Wir bewegen uns weg von der Cloud, bildlich gesprochen könnte man auch sagen,
wir begeben uns in die Mühen der Ebene.
Und das möchte ich heute tun, indem ich mit Ihnen
spreche über das Thema Campusmanagement und den Zusammenhang mit dem Geschäftsprozessmanagement.
Wenn man sich die Tagung hier anguckt,
die Vorträge von gestern, aber auch von heute,
dann ist mir zumindest klar geworden, das Thema,
das nun ja schon einige Jahre die Hochschulen umtreibt,
ist weiterhin aktuell, vielleicht aktueller denn je.
Ich möchte Ihnen heute in zwei Teilen dieses Thema näher bringen,
und zwar zum einen, möchte ich Ihnen ein Vorgehen vorstellen,
Ihren Student Lifecycle, Prozess getrieben, Prozess unterstützt,
zu verbessern, zu untersuchen.
Und im zweiten Teil möchte ich auf aktuelle Trends und Entwicklungen eingehen,
die sich im Moment ergeben. Einerseits zum Stichwort BPM,
Business Process Management, aber auch in den IT-näheren und Architektur näheren Bereichen.
Kurz ein Wort zu uns, Share-Management. Vielen von Ihnen wird,
Herr Professor August, Wilhelm Share bekannt sein,
dass dieses Thema vor mittlerweile mehr als 25 Jahren von seinem
Lehrstuhl der Universität des Saarlandes heraus die Welt getragen hat,
damit sehr erfolgreich war.
Sie kennen die Historie von IDS Share und seit einigen Jahren ist es so,
dass Herr Share eben hier seine Ideen seiner Ansätze im Rahmen
der Share Group und hier der Share-Management eben einbringt und weiterentwickelt.
Das heißt, wir sprechen schon seit sehr länger,
langer Zeit über Geschäftsprozessmanagement und wir sind weiterhin stark der Auffassung,
dass das der Kern vieler Fragestellungen ist,
vieler Lösungsansätze ist,
hier in die Prozesse zu schauen und hier Verbesserungen zu erzielen
Mit dieser Historie wundert es nicht,
dass neben anderen Branchen eben der Hochschulbereich ein Bereich ist,
in dem wir sehr aktiv sind und wo wir mit sehr viel Erfahrung und Leidenschaft versuchen,
auch die Hochschulen zu beraten und hier zur Verbesserung zu führen.
Wenn man mal versucht, unsere Tätigkeiten,
unsere Leistungsangebote auf einige Stichworte zu bringen,
dann muss man hier sicher nennen, das Stichwort IT-Management.
Man muss nennen, das Stichwort ERP, Ressourcenplanung,
dort oft im Zusammenhang mit FAP-Systemen,
die wir einführen und eben das Stichwort Campusmanagement
Hier sind wir als unabhängig auf Partner der Hochschulen unterwegs,
auf dem Weg zu neuen oder verbesserenden Campusmanagementsystemen.
Und darum soll es jetzt auch im Weiteren gehen.
Sie alle kennen die Rahmenbedingungen an Hochschulen, sicherlich hautnah und
zum Teil schmerzhafter als ich. Sie alle wissen auch,
dass diese Rahmenbedingungen viele Hochschulen dazu bringen, sich Gedanken über
ihren Geschäftsprozesse in diesem Kernbereich zu machen und insbesondere auch über die IT-Stück-Unterstützung.
Und dort sind wir beim Thema Campusmanagement. Und dort ist
die Welt erstmal einfach. Man muss sich grundsätzlich entscheiden,
Bleibt mal bei seinem Anliefer, wechselt man.
Im Moment wechseln viele Hochschulen. Herr Weckmann hat
gerade das Beispiel der Universität Düsseldorf dargestellt. Das heißt,
man steht sehr oft vor der Frage, einer Systemauswahl,
aber natürlich auch einer Bieterauswahl, dem sich dann eine Implementierung anschließt.
Auch diese Welt ist noch einfach,
aber wenn man sich einmal zu diesem Weg durchgerungen hat,
dann wird man erkennen,
es ergeben sich einfach im Detail sehr viele Folgefragen,
sehr viele Aspekte, die hier berücksichtigt werden müssen.
