Genau, das möchten wir gern machen. Wir möchten gerne
einen Einblick geben in unser Pionierprojekt. Wir, das sind der Frank Klapper,
CIO der Universität Bielefeld und gleichzeitig Sprecher der DV-Agentur des DVIsers und mein Geschäftsführerkollege Markus Tuhschläger.
Ziel, was erwartet Sie in den nächsten 25 Minuten?
Ziel ist es zum einen, Ihnen die Ausgangssituation darzustellen,
die Rahmenbedingungen, die dazu geführt haben,
dieses Projekt durchzuführen und natürlich den Auftraggeber kurz einmal darzulegen,
darzustellen, den DVIser, das beides wird der Herr Klapper übernehmen.
Dann geht es darum, einmal das Thema,
wir haben uns ein bisschen fokussiert auf zwei Bereiche dieses Projektes.
Einmal die inhaltliche Projektierung des Projekts in näher zu bringen.
Das ist der eine Schwerpunkt und der andere Schwerpunkt ist,
das Thema Prozessharmonisierung in diesem Projekt deutlich zu machen,
was war eigentlich da die spannende Aufgabe und abschließend wird Herr
Klapper denn noch einmal mit dem Thema Lessons Learn,
was sind eigentlich die Erfolgsfaktoren, insbesondere für den Auftraggeber DVIsern.
Das war schon mein kleiner Part und jetzt übergebe ich.
Dankeschön, Frau Gröning. Auch schönen guten Tag von
meiner Seite
Ich habe jetzt zwei Papst,
wo steuert man denn hier die Folien weiter hier unten?
Ja, Praxissemester, die Ausgangssituation. Wir haben ein fachliches Problem
zu lösen. Dafür brauchen wir IT für nichts anderes.
Das muss ich kurz beschreiben. Es geht um Lehrerausbildung,
Lehrerausbildung in Nordrhein-Westfalen, von zwölf Universitäten,
elf normale Universitäten, eine Sporthochschule durchgeführt.
Im Rahmen von Vorgaben, die vom Ministerium für Schule und Weiterbildung,
ich will ja typischerweise nachher Schulministerium sagen, dann vorgegeben werden.
Und der grobe Rahmen ist im Lehrerausbildungsgesetz LABG abgekürzt.
Das ist dann
die Abkürzung
Oben in dem ersten Bullet-Point festgesetzt. Und da gibt es immer mal wieder Reformen,
die einfach notwendig sind, um die Lehrerausbildung an die aktuellen Gegebenheiten,
Erfordernisse anzupassen und eine größere Form gab es in 2009,
die ein wesentliches neues Element beinhaltete,
nämlich ein Praxiselement in Form eines ganzen Praxissemesters im Masterstudiengang.
Also jeder Lehramt studierende nach diesem neuen LABG-2009-Modell muss im Masterstudium ein Semester an einer Hochschule Praxiserfahrung sammeln.
Das wurde dann konkret in einer Rahmenkonstruktion ausgestaltet,
die alle Hochschulen Präsidien, Rektorate und das Schulministerium gemeinsam unterschrieben haben.
Und dort wurde insbesondere für die Vergabe der Praxisplätze festgehalten,
dass das Verfahren durch ein Gleich,
ein landesweit gleichsinniges Online-Verfahren abgewickelt werden soll,
welches von der Schulseite zusammen mit der Hochschuhseite unter Beachtung der Verteilung durch die Hochschulen,
also die Hochschulen, haben da auch starken Einfluss auf das Verteilverfahren,
entwickelt werden sollte.
Das ist eine hochkomplexe Thematik, weil wir sehr viele Player haben,
wir haben die Schulen, wir haben die Studierenden,
wir haben die Aufsichtsbehörden auf der Schulseite als Steuerung,
wir haben die Hochschulen Buchschulen, die ihre Studierenden,
den Fächern gemäß vernünftig, zuweisen wollen.
Wir haben Ausbildungsregionen, die dafür sorgen,
dass die Studierenden aus einer Hochschule nur in gewissen Bereichen unterkommen,
damit die Fahrstrecken kurz gehalten werden.
Und wir haben dann den IT-Dienstleister des Landes, der die Schulseite IT-seitig betreut,
der auch Authentifizierungsverfahren und dergleichen liefert, also IT-NRW mit dabei.
