlich auch eine große Fülle weiterer Konzepte,
Richtlinien, Standards, an die man sich gut anlehnen kann.
Ein weiterer Bereich, den ich aber nur kurz streifen möchte, ist das Thema Recordsmanagement.
Häufig wird Recordsmanagement eins zu eins mit Schriftgutverwaltung übersetzt und zugegeben,
es klingt auch deutlich etwas moderner,
wenn sie sich überlegen, sie schreiben eine Stelle aus,
die heißt entweder Records,
Management oder Schriftgutverwaltung,
da könnte das Interesse schon mal gleich
ganz anders aussehen an Leuten
Es liegen allerdings konzeptionelle Unterschiede vor zwischen Dokument und Rekord.
Ein Records-Management kann quasi als ein etwas weiter gefasster Begriff
der Dokumentenverwaltung verstanden werden, ein Rekord ist.
Und das ist jetzt wirklich eine sehr,
sehr verkürzte und damit auch immer leicht falsche Zusammenfassung.
Ein Record definiert eine aktenrelevante Information. Wohingegen der Dokumentenbegriff
natürlich jede Art von möglicher Datei erstmal meinen kann.
Wer sich da tiefer anlesen möchte von Peter Tulbak liegt an
umfassendes Werk zum Thema Records-Management vor
Im Prinzip ist das Records-Management also eher langfristig Policy-Driven orientiert,
während das Dokumentenmanagement eher kurzfristig dokumentenorientiert ist.
Aber auch, oder vielleicht auch gerade im Records-Management,
ist die Aktmeldung nach wie vor eins der Herzstücke.
Wir sehen also, dass durch die Erfordernisse der Einführung der E-Akte
tatsächlich momentan auch grundlegende Aspekte der Schriftgutverwaltung eine quasi sogar Renaissance erleben.
Das sind Themen wie Aktenpläne, Regelungen zum Geschäftsgang, Aussonderung ist Ordnungen.
All diese Dinge werden im Moment an vielen Universitäten neu aufgestellt,
um sie eben für den Bereich der elektronischen Schriftgutverwaltung
nutzbar zu machen
Sie waren tatsächlich, im Prinzip, das kennen wir alle,
das sind irgendwie so ein bisschen altbackene Begriffe,
wenn man jemanden mit dem Thema Aktenplan kommt,
dann setzt eigentlich das große Gähnen ein.
Alle denken, naja, das sind so Sachen,
die hatten wir mal im 19. Jahrhundert.
Die sind tatsächlich mit der Schrift-To-Gut-Verwaltungsreform in den Hintergrund getreten.
Und jetzt ist es so, dass tatsächlich durch an DMS
diese Themen wieder aufploppen werden. An DMS ohne Aktenplan
ist möglich, aber wohnen nur sehr mühsam zu betreiben.
Das wird auch von den Herstellern der Systeme so definiert.
Und Anneralen Volltext-Suche oder auch einfach mit anderen Metadatensuchen nach Dokumenten
werden sie auf lange Sicht nicht sichere und vollständige Ergebnisse für
die Verwaltungsschrift gut, für das Verwaltungsschriftgut erhalten.
In Bezug auf die staatlichen Universitäten gelten für die Aktenführung
ebenso wie für die elektronische Aktenführung etliche Vorgaben und Rechtsvorschriften,
die möchte ich jetzt nicht weiter erwähnen,
die sagen jetzt hier nochmal kurz aufgeblättert.
Diese Liste ist nicht vollständig, die letztlich natürlich auch weiter fortführen.
Wichtig ist es bei dem Thema den gesamten Lebenszyklus von Dokumenten
im Blick zu behalten.
Ich habe hier mal ein sehr knappes Modell erstellt,
das enthält die vier Grundkategorien
Es gibt viele Varianten der Lebenszyklus-Modelle,
die natürlich alle irgendwo im Kern sich ähneln.
Zunächst geht es um das Erstellen der Dokumente,
das heißt am Dokument oder an der Akte wird erstellt,
zugeordnet und in den Geschäftsgang gegeben.
Der nächste Prozess, das Bearbeiten oder auch Process.