Wie finde ich denn eigentlich mein Bieter,
der zu mir passt
Dazu muss ich ja erstmal die Spezialitäten meiner Hochschule tatsächlich kennen.
Mit all ihren Feinheiten, mit den unterschiedlichen Kulturen in den Fachbereichen,
in den Fakultäten, mit den Schnittstellen zwischen Verwaltung und anderen Einrichtungen.
Wie schaffe ich es denn hier einen Content zu erreichen?
Und zwar ein Konsens, der dann auch trägt in der Implementierung,
in der es Schwierigkeiten definitiv geben wird. Wenn man sich dann mal umschaut,
es sind ja einige Hochschulen,
die diesen Weg schon ein Stück gegangen sind,
dann wird man eben feststellen, Das ist oft doch zu Schwierigkeiten kommt,
dass es oft zu unangenehmen Überraschungen kommt, dass es zur Zeitvorzügung kommt,
dass es zu höheren Kosten gibt, kommt.
Einige Beispiele sind ja hier in diesem Rahmen relativ eindrucksvoll genannt worden.
Und letztendlich kann man das damit zusammenfassen, warum entfalten eigentlich diese Projektprojekte?
Nicht den Nutzen, den sich alle Beteiligten vorher davon versprochen haben. Ich möchte Ihnen ein Verfahren vorstellen,
was Sie nicht davor schützt, keinen dieser Fehler mehr zu begehen,
was aber zumindest ihnen ermöglicht, eine Transparenz herzustellen,
eine Akzeptanz herzustellen und eben durch ein sehr stringentes Vorgehen hier einige Fehlentwicklungen zu vermeiden.
Das Stichwort ist Prozess, Getriebenes, Campusmanagement, Campusmanagement,
wovon reden wir überhaupt? Ich habe Ihnen hier mal eine typische Prozesslandkarte,
wie wir sie verwenden, wenn wir zu unseren Kunden gehen,
mitgebracht und Sie werden erkennen, es gibt einfach,
es gibt Bereiche im Campusmanagement, die klassisch sind,
die immer dazugehören, zu nennen ist das Prüfungsmanagement,
das Studierendemanagement,
Lehrveranstaltungsmanagement,
Zulassungen und so weiter
Und es gibt eben auch Bereiche,
bei denen es sein kann, dass man die mal ausspart,
weil sie behandelt sind, weil sie später angegangen werden.
Vielleicht sind solche Randbereiche, das Alumni-Management, Interessentenmanagement oder weitere Aspekte.
Randbereiche nicht in dem Sinne gemeint, dass sie weniger Priorität haben,
aber sie sind dann mehr am Rand dessen,
was man hier als Campusmanagement definiert.
Welches Verfahren nutzen wir nun mit unseren Kunden,
um sozusagen hier Verbesserungen in diesem aufgespannten Hauptprozessen des Dune
Life Cycle
zu erreichen
Zunächst macht es aus unserer Sicht Sinn, eine Phase der Strategiefindung einzuschieben.
Und sich über strategische Ziele Gedanken zu machen. Wenn wir
über Ziele reden, dann können wir anfangen, bei Kostenersparnis,
können über Komfort für Studierende gehen, für die Mitarbeiter.
Man kann sich das Ziel IT-mäßig sich zu modernisieren nehmen und weitere.
In allen werden weitere Aspekte einfallen. Und das ist relativ
einsichtig. Man wird mit einem solchen Projekt nicht alle Ziele
im gleichen Marf erreichen können.
Das heißt, es lohnt sich aus unserer Sicht und aus
unserer Erfahrung sich hier zu bewegen
Gedanken zu machen, wo man tatsächlich die Prioritäten setzen wird und damit auch einen Maßstab zu erzeugen,
der ihnen durch, der einen durch das ganze Projekt tragen kann,
Entscheidungen treffen hilft und letztendlich auch in der Implementierung hier weiter als Rechtsschnur dient.
Der nächste Punkt, die Istanalyse, das ist ein Aspekt,
den man aus unserer Sicht, aus unserer Empfehlung durchführen sollte.