Nachdem das dann soweit alles unterschrieben war,
ist das Schulministerium gleich an den Start gegangen,
hat eine Pilotierung probiert mit einer Hochschule, mit Wuppertal.
Und da ging es dann darum zu klären,
ist das überhaupt technisch umsetzbar?
Sind die Schnittstellen alle geeignet?
Sind die Prozessideen geeignet
Ist der Optimierungsalgorithmus überhaupt machbar? Und das haben die dann
ausprobiert. Da gab es als Ergebnis einerseits ein Lastenheft.
Wir haben ja Pilotierung, ein Prototyp jetzt erst als Thema gehabt.
Klar war von Anfang an für die Wuppertaler,
das kann nur ein Prototyp sein,
man muss am Ende eine produktionsfähige Software entwickeln,
darum eben dieses Lastenheft, ein relativ dickes Dokument,
ungefähr 100 Seiten, welches eben die genauen Anforderungen prozessualer Art beschreibt.
Und es gab eben diesen Prototyp,
den man dann sukzessive entwickelt hat, auch anschauen konnte,
ist inzwischen auch klar, das geht, die Machbarkeit ist bewiesen.
Und dann gab es Veranstaltung der Projektoren für Lehre in Wuppertal
, wo diese Dinge vorgestellt wurden.
Und ja, eine sehr schwierige Diskussion mit zwei Facetten,
ist dieses Lastenheft eigentlich für uns geeignet?
Oder ist meine Hochschule etwas Besonderes? Wir brauchen etwas anderes
und mit der anderen Facette ist das eigentlich wirklich professionell zu
machen oder kann ich das mit einer Hilfskraft nebenbei tun?
Das war der Rahmen und es waren aber auch mehrere IT-Vertreter,
unter anderem ich auch mit bei dieser Veranstaltung. Und wir haben gesagt,
das muss in ordentliche Hände gestellt werden und es kann doch nicht sein,
dass bei so einem neuen Thema, was auf alle Hochschulen zukommt,
wir nicht in einer gewissen Standardisierung kommen.
Darum haben wir ein Projekt angestoßen mit dem Ziel,
eine von allen beteiligten Hochschulen, elf Stück,
die Sporthochschule wird von der Uni Köln mit unterstützt.
Gemeinsam getragene Definition eines landesweit gleichkindigen Online-Verfahrens für die Verteilung
der Plätze im Praxissemester und bestmöglich in Perspektive
die Definition und Realisierung eines gemeinsamen Betriebs. Also Verfahren,
Idee entwickeln, Realisierung möglichst gemeinsamen Betrieb möglichst gemeinsam.
Selbst voraus am Anfang zunächst mal eine Konsensbildung zwischen den beteiligten Hochschulen,
gemeinsames Projekt durchzuführen. Das Projekt ist relativ kostenaufwendig,
sodass man in der Tat auch größere Mengen Mittel von beiden beteiligten Ministerien,
aber auch von den Hochschulen hier bereitstellen musste.
Und das Ganze verdünftig als Projekt aufzusetzen. Dafür braucht man
einen Rahmen. Das ist jetzt der zweite Punkt, den
ich hier habe. Wir haben ja einen NRW, freie Hochschulen,
also relativ wenig Detailsteuerung durch das Ministerium, lediglich Vorgaben über Zielvereinbarungen.
Und da gibt es seit vielen, vielen Jahren den DV-Infrastrukturausschuss,
Infrastruktur ist historische Benennung, der sich insgesamt um Fragen von IKM-Informationen,
Kommunikationen und Medien in der Hochschulen in NRW kümmert.
Er hat da verschiedene Aufgaben. Interessesvertretung ist eine Strategieentwicklung.
Stellung haben eine andere. Und bevor ich das jetzt alles hier durchgehe,
wichtig ist der dritte Punkt, Initiierung und Koordination von Kooperationen.
Und genau unter diesem Punkt ist dieser Thematik dann eingebracht worden in den DVIser,
der sich zurzeit neu strukturiert und zwar so aufstellt,
dass man auch Projekte dieser oder vielleicht auch etwas kleinerer Größenordnung,
die Zukunft vernünftig kielführend im Land gemeinsam oder größeren Gruppen von Hochschulen gemeinsam durchführen kann.
