Also herzlich willkommen. Mein Name ist Dirk Schossig. Ich bin bei
der IDL Share für den Bereich Hochschule und Großforschungseinrichtungen Non-Profit-Organisationen verantwortlich.
Und ich möchte heute mit Ihnen gerne einen kleinen Zeitsprung machen.
Wir gehen zwei Jahre nach vorne,
bleiben in Hamburg und gehen an die internationale Hochschule für Prozessmanagement.
Die ist 2015 gegründet worden, hat etwa oder hat
sechs Fakultäten und etwa 16.000 Studierende.
Die Hochschule für Prozessmanagement setzt auf prozessbasiertes Student Lifecycle-Management
Das heißt, gehe ich gleich noch etwas näher drauf ein,
die hat sich komplett für eine SAP-Lösung entschieden.
Das heißt, setzt auf SAC-CM, für das Thema Campus-Management-System.
Setzt auf Ares als Werkzeug für Prozessmanagement und deckt damit
den kompletten Student-Life-Cycle ab. Und wie die das machen,
das möchte ich Ihnen jetzt in den nächsten 20 Minuten zeigen.
Die Kanzlerin selber kann heute leider nicht da sein, weil wir sind ja quasi noch in
2013. Aber was ist seinerzeit passiert? Die Hochschule hat,
sich für IDS Share und Neovias als strategische Partner entschieden.
Das ist in etwa passiert nach der Campusinnovation damit 2013.
Vielleicht war sie auch hier in dem Vortrag. I don't know. Hat gesagt,
wir möchten gerne mit den beiden Firmen,
Neovias ist eine Firma,
die seit vielen Jahren sehr erfolgreich im deutschsprachigen,
aber auch im internationalen Raum subSLCM einführt und gemeinsam mit der IDS Share Consulting,
die ihr auch seid,
nunmehr fast 20 Jahren erfolgreich im Hochschulbereich Einführungsprojekte macht.
Möchte sie
dieses Thema angehen
Was ist da passiert? Wir haben einen Ansatz,
also es wurde ein Ansatz gewählt, wo man sich mit den Prozessen auseinandersetzt.
Davon redet heute ja auch jeder. Und das war ja
auch die letzten Jahre schon ein Gegenstand der Vorträge hier und ist ja mittlerweile auch,
ich sag mal, als Standard mehr oder weniger gesetzt.
So, was wurde gemacht? Auch klassische Vorgehensweise. Man hat sich,
die Ist-Prozesse angeguckt in der Hochschule hat sich darauf aufbauen,
Gedanken zu einer Soll-Konzeption gemacht,
hat die anschließend in der IT und auch in der Organisation
der Hochschule umgesetzt.
Die Hochschule hat sich entschieden für das SAP SLCM
Hat das Ganze prozessbasiert eingeführt. Und im Anschluss daran sind bestimmte Teile davon,
auch in den produktiven Betrieb, über eine Einheit,
die bei IDS Share sich um so etwas kümmert,
hat sie einen Teil der Hosting-Leistung, also Application-Support,
Operations übergeben.
Lass mal so dieses Szenario, um das es geht,
am Stichwort prozessbasierte Einführung.
Das war ja auch der Vortragstitel meines Vortrages aus dem letzten Jahr.
Ich möchte das jetzt nicht alles nochmal wiederholen,
aber vielleicht nochmal so die zwei,
drei Highlights nochmal herausheben
Ich sag mal, es deckt sich ja im Wesentlichen,
so eine klassische Projektvorgehensweise. Mit einer Initialisierung,
mit einer Designphase, mit einer Implementierungsphase,
mit einem Übergang in die dann operative Steuerung,
die Besonderheit vielleicht von dem prozessbasierten Ansatz ist,
dass man halt innerhalb der Designphase sich intensiv mit denen isst
und Sollprozessen auseinandersetzt und auf dieser Grundlage dann sich Gedanken macht,
wie kriege ich das in die IT umgesetzt und dann später auch in die tatsächliche Organisation in der Hochschule.