Allerdings gilt jeder alte Grundsatz so viel wie nötig,
so wenig wie möglich. Es ist einfach ein Bereich,
bei dem es nützlich sein kann, hier mal die Stärken schwächen,
die im Moment in der jetzigen Lösung existieren, aufzunehmen,
um dann sozusagen auf dieser Basis in die Sollkonzeption zu starten und dort sauber den Transfer in die Zukunft zu machen.
Wir machen das prozessorientiert,
indem wir eben tatsächlich ausgehend von den Hauptprozessen der Prozesslandkarte,
die ich vorhin beispielhaft gezeigt habe,
in Workshops mit den Fachexperten der Hochschulen,
hier die Istanalyse starten und auf keinen Fall in einem bürokratischen,
auf einer bürokratische Art und Weise jetzt sehr im Detail die Prozesse zu erzeugen und zu dokumentieren,
sondern hier ist es eben wichtig, um diese Phase effizient zu halten,
sehr schnell auch über Stärken, Schwächen, Verwässerungspotenziale zu reden.
Die nächste Phase, die Sollkonzeption,
ist aus meiner Sicht die wichtigste Phase,
weil sie die Basis eben für alles Weitere bildet.
Und das ist auch die spannendste Phase,
weil man spätestens hier das Ziel verfolgen sollte zu einer gemeinsamen Konzeption zu kommen.
Beispielsweise in den fakultätsnahen Bereichen, die Prüfungsmanagement auch zu einer gemeinsamen Konzeption aller Fakultäten.
Das sieht in der Ist-Phase eben noch
ein bisschen anders aus
Wo man eben spezifisch untersuchen kann. Aber hier ist es eben aus unserer Sicht wichtig,
tatsächlich hier einen gemeinsamen Rahmen, einen gemeinsamen Prozess zu definieren.
Der, nichtsdestotrotz, darauf komme ich gleich noch, selbstverständlich,
genügend Freiräume und Spielräume lässt, um benötigte Spezifika in den Fakultäten,
aber auch in anderen Einrichtungen hier zu erlauben.
Nach der Vollkonzeption ist es nun sehr effizient möglich, eine Anforderungsanalyse durchzuführen.
Wenn Sie mit Ihren Fachexperten über Prozesse reden,
werden wie immer auch Anforderungen genannt bekommen. Das heißt,
Sowohl diese Anforderungen, die sie schon aus der Sollkonzeption mitnehmen,
einfach die Anforderungen,
die sich implizit und sehr einfach aus den Prozessen ergeben,
können sie hier in diese Phase mit einbringen, das Ganze strukturieren.
Und am Ende beispielsweise so etwas wie ein Anforderungskatalog aufstellen,
mit dem sie dann eben in die Bieterauswahl beispielsweise in eine Ausschreibung gehen können.
Aber sie können diesen Anforderungskatalog eben auch nutzen,
um beispielsweise in ihrem bestehenden System evolutionäre Verbesserungen zu erreichen,
wenn sie eben nicht hier
ein Systemwechsel anstreben
Was hier ganz wichtig ist, neben der,
neben den Anforderungen, die die IT betreffen,
immer auch die Organisation, die Hochschulheitsorganisation mit zu betrachten.
Das ist, was zwei Aspekten wichtig. Zum einen in der Sollkonzeption eben,
sich immer klar darüber zu sagen, was ist der Rahmen,
wo verlässt eine Sollkonzeption auch die Möglichkeiten der Hochschule,
weil die Organisation vielleicht nicht darauf vorbereitet ist, darauf abgestimmt ist.
Aber die andere Richtung ist eben auch legitim,
nämlich zu überlegen, wo gibt es vielleicht organisatorische Anpassungen,
die der Hochschule dann helfen,
die Sollprozesse besser zu leben und besser zu unterstützen
Da reden wir klassischerweise über Schulungsmaßnahmen, über Änderungen in der Aufgabenzuteilung,
vielleicht auch mal über die ein oder andere Anpassung im Organigramm,
sofern das möglich und gewünscht ist.
Das Vorgehen in diesen Bereichen, in den einzelnen Projektpfeifen,
ist in unseren Projekten eigentlich immer,
wer stark zugeschnitten auf zentrale Workshops.
