Und Sie sehen, auch wir wollen mit Ihnen über den Soon Lifecycle reden,
aber mit einer Perspektive, wir haben es gemacht.
Wir sind den Weg gegangen, der Selbstvergewisserung, haben Sie,
glaube ich, einmal gesagt, also den Weg,
eine Vorbereitung, nämlich für eine Hochschule,
sich zu überlegen, was ist uns eigentlich wichtig,
wo sind unsere Spezifika und wo wollen wir hin?
Insofern würden wir davon gerne berichten und wir haben auch im Nachhinein,
das müssen wir zugeben, den Untertitel gewählt,
Wandel bewegt, Qualität verbindet, als wir überlegt haben,
wie ist es gelaufen und was hat dieses Projekt eigentlich
auch von anderen Projekten abgehoben und speziell gemacht.
Insofern, das würden wir
ihm gerne vorstellen
Vielleicht kurz zu meiner Person. Mein Name ist Tobias Sturm,
Firma Share Management. Wir sind im Hochschulbereich in vielen Umfeldern
tätig, unter anderem sehen sich ja das Stichwort ERP-Systeme.
Dort reden wir meist über die Einführung von SAP-Software. Strategisches IT-Management,
wie muss ich mich eigentlich in meiner Hochschule in der IT aufstellen,
um zukunftssicher zu sein und arbeiten und unterstützen zu können und eben das Thema Campusmanagement,
was ich hier fachlich verantworte und wo wir in den letzten
Jahren eben auch einige Hochschulen bedienen durften und insofern einige Erfahrungen
sammeln durften
Eine davon sehr prominent, oben links hier vertreten, die Fachhochschule Münster.
Und das ist genau das Projekt, von dem wir beiden hier berichten würden.
Okay, dann übernehme ich kurz. Lassen Sie mich ganz kurz
die Hochschule vorstellen, damit wir vielleicht auch ein paar Besonderheiten eingehen.
Wir haben zurzeit 13.600 Studierende, wie, glaube ich,
in allen Hochschulen Rekordzahl. Also wir wachsen im Moment ganz stark,
haben die große Besonderheit, wir haben zwei Standorte, zwei Studienorte,
wir haben alle einen 4.800 Studierenden in einem Ort namens Burg Steinfurt,
der ungefähr 20.000 Einwohner hat und 33 Kilometer von Münster weg ist,
noch zwei Studienorte im Kreis Waren, auf dem Kreis Kursfeld,
sind also an mehrerlei Standorten aktiv, insgesamt fünf Campi,
heißt es, glaube ich, oder Campussi.
Sind da sozusagen auf, was eben auch Besonderheiten hat für das Campusmanagement.
Wir haben 75 Studiengänge, unter anderem sowas wie einen gemeinsamen Studiengang,
berufliche Lehrausbildung mit unserer großen Schwester der Universität Münster.
Das heißt, auch da allein gibt es die erste Interaktion
zwischen dem System. Forschung sind wir auch ganz stark,
da gehe ich heute mal nicht drauf ein,
circa 1000 Beschäftigte, die Sie so im Projekt insgesamt mitnehmen
müssen,
davon 260 Professoren
Geld ist auch nicht so wichtig heute. Was wichtig ist bei uns,
wir waren die erste Fachhochschule, die System akkreditiert ist worden ist,
was eben eine große Herausforderung ist bei so einem Projekt,
auch das Qualität zu halten.
Und wir haben eine Besonderheit, auf die ich kurz eingehen möchte.
Wir sind sehr qualitätsaffin. Qualitätsparklehre, Wandel bewegt,
da kommt der erste Name her. Wir haben das Wandelwerk,
ein Zentrum für Qualitätsentwicklung, was eine große Rolle auch im Campus-Management spielt.
Jetzt hat Herr Wemmer vorhin so schön gesagt,
jetzt gehe ich doch meinen ersten Bezug in die Hochschule,
muss wissen,
wer sie eigentlich ist und wo sie hin will und was
sie denn so macht
Wir arbeiten seit Jahren als Präsidium mit einer sogenannten ASC,
Academic Scorecard, abgeleitet aus der BSC.
Wir haben nur die Perspektiven gedreht. Im Unternehmen ist die Finanzperspektive
oben. Sozusagen, es geht am Ende um die Randite.
