Ich fange mal an mit dem Rahmen und mit der Einordnung dieses Projektes digitaler Campus.
Ich werde gleich erläutern, um was es geht,
in die IT-Strategie. Es war ein Wunsch von Herrn Göcks,
dass wir die Brücke von der alten Strategie zum Campusmanagement,
was dann nachher einen wesentlichen Part hier ausmachen wird, schlagen.
Und Frau Büschter wird dann über das Projekt konkret berichten.
Erfahrung aus dem Projekt berichten. Also vorhin Produkt,
jetzt Projekt. Die Agenda hatte ich schon angekündigt.
Wir werden über die Einbindung in die Strategie reden.
Ich werde dann die Gesamtinitiative, es ist mehr als ein Projekt,
kann ich schon mal verraten, vorstellen.
Und dann hören wir im Detail ins Implementierungsprojekt reingucken und einen Ausblick geben.
Alti-Strategie. Ein wichtiger Punkt ist ja die Frage,
welches Diensteportfolio hat man? Und die Grafik,
die wir hier sehen, die treibt uns immer,
wenn wir ein neues Thema aufgreifen und das irgendwo einsortieren müssen.
Wir haben in den Blau hinterlegten Feldern, haben wir die funktionalen Bereiche.
Wir haben Forschung und Lehre als die Kernprozesse. Dann haben wir Administration unten links,
unten rechts die Grundversorgung und außen in den gelben Kreisen,
die Themenfelder, die zu behandeln sind.
Und das ist meine Rolle als CEO, darauf zu achten,
dass wir diesem Gesamtbild gut aufgestellt sind und die Dinge angemessen auch unterstützen können.
Und wir haben uns selbst eben den gesamten Block,
der zum Bereich Studium und Lehre gehört, angeguckt.
Und das sind dann funktional eben die eher administrativen Themen des Campusmanagements,
also sehr starke Prozessunterstützung und die funktionale Unterstützung im Bereich E-Learning.
Und wenn man dahin geguckt hat vor ein paar Jahren,
dann haben wir alleine in dem administrativen Bereich diese Vielfalt an
Systemen und Strukturen und Datenbanken gesehen und ich hoffe,
dass sie das nicht lesen können,
sollen sie gar nicht,
sondern einfach nur ein Gefühl von der Komplexität und der Vielfalt
Einer dieser Punkte ist eben auch, dass da verschiedene Datenbanken verwendet sind,
die dann nicht gut integriert sind und dergleichen.
Wir werden das gleich noch auf einer anderen Folie sehen,
dass da auch Lebenszyklushemen bei der Softwareanlagen.
Und wir haben das dann eben aufgegriffen und ich habe gehofft,
der Folien nochmal Teil der Problempunkte stehen und der oberste ist eben ein ganz wichtiger,
weil wir die Studierendensicht hier ganz nach vorne stellen,
die nicht in den administrativen Prozessen,
sondern in den die leere unterstützenden Prozessen eine hohe Unsicherheit hatten,
wo kommuniziert wird,
wo Dokumente liegen,
wie man die austauscht und dergleichen
Da haben wir zurzeit noch natürlich die Homepage fürs der Lehrenden,
was die da drauf tun, können wir nicht steuern.
Und wenn das attraktiv für sie ist, einfach ist,
wenn sie es beherrschen, machen sie es eben manchmal.
Dann haben wir das elektronische, kommentierte Vorlesungsverzeichnis, eine Eigenentwicklung,
die auch eine Dokumentenablage beinhaltet. Darüber wird dann kommuniziert und
ausgetauscht. Und eine ganze Reihe von E-Learning-Plattformen unterschiedlicher Qualität,
manche auch mehrfach und alles durchaus nebeneinander stehend und nicht gut integriert.
Das ist ein ganz großer Anreiz gewesen,
hier Ordnung zu schaffen und Orientierung zu bieten.
Dann die üblichen Probleme, die wir kennen,
Software-Support läuft aus, alten Hiss-Komponenten sind dem Einsatz.