Bei dieser Einführung wurden Referenzprozessmodelle verwendet,
die wir mit beigebracht haben
Und ebenso wurde auch eine Referenz, einen SACM-Referenzsystem zugrunde gelegt als Ausgangspunkt,
als Richtschnur für die Erarbeitung, der dann Hochschulen individuellen Lösungen.
Das ist die, ich sage mal, grob gezeichnet,
die Systemarchitektur. Wir reden schon über eine hohe SAP-Affinität.
Also wir haben die verschiedenen Nutzergruppen,
und ich habe mir hier exemplare Studierende abgebildet,
verschiedene Stakeholder innerhalb der Hochschule,
also angefangen von der Hochschulleitung,
dann über die Lehrenden und über Mitarbeiterinnen in der Verwaltung und
der Administration
Was die IT-Box selber anbelangt,
der Zugriff auf die darunter liegenden Lösungen, ich sag mal,
erfolgt, je nach Nutzer und Gruppe und auch sozusagen nicht nur Entwederholder,
sondern gleichzeitig über einen klassischen Gui.
Das kann ein Erfolgen über ein Portal, also über eine
webbasierte Oberfläche und natürlich auch sind mobile Lösungen ein Datum.
Die Systeme, die drunter liegen, im Wesentlichen,
ich habe das jetzt mal vier geteilt, wir haben einmal das Sub-ERP,
das wurde eingeführt, also für die klassischen ERP-Prozesse
Rechnungswesen, Beschaffung, Personal
Das Sub-SECM als Campus-Management-System, diverse andere Verfahren noch,
wo dann auch Schnittstellen zu realisieren sind.
Und für das Berichtswesen wurde auch das Sub-BI,
als die Data-Warehouse-Lösung der SAP verwendet. So,
ich möchte gar nicht auf die gesamten Details eingehen,
entscheiden es nur, und das denke ich mal,
das haben ja auch schon die Vorredner gezeigt, Stichwort Integration.
Sie minimieren durch eine solche Lösung die Anzahl der Schnittstellen.
Man hat sicherlich auch ein paar Herausforderungen dabei. Ich will nicht sagen,
dass das alles ganz einfach ist,
es an dem Handumdrehen zu machen ist,
aber es ist ein ganz elementarer Vorteil,
die Komponenten arbeiten gut zusammen
Die internationale Hochschule vom Prozessmanagement setzt auf das Sub-SLCM.
Jetzt muss ich ihn doch nochmal ein bisschen da einsteigen.
Ich hatte gehofft, dass er will, dass es mir
quasi schon abnimmt, die ganzen Highlights dann nochmal zu präsentieren.
Aber ich habe das mal jetzt ohne in die Details zu gehen,
einfach mal auf die wesentlichen Punkte nochmal beschränkt.
Die Erkenntnis, die im Laufe der Zeit dann gewachsen wurde,
das war so die Zeit 2012, 2013,
es war erstmal wichtig zu erkennen,
dass das Sub-SLCM die Anforderungen einer Deutschen Hochschule abdecken kann.
Punkt. Sub-SLCM deckt den Student Life Cycle ab
So, vielleicht gibt es auch Punkte,
wo man noch ein bisschen was machen muss,
aber das haben wir in den anderen Lösungen ja auch.
So, und es ist entscheidend, das Sub-SRCM kann das.
So, es setzen immer mehr Hochschulen weltweit und in Europa
und dann auch in Deutschland das Sub-SSRCM ein.
Und wir alle hoffen ja auch darauf, dass sie sich
dazu dann auch entscheiden und vielleicht der nächste oder die nächste Hochschule sind.
Zu den Punkten, die aus meiner Sicht ganz maßgeblich sind.
Das eine ist natürlich die Datenverarbeitung in Echtzeit
Und die hohe Integration der verschiedenen Systemkomponenten. Also ich habe
das unten mal angedeutet damit, diesen verschiedenen Zahnrädern.
Das kommt halt aus einer Feder. Es kommt aus einem Hause
und es ist per se auf jeden Fall ein Riesenvorteil.