Bei der Hochschule geht es um das Ergebnis in Bildung und Forschung
und wir haben dann bei uns intern definiert,
die Ressourcen müssen natürlich dafür da sein, das dann auch tun zu können.
Dieses ASC-Gebilde läuft in Wechselwirkungen zwischen zentrale und Fachbereichen
und bildet dann jeweils den Hochschulentwicklungsplan. Das heißt,
wir wussten eigentlich sehr gut, bevor wir angefangen haben,
wo wir eigentlich strategisch hinwollen im Bereich Campusmanagement
Dazu kommt, dass das Thema Prozessaffinität bei uns sehr deutlich gegeben ist.
Wir haben schon seit vier Jahren ein sogenanntes Prozessportal Findus,
das ist damals entstanden, weil wir als eine der
drei Hochschulen bundesweit vom Stifterverband für QM ausgezeichnet wurden.
Das heißt, wir haben eben schon eine Vielzahl von definierten,
abgestimmten in der Hochschule dokumentierten Prozessen,
auf denen wir das ganze Thema aufbauen können,
die dann alles klassischerweise abgebildet sind mit Schnittstellen und so weiter,
die dann huschelweit auch bekannt sind
Gut, kommen wir zum Projekt. Was war jetzt Aufgabe, das Projekt?
Wir sind quasi im Status Vor-Projekt. Es gab auch noch
ein Vor-Vor-Projekt, obwohl es das ja auch nicht gibt,
gar nicht gibt in der Lehre. Es geht darum,
wir haben eben durchaus eine heterogene IT-Landschaft im Moment im Bereich Tune Lifecycle
mit einer Vielzahl von zwar definierten, aber unterschiedlichen Prozessen.
Und wir setzen sehr viele unterschiedliche Software-Systeme im Moment ein.
Wir versuchen im Moment, und wir schaffen das auch,
im Vorprojekt eben ein Konzept für eine homogenere oder homogene
Prozess- und IT-Landschaft zu entwickeln,
um dann unsere Vorstellung für ein Campus-Management-System dann
auch umsetzen zu können
Gut, zweiter Stichwort zum Thema Wissen, was eine Hochschule eigentlich macht.
Erstes Ergebnis in diesem Projekt war, eine Prozesslandkarte.
Wir haben wirklich nochmal intensiv zu diskutieren, wer sind wir eigentlich,
was machen wir eigentlich, was machen wir im Kern wirklich.
Jetzt ist das nicht so ganz leicht,
wir haben ganz bewusst im Präsidium, letzte Woche sie endlich verabschiedet,
damit ich sie heute auch zeigen kann in dem Kontext.
Wir haben dann von Variante 029 auf 1.0 geschaltet,
sind da immer noch nicht mit durch,
weil es eben wirklich wichtig ist, strukturübergreifend sich klar zu machen,
was ist eigentlich das, was eine Hochschule tut.
Da sind von uns eben drei Prozesse, Kernprozesse ausgegangen,
Wir haben gleich mal versucht, das Thema Student Life Cycle anders zu stellen.
Nur es hat eben Bezüge, sowohl auf die Managementprozesse,
also Planung des Studienangebots, als eben auch auf den Kernprozess,
Bildung, als eben auch die Unterstützungsprozesse.
Es will immer keiner zu den Unterstützungsprozessen gehören unten.
Das ist das typische in der Prozesslanke,
aber auch das haben wir hingekriegt in dem Thema.
Das heißt, wir haben einfach mal den Student Life Cycle
sozusagen plattgekloppt. Es ist natürlich ein Kreis,
weil sie im Rahmen lebenslanges Lernen immer wieder anfangen.
Aber es geht eben nach dem Modell von der Quelle bis zur Senke.
Darum Studieninteressierten zu qualifizierten mit der FH verbundenen Absolventinnen,
Absolventen zu machen. Das ist sozusagen unser Kernauftrag in dem
Ganzen. Und dafür müssen wir einen Prozess abbilden
Die aufeinander aussetzt, der eben bei Studierende Verben anfängt und
bei Kontakt zu Alumni halten, hinten eben nicht aufhört.
Und dass unserer Hochschule eben sehr wichtig ist,
immer dieses Thema Lernende betreuen. Wir haben ein sehr,
sehr großes Angebot aufgezogen rund um das Thema Beratung für Studierende.
