Meine Damen und Herren, ich möchte gerne mit Ihnen eine
kleine Reise in die Zeit von 1998 bis heute machen und Ihnen
die Entwicklung des Faktzeiensystems vom Modell Fulda bis hin zum Forschungsinformationssystem vorstellen.
Forschungsinformationssystem, ein Begriff, der heute in aller Munde ist,
ganz sicherlich auch hier auf der Campus Innovation,
wenn ich danach google, finde ich mehr als 170.000 Ergebnisse.
Interessanterweise hat dieser Begriff jedoch noch keinen Einzug in den Duden
gefunden und es gibt auch noch keinen Wikipedia-Eintrag dazu
Vielleicht liegt es daran, dass es noch keine einheitliche Definition gibt.
Schauen wir uns doch mal die Anforderungen aus dem Jahre 1998
an. Da gab es einen Beschluss zur Etablierung einer Software
für Verwaltung und Controlling der Forschung an der Charité.
Die folgende Kriterien erfüllen sollte. Jeder Wissenschaftler muss die Möglichkeit
haben, ihm zugeordnete Ressourcen zu überblicken und zu managen.
Das Überblicken gilt für alle Hierarchie-Ebenen. Bei uns galt es
von Anfang an, Transparenz zu schaffen,
sodass jeder bei jedem schauen kann, bis auf die Dinge,
die dem Datenschutz unterliegen
Es sollte sich um eine zentrale Datenbasis handeln mit dezentraler Datenerfassung.
Und dabei war auch von Anfang an klar,
dass die Wissenschaftler für die Beibringung die Eintragung und die Korrektheit der Daten zuständig sind.
Aus dem Forschungsmanagement kam die Anforderung,
dass eine Möglichkeit geschaffen werden sollte, Leistungserfassung vorzunehmen,
die Leistungsbewertung, leistungsorientierte Mittelvergabe und ein Berichtswesen.
Technische Anforderungen an die Software waren hohe Flexibilität und eine zukunftsfähige Architektur,
die dem Betrieb und Weiterentwicklung mit möglichst geringen zeitlichen und finanziellen
Aufwenden sicherstellen sollten
Im Folgenden möchte ich Ihnen gerne ein paar Meilensteine vorstellen,
aus 14 Jahren Entwicklung und dann noch ein paar Beispiele zeigen.
Im Jahre 1999 gab es eine Förderung für dieses Projekt
durch das BMBF von über 300.000 D-Mark.
Im gleichen Jahr gab es dann auch schon eine Basissoftware,
die unter anderem auch schon eine Schnittstelle zu Papmet für den komfortablen Publikationsdownload anbot.
Im folgenden Jahr kam dann auch schon das Modul
universitäre Forschungsförderungen zur Beantragung von Haushaltsfinanzierten
Hier sehen wir, dass wir auch schon ein bisschen
den Bereich des Forschungsinformationssystems verlassen.
Hier gibt es Prozessunterstützung für das Antragsverfahren in der Fakultät.
Deswegen ist in der Charité auch eher der Begriff Fakultätssoftware gebräuchlich.
Nach einer relativ langen Pilotphase gab es dann 2001 die flächendeckende Einführung.
Und in dem Jahr dann auch die erstmalige Pflichterfassung und Bewertung
von Publikationen über diese Software.
Im Jahre 2002 gab es dann erstmals eine gemeinsame Darstellung von
Forschungsprojekten in einer gemeinsamen Forschungsdatenbank von Charité und Humboldt-Universität
2002 haben wir dann eine Schnittstelle zur SAP geschaffen,
die den Wissenschaftlern Einsicht in ihrer aktuellen Kontodaten bis hin zur Einzelpostenbuchung gewährt.
Das ist ein ganz wichtiger Punkt für die Nutzerakzeptanz,
auf die später nochmal zu sprechen komme.
Den ersten Forschungsbericht haben wir dann mithilfe dieser Software im Jahr 2003 erstellt.
2004 war dann ein relativ ereignisreiches Jahr. Wir hatten ja
im Jahre 2003 die Fusion Charité Alt mit dem Universitätsklinikum Benjamin Franklin.
