Schönen guten Tag. Bin ich so in einem guten Abstand
zum Mikro? Ja, ich glaube schon. Als ich
mich heute ein bisschen auf meinen Volksnacht eingestellt habe,
fiel mir auf, mir fehlt eine Folie,
weil es geht gleich los mit einer Folie, die voraussetzt,
dass sie wissen, wovon ich sprechen werde oder wir sprechen werden.
Es geht um Projekterfahrungen. Das heißt,
wir haben dieses Projekt Einführung der Software eventuell der Firma Crealologics und wollen,
das knüpft auch an das Thema Prozessmanagement und so weiter an,
darstellen, wie wir mit diesem Projekt und mit unseren Voraussetzungen,
mit denen wir da reingegangen sind,
so gefahren sind
Wie waren unsere Ausgangssituationen? Wir hatten für die Lehrplanung,
wenn man das denn der Planung nennen möchte,
ein eigenentwickeltes System, Mai, VV,
also mein Vorlesungsverzeichnis, das sagt auch schon,
wofür wir diese Software mal selbst entwickelt haben,
nämlich um ein Vorlesungsverzeichnis im Web möglich zu machen.
Das war ein unterstützendes Tool für den Publikationsprozess, was planerisch überhaupt nicht unterstützte.
Das hat nicht gemeckert, wenn sie einen Raum doppelt verplant haben.
Das hat nicht gemeckert, oder ich glaube nur in Grenzen,
wenn sie einen Dozenten doppelt verplant haben, aber ich glaube auch nicht.
Das war eine digitale Schreibmaschine. Die Raumplanung selber haben manche Bereiche
mit einer Software namens i33V gemacht. Das ist eine Software,
eine Firma, die inzwischen nicht mehr existiert,
wo es keinen Hersteller sofort mehr gibt. Oder eben,
wie man das so macht, auf dem Papier,
große Wandstecktafel, wie in der Schule oder mit Excel.
Das gleiche Überschneidungsprüfung aus Sicht der Studierenden, die zumindest in
der Rhetorik immer wichtiger geworden ist durch das komprimierte Studium,
vor allem im Bachelor.
Kombinationsbachelor in den Lehrämtern und in den Geisteswissenschaften mit der Maßgabe in Regelstudienzeit
fertig zu werden. Große Anforderungen. Ich sage immer,
meine Kollegin aus den Geisteswissenschaften,
die hat dann ein großes Excel-Sheet gehabt unter Ausnutzung des Windows-Farbschemas,
um alle Zeitfenster und Schienen und Pipapo da irgendwie sichtbar zu machen.
Das war halt von der Funktionalität
ein riesiges Delta
Dazu das Risiko, dass es eine Person gibt an der FU,
dieses Programm eben mal geschrieben hat und weiterentwickelt hat und bei Problemen zur Verfügung steht.
Und wir haben halt in unserem Prozessmanagement Phasen,
wo wir im Bereich Lehrplanung bisher eigentlich lieber nichts gemacht haben,
weil der Kollege in Urlaub war.
Das heißt, wenn man da irgendwas machen wollte,
einen Stichtag setzte und er ist nicht da und irgendwas klappt nicht
, dann hätten wir ein Problem gehabt.
Also haben wir manchmal die Publikationsstichtage, um seinen Urlaubsfrum geplant.
Je nachdem, wer früher Beschlüsse gefasst hat. Und wir haben unser Prüfungsverwaltungssystem,
das machen wir mit dem Steam und Life-Cycle-Management von SAP,
hatten wir so eine semi-händische Schnittstelle.
Das heißt, wir haben Dateien aus dem Eissystem exportiert,
die wurden mit einem Pearl-Script dann noch irgendwie permutiert und
ins SAP-System imfontiert
Wie das halt so normal ist an einer Hochschule nach dem Stichtag für das Lehrangebot,
Änderungen kommen, circa 60 Prozent der Lehrveranstaltungen werden nach dem
Stichtag nochmal entweder überhaupt neu angelegt oder geändert oder abgesagt.