Der zweite Punkt ist, dass die SAP im Bereich ERP
ja wettmarktführend ist. Und ich sage mal,
ich möchte jetzt nicht die ganzen, ich sage mal,
Marketing, Stichwörter, da bringen hohe Flexibilität und bewährte Werkzeuge.
Aber das ist auf jeden Fall ein Punkt,
der ganz klar auf der positiven Seite steht und auch ein
wesentliches Entscheidungskriterium hier war und vielleicht auch bei ihnen sein sollte
Letzter Punkt, da mal so ein bisschen der Blick in die Vergangenheit.
Sie kennen ja nun alle bestimmte, ich sag mal,
Softwarelösungen, die sehr weit im Hochschulbereich verbreitet waren in dem Bereich.
Und da ist es meiner Meinung nach nicht immer optimal gelaufen,
wie und in welcher Art und Weise diese Software weiterentwickelt wurde.
Auch da haben Sie bei der SAP-Lösung aus meiner Sicht
eine deutlich bessere Ausgangssituation. Es ist klar strukturiert,
es wird über Partnernetzwerke viel gemacht.
Und das ist insofern eine gute Wahl
Die Hochschule für Prozessmanagement hat im Rahmen der Einführung
sich auch sehr intensiv mit Geschäftsprozessen auseinandergesetzt.
Wäre ja auch eine Schande, wenn nicht bei dem Namen.
So, was hat man gemacht? Man hat alle Prozesse der Hochschule,
also nicht nur Campusmanagement, sondern halt auch Rechnungswesen und Personal.
Und was da alles noch dazugehört,
aufgenommen und hat letztlich eine recht anschauliche Prozesslandkarte,
also ein Geschäftsprozessmodell entwickelt,
was über verschiedene Ebenen strukturiert wird
So, als Einstieg da, vielleicht erinnern Sie sich,
wer letztes Jahr dabei war, Einstieg in sowas ist eine sogenannte Prozesslandkarte,
so haben wir das mal benannt.
Das heißt, dass man auf hoch aggregierter Ebene die verschiedenen Bereiche sieht,
in der die jeweilige Hochschule sich letztlich bewegt.
Nehmen wir mal zum Beispiel den Bereich Campusmanagement,
wenn wir dann eine Ebene drunter gehen,
dann zum Beispiel in dem Bereich Veranstaltungsmanagement gehen,
bis hin zu den letzten kleinen Prozessen, wie das Buchen einer Veranstaltung,
dann ist das dort sehr anschaulich klar und transparent aufbereitet.
Und das hat halt auch, das haben uns diese Kunde,
aber auch alle anderen Kunden gesagt, Das erhöht halt die Transparenz und die Verständlichkeit in den ganzen Workshops sehr stark.
Ah ja, vielleicht einen Nachsatz dazu noch. Wir haben hier auch Referenzprozessmodelle verwendet. Das heißt,
wir hatten das, es war ja auch in den Vorrednern,
bei den Vorrednern so, dass man,
dass das empfohlen wurde, das kann ich nur bestätigen,
dass man halt nicht an der weißen Wand anfängt,
sondern dass man oder auf dem blanken Blatt Papier,
sondern dass man zumindest mal einen Ansatzpunkt hat, wo man sagt, okay,
wir machen das vielleicht andere Hochschulen und dass man dann halt guckt,
dass auch nicht zu verstehen hat, als das muss man jetzt nehmen,
einfach nur, damit man eine Ausgangssituation hat,
auf deren Grundlage man dann das entwickeln kann,
was man wirklich in der eigenen Hochschule haben möchte.
Ja, ich habe ihn jetzt noch mal ein Beispiel mitgebracht,
weil ich denke auch angesichts des begrenzten Zeitrahmens,
dass wir das vielleicht mal jetzt auf eine relativ klar strukturierten Prozess mal beschränken.
Und zwar das Buch in einer Veranstaltung. Wir haben sozusagen
drei Zutaten. Wir haben einmal hier die entzückende Marie M,
die studieren da an der Hochschule.