Da haben wir dann zunächst den Kompaktmodus eingeführt,
der eine erhebliche Verbesserung in der Nutzerfreundlichkeit mit sich brachte.
Im Kompaktmodus sieht ein Wissen Wissenschaftler nur sich selbst und die Dinge,
die ihn betreffen. Weiterhin haben wir natürlich auch noch den Experten,
wo du es, weil ich erwähnte ja schon,
uns ist es wichtig, dass jeder alles sehen kann.
Dieser Kompaktmodus war dann auch eine wichtige Voraussetzung für die erfolgreiche Implementierung
der Software am Campus Manjamin Franklin für 1000 neue Nutzer.
2006 wurde dann die Charité eigene Forschungsdatenbank entwickelt. Und zwar ist wichtig,
nach der Fusion die Projekte, nicht nur Werder Humboldt-Universität darzustellen,
sondern Charité Eigen,
damit die FU da nicht so ganz ins Hintertreffen gerat gerät
Im Jahre 2008 gab es dann eine Weiterentwicklung im Bereich leistungsorientierte Mittelvergabe.
Hier wieder in Antragsfahren für Sondertatbestände. Das sind bei uns
zum Beispiel fremdverwaltete Drittmittel, Stipendien und so weiter,
die man beantragen kann und sagen, das möchte ich bitte,
dass das auch bei der leistungsorientierten Mittelvergabe berücksichtigt wird.
Da haben wir dann auch erstmals gebuchte Drittmitteleinnahmen dargestellt und
die Möglichkeit geschaffen, Drittmitteleinnahmen aufzuurteilen.
SAP ist ja mehr so von der finanzverwaltungstechnischen Seite.
Da haben wir einen Projektleiter, dem
die Einnahmen zugewiesen sind
Und über Verzeihens haben Hauptprojektleiter die Möglichkeit,
einen gewissen Prozentsatz von Einnahmen an Co-Projektleiter abzugeben,
sodass die auch Einnahmen haben für die leistungsorientierte Mittelvergabe.
Im Jahre 2010 haben wir dann das Modul Fortbildung entwickelt zur Dokumentation der fachärztlichen Fortbildungspflicht.
Der ärztliche Direktor muss jedes Jahr im Qualitätsbericht angeben,
wie viel Prozent der Fachärzte ihrer Fortbildungspflicht nachgekommen sind.
Und hier sehen wir,
dass wir nicht nur den Bereich des Forschungsinformationssystems schon verlassen,
sondern auch den Bereich der Fakultätssoftware.
Hier gehen wir schon in den Klinikbereich über
Im gleichen Jahr haben wir dann auch die Idee gehabt,
Publikationstabellen, an das zentrale Data-Warehouse-System der Charité anzubinden, um Publikationsdaten grafisch darzustellen.
Da zeige ich Ihnen später dann auch nochmal ein Beispiel.
Im letzten Jahr haben wir dann die Forschungsdatenbank,
um die Darstellung von Publikationen erweitert und dieses Jahr ganz neu
das Hohmodul eingeführt, was wichtige Funktionen auf einen Blick bietet.
Dieses Hohmodul ist ein Ergebnis einer Nutzerumfrage,
da haben wir einfach mal unsere Nutzer gefragt,
was wünscht ihr euch und die wollten einfach einen Startbildschirm haben,
wo Funktionen in einem Blick sind,
ich da dann draufklicke und mit einem Wizard dann durchgeleitet werde.
Hier sehen wir das Ganze nochmal im Überblick, ups,
die Seite hier ist der Input.
Hier haben wir unsere Schnittstellen zu SAP. Das ist hier
der Output in Form von Berichten, Forschungsdatenbank und die blauen Kästchen
sind all die Dinge, die die Evaluationen von Forschungsleistungen betreffen.
Hier sehen wir als Beispiel, das Homemodul,
dass das Ergebnis der Nutzerumfrage ist,
hier in der ersten Spalte sieht ein Wissenschaftler all die Funktionen,
die ihn selbst betreffen, zweiten Spalte sind übergeordnete Funktionen aufgelistet,
wie sie zum Beispiel bei uns ein Forschungsbeauftragter oder ein Fortbildungsbeauftragter wahrnimmt.