Dann gab es eine flinke Fingerschnittstelle. Und das waren alles
so Dinge, die nicht schön waren. Also ging Anfang 2009
Projektauftrag der Hochschulleitung. Wir sollten den bestehenden Prozess optimieren,
die verschiedenen Altsysteme, die da kursieren,
durch eine einheitliche, zentral vorgehaltene leistungsstarke Software absetzen,
Die uns auch diese Funktionslücken schließen. Nämlich die Studierbarkeit
sollten wir damit überprüfen können. Die Raumverfügbarkeit erhöhen dadurch,
dass einen zentralen Zugriff auf verfügbare Raumkapazitäten gibt mit dem Hintergrundraum.
Auslastung auch zu verbessern. Da lungerte dann im Hintergrund immer auch die Frage,
ja, doppelte Abiturjahrgänge, Wegfall der Wehrpflicht, Erhöhung der Studienanfängerzahlen.
Und natürlich, das Stichwort warten die Kollegen darauf,
dass sie überwacht und kontrolliert werden.
Nein, warten Sie nicht die Hochschulleitung,
man möchte trotzdem in einem anderen Maß als bisher Auswertung sehen.
Zum Beispiel Raumauslastung, zum Beispiel Erfüllung der Lehrverpflichtung und solche Dinge.
Umfangen oder wir mussten mal eine Anfrage aus dem Berliner Abgeordnetenhaus unbeantwortet lassen,
nämlich wie viel Prozent der Lehrer an der freien Universität wird durch Lehraufträge erteilt.
Da wir niemanden zumuten wollten, irgendwelche Aktenordner zu durchforsten in den Fachbereichen,
wo dann die Lehraufträge geheftet sind und das in Beziehungen zu sehen,
überhaupt insgesamt vorhanden in der Angebot zu setzen,
haben wir diese Frage nicht beantwortet.
Das ist etwas, was irgendwie in Zukunft auch
anders werden soll
Wir haben dann Prozessaufnahmen gemacht. Wir sind wirklich durch alle Fachbereiche
getingelt. Die FU ist gar nicht so furchtbar groß,
wie sie vor zehn Jahren noch war.
Etwas mehr als 30.000 Studenten. Trotzdem 13 selbstständige Organisationseinheiten.
Und es ist bei der FU so ein kulturelles Erbe,
ungefähr seit Ende der 60er Jahre, dass die einen sehr,
sehr hohen Grad an Autonomie haben.
Da steht in Berlin auch im Hochschulgesetz,
die sind eigentlich verantwortlich für alle Dinge von Lehrer und Studium.
Und das machen die auch jeder auf seine Weise.
Und manchmal hat er den Eindruck aus Prinzip,
haben die Ist-Prozesse aufgenommen, gleichzeitig auch ansatzweise Sollprozesse erhoben.
Das heißt, wo kann man
Dinge verbessern
Und haben dann alle Stakeholder versucht, mit ins Boot zu nehmen,
indem wir Zielfindungsprozesse gemacht haben. Das fand ich sehr wichtig.
Die wurden von den Beteiligten sehr, sehr unterschiedlich aufgenommen.
Manche haben gesagt, es ist irgendwie so Gedöns.
Das ist so Gewäsch und was soll das?
Und fangt endlich an zu arbeiten. Wir warten auf die
neue Software. Und andere kamen raus und sagten, ja,
das ist eine gute Sache, dass uns jemand fragt,
was wir eigentlich für Vorstellungen haben.
Und aus alledem wurde ein umfangreicher Anforderungskatalog, der den Charme hatte,
dass er wirklich von allen Beteiligten mitgetragen wird.
Wir haben dann ein zweistufiges Auswahlverfahren gemacht,
also wie das in Deutschland halt öfter üblich ist.
Teilnahmewettbewerb aus den Heilnahmeanträgen haben wir dann
eine Teilmenge
Herausgegesucht, haben die jeweiligen Firmen so Angebotsabgabe aufgefordert,
bekamen zwei Angebote und haben uns dann Sieger nach Punkten,
war die Pharma Crealogics mit der Software erzählen X-Eventum und haben
im April 2010 ungefähr angefangen mit dem Einführungsprojekt.