Wir haben im Bereich Bewerbung ganz viele Nebensysteme, Move-in,
Move-onsent dabei und weitere. Wir haben im Bereich der Eigenentwicklung,
die ohnehin personell natürlich nur schwer abzusichern ist,
weil man da eben ja an sich relativ große Teams in so einem komplexen Feld braucht,
auch Fremdkomponenten drin, die eben auch ihr Lebenszeitende erreicht hatten.
Und da haben wir gesagt,
wir müssen hier mal rein und wir müssen den umfassenden Weg finden,
der eine integrierte Lösung findet für diesen gesamten Bereich Studium und Lehre.
Haben dann angefangen, darüber intensiv zu diskutieren,
das aufzusetzen
Und auch eine Vision entwickelt,
die von der Nutzerseite herkommt und die reibungslose Unterstützung von Studium und Lehre
in allen Kernprozessen des Campusmanagements und des E-Learnings auf Basis einer IT getragenen,
also IT steht da aber eben nicht im Vordergrund,
integrierten Gesamtlösung, die von allen Zielgruppen, Studierende, Lernende,
Verwaltungspersonal über ein einheitliches Portal intuitiv und einfach genutzt werden kann und Raum für weitere Entwicklungen bietet.
Die Ziele, die dann verfolgt werden,
um dieser Vision näher zu kommen,
sind natürlich die Aufnahme der Bedarfe, der Prozessualen,
der Funktionalen Und dann die Architektur und die Schaffung der technischen
Lösung und die technische Lösung soll aus zwei Komponenten bestehen.
Einmal in der Standard-Software Campus Management und zum anderen Lernräumen programmiert auf einer Portalplattform.
Und das beides sehr eng verbunden und integriert. Nochmal Architektur,
die Folie von vorhin. Hier haben wir mal reingeschrieben in die einzelnen Felder,
welche Produkte dort bei uns entweder schon verwendet werden, welche in Frage kämen und was die Handlungsalternativen sind.
Und wenn wir oben rechts nochmal in den Kreis gucken,
dann haben wir da im Bereich der Plattformen, der Webplattform,
wo wir die studentischen Arbeitsplätze programmiert haben oder programmieren zurzeit,
haben wir SharePoint gesetzt, weil das eben an verschiedenen Stellen in dieser Architektur vorkommt und wir so sündergend finden können und im Bereich Campusmanagement,
also andere große Plattformen neben Microsoft bei uns, wäre SAP,
aber das konnte man im Bereich Campusmanagement so nicht selbst,
weil das eben ganz großer, auch komplexer Block ist,
da haben wir über ein Ausschreibungsverfahren dann am Ende,
erklär als Campus ausgewählt.
So, ich mache jetzt noch eine Folie,
vielleicht auch zwei mit den Animationen zu Projekt und dann kommt
Frau Büchter mit den Details im Projekt.
Angefangen haben wir mit einem Vorprojekt, da ist dann auch
diese Vision entstanden, da sind die Ziele formuliert worden,
da ist ganz viel geklärt worden.
Was wollen wir erreichen? Wie wollen wir das tun?
Wir haben eine Strukturierung entwickelt, die dann hier auf dem Projektplan
auch zu sehen ist. Wir haben eine Zeit- und Aufwandsabschätzung getätigt,
haben Personen und Rollen im Projekt definiert und wir haben,
und das ist dann auch ein ganz wichtiger Punkt,
Recht, eine ganze Reihe von Themen ausgegrenzt,
die wir nicht mitbearbeiten wollten,
um das Projekt eben irgendwie handhabbar und auch fertigstellbar
zu bekommen
Lea in das Projekt mal reingucken. Ist hier irgendwo Licht?
Ja. Hier sehen Sie den klassischen Prozess zur Einführung einer Standardsoftware-Campusmanagement,
soll Konzept, Ausschreibung, Implementierung, ja unten technische Vorarbeiten,
um diese SharePoint wirklich in großem Stil bei uns an den Start zu bringen.
Und hier die Implementierung der E-Learning-Basis-Funktionalitäten. So, das war vor
drei Jahren war das das Bild, das war die Idee.
Und dann kommt das wahre Leben. Wir haben dann festgestellt,
wir wollen ja einen einheitlichen Zugang haben und dazu braucht man einen Identity-Provider,
um das Ding ist ein unvernünftig zu machen und dann stellt man fest,
den braucht man auch noch für viele andere Dinge.