Auf dieser Folie, die angedachte Struktur,
die zurzeit versucht wird aufzubauen, die ist vierschichtig,
die sehen drei Schichten auf dieser Folie, unten,
verantwortlicher aus den Hochschulen, IKM-Verantwortlicher als Eingang des DVIsers in die Hochschule.
Also das ist der Mann natierte Zugang und als Rückkanal von der Hochschule
in den DVIser unterstützt durch Fachausschüsse, die auf der fachlichen Ebene Expertise einbringen.
Darüber ein Kernteam, so eine Art,
ja nicht Geschäftsstelle, sondern fachlich und mandatiertes Team,
welches die Dinge zusammenträgt, koordiniert oben drüber,
der Vorstand dann im Wesentlichen zusammengesetzt aus Kanzlern und Rektoren,
die Entscheidung vorbereiten, dass dann wieder Rückkoppeln in die Kanzler- und Rektorenkonferenzen.
Und in dieser Struktur haben wir das dann reingegeben und der Vorstand hat gesagt,
das ist ein wichtiges Thema. Wir wollen das so,
hat das mit den Kanzler- und Direktorenkonferenzen rückgekoppelt und es hat einen entsprechenden Auftrag gegeben.
Ich weiß nicht, wie ich in der Zeit lede,
ja, ich glaube, ich kann die Folie noch in Ruhe machen.
Hier vielleicht die Themen, die momentan bearbeitet werden. Der erste Punkt,
wir beschäftigen uns mit uns selber, Neuausrichtung,
also mit der Frage, wie muss man das Ganze aufstellen,
um wirklich Strukturen für Kooperation zu schaffen,
die von allen Hochschulen mitgetragen werden könnten,
die nachher zu gemeinsamen erfolgreichen Projekten führen können.
Zweiter Punkt Governance-Strukturen, diese DVIser-Entwicklung, ist ja eine Governance-Entwicklung im Land.
Die Idee dieser IKM-Verantwortlichen, man wollte den nicht CEO nennen,
weil das eben durchaus ein Begriff ist,
der auch an manchen Hochschulen mit Vorbehalt gesehen wird,
führt aber eben auch zu Governance-Diskussionen und Entscheidungen in den einzelnen Häusern
und hat damit auch in den Hochschulen Effekte
Ja, und das ganz große Projekt, was dann eben
die operative Arbeit momentan auch stark bindet und fast lahmliegt,
ist, geht das Praxissemester-Lehramtsthema.
Und in diesem Projekt haben wir aber einfach weder die Manpower haben,
noch an vielen Stellen, hinreichend Methodenwissen,
haben wir ein Beratungshaus dazu genommen, welches uns unterstützt.
Das ist die MyConsult. Und jetzt kommt der Tuchschläger und fängt mit dem konkreten Projekt an.
Ja, vielen Dank. In der Situation gab es dann,
Herr Klapper hat es gerade erwähnt, eine Ausschreibung Ende letzten Jahres,
ja eine Unterstützung zu suchen, dieses Projekt aufzusetzen und entsprechend durchzuführen.
Die Wahl ist auf uns gefallen. Und am 21. Dezember,
also wirklich kurz vor Weihnachten, am Tag unserer eigenen Weihnachtsfeier,
haben wir dann in Bonn das erste Mal zu einem sogenannten Roundtable zusammengefunden,
initiiert von den beiden beteiligten Ministerien und auch mit Beteiligung einiger Hochschule und auch der Schulseite,
auf die komme ich gleich noch kurz.
Und ja, das war der Startschuss für dieses Projekt.
Ich darf noch mal ganz kurz die Herausforderung zusammenfassen.
Das war natürlich für uns dann auch sehr spannend,
wie konstituiert sich überhaupt so ein Projekt gerade unter dem Hintergrund Hochschulfreiheit,
weil das einfach ein ganz spannendes Thema ist.
Wie erzeugt man den Konsens? Unter elf Hochschulen, die
in dem Sinne nicht konsenspflichtig sind. Das kann man,
anders oder per Mufti, Herr Funkras hat es eben gesagt, vielleicht anders verorten.
In Nordrhein-Westfalen ist es dann an der Stelle nicht ganz so einfach.