Wir empfehlen unseren Hochschulen und betreiben das auch so
Ansprechpartner zu den einzelnen Hauptprozessen in zu Workshops einzuladen,
wo wir dann eben genau diese Themen adressieren und mit den Fachleuten
sowohl in Ist als auch in Soll über die Prozesse eben
über die Aspekte reden und hier zu den Konzeptionen kommen.
Weil diese Workshops so zentral sind, bereiten wir sich vor,
indem wir eben Fragenkataloge, kurze Darstellung, Einführung,
den Fachexperten an die Hand geben,
damit sie sich einfach auf Workshops vorbereiten können,
wir hier in einer effizienten Art und Weise valide Ergebnisse erzielen können
Es werden Ergebnisdokumente erzeugt, die zum großen Teil Prozessdarstellungen sind.
Und hoffentlich nur noch wenig ergänzt werden müssen durch Textteile Darstellungen.
Und ich empfehle Ihnen auch und unseren Kunden auch immer sogenannte Feedback-Phasen anzufügen,
um einfach den Fachexperten nochmal die Möglichkeit zu geben,
das in den Workshops besprochene mitzunehmen,
mit einem Kollegen zu besprechen,
nochmal was nachzulesen und hier einfach auch noch
weitere Ergebnisse beitragen zu können
Das ist sozusagen der Kurzabriss unseres Vorgehens. Sie alle können sich vorstellen,
einige haben es auch erlebt, nehme ich an,
dass hier natürlich jede Menge Arbeit drin statt,
jede Menge Herausforderungen, unterschiedliche Interessen.
Insofern ist das aufgrund der Zeit tatsächlich relativ knapp von mir dargestellt.
Ich möchte Ihnen noch einige wertende Erfolgskriterien aus unseren Erfahrungen mitgeben.
Das erste ist, betrachten Sie immer Geschäftsprozesse und IT und Organisation
in einer ganzheitlichen Art und Weise.
Ich habe es vorhin ausgeführt, dass Sie bei den Anforderungen
eben auch immer auf die Organisation achten müssen.
Die IT Ist ja immer sehr selbstverständlich, auch das Ziel von solchen Geschäftsprozessoptimierungen.
Insofern ist ja die Organisation auch immer noch mal aktiv in den Blickwinkel zu rücken.
Holen Sie sich Erfahrungen mit solchen Projekten und mit Geschäftsprozessmanagements an Bord.
Das können externe Berater sein, es können aber auch Hochschulen
sein, die ein solches Verfahren durchgeführt haben.
Es hilft ungemein, um hier bestimmte Fehler,
die ich fast als klassisch bezeichnen würde, nicht zu machen.
Und tatsächlich die Konzentration und die Kraft und den Aufwand
hier auf die inhaltliche Arbeit rechnen zu können
Geben Sie den fachlichen Bedürfnissen den Vorrang vor der IT,
das ist ein Aspekt, der eigentlich durch ein solches Verfahren,
in dem sie eben über Geschäftsprozesse mit den Fachleuten reden, sichergestellt ist.
Klären Sie vorab die strategischen Ziele, das habe ich erwähnt,
und ein ganz wesentlicher Punkt aus meiner Sicht binden Sie
alle relevanten Akteure von Anfang an hier ein.
Das macht es manchmal etwas anstrengender, salopp gesagt,
weil Sie eben alle Diskussionen, alle Interessen lagen,
von Anfang an auf dem Tisch haben, im Workshop-Raum,
aber es hilft eben hier,
einen Content zu erzielen,
der am Ende
auch trägt
Und insofern ist das eine ganz wichtige,
ein ganz wichtiger Aspekt für die Akzeptanz der Lösung in diesem Projekt,
aber auch der Implementierung, die dann eben erfolgt.
Begleiten Sie so ein Projekt als Projektleitung,
als Hochschule aktiv und sorgen Sie für klare Freigabemechanismen,
um hier wirklich Schritt für Schritt auf sauberen Ergebnissen aufzubauen.
Ich möchte zum zweiten Teil meines Vortrags kommen und der heißt Trends und Entwicklung.