Wir haben auch Sicherheitsthemen, wo das inzwischen hilft.
Also braucht man da etwas, was insgesamt für die IT notwendig ist.
Wir haben da ein eigenes Projekt zugemacht. Wir haben dann auch gelernt,
dass man für gewisse komplexe E-Learning-Szenarien doch noch ein fertiges Produkt
mit anbinden muss, Mudel, auch als Teil eines Projektes.
Und wir haben zwar Themenblöcke, nämlich die Supportstruktur und die Studieninformationen,
die wir dann doch in Nähe zu Themen, die eigentlich ausgeschlossen waren,
nämlich Portal hier im Bereich Studien, Informationen und Supportstruktur.
Wir bauen einen Studierenden-Service-Center,
die wir dann doch in enger Abstimmung mit diesen ausgegliederten Themen
hier als weitere Projekte
gerade versuchen aufzusetzen
Soweit zu der Rahmen. Und jetzt gebe ich an Frau
Büchter weiter. Na, ich zeige jetzt einmal nochmal die
Organisation der Gesamtinitiative, quasi diesen Überbau über die Projekte.
Da haben wir das Rektorat als Auftraggeber, die strategische Leitung der Gesamtinitiative.
Das ist in so einem Projektmanagement-Sprech der Lenkungsausschuss. Und die
operative Leitung der Gesamtinitiative, die Gesamtinitiative ist ein Programm.
Und damit wäre das quasi die Programmleitung. Und
da drunter sind dann die Projekte, die Projekte haben,
je nach Bedarf unterschiedliche Strukturen.
Hier angedeutet, ist die Struktur von diesem Projekt 3
Implementierung Campusmanagement
Die strategische Leitung wird beraten, durch den Lenkungskreis,
da sitzen Fakultätsleitungen drin, die Leitung des Rechenzentrums und der Bibliothek.
Und die operative Leitung der Gesamtinitiative wird beraten durch einen Fachausschuss,
da sitzen viele Menschen aus der Arbeitsebene drin. Das heißt,
Menschen, die konkret in den Fakultäten mit E-Learning befasst sind,
aber auch Prüfungsämter, Lehrplanungsbeauftragte und so weiter.
Hier das Projekt 3, die Organisation,
die gibt es hier nochmal im Detail dann
Da gibt es dann die Projektleitung. Ach so, das hatte ich eben vergessen.
Das Ganze sieht ja sehr tief hierarchisch strukturiert aus.
Tatsächlich ist das Leben dann manchmal ein bisschen einfacher durch Personalunion.
Ich habe die Leitung von dem Projekt 3 und bin gleichzeitig
quasi die Programmleitung. Und von daher rede ich sehr viel
und sehr intensiv mit der strategischen Leitung.
Die neben der Projektleitung steht hier nochmal ein Projekt Lenkungsausschuss,
in dem sitzt die strategische Leitung und die Geschäftsfeldleitung von
der CAS
Wir haben dann ein Projektbüro. Das ist ein Projekt von einer
, das ist ein ziemlich großes Projekt. Sehen Sie auch
schon an den verschiedenen Teilprojekten und Teilaufgaben. Das heißt,
da kann so eine Projektleitung, das was Notwendig ist,
um so ein Projekt zu organisieren und zu steuern,
gar nicht alleine machen.
Daher das Projektbüro, das Projektteam besteht aus den Leiterinnen und
Leitern der Teilprojekte und der Teilaufgaben
Und wir haben unterschieden, Zwischenteil, Projekten und Teilaufgaben,
wenn Sie da sehen, zum Beispiel Prozessmanagement, Change Management,
aber auch gerade Rollen und rechte Schnittstellen, Daten,
Migration, Auswertung und Statistiken, das sind Themen,
die tauchen in allen Teilprojekten wieder auf.
Und das heißt, die Teilaufgaben liegen im Grunde quer zu
den Teilprojekten und die Teilprojektleiterinnen und Leiter holen sich die Teilaufgabenverantwortlichen,
immer dann, wenn es im Teilprojekt notwendig ist.
Das funktioniert aus meiner Sicht sehr gut.