Das ganze Projekt ist eine Bewährungsprobe in der Tat
für diese Gesamtkooperation im Bereich von Geschäftsprozessen und IT-Verfangen,
hat von daher eine hohe, hohe politische Relevanz,
vielleicht nur so als kleine Anekdote für sie nebenher.
Das Thema war vorgestern das erste Mal im Schulausschuss des Nordrhein-Westfälischen Landtags,
wird also von da auch jederzeit politisch eng begleitet,
wenn ich das mal so formulieren darf.
Die umfangreichen Vorarbeiten haben sie einen Einblick bekommen,
die können wir hier natürlich aufgrund der knappen Zeit nicht in epischer Breite ausrollen.
Die Anzahl der Prozessbeteiligten Stakeholder ist immens über die Hochschulseite mit
elf-schrägstrich 12 Hochschulen Hat der Klapper schon ein bisschen berichtet.
Die Schuhseite ist aber nicht Minderkomplex. Sie haben fünf Bezirksregierungen.
Wir haben ungefähr 3.000 Schulen, NRW-weit. Wir haben jedes
Semester circa 7.500 Studierende, die entsprechend zu verteilen sind.
Also von daher sind das alles so Größenordnungen,
die rein von der Stakeholder-Anzahl schon ganz spannend sind.
Und, das ist vielleicht die entscheidendste Bedingung bei dem ganzen Projekt,
es gibt einen extrem knappen Zeitrahmen. Zum Wintersemester 2014, 15,
das heißt, die Vorbereitungen starten da ab Juli nächsten Jahres,
sollen die ersten, das sind da noch keine 7.500,
wir sind in so einer Ramp-Up-Phase,
Studierenden mithilfe dieses neuen Werkzeugs
Entsprechend an die Schulen in NRW verteilt werden. Das heißt,
wir haben von jetzt an die Entwicklung,
da wird Frau Gröning später noch kurz was zu sagen,
hat jetzt vor sechs Wochen gestartet, noch circa neun Monate,
um dieses Gesamtverfahren entsprechend nicht nur zu entwickeln,
dann noch einzuführen.
Das ist durchaus ein ehrgeiziger Zeitrahmen und es war aber auch klar,
dass der Umfang des Entwicklungsauftrags voraussichtlich eine europaweite Ausschreibung erfordert,
der damit zu tun hatte, kennt die ganzen Fristen,
die da dran hängen.
Also es war durchaus ein ganz sportlicher Zeitplan,
das über das Jahr hinweg bis hierhin zu realisieren,
aber ich komme später noch darauf zurück.
So, was tut man dann, wenn man anfängt,
in so ein Projekt reinzugehen?
Ich habe es eben gesagt,
21. Dezember letzten Jahres Startschuss
Man fängt zunächst mal an, das Projekt einmal sauber zu strukturieren.
Auch da war die Vorgabe denkbar knapp. Nach dem 21.
Dezember kamen erst mal Weihnachten und Silvester und Neujahr und ziemlich
viel Politisches zurechtgeruckelt im Hintergrund zwischen den beiden Ministerien insbesondere halt auch.
Er wurde dann noch mal vier Dinge hinterfragt.
In der Tat auch noch mal, auch mehrfach.
Ist es überhaupt sinnvoll, sowas zu machen und so weiter?
Warum waren wir an anderer Stelle nicht so eingebunden,
wie wir uns das vorgestellt hätten?
Und viele ähnliche Dinge. Und ab dem 7. Januar dann
hatten wir exakt sechs Wochen und im Lenkungskreis,
der dann erstmalig getagt hat,
eine vollständige Projektierung zur Verabschiedung vorzulegen
Das heißt, wir sind erst mal in die Arbeit gegangen,
haben im ersten Schritt Projektziele definiert.
Hinter mir sehen Sie so ein paar Impressionen,
wie das dann ausgesehen hat, mit einem kleinen schlagkräftigen Kernteam.
Einige der Kolleginnen und Kollegen sind auch heute hier im Raum,
worüber wir uns durchaus auch freuen, dass das so ist.
Es ging um Projektziele und eine Struktur. Klar,
die Handarbeit ist das natürlich dann methodisch mal wirklich durchzuerarbeiten und am Ende sauber zu dokumentieren,
um es dann auch wirklich vorlegen zu können.