Und hier in der dritten Spalte kann man Arbeitslisten generieren,
sodass man auf einen Blick sieht, was habe ich denn zu erledigen?
Das Dashboard-Publikationen ist das Ergebnis oder eins der Ergebnisse der Anbindung der Publikationstabellen
an unser Data-Varehouse-System. Da habe ich mich einer Fragestellung gewidmet,
die jedes Jahr regelmäßig an mich herangetragen wurde aus der Fakultätsleitung.
Was haben wir denn an Publikationen in High-Impact-Journalen
Was ist denn ein High-Impact-Journal? Das ist gar nicht
so einfach. Und welches Jahr wollen wir betrachten? Deswegen
habe ich hier das Publikationsjahr zur Eingabe als Drop-Down-Menü generiert.
Hier kann ich mit dem Schieberegler den Impact-Faktor einstellen.
Das Ergebnis ist dann hier ein Tortendiagramm,
wo ich den Journal nahmen sehe und die Anzahl der Publikationen,
hier ist das Ganze nochmal in der Tabelle zusammengefasst.
Hier kann ich dann auch den entsprechenden Impact-Faktor des Journals angucken. Dieses Tortendiagramm ist interaktiv,
wenn ich da mal in eine Torte reinklicke,
bekomme ich denn hier nochmal Detailinformationen zu den Publikationen kann über die Papmet-ID
dann direkt zu Papmet abspringen und dort den Appspect angucken oder soweit auch lizenziert, den Volltext.
Was waren die größten Herausforderungen? Ganz sicherlich der Spagat der Fülle
der Anforderungen zwischen der Fülle der Anforderungen und dem personellen und finanziellen Ressourcen.
Ich denke, das kennt einen. Jeder von Ihnen.
Ich gucke da mal so ein bisschen neidisch auf die Schweizer Kollegen,
die Herrn Spagat vielleicht nicht ganz so perfekt sein muss,
aber Sie kennen ja das Zitat von unserem Bürgermeister.
Wir sparen, bis es quietscht und davon ist auch
die Universitätsmedizin in Berlin betroffen
Eine große Herausforderung war auch der Städtewandel in der Hochschulpolitischen Landschaft in Berlin.
Die Unstrukturierung der Berliner Hochschulmedizin, die bereits erwähnte Fusion von Charité
Alt und dem Universitätsklinikum Benjamin Franklin und die darauffolgende Charité-Zentren-Weltung.
Zu dem Städtenwandel gehört natürlich auch der personelle Wechsel in
der Fakultätsleitung, der stets neue Anforderungen mit sich bringt.
Ein ganz wichtiger Punkt ist auch die Anwenderakzeptanz,
da das Thema Usability, je benutzerfreundlicher ein System ist,
desto lieber wird es auch benutzt.
Deswegen haben wir da auch unsere Nutzerumfragen gemacht.
Und was auch ganz, ganz wichtig ist,
ist ein Mehrwert für die Wissenschaftler
zu schaffen
Dass es nicht nur heißt,
oh, da muss ich jetzt wieder was eintragen,
damit ich bei der leistungsorientierten Mittelvergabe auch ein bisschen Geld bekomme,
sondern dass ich da dann aktuell meine Kontodaten abrufen kann oder
es auch nutzen kann für die Darstellung meiner Forschungsleistung.
Da sehen wir dann gleich nochmal ein Beispiel. Und zum Schluss
die Anbindung unseres Forschungsinformationssystems an andere Systeme wie SAP ist und bleibt eine Herausforderung.
Hier sind wir ein Beispiel für Anwenderakzeptanz. Wir haben die
Möglichkeit, Personen und Einrichtungsbezogen in die Forschungsdatenbank zu verlinken.
Ein Beispiel hier anhand der Endokrinologie. Hier sind die Mitarbeiter
aufgelistet mit Publikationen. Und wenn ich jetzt hier zum Beispiel
den Herrn Bobbert auswähle, dann gerate ich direkt in die
Forschungsdatenbank und sehe hier die Publikationen speziell von Herrn Bobbert.
Zum Schluss möchte ich noch mein Resümee ziehen. Der erste Punkt lässt sich
kurz und knackig zusammenfassen aus der Praxis für die Praxis.