Es führt manchmal zu Zeitkonflikten, Wenn Sie genau hinschauen,
sehen Sie, dass der ein oder andere Name doppelt auftaucht.
Und wenn jetzt mehrere Teilprojekte, und das ist gerade der Fall,
in so eine Phase kommen, wo es um Berechtigungskonzepte geht,
dann haben wir einen Engpass bei der Teilaufgabe,
Rollen und Rechte.
Da ist eben ein Mensch, der dann plötzlich in alle Teilprojekte reingezogen wird.
So findet sich an anderen Stellen sowas auch wieder.
Wir haben mit diesem Projekt begonnen, ziemlich genau vor einem Jahr.
Damit haben wir nach Ansicht von Herrn Maurer den Zustand erreicht.
Das ist kein Projekt mehr,
sondern ein Zustand nach einem Jahr
Sie sehen auch, dass ein Zeitplan stand, April
2014. Wir wissen inzwischen, dass wir den Zeitplan so nicht halten können.
Da gehe ich gleich auch noch mal drauf ein.
Ich wollte aber hier an dem Zeitplan zeigen, dass wir gestaffelt vorgehen.
Das heißt, nicht alle Teilprojekte auf einmal produktiv gehen lassen,
sondern eben gestaffelt. Und wir aber eine Phase vorgeschaltet haben,
nämlich die Feinkonzeptphase, die über alle Teilprojekte hinwegläuft.
Die, in der sind wir in anderen Projekten,
heißt es, Bootcamp oder Boostcamp.
Dort sind wir alle unsere Soll-Prozesse,
die wir ja vorher erarbeitet haben,
mit der CRS
CRS Campbus durchgegangen und haben geguckt, was passt, was passt nicht.
Wo gibt es nochmal Abstimmungsbedarfe? Und am Ende dieser Feinkonzeptphase
haben wir dann noch einmal eine Runde durch die Uni gemacht und das,
wo wir dann gemerkt haben,
wir müssen dann uns nochmal rückkoppeln,
weil das so nicht passt oder weil sich was so nicht realisieren lässt oder vielleicht anders,
um da eben nochmal auch so eine Abstimmungsrunde wirklich einmal durch die Uni zu machen.
Das heißt, da haben wir auch alle Fakultäten,
bis auf die Arbeitsebene hin auch mit einbezogen
Das hat sich in kleineren Teilen auch wiederholt und es wird
sich auch weiter wiederholen. Es ist so,
dass wir immer wieder an Punkte kommen, wo wir merken,
das, was wir mal definiert haben, geht so nicht mehr.
Vielleicht hat sich die Welt auch weiterentwickelt oder vielleicht haben wir
selber im Projekt neue Ideen entwickelt.
Dann immer wieder müssen wir auch diese Runde machen.
Und dann uns auch mit den Fakultäten da abstimmen.
Das braucht Zeit. Ich habe hier nochmal die verschiedenen Phasen
dargestellt. Über das Feinkonzept hatte ich eben gesprochen.
Am Ende der Feinkonzept-Phase stand ein Feinkonzept
Woanders wäre das vielleicht ein Fachkonkonzept. Die Begrifflichkeiten,
das kann ich auch gar nicht unbedingt zur Nachahmung empfohlen,
empfehlen, Feinkonzept und Fein Spezifikationen, das können nicht viele auseinanderhalten.
Aber das ist jetzt zu spät, die sind eingeführt worden
im Rahmen der Projektplanung und da müssen wir jetzt durch.
Aber am Ende der Feinkonzeptphase stand eben ein feines Konzept,
das das Sollkonzept abgelöst hat aus Projekt 1. Ist also quasi eine Fortschreibung des Soll-Konzepts.
Und es gibt durchaus den Anspruch, dass diese Prozesse leben.
Das heißt, dieses Feinkonzept ist auch jetzt immer schon wieder
schrittweise fortgeschrieben worden und es soll auch nach Projektende weiterleben.
Also Grundlage sind tatsächlich unsere Prozesse an der Stelle
Wir sind jetzt in den Talprojekten in der feinen Spezifikation
und in dieser feinen Spezifikation erarbeiten wir Pflichtenhefte.
Und das ist, denke ich, ein Unterschied zu manchen anderen IT-Projekten.