Hier müssen verschiedene im Geschäftsprozess beteiligte Personen die Dokumente lesen,
verändern, erweitern, genehmigen können. Hier geht es darum,
verschiedene Rechte und Rollen zuzuweisen, Versionskontrollen durchzuführen,
eine Versionierung einzurichten,
Metadaten auf inhaltliche,
formaler und technischer
Ebene anzulegen
Die dritte Phase der Nutzen ist die eigentlich nächste aktive Phase,
im engeren Sinne. Sie betrifft hier vor allem die abgeschlossenen Dokumente,
die verteilt werden, die kommuniziert werden, die aufbewahrt werden,
die zum Teil auch wieder vorgelegt und weiter bearbeitet werden müssen.
Die Schlussphase schließlich des Aussonderen oder auch das Archivieren tritt nach der aktiven Phase
ein und damit auch erst nach dem Ablauf von Aufbewahrungsfristen.
Wie werden die Dokumente ausgesondert, archiviert oder eben datenschutzkonform vernichtet?
Wichtig ist es zu beachten, dass an DMS tatsächlich
kein Ort für eine dauerhafte Archivierung stattfindet.
Das heißt, die Dokumente müssen da auch irgendwie wieder rauskommen,
um sicher abgelegt werden zu können
Tatsächlich wird in vielen Lebenszyklusmodellen von Unterlagen und von Akten
dieser Bereich der Ausforderung der Archivierung eher mal hinterangestellt,
weil natürlich erstmal die aktive Phase, die wichtigere ist.
Das ist auch sehr verständlich. Schließlich hat man an der Sachbearbeitung
die Sachbearbeitung zu erledigen und nicht sich um die spätere Archivierung zu kümmern.
Hier ist es tatsächlich die Aufgabe von uns,
von den Archiven relativ frühzeitig mit einzusteigen und sich mit drum zu kümmern,
in welcher Form denn welche Arten von Dokumenten angelegt werden und
welche archivsicheren Formate Metadaten etc. später für uns nutzbar da werden
Hier war da in dem Sinne deutlich geduldiger,
da hat es gereicht, einfach zu sagen, gut,
wenn die Aktenordner, die hier schon erwähnt sind,
irgendwann mal lang genug abgehangen waren,
dann gibt man sie ins Archiv und die schauen dann,
was sie damit machen.
Bei Daten droht da deutlich früher natürlich an Verlust.
Ich komme jetzt stärker zu den konkreten Herausforderungen für die Universitäten
und hier habe ich drei Teilbereiche herausgegriffen.
So ganz grundsätzliche Aspekte wie Rechtssicherheit, Compliance und so weiter,
auf die gehe ich jetzt hier nicht weiter ein.
Der erste große Bereich ist tatsächlich umfasst Zuständigkeiten in vielerlei Hinsicht.
Zum einen geht es darum, dass die Einführung von E-Akten
und Dokumentenmanagement tatsächlich als Leitungsaufgabe definiert werden müsste,
wenn sie erfolgreich sein soll
Das wird immer wieder in der Fachliteratur auch erwähnt,
in der Praxis ist es dann doch häufig nicht der Fall.
Da landen die Projekte dann doch vorrangig bei der IT.
Darüber hinaus sind aber oft auch fehlende Zuständigkeiten für DMS-relevante Bereiche zu verzeichnen.
Hier sind die Unterschiede zwischen den Unis natürlich sehr groß.
Es gibt Universitäten, die über keine Registratur verfügen.
Also gibt es dort natürlich auch niemanden, der eigentlich für Schriftgutverwaltung
zuständig war. Es ist ja auch die Sachbearbeiterablage vor.
Und das wird erst jetzt wieder einfach aktueller,
dort eine zentrale Instanz einzubauen,
die für die vereinheitlichte Schriftgutführung
Records Management zuständig ist
Wenn die Zustände die Karten natürlich vorhanden sind oder die Personen benannt sind,
sind natürlich häufig fehlende Absprachen zu verzeichnen, ganz klar.