In 14 Jahren PPP mit der Klios Heinz GmbH
hat die Charité das Verzeihensforschungsinformationssystem maßgeblich mitgeprägt.
Viele Charité-spezifische Entwicklungen sind in den Standard eingegangen,
sodass auch andere medizinische Fakultäten oder andere Universitäten
davon profitieren
Die einzige Konstante in der Wissenschaft ist der Wandel.
Hersteller und Software müssen diesen Wandel begleiten. Zentrale Kriterien dabei
sind die Flexibilität von Software und Hersteller und die Bereitschaft zur zeitnahen Umsetzung von Auftragsentwicklung. Das heißt,
ich als Kunde möchte mich irgendwo ganz hinten in die Schlange
einstellen und darauf warten es in einem halben Jahr vielleicht darüber befunden wird,
ob es überhaupt umgesetzt wird,
sondern ich habe jetzt eine Problemstellung und ich möchte,
dass jetzt diese Problemstellung auch IT-technisch unterstützt wird und umgesetzt wird.
Und last but not least,
nehmen Sie Ihre Nutzer mit ins Boot,
machen Sie es wie wir, zum Beispiel Nutzerumfragen,
denn eine Software kann nur so gut sein,
wie der Nutzer,
der sie bedienen kann oder will
Ich danke Ihnen für Ihre Aufmerksamkeit und übergebe jetzt
an Herrn Dr. Krause von der Cleo Science GmbH. So,
jetzt möchte ich erst mal, das war noch nicht das Richtige. So,
nachdem wir die 14 Jahre nun aus der Brille des Anwenders beleuchtet haben,
möchte ich jetzt noch eine kurze Ergänzung dazu machen aus
der Brille
Des Lieferanten, wie man ihn häufig nennt. Und ich glaube,
das, was am meisten interessiert,
was sind die Faktoren, die mithelfen können,
dass so ein System 14 Jahre läuft, sicherlich,
es sind in den 14 Jahren andere Systeme auch gekommen und gegangen.
Fakt Science ist geblieben. Wie hat das geklappt?
14 Jahre, das ist eine Zeit vor 14 Jahren.
Da hatten wir einen amerikanischen Präsidenten, der im Wesentlichen
durch einen ganz einfachen Satz in sein Amt gekommen ist.
Nämlich der Satz war The Economy is due bit.
Und wenn ich das 14 Jahre zurück jetzt auf die Forschungsinformationssysteme zurücksetze,
dann könnte ich das übersetzen in It's Reporting Stupid
Die Grundfrage war, wenn wir die Berichte,
die wir eben über die Forschungsleistung über Forschungsinformationen herstellen können,
alle zusammenkriegen, dann sind wir eigentlich fertig.
Dass man natürlich sich Gedanken machen muss,
die ganze Grundlage für diese Berichte mühsam zu erarbeiten,
das ist das, was man eben als Systemhersteller dann Stückchen
für Stückchen zusammen mit den Standorten erarbeitet.
Und sie erlauben mir, dass sich
eine kurze Standortbestimmung mache
Auf Initiative des Projekts mit der Charité,
mittlerweile eben ein Systemhersteller, der Systeme aufbaut für Forschungsinformationssysteme,
für das Campus-Management und für die Administration von Fakultäten und Universitäten und Forschungseinrichtungen.
Wir haben das mal Services for Science genannt. Und jeder,
dieser einzelnen Bereiche, ist wieder geprägt dadurch,
dass er sich durch verschiedenste einzelne Komponenten, Module, Aufgaben, Prozesse zusammensetzt,
die dann dummerweise auch noch an jedem Standort natürlich anders zusammengewürfelt werden.
Das heißt, jedes System,
was es irgendwo an einem Standort gibt, an der Charité,
Dr. Welke, dass gerade schon sehr toll dargestellt,
da sind es eben auch ganz viele Besonderheiten aus der Universitätsmedizin,
mit denen sie also eine Fortbildungsdokumentation für Fachärzte,
kann man eben an normalen Universitäten,
die keine medizinische Fakultät haben, überhaupt nicht brauchen.