Wir haben dann ein SLCM-Administrator, Herr Markus L. und
wir haben einen Professor, der hier auch eine gewisse
Rolle spielt
Lassen Sie mich einmal kurz grob durch den Prozess führen.
Also ich wollte Sie nicht penetrieren mit langen Prozessketten,
gerade von hinten sind direkt schwer zu erkennen.
Hab mal hier so ein, ich sag mal, ein Konzentrat gemacht,
damit man einen groben Überblick über diesen Prozess gewinnen kann.
Das Ganze geht los, irgendwo zwischen,
ich sag mal, dem Lehrenden und der Verwaltung.
Das heißt, das Studienangebot wird geplant.
Irgendwann hat man das, hat man sich darauf verständigt.
Das wird auch in einem solchen System dann entsprechend hinterlegt.
Die Verwaltung oder der Administrator geht dann,
ich sag mal, in die zweite Stufe der Planung,
plant die Veranstaltung im Detail aus
Anschließend, wenn das Erfolg ist, können die Anmeldungen für die Veranstaltung durchgeführt werden.
Da liegt der Ball dann hier bei den Studierenden. Wenn das Erfolg ist,
werden die Sachen gesammelt in dem entsprechenden System,
können von dem Administrator oder von entsprechend autorisierten Personen geprüft und freigegeben werden.
Und anschließend kann der Teilnehmer oder kann in dem Fall
die Teilnehmerin eingeladen werden, beziehungsweise eine Absage bekommen.
Das mal soweit, gehen wir vielleicht durch die Punkte einmal durch.
Ganz zu Beginn des Prozesses der Professor bzw. der Administrator,
die legen die verschiedenen Veranstaltungen fest.
Ich habe das jetzt hier mal exemplarisch ein bisschen dargestellt,
dass man also sagt, man hat die internationale Hochschule für das Prozessmanagement,
man hat verschiedene Fakultäten.
Wir bewegen uns jetzt mal in der Fakultät für Geschäftsprozessmanagement,
mit einem Studiengang, Geschäftsprozessmodellierung. So,
innerhalb dieses Studiengangsgeschäftsprozess Modellierung seien mal verschiedene Pflichtmodule,
also Pflichtveranstaltungen hinterlegt,
als da zum Beispiel wären die Einführung in das Geschäftsprozessmanagement
die Grundlagen des BPM,
also Business Process Managements
und der Aufbau des BPMs
So, das soweit, das ist hinterlegt im System.
Anschließend geht der Administrator daran und kann im Grunde genommen jetzt die einzelnen Veranstaltungen aufplanen. So,
also da sind verschiedene Informationen zu hinterlegen,
ich muss oder kann in dem Fall die Angaben zu Kapazitäten hinterlegen,
dass ich sage, also entweder vorgebe, auch als Prüfkriterium,
ich möchte in dieser Veranstaltung zum Beispiel 20 Teilnehmer haben,
was ist also die optimale Kapazität,
was ist meine Maximalkapazität etc. Genauso kann und muss sich hier verschiedene andere Rahmendaten hinterlegen,
also beispielsweise Informationen zu den Terminen, also hier vierter,
zehnter und oder Ressourcen,
dass ich sage,
ich benötige dafür einen bestimmten Raum und oder eine bestimmte Personalressource
Wenn ich das gemacht habe, kann ich hier mir auch über das SAP-System
eine Übersicht der geplanten Veranstaltung je Studiengang mal anzeigen lassen.
Das können Sie sich hier sicherlich nicht sehen.
Das fällt mir hier schon schwer, aber hier sind zum Beispiel
die Vorlesung Einführung in das Geschäftsprozessmanagement oder ich kann auch Seminare hinterlegen.
Also all das, was halt für den entsprechenden Studiengang erforderlich ist. So,
jetzt kleiner Schwankerl nochmal, weil viele ja immer sagen,
ja, ich hätte gerne noch eine Prüfregel oder so.
Das kann das System beispielsweise auch. Ich kann also zum Beispiel hinterlegen,
dass wenn sich jemand für eine bestimmte Veranstaltung anmelden möchte,
also daran teilnehmen möchte, kann man im System hinterlegen,
dass dafür quasi bestimmte Regeln zunächst zu überprüfen sind.