Wir haben eigentlich erst mal den klassischen Ablauf. Das heißt,
wir haben unsere Soll-Prozesse, wir leiten unsere Anforderungen daraus ab,
haben das Lastenheft, gehen in die Ausschreibung und am Ende der Ausschreibung
steht nicht das Pflichtenheft mit dem Vertrag,
sondern es steht durchaus ein Vertrag da.
Aber wir sind jetzt erst dabei, tatsächlich diese Pflichtenhefte zu erarbeiten.
Und das dauert länger, als wir zunächst gedacht haben,
auch durchaus gemeinsam in der ersten Phase der Projektgahnung
gedacht haben
Wir brauchen sehr viel länger, um zu gucken,
wie machen wir es denn nun wirklich? Nicht mehr was machen wir,
sondern da geht es ja darum, wie machen wir es?
Und das braucht Zeit. Das heißt, wir sind jetzt,
wenn man die Gesamtinitiative mit dem Vorprojekt anschaut,
sind wir jetzt gut drei Jahre unterwegs.
Wir sind in diesem Projekt ein Jahr unterwegs und
wir nähern uns jetzt dem Abschluss der ersten Pflichtenhefte.
Das ist ein langer Weg. Wir haben dann,
das haben Sie jetzt möglicherweise gar nicht verfolgt,
aber wir haben die Phase,
die in diesem alten Zeitplan noch zusammen drinsteht,
Customizing-Schulung,
Tests,
haben wir
inzwischen gesplitten
In Customizing und Tests, das zeige ich Ihnen gleich,
warum. Es schließt sich dann eine erste Betriebsphase an,
die ist Bestandteil des Projektes und die dauert genau einen Zyklus.
Das heißt, in der Regel ein Semester,
weil wir davon ausgehen, dass da im Bereich Dokumentation,
Support, Nachbesserung noch einiges zu tun ist.
Danach gibt es eine Überführung in den Regelbetrieb und dann ist
das Teilprojekt zu Ende, das jeweilige Teilprojekt.
Wenn das letzte Teilprojekt abgeschlossen ist, ist dann noch
das Projekt zu Ende.
Hier unten sehen Sie nochmal Meilensteine
Und das Ganze gibt es jetzt hier noch mal in einer
etwas anderen Darstellung, wo, denke ich, deutlich wird,
warum wir diese Phase Customizing-Schulung, Tests aufgesplittet haben.
Hier oben sehen Sie wieder fein Konzept und feinen Spezifikationen.
Darunter stehen jeweils die Akteure und hier haben Sie dann
den Ablauf in den Teilprojekten. Das heißt, wir haben
diese Phase des Customizings. Es gibt dann ein Software-Release,
was ausgeliefert wird und gleichzeitig finden Schulungen der Key-User statt.
Das Projektteam, das sind praktisch unsere Key-User,
dann eben in den verschiedenen Bereichen
Diese werden von der CRS geschult, die Key-User testen.
Dann gibt es gegebenenfalls Fehlerbehebungen, die Abnahme,
dann sieht das Konzept vor,
dass die Key-User und unsere Kommunikationsmanagerin gemeinsam die Anwenderschulen,
dort Informationsveranstaltungen machen und dann gehen wir in die erste Betriebsphase.
Parallel zu dieser Arbeit, das hatte ich eben schon gesagt,
gibt es eben auch Arbeitsschritte im Bereich Datenmigration,
Schnittstellen, auch noch in anderen Bereichen.
Auch da haben wir ein Wechselspiel,
was aber nicht so deutlich ist wie oben in diesem Strang
Wir haben sehr früh mit der Spezifikation begonnen für Datenmigration und Schnittstellen,
praktisch direkt nach dem Feinkonzept sind wir dort auch eingestiegen.
Wir stellen jetzt fest,
dass wir die Spezifikation gerade im Bereich Datenmigration erst abschließen können,
wenn wir mit der Feinspezifikation im Teilprojekt jeweils fertig sind.
Da gibt es zeitliche Abhängigkeiten. Und auch da brauchen wir
eine Freigabe und dann natürlich eine Migration der Daten,
um dann in diese erste Betriebsphase reinzugehen.