Ich zeige Ihnen noch kurz die beiden anderen Prozesse.
Nur insofern, um Ihnen einfach eine Besonderheit zu zeigen,
ich verantworte eigentlich die beiden anderen inhaltlich.
Ich bin nämlich Vizepräsident für Transfer- und Partnerschaften, mache eigentlich überwiegend Forschung.
Und wir haben im Präsidium den zum Projektleiter gemacht,
der eigentlich am wenigsten mit Lehre zu tun hat.
Was total hilfreich ist, sage ich Ihnen ganz ehrlich,
das ist kein Standardmodell
Aber ich stelle halt so viele naive Fragen zum Thema Bildung,
dass das sehr hilfreich ist. Okay. Genau,
da können wir ja vielleicht auch bei den Lessons Learned noch mal dazu kommen.
Ich teile da die Meinung. An der Stelle würde ich
gerne noch mal einsteigen. Zum Ersten mit der Bemerkung,
dass diese Prozesslandkarte eigentlich eine Eigenschaft hat, die jede gute Prozesslandkarte hat.
Nämlich sie sieht eigentlich relativ einfach aus. Und rein technisch
mit PowerPoint, das könnte jeder in einer halben Stunde machen.
Es steckt aber eben sehr viel Aufwand drin.
Und das ist auch eigentlich das Wertvolle. Die Diskussion,
bis man hier zu einer Begriffsbildung kommt und darauf sagt,
was gehört sozusagen wozu und zu welchem Punkt,
das sieht man solchen Strukturen nicht an.
Aber das ist das Wertvolle, was man dann eben
auch nutzen kann
Und weiter verwerten kann im weiteren Projektverlauf. Also insofern eine
sehr prozessaffine Hochschule. Wir als Share-Management sind eben auch,
seit jeher eigentlich im Prozessmanagement unterwegs. Und insofern haben wir
uns mit dem Projektzieher gemeinsam auf diese Prozesslandkarte als erstes Ergebnis
draufgesetzt und uns natürlich auf den Bereich Bildung konzentriert.
Dort eben das Stichwort zu einem Lifecycle. Herr Schröder hat
es gerade schon erwähnt, was hier eben angedeutet ist,
natürlich auf einer recht groben Ebene,
was es dann eben zu verfeinern galt
Es wird sie nicht wundern. Wie haben wir das gemacht?
Wir haben Workshops gemacht. Wir haben also sehr breit eingeladen.
Beteiligung war uns hier sehr, sehr wichtig. Die Fachexperten
wirklich zu haben. Auch die kritischen Geister zu haben,
weil es uns eben sehr wichtig hier war,
eine Akzeptanz zu schaffen und auch eine Transparenz darzubieten,
die es eben ermöglicht, dir wirklich valide Ergebnisse zu erhalten.
Und weil diese Workshops eben so wichtig sind, haben wir
uns bemüht, sie sehr vernünftig vorzubereiten und eben auch nachzubereiten.
Wir geben eben im Vorfeld von Workshop sogenannte Fragenkataloge raus,
wo wir sagen, wo wir die Anwender darauf vorbereiten,
was kommt da eigentlich auf mich zu
Neben der reinen Einladung zu einem Prozess-Workshop. Was soll ich da tun,
was er dich da gefragt, was versteht man eigentlich unter Prozess?
Das heißt, wir haben hier mal eine kleine Aufeinführung gemacht,
das verstehen wir unter dem Thema,
wie teilen wir das auf und was sind so typische Fragen? Die Workshops selbst,
wir haben die Ergebnisse dokumentiert in der Form,
dass wir jetzt nicht sklavisch im Ist sozusagen jeden Prozess im Detail modelliert haben,
sondern wir haben die Prozesse grob beschrieben und dann aber sehr schnell einen starken Schwerpunkt darauf gelegt,
was läuft denn eigentlich gut, was sollte beibehalten werden,
aber natürlich auch das Spannendste ist,
was läuft eben nicht
so gut und wo gibt es Verbesserungspotenziale
Wir haben bewusst eine Feedback-Phase eingelegt und den Teilnehmern die Möglichkeit zu geben,
die Dinge nochmal zu reflektieren, das Protokoll nochmal in Ruhe zu lesen,
mit der Kollegin zu sprechen, das eine oder andere nachzulesen.