Haben uns eine Projektstruktur gegeben, auch wieder um Stakeholder mitzunehmen.
Es gibt natürlich ganz oben den Lenkungsausschuss,
der das Ganze steuert, da ist die Hochschulleitung drin,
da ist ein Vertreter des sogenannten Projektbeirats,
der da drunter steht,
das ist so ein Mitsprachegremium aller Stakeholder wiederum
Die betroffenen Fachabteilungen sind vertreten. Also die Abteilungen, wo
ich tätig bin, Leon Studienangelegenheiten. Und der Bereich,
der bei uns elektronische Administration in Services heißt,
also auf Deutsch Verwaltungs-EDV, der Softwareanbieter ist vertreten.
Die Personalvertretung und Datenschutz- und Projektleitung sind außerdem dort drin.
Mit Sitz ohne Stimme, also beratend. In dem Projektleitung,
in dem Projekt Beirat, der wird halt von der Projektleitung auch vorgeführt,
sind alle Fachbereiche betreten. Es sind die betroffenen Verwaltungsabteilungen,
also die Verabteilung Leon Studienangelegenheiten und die technische Abteilung,
die einen Teil des Raumbestands eben immer noch bewirtschaftet,
auch wenn der im hohen Maße dezentral bewirtschaftet ist in der
FU.
Die betroffenen IT-Bereiche
Also entspricht alle, zu denen wir irgendwann mal eine Schnittstelle haben wollen.
Und auch da ist die Personalvertretung sehr engagiert. Neben dem Projekt Kernteam,
was mit Projektleitung und meine Kollegin,
die im Moment so Projektteam macht und allmählich in die Rolle Applikationsbetreuung übergeht,
in dem Maße, wie wir in den Regelbetrieb übergehen.
Gibt es die sogenannte Key-User-Runde? Die FU hat sich irgendwann mal die Regel gegeben,
dass für jedes IT-Verfahren ein Key-User benannt werden müssen.
Das heißt, ein entsprechend qualifizierter und engagierter Mensch aus dem Fachbereich
mit denen dann auch, je mehr das ins Rollen kam,
links Projekt vorgehen, abgesprochen wurde.
Und darunter gab es so Teilprojektstrukturen, das war jetzt nicht so,
dass wirklich es Fest der Gruppen gab für jedes Teilprojekt.
Teilweise wurden die so ein bisschen ad hoc gemacht.
Ich habe jetzt zwei Daten noch extra rausgefischt,
weil im Time-Projekt Applikation hat natürlich der Software-Anbieter eine ganz wichtige
Rolle und im Time-Projekt WebVHV ist und der Arbeitsbereich unserer IT-Abteilung,
die für den Webauftritt zuständig ist,
weil das ist auf deren Seite wiederum
ein größeres Entwicklungsprojekt
Sind dann auch noch drauf gekommen. Da müssen wir natürlich
auch die Studienberatung mal reinziehen, weil die wissen genau,
was Studieninteressenten von unserem Web-VV erwarten und so.
Also haben da relativ viele Personen innerhalb der Universität mit behelligt.
Ich habe jetzt auch ein schönes Bild. Auch andere hatten
meine Kolleginnen und Vorbereitungen, habe ich das etwas entschlackt?
Wie sah unsere ET-Landschaft vor Projektbeginn aus?
Wir sehen in der Mitte, in meinem VVDSL-System, sub
SLCM ist unsere Prüfungsverwaltung. Wir haben auf der Studentenverwaltung,
haben wir in Hessos, also das Hesso,
was da vorliegt, habe ich mal ausgeblendet.
Wir haben ein Kongromerat von Systemen, subHR und irgendwas Eigenes,
wo verschiedene Arten von Dozentendaten überall hinströmen.
Und wir haben natürlich Und wir haben natürlich diverse Daten senken.