Das heißt,
jedes System ist individuell und das System an der Charité ist schon so,
dass es natürlich den Bereich der Forschungsinformationen in den Mittelpunkt stellt,
wobei natürlich viele administrative Tätigkeiten und Prozesse dort mit abgebildet sind
Bei den Forschungsinformationen geht es natürlich um die Bereiche,
die hier schon auch durchaus ausdekliniert worden sind.
Das heißt, die Bibliografie und Bibliometrie und Publikationen darzustellen,
den Lifecycle, den Project Lifecycle abzubilden,
vom Drittmittelantrag bis hin zur Diskussion eine komplette Projektakte auch irgendwo zu führen.
Die Themen der Vernetzung oder andere Indikatoren mit einzubinden und eben
auch ganz wesentlich darüber zu informieren, im Bereich von Forschungsdatenbanken und anderen Leistungsdarstellungen.
Was sind jetzt die zusammengefassten Lerneffekt, die The Lessons learned,
aus diesen 14 Jahren, nun das erste Mal,
möchte ich sagen, dass es wichtig ist,
dass wirklich die benötigten Leistungen geliefert sind.
Wir hatten am Anfang die Chance,
dass wir ein Entwicklungsbudget hatten und dass wir eine grüne Wiese hatten,
dass wir am Anfang eben kein bestehendes System hatten.
Und dadurch konnten wir uns eben genau auf den Prozess konzentrieren,
der angefordert war. Sie kennen alle das Zitat,
wenn nur ein Hammer als Werkzeug hat,
für den ist jedes Problem ein Nagel und man tendiert dazu dann
auch mal eine Schraube mit dem Hammer in die Wand zu hauen.
Das war also ein ganz wesentliches Kriterium,
dass wir ein Datenmodell speziell für die Anforderungen entwickelt und einsetzen
konnten und dass es weiterhin eben die jeweiligen Zusatzfunktionen auf den Punkt entwickelt werden konnten.
Das Zweite ist dieser ständig und solide wachsende Funktionsumfang.
Frau Dr. Welke hat das sehr toll dargestellt,
wie die Einzelfunktionen nach und nach dazugekommen sind,
um eben insgesamt sich zu einem kompletten Bild zusammenzuwachsen.
Dieses Vorgehen hat natürlich Pros und Cons Dadurch, dass man Einzelfunktionen ergänzt,
hat man ein relativ geringes Projektrisiko und auch die Einzelfunktionen sind im Finanzierungsbedarf immer überschaubar.
Auf der anderen Seite lässt man sich natürlich auf einen relativ langen Einführungsprozess ein und jede neue Funktion,
damit man kein Stück weit herstellt,
muss man natürlich die alten Funktionen immer wieder auf den Prüfstand stellen,
wie die Sachen zusammenpassen.
Dritte, Lessons Learned, wir bemühen uns, nichts in Stein zu meißeln.
Also kein Prozess ist bei uns fest ausprogrammiert,
sondern wir haben fast schon so einen Reflex,
dass immer wir eine neue Anforderung kommt, dass man sich überlegt,
wie kann man das denn generalisieren?
Und das resultiert in einer Modellierung,
wo wir jeden Prozess eben nicht fest ausprogrammieren, sondern als Staatesmodell umsetzen,
mit einer Staatesbezogenen Rechtesteuerung und die Nutzer, die dann eingebunden werden müssen.
Sie haben im Home-Modus die rechte Seite gesehen. Das sind
genau die Arbeitslisteneinträge, die wir dann dem einzelnen Nutzer präsentieren,
wenn er konkret was zu tun hat, wenn wir was von ihm wollen. Das geht aber noch weiter,
dass das Datenmodell gar nicht ein fixes Datenmodell ist,
sondern dass das mit dem Standort mitwächst,
dass es ein flexibles, dynamisches Datenmodell ist,
wo man sogar dynamisch, also zur Laufzeit,
Attribute mit in die Festverarbeitung mit reinnehmen kann und mittlerweile eben auch Content integriert ist,
sowie Dokumente, die eben schlichtweg einfach in die Datenmodelle mit eingestellt werden.
Damit wird auch das User-Interface direkt gesteuert über eine Maskierung der Datenmodelle.