Das vielleicht, also das war tatsächlich gut,
dass wir da sehr, sehr früh begonnen haben,
weil auch über dieses Thema Datenmigration sich viele Fragen ergeben in die Feindspezifikation.
Das betrifft insbesondere Studienstrukturdaten. Das wird uns aber bei den
Leistungsdaten wieder einholen. Und dadurch kommt man eben zu einem
sehr engen Austausch zwischen dem Teilprojekt und den Fragen,
welche Daten wollen wir migrieren,
in welcher Qualität liegen die jetzt vor und so weiter.
Es ist nicht gut, wenn man ein Pflichtenheft hat und
dann erst anfängt mit der Datenmigration.
Da gibt es viel zu viele Rückwirkungen
Wir sind gefragt worden nach den Herausforderungen.
Und da gibt es viele und eine der größten Herausforderungen trifft,
glaube ich, inzwischen auch fast alle Hochschulen zu.
Es ist nämlich so, dass in Bielefeld,
Bachelor und Masterstudiengänge seit 2003 eingeführt sind, und zwar IT-gestützt.
Das heißt, wir führen hier kein neues Campusmanagement-System ein,
sondern wir haben den Anspruch, Verbesserungen zu realisieren.
Das ist ganz schwer, weil jeder für sich definiert,
was denn besser ist und was nicht.
Dann war tatsächlich eine Herausforderung das Thema Projektziele.
Hintergrund ist, das haben Sie eben gesehen,
es wurde eine Vision von formuliert für die Gesamtinitiative, oh.
Wir konnten sie aber nicht aus der Hochschulstrategie ableiten.
Weitere, das kann ich hier jetzt einfach kommen lassen.
Weitere Herausforderungen sind auf jeden Fall die Mehrfachstudiengänge,
die Zusammenarbeit ist eine große Herausforderung in so einem großen Projekt.
Spannend ist die Frage, ein integriertes System,
wenn wir das EKVV ablösen, schneiden wir das ab von Sachen,
die bislang wunderbar integriert sind.
Kommunikation, das kommt eigentlich erst, wenn wir wirklich in Betrieb gehen.
Motivation ist ein Riesenthema, weil wir im Moment in einer sehr,
sehr langen Phase sind zwischen zwei Meilensteinen Personal wissen Sie selber,
was da an Herausforderungen mit verbunden ist.
Und dann ist es eben so,
dass immer wieder auch neue Projekte auftauchen und sich grundsätzlich die Frage stellt,
ob wir da nicht neben so einem Programm auch noch im Mehrprojektmanagement brauchen.
Ja, wer und was befördert das Projekt? Das denke ich,
ganz wichtig, die Einbindung in die Hochschulleitung,
ist heute auch schon mehrfach gesagt worden.
Führung, das ist etwas, was tatsächlich auch sehr gut funktioniert,
auch auf Teilprojektebene und ganz besonders da.
Das ist auch gut so, weil ich
sonst verloren wäre
als Projektleiterin
Die Vernetzung, es ist so,
dass die Universität jetzt hier gar nicht vorgestellt wurde,
aber es ist tatsächlich eine Universität der kurzen Wege.
Das Projekt ist über, also die Fakultäten sind im Projekt vertreten.
Dann haben wir über die Gesamtinitiative ein Projekthandbuch,
regelmäßige Team-Meetings, Agenten, ja, Orientierung.
Wichtig war und ist auch immer noch das Tool für die Zusammenarbeiten,
Projekt SharePoint, es hat nichts mit dem E-Learning-SharePoint zu tun,
das ist ein schickes auf Basis von 2013,
das hier ist ein nicht so schönes 2010,
out of the box
Und wir haben ein sehr starkes Projektteam, das Etappen und
Erfolge auch gerne feiert. Was Sie hier sehen,
ist das Abschlussgrillen vom Projekt 2, Ausschreibung Campusmanagement.
Den Abschluss, da haben wir noch ein paar Jahre Zeit.
Der wird noch kommen. Gut, Werkstattbericht,
ich weiß nicht, wie viel Werkstatt es war,
in 20 Minuten ist es schwierig, hier stehen weitere Themen,
die wir sehr gerne mit Ihnen diskutieren würden.
Vielen Dank