Wir haben Blackboard als Datensenkel. Wir haben das Content-Management-System fürs Web-Vorlegungsverzeichnis
und machen auch immer noch verschiedene Datenabzüge in verschiedene Richtungen,
teilweise ad hoc, auf Zuruf, exportierter Kollege,
dann Daten bestimmten Zuschnitts.
Und wir haben was nicht Uninteressantes hier unten, sage ich Studien- und Prüfungsordnung.
Wir haben ein System entwickelt, das, wenn Studienordnung abzubilden,
sind, dass wir die in einem strukturierten Excel-Format abbilden.
Dann läuft da VBA-Code drüber, erzeugt, kommer separierte Dateien,
die wir per Programm ins SAP-System einspielen, um die Studiengangabbildung zu beschleunigen.
Das ist nicht uninteressant,
weil in einer Endausbaustufe oder jetzt schon diese Strukturen hatten über
die Studiengänge, die fließen vom SAP-System weiter ins Event
Weil wir an diesen Studienordnungen entlang unser Lehrangebot strukturieren. Sie sehen,
die Landschaft, die hat sich gar nicht so sehr verändert.
Was man dazu sagen muss, ist, dass die Schnittstelle,
die dazwischen eventuell SAP, SLCM läuft, die ist,
da haben wir jetzt eine updatefähige Schnittstelle, Stichwort Prozessverbesserung.
Das heißt, wenn nicht an den normalen,
in der Theorie nicht optimalen Prozess der Lehrplanung denke, das heißt,
es wird irgendwas abgeliefert und wenn das dann in Druck gegangen ist,
so wie man das früher von dem dicken Buch kannte,
dass die FU seit einigen Jahren aus bestimmten Gründen halt nicht mehr druckt,
wenn das in den Läden lag zum Kaufen,
dann war es veraltet.
Und ich habe ja erwähnt, wir hatten diese Flinke Fingerschnittstelle,
das heißt manuelle, das Nachziehen von Änderungen, das haben wir abgeschafft.
Wie sind wir insgesamt vorgegangen? Wir hatten halt diese Vorbereitungsphase mit Lastenhefterstellung,
haben diesen Projektmahrrat und wir machen einen gestuften Rollout.
Und das ist relativ wichtig. Also wir haben 13,
vor allem Organisationseinheiten, die Lehrer anbieten, Fachbereiche,
Zentralinstitute, haben die in vier Wellen geteilt.
Und bis zum Abschluss des Rollouts haben wir zwischen Eventual und
dem Altsystem einen bidirektionalen Abgleich. Das heißt,
egal ob meinen Fachbereich, in dem ich arbeite,
schon auf dem neuen oder noch auf dem alten System arbeite,
ich habe in beiden Systemen den kompletten Datenbestand im Zugriff
Wir haben aus Ressourcengründen die Schnittstelle in dieser SLCM, in zwei Auswahlstufen verwirklicht.
Die erste war im Grunde Ablösung der Altschnittstelle, noch ohne Update-Fähigkeit.
Die nächste war dann wirklich updatefähig mit einem relativ elaborierten Fehlerhandling
auch und Fehlerrückmeldung. Das war ein bisschen aufwendiger,
das ging nicht so ad hoc aus dem Ärmel zu schütteln.
Und dieser gestufte Rollout hat eben uns den Vorteil verschafft,
dass wir in der ersten Rollout-Phase die wirklich wichtigen Anpassungen an Eventu gemacht haben.
Das heißt, Dinge, wo wir dem Anbietern sagten,
also wenn das so bleibt, wie es da ist,
dann hilft uns das nicht so doll und wo wir halt Anpassungen vereinbart haben.
Alles andere, was mehr so nicht Anpassung, sondern Erweiterung des Funktionsumfangs betrifft.
Das haben wir dadurch so ein bisschen auf der Zeitschiene entspannter
darstellen können. Das Gleiche gilt natürlich für die Schulungsvorhaben.
Das sind bei uns im Wesentlichen zwei Personen,
die die Schulungen abfedern. Und wenn ich mir vorstelle,
dass die im Endausbauzustand wahrscheinlich so circa 150 bis 180 User,
wenn wir die hoppla hopp auf einen Sitz hätten schulen müssen,
das wäre nicht so schön gewesen, das hätten wir wahrscheinlich nicht gestemmt.