Und das wurde auch recht intensiv genutzt,
sodass wir dann nach dieser Feedback-Phase für jeden Prozessbereich,
für jeden Hauptprozess eigentlich eine Finale, in Anführungsstrichen,
Ergebnisdokumentation hatten, final in dem Sinne,
dass es eine Grundlage war, um darauf weiter aufzubauen.
Dass sich die Welt weiterdreht, natürlich, das ist,
glaube ich, allen Wurst.
Und dieses Verfahren haben wir eben als Prozess Quick-Check genannt,
um es eben auch abzuheben,
von einer Detailprozessist-Analyse
Die als Alternative eben auch durchaus möglich wäre. Ein Beispiel,
was wir dabei erreicht haben, sind eben Optimierungspotenziale.
Wir haben hier noch einen Unterschieden zwischen sogenannten Funktionalen,
vielleicht IT-technischen Optimierungspotenzialen, wo wir hier in diesem Beispiel gesehen haben,
man kann, wir reden hier zum Beispiel über Lehrveranstaltungen,
man kann beim Kopieren von Vorjahressemestern vielleicht besser werden.
Man muss in der rechten Steuerung vielleicht was ändern.
Ich will jetzt nicht alles vorlesen, aber Dinge,
die eben durch eine geänderte IT beispielsweise
eben optimiert werden können
Nicht unbedingt durch eine IT, die jetzt neu eingekauft werden muss,
sondern es haben sich auch Dinge ergeben,
sogenannte Quick Wins, die eben auch jetzt schon möglich sind.
Und rein, rein oder mehr oder weniger reine Prozessuale,
Optimierungspotenziale, die sich eben auch ergeben.
Und auch da würde ich wieder einen Herrn Wimmer anküpfen und
darauf hinweisen, eben Prozesse sind eben nicht nur IT.
Und die Lösung ist nicht,
ich kaufe mir ein neues Kampfusmanagementsystem und dann läuft das,
sondern viele Verbesserungen ergeben sich eben
auch prozessual
Natürlich auch jede Menge Papier erzeugt. Wir sind da aber
weniger auf die Quantität stolz, vielleicht auch so ein bisschen.
Aber mehr auf die Qualität. Und als Beispiel möchten wir Ihnen mal
einen Einblick geben, was natürlich bei so etwas rauskommt, sind Anforderungskataloge.
Anforderungskataloge an IT beispielsweise. Und diese Anforderungskataloge werden unter Umständen
und auch in diesem Fall sehr kleinteilig. Das passiert. Wir sind aber der festen Überzeugung,
wenn man sich auch hier das Beispiel Lehrveranstaltungsmanagement,
wenn man sich hier für den Veranstaltungs, den Anforderungskatalog anschaut,
dann wird in der Summe eben sehr klar, was die Spezifika sind,
der Fachhochschule Münster und worauf es der Hochschule hier ankommt.
Ein zweites Beispiel, wir haben ein Projekt,
einen Vorgehensplan entwickelt, um diese Optimierungspotenziale eben auch zu heben.
Das hat viel mit IT zu tun, mit Campus-Management-Systemen,
aber eben auch mit anderen Aspekten, wie Projektmanagement, wie Hebung der prozessualen Potenziale.
Auch wir haben uns bemüht, die IT-Systemlandschaft einmal aufzuzeichnen.
Wie ist denn eigentlich im Moment die Systemlandschaft aufgebaut und auch auch das ist ein ganz fürchterlich großes Bild,
was wir hier nur in Ausschnitten zeigen können, was aber extrem wertvoll ist,
wenn man dann sozusagen auf der Ebene der sehr technisch orientierten Menschen diskutiert und überlegt,
was kann zum Beispiel auch abgelöst werden,
wo kann integriert werden, wo kann konsolidiert werden.
Und diesen Schritt haben wir eben auch gemacht,
indem wir gesagt haben,
wir wollen auch den Schritt ins Soll gehen und wir müssen uns eben überlegen,
Prozesse sind im Fokus bei uns,
welche Prozesse sollen denn dann zukünftig zur Hebung dieser Optimierungspotenziale
eigentlich,
von welchem System unterstützt werden
Und so haben wir, oder hat die Fachhochschule Münster eigentlich für sich einmal definiert,
was ja Wimmer gerade so allgemeingültig versucht hat für alle Hochschulen,
hat die Fachhochschule Münster für sich definiert.