Ich gehe jetzt nicht auf die eigenen inhaltlichen Ziele ein.
Frank Klapper hat das eben gesagt, die Entwicklung kooperativ und
auch der Betrieb kooperativ, das waren die zwei ganz großen Rahmenbedingungen.
Mit detaillierten Beschreibungen von Zielen, da ist immer wieder der Hinweis,
wirklich solche Ziele gerade vor dem Hintergrund, sehr spannend,
wirklich messbar zu machen.
Und am Ende wirklich Farbe bekennen zu können und zu sagen,
haben wir das erreicht, was wir uns vorgenommen haben?
Oder haben wir das eben nicht? Und zwar anhand messbarer Größen
. Das heißt, es wurde wirklich im Detail runtergebrochen,
das sehen Sie hier aus diesen Zielbeschreibungen.
Wann ist ein Ziel denn erreicht oder wann gilt es als erreicht und wann eben nicht?
Klar, Projektstrukturplanung, das ist im Prinzip die reine Projektmanagementlehre.
Sie sehen schon, das sind die Arbeitspakete nur im Überblick.
Das war eine Menge verschiedener Themenbereiche, die zu klären waren.
Auch da komme ich gleich anhand einer anderen Grafik nochmal detaillierter darauf zurück.
Mit detaillierten Beschreibungen der einzelnen Arbeitspakete. Das Projektierungsdokument hat in etwa
einen Umfang von 100 Seiten, wirklich in Detail runtergebrochen,
was wir dann in diesen sechs Wochen on Detail erarbeitet haben.
Ich glaube, auch wenn es eine Menge Arbeit war und natürlich auch Zeit und auch Geld kostet,
unter dem Hintergrund der politischen Relevanz, ich habe es gerade gesagt,
im Landtag ist das mittlerweile auch angekommen, das Thema,
auch einen großen Stil.
Unabdingbar, das auch sauber zu dokumentieren, weil ich glaube,
alles andere kann einem später irgendwann mal ganz fürchterlich vor die Füße fallen.
Zur Phasenplanung, damit Sie nochmal einen Eindruck für diesen Zeitplan bekommen,
also da war der Staat, Quartal 1, 2013,
dann war sehr intensive Arbeit angesagt nach der Projektinitialisierung.
Wir haben, glaube ich, am 12. Februar,
wenn ich richtig mich erinnere,
den Lenkungskreis dann gehabt,
wo diese Projektierung
insgesamt verabschiedet wurde
Danach, das sehen Sie hier vorne in diesen drei blauen Fallen,
gab es innerhalb eines kurzen Zeitraums,
das musste nämlich im Prinzip bis Jumo, bis Anfang Juno abgeschlossen sein.
Drei parallele Dinge. Zum einen,
da wird Frau Grüning gleich ein bisschen noch was zu sagen,
Harmonisierung der Prozesse und Vereinheitlichung des Lastenhefts, eben für 11,
Schrägstrich 12 Hochschulen und die Schulseite berücksichtigt.
Parallel dazu, eine Konzeption, also eine erste grobe Konzeption,
gibt es eine Möglichkeit, kooperativen Betrieb zu machen und wenn ja,
wie kann das aussehen?
Und die dritte Geschichte, könnt ihr sich vorstellen,
auch relativ spannend,
die Sicherstellung der Finanzierung
Weil auch die war zum damaligen Zeitpunkt noch nicht geklärt,
als wir in das Projekt eingestiegen sind. Das einzige,
was klar war, war die Rahmenordnung mit klaren Vorgaben und das
ist ein Auftrag, ist, der auch durchgeführt werden muss,
weil alle Hochschulen herzlich dazu committed.
Aber die Finanzierung dieses Projekts war zum damaligen Zeitpunkt noch nicht sichergestellt.
Heute ist sie das glücklicherweise, vielleicht würde ich sonst auch gar nicht hier stehen.
So, und die anderen Phasen dann, europaweite Ausschreibung,
daraus haben wir uns bewusst jetzt heute mal nicht drauf fokussiert
und dann seit jetzt sechs Wochen.