Nämlich hast du teilgenommen an der Veranstaltung, Einführung in BPM und Grundlagen,
BPM, wenn du die Kursaufbau-BPM wählen möchtest.
So, das ist alles passiert. Jetzt gehen wir quasi,
jetzt gehen wir auf den Platz, also die Studierende kann
sich an oder möchte sich anmelden zu der Veranstaltung.
Ich habe das hier jetzt mal über das SAP-Portal gemacht,
hätte es alternativ natürlich auch über eine Mobile-App realisieren können.
Ich authentifiziere mich am System
Bekomme dann, wenn ich das so einstellen möchte,
mal ist die für mich vielleicht relevanten Services,
gehe da auf den Punkt Kursbelegung.
Und ich sag mal, hinterlege jetzt die erforderlichen Informationen.
Ich wähle meinen Studiengang aus, Studiengang, Business Process Management
, den Zeitraum. Ich kann das dann suchen,
bekomme dann beispielsweise hier verschiedene Veranstaltungen angezeigt,
also die eben gezeigten Einführungen und Grundlagen und Ausbau-BTM.
Wir sagen jetzt mal, die Marie ist ein Rookie,
die muss quasi erstmal Stufe 1 machen,
die sagt,
ich buche Einführung in BPM
Es wählt sie aus, dann kann man im Grunde genommen,
kann das nochmal selektiert werden und ich kann letztens dann diese Einschreibung buchen.
So, wenn das gebucht ist, ich sag mal,
der entsprechende Zeitraum ist einge, es ist abgelaufen, werden die verschiedenen Anmeldungen gesammelt.
Der Administrator geht zum Zeitpunkt X dann halt in sein System,
schaut sich die Übersicht an,
prüft das und wenn das okay ist,
dann kann er das entsprechend freigeben und muss dann dafür sorgen,
dass die Studierenden davon halt auch Kenntnis bekommen
So, Kenntnis bekommen, ich kann eine Teilnehmerliste generieren und kann dir
dann halt auch jobgestützt an die Teilnehmerinnen versenden. So,
das kann dann zum Beispiel so aussehen,
die Studierende läuft auf dem Campus rum, hat vielleicht ein entsprechendes Gerät,
also ein iPhone oder irgendwie ein anderes Tablet,
bekommt Post und sagt dann, okay, herzlichen Glückwunsch,
Sie sind eingeladen, hier ist Ihre Bestätigung für die armen Veranstaltung XYZ,
in dem Fall Einführung in das BPM.
Genau, das war es eigentlich schon
Im Ergebnis, also vielleicht so, was sind denn die Punkte,
die mir an der Stelle nochmal wichtig waren,
jetzt transportiert vielleicht ein bisschen über den kleinen Film oder diese kleine Zeitreise.
Also uns ist wichtig, dass wir ihn nochmal ans Herz
legen möchten, auch über SAPSRCM nachzudenken.
Unserer Meinung nach ist das eine sehr gute Lösung.
Und aus meiner ganz persönlichen Wahrnehmung bekommt die noch nicht die,
ich sag mal, Anerkennung, die sie vielleicht verdient hätte.
Und wir würden uns alle wünschen,
dass sie zumindest ihre Verfahren in den Ausschreibungen so öffnen,
dass sie der Lösung mindestens eine Chance geben.
Also es ist ja häufig so, in den Ausschreibungen,
das muss man leider sagen, aus welchen Gründen auch immer,
kann die SAP gar nicht mal in den,
kann man quasi gar nicht in die Biederverfahren einsteigen.
Und was ich so wahrnehme, auch hier in der Campus-Innovation
und auch in den Gesprächen mit unseren Kunden, dass der Stein im Wollen ist.
Und ja, wir würden uns sehr freuen,
wenn der Stein weiterrollt und dann jetzt die nächsten Hochschulen in dem Bereich kommen,
sehr gerne auch mit EDA Share und Neoviers.
Okay, das war es von meiner Seite,
wenn Fragen sind,
dann gern