Und außerdem hatten wir den Vorteil,
dass wir aus der ersten Schulungsphase eine Menge Feedback kriegten von den Teilnehmern,
also berechtigte Kritik natürlich, neben der Unberechtigten,
mit der man manchmal auch leben muss.
Und haben das in den weiteren Schulungen eingearbeitet.
Also das ist auch so ein ständiger Verbesserungsprozess
Weißt du, wer mein Fazit jetzt,
bevor ich dann an Frau Kanal übergehbar aus der Einführung,
bei der größeren Dezentralität unserer Hochschule ist natürlich so ein gestufter Rollout,
das einzige, was wir hinkriegen.
Wir hätten uns zwischen Projektbeginn und Produktivsetzung der ersten Rollout-Stufe mehr Zeit lassen sollen.
Das wäre so von April bis zum Oktober ungefähr,
das war alles relativ eng getaktet. Unter anderem,
weil wir als Anwender, als nicht so richtig Zeit hatten,
wirklich bis in die Tiefe zu durchdringen, was kann eventuell eigentlich,
wenn es das kann, wie läuft das da?
Und wo sind auch die Grenzen? Und wo müsste man vielleicht,
Das kam beim Prozessmanagement, so Prozessgestaltung in einem IT-gestützten Verfahren
an der Uni, ist ja immer so ein Ping-Pong-Spiel.
Ich habe eine Software und ich habe einen Prozess und ich muss mir überlegen,
wenn das nicht zusammenpasst, passe ich die Software an,
passe ich den Prozess an oder trifft man sich irgendwo dazwischen?
Und da sind wir teilweise ein bisschen blauäugig reingelaufen.
Da würde ich dann beim nächsten Mal sagen, drei,
vier Monate mehr Zeit werden nicht schlecht und intensivere Schulung oder Könneraufbau
beim Kernteam,
beim Applikationsteam,
beim Kunden
Und wir haben uns da teilweise ein relativ komplexes Netzwerk von Schnittstellen geschaffen.
Gerade die von eventuell in das Altsystem und die von eventuell in das SAP-System,
die sich dann gegenseitig, ich meine, haben Beine gestellt haben,
weil die Daten dann doch mit irgendwie unterschiedlichen Merkmalen dann rüberkamen.
Stichwort ist, eventuell hat so eine Statusverfolgung auf den,
also auf fast allen Datensätzen,
die haben wir auch kundenspezifisch angepasst, diese Statushierarchie.
Und da haben wir uns dann manchmal gegenseitig in den Beinen gestellt.
Da riefen dann die Leute an und sagt, gestern habe ich
mein Lerngebot ins Web gestellt und heute ist es alles abgesagt.
Da war halt irgendwo eine Lücke eine konzeptionelle und weil wir
wirklich teilweise mit erheblichem Zeitdruck gearbeitet haben
Das ist aber jetzt, sagen wir mal,
ein Tropfen, ein bisschen Wasser in den Wein,
der eigentlich einen guten Jahrgang darstellt und wo wir sagen müssen,
also wir würden das auch wieder einführen,
wir würden halt nicht die Anbieterentscheidung revidieren,
wir würden wahrscheinlich im Projekt vorgehen,
obwohl wir aus Fehlern der Vergangenheit gelernt haben und uns ein bisschen mehr Zeit genommen haben als in früheren Projekten,
würden wir da wahrscheinlich versuchen,
noch ein bisschen mehr Projektzeit reinzustecken,
um Fehler zu vermeiden,
wo man auch sagen muss,
wir hätten dann wahrscheinlich gewisse Erwartungshaltungen der Hochschulleitung auch enttäuschen müssen,
die sich das Ganze natürlich eigentlich noch
viel schneller vorstellt
Da ist jetzt dein Partner. Ja, vielen Dank,
Achim. Du grüßt dich auch noch mal ganz,
ganz herzlich. Ich darf Ihnen jetzt ein bisschen was über
unseren Betrieb und über unsere erreichten Ziele erzählen.