Ich möchte hier zunächst auf die Trends im Bereich des Geschäftsprozessmanagements eingehen.
Wenn Sie hier sich mal die Zeit nehmen und anfangen zu googeln.
Trends im Bereich Geschäftsprozessmanagement, dann werden sie sehr schnell erkennen,
dass sie dort sehr viel Zeit in Blogs,
in Foren mit Fachexperten und ja sogenannten Gurus verbringen können,
die sehr ins Detail gehen, zum Teil quasi religiöse Diskussionen über Tools und Standardfragen.
Ich möchte Ihnen aus dieser Diskussion, die ich nicht abwerten möchte,
wir machen da aktiv mit, aber einen Trend herausheben,
der aus unserer Sicht eben die Entwicklung auch der nächsten Jahre
bestimmen wird.
Und dieser Trend heißt adaptives Prozessmanagement
Das Prinzip ist ja einmal visualisiert. Es besteht darin,
dass man beginnt,
einen Prozess nicht als starre Abfolge von Arbeitsschritten zu betrachten,
sondern als Schablone, die man nutzen kann,
um einzelnen Einrichtungen oder im Besonderen oder in bestimmten Fällen,
je nach Fall, bestimmte Prozessvarianten zuzulassen.
Ich werde Ihnen gleich noch ein Beispiel zeigen,
aus meiner Sicht im Campusmanagement sind eben beispielsweise die Studiengangsentwicklung sehr geeignet für diese Art Prozesse zu adaptieren,
aber auch Teile der Lehrveranstaltungsplanung oder der Prüfungsplanung.
Wie schaut sowas aus? Das Bild der Schablone kann sich beispielsweise darin äußern,
dass wir unseren Kunden in diesem Beispiel für die Studiengangsentwicklung,
Akkreditierung beispielsweise von neuen oder Rehakkreditierung bestehender Studiengänge,
gewisse Prozessreferenzen an die Hand geben.
Und man kann nun im Sinne einer Schablone diese Referenzen nutzen,
um sie auf die Hochschulspezifika anzupassen. Also hieraus,
im zweiten Teil dieser Kaskade, eine Hochschulspezifische Studiengangsentwicklung prozessual beschreiben.
Und im nächsten Schritt kann man dann eben sagen, es macht Sinn,
in der Akkreditierung oder in der Findung eines neuen Studiengangs die kulturellen historischen,
personalen Unterschiede zwischen Fakultäten oder Fachbereichen ernst zu nehmen und auch zuzulassen.
Und dann eben den einzelnen Fakultäten auch im Sinne einer Schablone den Hochschulprozess an die Hand zu geben,
aber die Möglichkeit zu geben, da, wo Kreativität,
wo Freiraum gefragt ist, hier eigene Prozesse einzubringen,
die sich dann an wichtigen Meilensteinen eben,
nichtsdestotrotz wieder auf den Standard zurückziehen.
Ich habe Ihnen ein Beispiel mitgebracht, aufgrund der Zeit möchte ich das sehr kurz erläutern.
Sie sehen hier sozusagen im Sinne einer Schablone eben,
dass an dieser Stelle oben links in dem Kästchen Ziele eines Studiengangs zu definieren sind.
Und nun kann es sein, dass eben eine Fakultät sagt,
wir tun das, wir tun das,
ist der erste Satz und der zweite ist, wir tun das,
indem wir bei uns ganz konkret eine bestimmte Kommission, einen Zielkatalog definieren lassen,
der anschließend in der ganzen Fakultät kommuniziert wird und finalisiert wird und am Ende eben von, in diesem Fall der Dekanin freigegeben wird.
Und das ist das, was für einen Spielraum oder Freiraum meinen,
den wir hier geben können durch dieses Verfahren und die sehen auch,
die Schablone gibt an dieser Stelle vor, am Ende,
der Meilenstein ist eben ein Antrag,
muss in einer bestimmten Form da sein und solange das gewährleistet
ist und sich hier auch auf der rechten Seite in der spezifischen Ausprägung wiederfindet,
ist eben immer gewährleistet,
dass hier die Belange der gesamten Hochschule
tatsächlich zum Tragen kommen
Ein weiterer Trend, der sich eher der Architektur solcher Systeme
zurechnen lässt, ist das Stichwort Lehre.