Und in den Bereich, selbst auf der Bereich der Dokumentenebene,
ist es notwendig, im DMS auch klare Zuständigkeiten zu hinterlegen,
wo klar ist, die Dokumente aus verschiedenen Fachverfahren,
aus verschiedenen Systemen, die interagieren müssen,
müssen eventuell zu verschiedenen Zeiten von unterschiedlichen Personen genutzt werden können.
Wichtig ist hier auch zu beachten,
wie ja jeweils für ein Dokument verantwortlich ist.
Das ist ein Beispiel, was wir im Archiv immer wieder erleben.
Das heißt, eine Abgabe ans Archiv bedeutet normalerweise,
dass die Dokumente aus dem Zuständigkeitsbereich der sachbearbeiteten Stelle abgegeben werden.
Die gehören den Leuten dann nicht mehr und sollten dann auch
nicht mehr weiter bearbeitet werden können.
Das gilt für die führenden Stadien
natürlich genauso
In diesen Organisationsprozess sollten also Vertreterinnen und Vertreter aller Betroffenen Stellen oder Aufgabengebiete involviert sein.
Dazu gehören die Latungsebenen, das war jetzt schon erwähnt,
die Verantwortlichen für das Organisationsmanagement oder die Steuerung,
die Geschäftsprozesssteuerung, die Schriftgutverwaltung, Personen,
die für den Geschäftsrang in den Unis verantwortlich sind.
Records Management, so weit vorhanden.
Dann ist es sinnvoll, auch die Archive mit einzubeziehen.
Die Universitäten haben ja in den meisten Fällen eigene Archive.
Sie geben nicht an die Staatsarchive ab. Die Verwaltungs-IT,
die Rechenzentren sind natürlich auch eine ganz zentrale Stelle,
wenn das eben so klingt,
dass die Dass das Dokumentmanagement eine vorige organisatorische Aufgabe ist,
heißt das natürlich nicht, dass die IT außen vor bleiben darf.
Und wichtig ist ebenfalls auch die Sachbearbeitenden Stellen einzubeziehen.
Die zweite große Herausforderung betrifft, wie schon erwähnt,
eingangs den Bereich Schriftgutverwaltung oder Recordsmanagement.
Hier ist eine strukturierte Schriftgutverwaltung und Aktenablage tatsächlich für eine
effiziente Verwaltung unerlässlich. Nicht erst für die spätere Archivierung.
Dabei geht es also nicht nur um ein schnelles Auffinden,
sondern auch um zuverlässige und vollständige revisionssichere Ablagen
Herausforderungen, denen wir hier begegnen, sind häufig fehlende oder überaltete Regelungen,
gerade in Bezug auf Aktenplan, auf Geschäftsgang, auf Aussonderungsordnungen.
Oder es sind auch einfach fehlende Kenntnisse oder Akzeptanz in der Umsetzung.
Oder eben natürlich eine unanheitliche Umsetzung, was häufig,
wie schon erwähnt, an der besonderen Personalsituation hängt,
was aber natürlich jetzt keine Schuldzuweisung sagen soll,
das ist ja ganz klar.
Das heißt, man muss im Prinzip auch erstmal die strukturellen Vorgaben aufbauen,
damit die Person denn auch wissen können,
wie sie konform ihre Unterlagen abgehen sollen
Der dritte große Bereich betrifft den Status der Geschäftsprozesse und hier
haben wir natürlich unendlich viele offene Baustellen. Das Thema der Schriftform,
das hatte der Ponghats gerade schon sehr ausführlich erwähnt,
das ist der Beispiele, das sie häufig bearbeitet werden muss,
die Rechtssicherung, der Umgang mit Hybridakten,
welches Dokument gilt jeweils als das Rechtssichere,
wenn ich Dinge sowohl als Digitalisat,
als auch als Papierform vorliegen habe und das einfach ja auch nicht eins zu eins zu überführen ist.
Die Anpassung der Prozesse der Sämtlergeschäftsprozesse auf eine elektronische Umsetzung ist natürlich erforderlich,
Rechte- und Rollendefinitionen sind hier ein großer ein großes Thema Identity-Management-Systeme.
Und die Kommunikation der unterschiedlichen Systeme miteinander muss hergestellt werden.