Ich muss ein bisschen Gas geben. Ich habe hier gerade schon
die Karte gesehen. Dieses Vorgehen löst auch so ein bisschen das Tauziehen,
was man immer hat, wenn man solche Sachen einführt,
ist es jetzt, braucht man eine Organisationsentwicklung oder reicht eine reine Softwareentwicklung ein bisschen auf?
Denn wenn man die Flexibilität hat,
dann kann man sich eben auf die vorgegebenen Prozesse in der Regel
sehr gut einstellen
So, der nächste Faktor für gerade das langfristige Laufen eines
solchen Systems ist natürlich die Wahl von einer zukunftsfähigen Basistechnologie,
dass man sich nicht in irgendwelche Spezialitäten reinbegibt,
dass man möglichst Hersteller, unabhängig, also unabhängig von Systemplattformen entwickelt.
Und die Tatsache, dass man einen professionellen Systemservice mit dranzieht,
da ist eben immer bei den individuellen Entwicklungen an den Hochschulen das Problem,
dass man mit befristeten Verträgen zu kämpfen hat, dass die Köpfe,
die noch so geniale Lösungen aufbauen, vielleicht irgendwann weggehen.
Es ist an der Charité zum Glück noch nicht so nötig geworden,
aber an anderen Standorten schon, dass wir eben als Hersteller
die Rückfallebene auch bei Wechsel des Personals am Standort dann darstellen müssen.
So, jetzt schließe ich so ein bisschen den Kreis.
Wir kommen wieder zum Reporting, aber wenn man über Reporting spricht,
worüber spricht man überhaupt genau? Muss man Listen von Publikationen,
Projekte, Indikatoren erstellen? Oder geht es eher darum,
die Daten aufzubereiten für die komplette Berichte, wie Geschäftsforschungs- und Qualitätsberichte?
Oder geht es eher darum, Tabellen zu erzeugen,
wo man Zahlenkolonnen zusammenstellen möchte, um so ein Ranking oder eine Lom zu unterstützen?
Oder müssen die Berichte vielleicht eher Formulare erzeugen,
sowas wie einen vorausgefüllten Drittmittel Antrag oder vielleicht auch Erinnerungsschreiben, die man eben per Mail oder per Serienbrief aussenden möchte. Oder geht es darum,
so ein Data Warehouse zu füttern,
wo man dann mit Will Indreal Out Business-Auswendungen macht und sie sehen schon allein an der Fülle,
das lohnt sich ein bisschen vorsichtig zu sein, wenn jemand sagt,
berichte, das geht bei uns alles auf Knopfdruck,
also Berichte zu erstellen, ist in der Regel wirklich ein Geschäft,
wo man Zeit mitbringen muss und wir versuchen eben auch mit initiiert durch die Charité,
die eben das in ihr SAP BI mit integriert hat,
diesen Weg jetzt noch massiver zu gehen,
die Eigenentwicklung mehr zu öffnen.
Und wir sind da auf insbesondere noch auf das Band Ahoo Tool gestoßen,
wo man eben eine sehr große Community findet,
die eben genau in diesem Bereich auch Werkzeuge anbietet,
die bei uns im laufenden Jahr mit integriert worden sind.
Ja, und das als Abschluss möchte ich noch den Punkt Grenzen überwinden,
Kooperationen suchen, sei es eben Grenzen,
die sich wegen der Migration von Altdaten stellen,
wegen dem Aufbau von Schnittstellen.
Meine Lieblingsfrage ist immer die Frage,
haben Sie
eine SAP-Schnittstelle
Kann man, glaube ich, kaum auf so eine Anforderung
angesprochen werden. Mittlerweile bieten wir einige eigenen Services an,
um ihnen die Daten, die wir erarbeiten können,
eben auch für andere Systeme verfügbar zu machen und die Einbindung
von Drittsystemen auch schon ausreichend Thema.
Ja, neue Wege gehen, 14 Jahre Public Private Partnership.
Da geht mein ganz besonderer Dank auch an die Frau Dr. Welke,
die das eben mit sehr vielen kreativen und mit großem Einsatz guten Ideen mitgetragen hat.
Und wenn man im November 2012 mit einem amerikanischen Präsidenten angefangen hat,
dann muss man ja fast mit einem solchen Zitat aufhören.
Ich bedanke mich für Ihre Aufmerksamkeit