Auch digitale Lehre in unseren Projekten merken wir immer mehr,
dass die Bereiche Campusmanagement und Lehre verschwimmen oder ineinander übergehen,
über Schnittstellen bis hin möglicherweise zur Integration.
Sie sehen das auch, wenn Sie sich die Aktivitäten
der Anbieter mal anschauen in den letzten Monaten.
Und das ist für die Geschäftsprozesse selbstverständlich relevant und muss eben
hier auch mitgedacht werden
Ein Breitraut-Trend, das Stichwort Mobilität. Es ist sehr mehrfach an anderen Stellen gesagt worden,
die Studierenden erwarten eigentlich das, was sie aus ihrem privaten Umfeld kennen,
eben auch von ihrer Hochschule und in der Kommunikation mit der Hochschule.
Aus unserer Sicht ist nochmal ein besonderer Aspekt wichtig,
nämlich neben der eigentlichen Sicht auf Campusmanagement-Daten,
Prüfungspläne, Lehrveranstaltungen und so weiter,
eben auch die sozialen Aspekte hiermit zu berücksichtigen und dort über kreative Dinge nachzudenken,
beispielsweise Verabredungen zwischen Studierenden zu ermöglichen,
die Sichtwehr befinden findet sich aktuell noch am Campus,
Bohren und solche Aspekte beiver.
Wir haben hier auch ein Prototyp entwickelt in Zusammenarbeit mit einer Hamburger Hochschule.
Wer sich dafür interessiert, kann uns gerne dazu ansprechen.
Ein letzter Aspekt. Und dort ist in diesen Tagen
schon sehr viel zu gesagt worden, auch von Leuten,
die da deutlich größere Expertise und Erfahrungen haben als ich,
nämlich die Digitalisierung von Lehrinhalten.
Und wie es sich für einen vernünftigen Trend gehört,
kommt das ganz stark aus den USA. Ich habe gestern gelernt,
eben auch aus China,
Und ich habe Ihnen hier an meinem Beispiel mitgebracht, die Stanford University,
die eben sehr konsequent beispielsweise Standardvorlesungen ins Netz stellt und eben auch sehr niederschwellig,
ohne und den Zugang eben ermöglicht,
ohne jetzt unbedingt immer ertrikuliert zu sein beispielsweise.
Ein weiteres Beispiel von unserem Partnerunternehmen IMC, die sich seit Jahren eben darum bemühen,
E-Learning anzubinden und hier auch mobile Lösungen anbinden.
Das ist ein Trend, der sicherlich auch kritisch zu betrachten ist,
bei dem ich sie aber auch einladen möchte,
eben auch die Möglichkeiten zu sehen
Und ich habe Ihnen hier nochmal ein Beispiel mitgebracht,
dass ich die Verbände beginne, damit zu beschäftigen.
Der Bitkom beispielsweise arbeitet an einer Empfehlung für eine deutsche Hochschul-Cloud,
wie es auch ermöglicht, eine Lösung anzubieten, die auch gemeinsame Aspekte,
Kooperationen zwischen den Hochschulen ermöglicht und eben auch schaut,
was sind für innovative Methoden der Lehre dadurch möglich.
Und ich möchte, wenn ich das darf,
mit sehr viel Respekt in der Stimme,
vielleicht Frau Schwan von gestern Abend nochmal zitieren,
die gesagt hat, Man muss eigentlich das Individuum lehren.
Und man muss das Individuum sozusagen an die Hand nehmen und ernst nehmen. Und ich glaube,
ein großer Vorteil, den man, wenn man es richtig macht,
den man auch aus dieser Entwicklung ziehen kann,
ist eben durch die Standardisierung oder durch die Vergabe von Standardinhalten in digitale Medien,
Freiräume zu schaffen, um eben die Lehre durchzuführen,
wie wir, die sie, die die Hochschulen eigentlich durchführen wollen.
Nämlich individuell in Kleingruppen und auf den einzelnen Studierenden
angebufft.
Vielen Dank