Herr Stessel hat ihn so ein bisschen,
hat das Projekt beschrieben und ich komme eigentlich jetzt wirklich aus der Anwendersicht,
aus der wirklichen, aus dem Leben der Universität.
Und ja,
wir haben im Prinzip die dritte Rollout-Welle praktisch
Ungerecht umgesetzt, jetzt zum Sommersemester, also zum Beginn des Planungszeitraums Sommelsemester
2012. Und ja, sehr erfolgreich, die letzten Schulungen gerade letzte Woche abgeschlossen.
Und ja, wir haben jetzt schon die ersten 1000 Lehrveranstaltungen im System.
Es ist ganz schön. Wir haben acht große Fachbereiche und
einige kleine Bereiche schon umgestellt. Alle tickern fleißig ein.
Und ja, im Moment sind ungefähr 100 User, die ich betreue. Und ja,
das Wichtigste, was ja eigentlich,
was Herr Stenzel auch schon gesagt hat,
ist im Prinzip die Abschaffung für diese schon umgestellten Bereiche,
für das die Schnittstelle zwischen Campusmanagement, also sprich diese händische,
flinke Fingerschnittstelle, existiert nicht mehr,
eben weil wir Studiengangsstrukturen in Evento haben und entlang der Studiengangsstrukturen jetzt Lehrveranstaltungen geplant werden.
Wir haben des Weiteren ein Ziel erreicht, dem nicht im Prinzip
die Möglichkeiten geschaffen, eine Raumplanung, wirklich IT-technisch zu unterstützen.
Wie gesagt, bisher waren das immer Excelisten oder händisch,
Papierblöcke und so weiter. Und einige Bereiche,
darunter eben auch die technische Abteilung, die noch einige Räume zentral verwaltet,
haben ihre Raumplanung jetzt auf Evento umgestellt machen dann eben Reinzelraumbuchungen.
Und das ist eigentlich ein sehr schönes, sehr schönes Instrument,
weil wir dadurch eben zum Beispiel schaffen,
zentrale Raumbelegungspläne zu drucken und die Förtner,
die dann in den zentralen Gebäuden sind, aktuell über Raumbelegungsinformationen rechtzeitig verfügen.
Des Weiteren ist es so, dass wir die Komponente Eventuplaner,
was praktisch ein eigenständiges System innerhalb des CLX-Eventu-Komponente ist,
am einem Fachbereich einsetzen, und zwar für die zentrale Raumplanung.
Dort rechnet der wirklich dann die Raumbelegungen aus. Was hier nicht auf der Folie steht,
was Herr Stetzelaber, was man in dem ein Schema gesehen hat,
das Altsystem i3V haben wir abgeschafft, das heißt, die Server,
die bisher dann vorher in dem Fachbereich bei der Informatik standen,
konnten endlich abgeschaltet werden und ja,
es ist auch auf jeden Fall als Erfolg
zu verbuchen
So, noch was ganz kurz. Vielleicht so ein bisschen,
wie wir eigentlich den Planer jetzt im Moment wirklich produktiv einsetzen.
Und zwar hatte ich eben ja schon angedeutet,
im Fachbereich Politik und Sozialwissenschaften ist es so,
dass sie dort eine zentrale Raumvergabestelle haben.
Und das muss jetzt irgendwie so ein bisschen mit der Lehrplanung zusammengebracht werden.
Früher hat der Kollege das immer praktisch mehr oder weniger damals in i3V gemacht, unterstützt.
Aber das war dann halt nicht ganz so optimal.
Und im Prinzip funktioniert jetzt der Prozess so,
dass die Dozenten noch per Papier ihr Lehrangebot an dezentrale,
sage ich mal, Einheiten oder Arbeitsbereiche in dem Fachbereich weitergeben und dort die zentral praktisch die Eingabe in Evento vorangeht oder vonstatten geht.