Wir sind momentan noch ein bisschen sogar vor dem Zeitplan,
die Implementierung des Verfahrens in einem agilen Vorgehen,
aber vielleicht wird Frau Glühen ja gleich noch ein bisschen was
zu erläutern,
ganz kurz
Und dann geht es im Prinzip, jetzt gerade laufen die Vorbereitungen,
wir haben nächste Woche einen ersten Workshop dazu,
Erstellung des Einführungskonzepts und dann in die Vorbereitung der Einführung,
um das Ganze dann NRW-weit auch wirklich in die Fläche zu tragen,
das ganze Thema.
Ja, nochmal kurzen Blick auf die Stakeholder, bei Stakeholder-Management
in so einem Projekt unglaublich wichtig. Das Entscheidende war eigentlich,
ich gehe mal auf die Dinger außenrum gar nicht ein,
weil es meistens schon erwähnt worden ist, die ZFSL stehen für die Zentren,
für die schulpraktische Lehrerausbildung mit den darin verorteten Seminaren.
Wer von Ihnen schon mal Kontakte so zu Referendaren hatte beispielsweise,
der kennt das Thema,
Schulvorbereitungsdienst ist analog gelagert im Prinzip
Entscheidend war, um überhaupt arbeitsfähig zu sein, trotz der vielen Stakeholder
eine schlanke Projektstruktur hinzubekommen. Das heißt, die arbeiten Ebene,
also die in der Mitte, wirklich relativ schlank aufzusetzen.
Das ist uns gelungen, indem es an der obersten Ebene Lenkungskreis gibt.
Selbst wenn die Namen jetzt nicht entscheidend sind,
Vertreter der Arbeitsgruppe Kanzler, Vertreter der dann des Rektorenkonferenz,
Leitung des DVISA, Vertreter beider Ministerien,
das sind im Wesentlichen der Lenkungsreisen.
Also sehr hoch aufgehängt, ansonsten kriegen sie so ein Projekt nicht gesteuert.
Das war ein ganz wichtiger Punkt. Es gibt eine dreiköpfige
Gesamtprojektleitung, zu der Frau Kröning und ich gehören.
Und ich glaube, sie ist leider noch nicht hier,
weil der Zug irgendwie ein bisschen Verspätung hatte,
die Frau Zeckewiss als Geschäftsstellenleiterin des DVISA
Und darunter gibt es ein sehr schlagkräftiges Kernprojektteam,
wo die Hochschulen sich selber darauf fokussiert haben,
um dich beschränkend zu sagen,
dass jetzt nicht jede Hochschule drei Vertreter entsendet,
weil sonst hätten wir ein Kernprojekt von 50 Leuten gefühlt am Tisch.
Und dann sind sie nicht mehr arbeitsfähig. Kernprojekte mit Fachexperten
zum Thema Lehrerausbildung, aber andererseits auch entsprechenden IT-Experten,
die natürlich auch die IT-Seite entsprechend in die Hochschulen hinein kommunizieren und
auch entsprechend abbilden können und dann auch für Entscheidungen an der Stelle sorgen.
Das war eine große Herausforderung, das erstmal hinzubekommen,
denn klar, jede Hochschule sagt dann, naja,
da wollen wir aber dabei sein,
weil wir wollen ja im Prinzip auch unsere Interessen da durchbringen und so weiter.
Das ist konsensual eigentlich relativ gut gelungen und auch relativ schnell
gelungen,
das hinzubekommen
Und das war eine ganz wichtige Voraussetzung,
dass das Projekt bis hierhin eigentlich soweit sehr gut funktioniert hat.
Ja, wenn Sie die ganzen Stakeholder haben,
ist ja klar, Sie müssen sich Gedanken darum machen.
Das war auch alles noch im Rahmen dieser ersten sechs Wochen
im Januar und im Februar.
Und dann sind wir im Prinzip hingegangen, haben detailliert uns Gedanken gemacht,
wie kommunizieren wir das mit den ganzen Damen und Herren?
Und im nächsten Schritt, da sehen Sie auch nochmal so
einen Auszug aus dem Kommunikationskalender. Es gibt eine sehr detaillierte Kommunikationsplanung,
wie wir auf die einzelnen Themen und über die einzelnen Themen ausgehen.
Und dann entsprechend halt auch runtergehen,
das dann wirklich an den Mann und an die Frau
zu bringen,
diese ganzen Informationen
Risikomanagement gehe ich jetzt drüber weg. Das ist auch ein
wichtiger Punkt an der Stelle, da entsprechend was zu tun.