Was vorstehen wir denn eigentlich unter unserem Campus-Management-System? Und das ist
auch in der, das ist auch nicht nur das,
was man sozusagen auf CD bei einem Anbieter eben erwerben kann.
Und sie sehen auch, in diesem Beispiel,
was man etwas größer rausgehoben haben, wir haben auch erkannt,
dass es eben benachbarte IT-Systeme gibt,
die eben hier ein DMS-Dokument-Management-System,
wo man sich in der Studie im Studiengangsmanagement eben bestimmte Dinge von diesem System Er hofft,
die dann aber in ein Kernkampfusmanagement-System übertragen werden.
Und das große Ganze sozusagen das ist,
was wirklich den Student Lifecycle insgesamt hier unterstützt.
Okay, mache ich wieder weiter. Vielleicht ein Vorteil,
wenn in dem Fall jemand das macht,
der schon sehr lange in der Hochschule ist und der auch im Präsidium verankert ist,
ist das Thema Change Management.
Wir haben versucht, von vornherein die ganze Hochschule mitzunehmen.
Und das ist eben Eine Herausforderung, sagen wir das mal so,
weil es hat eigentlich nur Spaß gemacht,
deswegen will ich nicht sagen Problem.
Wir haben einen riesen Kick-Off gemacht. Wir haben Campus-Management-Tage angeboten,
wo wir die Hochschule so eingeladen haben, Projekt Zwischenberichte genommen.
Wir haben Zwischenergebnisse mit der Hochschule diskutiert. Ich weiß gar
nicht, wie viele Workshops wir durchgeführt haben, etliche.
Wir waren in den tiefsten Laboren auf dem Campus und über
Schatten-IT zu diskutieren. Das ist eben das,
wo man wirklich dann so eine ganze Hochschule dann auch mitkriegt
und auch so eine Hochschule jetzt sehr hohe Erwartungshaltung hat.
Das ist dann so ein bisschen der Nachteil in der Geschichte,
was denn da jetzt kommen könnte an dem ganzen Thema
Das Zweite, was wir gemacht haben,
wir haben irgendwann mal angefangen, Storytelling zu betreiben.
Das Thema ist extrem komplex. Wir reden da oft über IT,
wir reden über IT-Prozesse. Und vielleicht liegt das auch daran,
weil ich als Projektleiter eben nicht wusste, was Extensions sind.
Bei mir war das vorher noch was anderes. Haben wir
mal versucht, einfach zu bebildern und Geschichten zu erzählen,
wie sieht denn das Thema Stuned Life Cycle 2020 in der Hochschule an?
Das sind jetzt neun Bildchen, die da entstanden,
neun Storys, die wir dann erzählt haben,
die wir dann diskutiert haben mit der Hochschule.
Ist das das Gleiche, von dem wir da reden?
Haben wir unterschiedliche Vorstellungen,
wie das aussieht
Möchte ich nur ein Bild ausgreifen,
weil es ist vorhin schon mal erwähnt worden, klassische Fragestellung,
Schnittstellung zwischen E-Learning und Campus-Management-System, was soll da können,
in welche Richtung soll das gehen, wie machen wir nicht genau was,
wo tragen wir die Studierenden ein, was können sie gehen,
was können sie nicht gehen, passt, glaube ich,
ganz gut, das Bild zur heutigen Veranstaltung.
Da haben wir sehr intensiv über unsere gemeinsame,
was ja auch ganz gut zu Hamburg, das Stichwort Vision,
sollen wir sozusagen in dem Fall hatten wir wirklich eine Vision,
was wir denn da sozusagen haben wollen.
Kommen wir schon fast zum Abschluss
Bisschen lessons learned. Wie gesagt, wir sind noch mitten im Vorprojekt,
haben, glaube ich, ein ganz gutes Ergebnis gehabt.
Das Bild, was Sie vorhin so schummrig sahen,
war das Bild von meinem Sommerurlaub,
als ich alles ausgedruckt hatte und es lag auf meinem Schreibtisch,
habe ich es mir gegönnt, ein Bild zu schießen,
damit ich ruhig in den Urlaub gehe.