Das heißt zum einen natürlich auch zwischen den Fachverfahren untereinander,
soweit das noch nicht vorhanden ist,
aber auch zwischen den Fachverfahren und DMS.
Denn eine DMS übernimmt ja nicht die Arbeiterfachverfahren oder nur in
ganz wenigen Fällen kann es welche ablösen.
Es muss stattdessen sehr eng mit denen verzahnt werden können.
Gefragt sind hier also vor allem Schnittstellen zwischen den Systemen,
auch zwischen den Systemen der Archivierung,
die dann natürlich dann anschließen werden,
wenn die Unterlagen aus dem DMS
raus müssen
Hier gibt es zu beachten,
dass E-Akten natürlich nicht in der gleichen Weise gebildet werden,
wie wir das sonst von Papierakten kennen.
Man denkt dann nochmal eher in so Lego-Schema,
ich nehme das eine, klötzchen und packe es dazu und irgendwann
ist die Akte fertig und wird geschlossen.
Viele elektronische Akten werden vermutlich lange Zeit nur ad hoc aus
den Fachverfahren herausgezogen werden und bei Bedarf quasi On-Demand zu einer Arket zusammengeführt werden.
An welcher Stelle man hier eine vollständige Akte dann generieren muss,
ist auch eine weitgehend ungeklärte Frage noch
Zusammenfassend, bis hier nochmal quasi die Handlungsfelder aufgeführt. Ich denke,
das geht jetzt für Universitäten, die gerade ähnlich wie wir so mitten im Aufbau an ist,
die MS und an der E-Jagd stehen, die dringend behandelt werden sollten.
Das ist ganz wichtig als erstes, die Verantwortlichkeit der Leitungsebene,
die klare Zuständigkeit und Kommunikation zwischen allen Beteiligten,
die Anpassung sämtlicher Instrumente,
die notwendig sind und der Geschäftsprozesse und ganz wichtig natürlich ein ausführliches und intensives Change-Management,
wenn die Akzeptanz der Betreibbeteiligten Personen nicht vorliegt,
dann können sie gerade bei laufendem Tagesgeschäft und oft wirklich sehr dünner Personaldecke in den Uni-Verwaltungen kaum die Leute dazu bringen,
die Prozesse auch wirklich anzunehmen und umzusetzen.
Man braucht hier viel Geduld, intensive Schulungen sind unumgänglich.
Wir kennen das aus Beispielen aus den staatlichen Verwaltungen.
In Bayern sind die staatlichen Archive komplett umgestellt auf elektronische Aktenführung.
Das war ein Prozess von, ich glaube, fünf,
sechs Jahren, bis das vollständig gelaufen ist. Ja,
zum Schluss, warum sollte die Einführung von Jagd und die MS
vor allem eine strategische und organisatorische Aufgabe sein?
Es ist tatsächlich eine sehr, sehr komplexe und sehr stark
bereichsübergreifende Aufgabe
So ein konzertiertes Zusammenspiel von allen Verantwortlichen und Betroffenen erforderlich,
mit dem Ziel von einem jetzigen Dokumentenmanagement,
dann später zu einer größeren E-Akte, und schließlich zu einem Recordsmanagement zu gelangen.
Die Aktenbildung wird eine Kernaufgabe des Recordsmanagement bleiben,
und im Moment sehe ich wirklich die größte Herausforderung darin,
dass man den aktuellen Stand der Schriftgutverwaltung an den Unis entsprechend anpassen muss.
Aber ich hatte ja auch von den Chancen gesprochen,
schließlich sehe ich zumindest hier für die Uniarchive, das heißt,
das ist jetzt natürlich mal eine persönliche Sicht auch,
allerdings eine sehr große Chance im Aufbau von DMS und E-Akte,
denn dadurch, dass das Recordsmanagement an den Unis reformiert werden muss,
Ist auch eine gute Voraussetzung gegeben der Archivierungspflicht des Verwaltungsschriftguts nachzukommen.
Und damit tatsächlich die Überlieferungsbildung der Universität auf einen guten Weg
zu bringen.
Vielen Dank