Auch da ist ganz wichtig, in so einem Projekt,
sich das frühzeitig klarzumachen, hat an der Stelle aber
auch bis dahin ganz gut funktioniert.
Das zum Thema Projektierung. Unser Gröning wird Ihnen jetzt noch
einen Einblick geben in das Thema, wie haben wir es denn geschafft?
Dann binnen zwei Monaten die Proteste zu harmonisieren.
Genau, das mache ich jetzt gerne. Kurz,
weil uns schon die fünf Minuten angezeigt worden sind.
Nichtsdestotrotz möchte ich gerne in kurzen Möglichkeiten geben,
in den Einblicks, wie sind wir vorgegangen?
Wir haben hier zwei Prozesseformate genutzt,
nämlich einmal
die Prozesswerkstatt
Auf der einen Seite und die Prozessgalerie,
auf der anderen Seite die Proprozessfabrik, ist ein Format,
was wir in der nächsten Phase der Einführung nutzen werden.
Prozess Werkstatt, ganz grob eine Methode, wo wir gemeinsam mit den Kernprojektteam hier einmal die Prozesse erarbeitet haben.
Sie können sich das vorstellen, wie an einem runden Tisch zu sitzen,
Kärtchen vor sich zu haben oder sonstige Prozesse,
die visualisiert sind und sie arbeiten handwerklich,
deswegen auch Werkstatt an den Prozessen und versuchen hier einen ersten Zielprozess für dieses Praxissemester und die Vergabe der Prozesse durchzuführen.
Das haben wir gemacht mit einem Kernprojektteam, Klausurtagung,
vier Tage zusammen mit dem Kernprojektteam, auch mit der Bezirksregierung,
also alle Stakeholder waren hier vertreten und wir haben einen ersten Aufschlag gemacht,
diesen Prozesse zu definieren, auch nochmal Konzepte, die hinter den Prozessen stehen,
zu hinterfragen und gemeinsamen Konsens in einer ganz kleinen Gruppe zu finden.
Danach, das war im März,
sind wir im April in die nächste, in die nächste Format gegangen,
wir haben dann die Prozessgalerie durchgeführt in Bonn und hier ging es im Prinzip darum,
alle Hochschulen zusammenzuholen, die diese Prozesse nachher umsetzen müssen und zu sagen,
uns hinzufragen, inwieweit ist es eigentlich möglich,
könnt ihr mit diesen angedachten Prozessen eure Institutionen leben.
Gibt es da Anforderungen vielleicht aus den Prozessen heraus an die IT,
die wir hier berücksichtigen müssen, müssen,
nämlich Ziel war es nachher ja ein konsolidiertes Lastenheft zu erstellen für die Ausschreibung,
für die europaweite Ausschreibung, wo alle elf,
zwölf Universitäten sagen, ja, da können wir frei und leben.
Das haben wir gemacht, indem wir alle mandatierten Vertreter,
so hieß es, ihrer Hochschule zusammengeholt haben und wirklich einen Tag lang diese Prozesse durchgesprochen haben,
uns das Commitment geholt haben und Ende des Tages so war es wirklich 16 Uhr,
alle Universitäten gesagt haben, ja, das können wir,
das wollen wir,
die gehen wir so mit.
Wir können diese Prozesse entsprechend leben und auch die Anforderungen,
die in diesem Lastenheft zukünftig stehen werden,
da stehen wir zu
Das ist das eine, das ist inhaltliche,
wie der Prozess strukturiert ist, das andere sehr schwieriges Thema.
Sie wissen das sicherlich selber, ist das Thema,
diesen Prozess auch noch in den akademischen Kalender zu bekommen und einen gemeinsamen akademischen Kalender,
Mitbezirksregierung mit den Hochschulen im Prinzip abzustimmen.