Was haben wir eigentlich gelernt bis jetzt in dem Projekt?
Beteiligung ist erwünscht, da war, glaube ich,
noch ein Ausrufezeichen dahinter, das haben wir rausgenommen.
Das geht nur, wenn Sie die ganze Hochschule mitnehmen und es ist wirklich
fast mit allen diskutieren, wo soll das Ganze hinkommen?
Da kommt uns natürlich diese QM-Affinität unheimlich entgegen,
weil es diese Arbeitskreise gibt, die ganzen Beteiligungsprozesse,
QM-Beauftragten, aber wir haben da eben sehr intensiv drüber diskutiert
Das zweite ist, ich bin kein IT-Lor, wir reden
im Moment nur über Prozesse. IT ist auch wichtig,
ich habe auch jemanden ITler mit im Projektteam,
aber wir diskutieren eigentlich bis jetzt kaum über IT,
sondern immer nur wirklich,
was wollen wir denn prozessual eigentlich an der Hochschule umsetzen?
Das Letzte, wenn Sie in so ein langes Vorprojekt reingehen
und dann auch noch ein Hauptprojekt irgendwann haben,
Sie brauchen irgendwann Quick Vince.
Sonst kriegen Sie die ganze Hochschule frustriert, fahren Sie die von Baum.
Bist du uns zu so einem Campusmanagement immer in Verläufe,
das ja auch noch dauern.
Sie müssen schon prozessuale oder kleine Gimmicks zwischendurch schaffen,
damit die Hochschule was sieht,
dass da was passiert
Womit wir supergute Erfahrungen gemacht haben, ist, wir haben konsequent Worshop-Gruppen gemischt.
Wir hatten immer Studierende, Mitarbeiter, Professoren, Hochschulleitung,
externe teilweise mit am Tisch und haben das wirklich intensiv diskutiert,
um auch eben dieses gemeinsame Bild zu erzeugen.
Das ist jetzt der Werbeblock für Share-Management, den ich aber
wirklich gerne mache. Der gilt übrigens für alle Berater.
Wir haben in einem gesamten Vor-Vorprojekt uns den Berater ausgesucht,
mit dem wir das gerne machen wollten. Oder die Beraterin,
weil wir daran glaubten, dass wir das nicht selber können.
Wir können, glaube ich, gut unsere Hochschule.
Ich kann, glaube ich, ganz gut Change-Management in der Hochschule.
Wir hatten aber von Campus-Management-Systemen nicht so viel Ahnung. So,
und jetzt haben wir in der Fachhochschule Münster so eine typisch mittelständische Einstellung.
Dann suchen wir uns halt einen Partner.
Ich bin ja auch noch Vizepräsident für Partnerschaften
Und wir haben uns ganz bewusst eben jemanden gesucht,
der da mit uns macht und der uns auch immer wieder zwingt,
das zu tun auf die methodische Qualität sicherzustellen.
Weil das kommt dann dazu, wenn das ein Vizepräsident macht,
sie müssen sich ein sehr gutes Projektteam zusammenstellen.
Ich habe mir sozusagen Handvoll Lesen aus den Bereichen,
die das betrifft, das Projektpersonal ausgesucht.
Wir haben wirklich total nettes, super gutes Team mit IT-Kompetenz,
Prozesskompetenz, inhaltlicher Kompetenz.
Und die fangen eben das dann auch auf,
was ich als Vizepräsident
eben nicht kann
Schöner Punkt auch nochmal, Stichwort Vizepräsident, Ressourcen für Projektmanagement einplanen.
Auch da ist Herr Sturm immer wieder gut, mich zu erinnern,
dass wir was in den Projekten mal tun müssten jetzt.
Aber das war wirklich sehr gut, weil das eben auch noch
andere Funktionen da sind. Aber wir glauben eben daran,
dadurch, dass wir das im Präsidium verankert haben,
eben bestimmte Geschwindigkeitsgewinne an vielen Dingen gewonnen haben.
Gut, an der Stelle sollte eigentlich das einzigste Boot sein,
was wir jemals produziert haben als Hochschule, als Hommage an Hamburg.
Aber ich habe dann doch für Münster die Fahrräder gewählt.
Vielen Dank, wenn Sie Fragen haben, herzlich gerne.