Das war ein weiterer Teil dieser Prozessgalerie, zu sagen,
das eine ist inhaltlich, wie soll der Prozess ablaufen,
aber auch gemeinsam Stichtage, Stichpunkte zu entwickeln,
wo im Prinzip gewisse Player zusammenarbeiten, zu sagen,
bis zum 15.03. sind die Stuhldaten seitens der Schule überprüft,
weil dann müssen die Universitäten wieder damit arbeiten,
damit sich die Stuhlredierenden,
die dann eingeschrieben sind,
im Prinzip auf die Prüfung oder beziehungsweise an eine Praxismesse
anmelden können
Letzter Punkt. Super. Ein wichtiges Thema zu dem Zeitbahnpunkt war das Thema Rollenmodell.
Aus den Prozessen heraus fallen Tätigkeiten und diese haben wir frühzeitig versucht,
in ein Rollenmodell hineinzubringen, um dort wirklich auch,
sag ich mal, die Ängste,
die Befürchtung der Protestbeteiligten zu nehmen, zu sagen,
was kommt da eigentlich auf uns zu?
Das ist was ganz Neues. Das haben wir
noch nie gemacht und das war halt auch ein Teil,
dass wir frühzeitig schon Kompetenzen erarbeitet haben, Kompetenzprofile.
Letzte Folie, Herr Klapper. Ja, wir schaffen es
in der Zeit
Ja, vielleicht zunächst mal die ganz positive Nachricht.
Wir sind sehr überzeugt davon, dass wir über den Berg sind,
dass das Projekt erfolgreich und in Time zu Ende geführt werden kann.
Das war am Anfang bei dieser Komplexität, bei dieser unklaren Gemengelage nicht so klar.
Da sind wir jetzt aber. Und das hat dann eben
auch einen engen Bezug zu dem, was wir gelernt haben.
Der erste Punkt, die Themen, die für so
eine gemeinsame Aktivität geeignet sind, müssen identifiziert werden.
Man braucht Personen, die hinreichend vernetzt sind,
die hinreichend in der Lage sind, die Dinge zu identifizieren,
das zu ihrer Sache machen, das so weit platzieren,
dass solche Aktivitäten nachher auch akzeptiert und gestartet werden.
Dann braucht man natürlich die politischen Treiber dazu,
hier zunächst der DVIser, der Vorstand des DVIser,
wo Rektoren und Kanzlervertreter erklärt haben,
das ist eine vernünftige und gute Sache,
dass dann in ihren Konferenzen abgestimmt haben und das Projekt somit an den Start gebracht haben.
Im Projekt dann der vorhin von Herrn Torschläger genannte Lenkungskreis genau in dieser Besetzung.
So, dann braucht man natürlich eine Struktur,
die diese Projekte managen kann
Sowohl fachlich. Am nächsten Punkt geht es ja um Methoden,
um Moderationssituationen, Prozesssituationen, aber auch ein normales Projektmanagement durchzuführen und kapazitativ.
Da sind wir noch nicht, Frau Seggewist wurde vorhin schon erwähnt,
die ist momentan Einzelkämpferin, die kann das gar nicht alles machen.
Da müssen wir uns weiter aufstellen, da müssen wir ausbauen.
Wir haben in diesem Fall die MyConsult jetzt über eine Ausschreibung als Partner gewonnen.
Die haben all das mitgebracht, nicht nur Zeit,
sondern vor allen Dingen den Werkzeugkasten, die Methoden.
Ich komme da gleich beim letzten Punkt nochmal drauf.
Und natürlich Personen in den Hochschulen, die das auf Dauer nachher auch tragen.
Wir haben die Betriebskomponente Wir haben die Verfahrensverantwortung Product Owner,
nennen wir das, die auf Dauer in den Hochschuhen verankert werden müssen.
Letzter Punkt, wir brauchen eine Projektkultur. In diesem Projektteam
und in überhaupt all diesen Projektaktivitäten muss eine Kultur da sein,
die allen Personen, die dort beteiligt sind, Spaß macht.
Das ist auch hier gelungen, hat vielleicht auch ein bisschen
was mit dem Microsoft zu tun. D,
und das ist mir bei diesem Unternehmen vor Jahren schon aufgefallen,
die E-Mail-Adresse ist ja nicht MyConsult, sondern MyConsult minus Team.
Und das ist etwas, was wir eben auch leben,
was wir hier eingepflanzt haben.
Und darum funktioniert es, glaube ich, auch.
So, das war's, Markus. Jetzt kommt die Abschlussfolie
und ja, fragenfrei. Ja, vielen Dank für den
schönen Vortrag.