Und zwar mit Raum und Zeitwünschen, muss man ja sagen. Weil wenn ich eine zentrale Raumplanung habe,
dann kann ich natürlich nicht davon ausgehen,
dass ich als Dozent immer genau dienstags zehn bis zwölf so die Dimido-Dozenten,
wir kennen sie alle,
haben Und dass eben dort praktisch diese Eingabe dezentral erfolgt und dass dann im Anschluss ab einem Stichtag,
also es ist jetzt zum Beispiel jetzt hier Anfang Dezember,
bis Anfang Dezember sollen alle Lehrveranstaltungen eingegeben worden sein und dann rechnet der Eventoplaner für uns einen optimalen Raumplan aus anhand von Raumgröße und ungefähr an Studierendenzahlen.
Ja, welche Erfahrungen haben wir damit gemacht?
Das ist natürlich das Interessante. Insgesamt ist halt das Vorgehen
natürlich eine Riesenerleichterung im Gegensatz zu dem früheren per Papier und
halbautomatischen Verfahren
Allerdings ist halt der Einsatz des Eventuplaners sehr komplex. Also man,
das war auch das, was der Stendl so ein bisschen andeutete.
Gerade zu Beginn des Einsatzes hatten wir sozusagen Applikationsseitig und auch anwenderseitig noch nicht genug Informationen oder genug Wissen,
was wir bei der Eingabe von Lehrveranstaltungen alles beachten müssen,
damit der Planer uns nachher den optimalen Plan berechnet.
Das heißt, dass wir nachher einfach Daten nicht korrekt verarbeitet haben mit dem Planer.
Also der Planer hat an sich alles richtig gemacht,
aber wenn die Eingabe in Garbage, in Garbage out,
nicht richtig funktioniert, weil ich halt zum Beispiel an einer Lehrveranstaltung,
die vielleicht an einem Museum stattfindet oder in einem oder in einem der zentralvergebenen Hörseele,
wenn ich dort nicht hinterlege, dass ein Raum,
dass da kein Raum zugewiesen werden muss,
dann wird da eins zu Raum zugewiesen.
Und derjenige, der die Lehrveranstaltung geplant hat, sagt,
ich will doch aber gar nicht in den Raum,
ich möchte doch gerne den Hörsaal der zentralen Verwaltung.
Ich brauche einen viel größeren Hörsaal.
Das hat eben zu diesen falschen Raumzuteilungen geführt und wir hatten
damit eben auch im Nachgang tatsächlich noch erhöhten händischen Aufwand
Ja, der neue Betrieb klingt so toll. Wir sind tatsächlich ja auch schon,
ich sag mal, das letzte Semester durchs Feuer gegangen,
muss man quasi sagen,
weil wir halt die erste Rollout-Welle sehr klein war,
weil wir da wirklich auch mit kleinen Anzahl von Personen losgelegt haben und die zweite Rollout-Welle,
die jetzt also praktisch das Wintersemester 11, 12 im letzten,
jetzt in den vergangenen Sommer geplant hat,
war eine sehr große Welle mit großen Fachbereichen und vielen Usern.
Und Insofern blicke ich da so ein bisschen so mit einem Lachen und einem Wein in den Auge zurück.
Und da komme ich halt auch gleich zum Thema,
dass einer der großen Fachbereiche war tatsächlich der Fachweichphilosophie und Geisteswissenschaften,
die ja in der Regel auch immer sehr dezentral aufgestellt waren
und wo dort teilweise eben Sekretärinnen und Sekretariate dort Lehrveranstaltungen normalerweise neben altes Thema fast haben.
Jetzt ist es aber eben so, dass mit unseren neuen Prozessen
die EV-Planung auf Basis der Studiengangsstrukturen eben gemacht wird und nicht mehr einfach nur beliebig.
Früher war es eben so,
da hat der Professor seiner Sekretärin seine drei Lehrveranstaltungen genannt,
die hat das dann eben in Maifavor eingetragen und gut ist und jemand anderes aus dem wissenschaftlichen Bereich,
also wissenschaftliche Assistenten, wissenschaftliche Mitarbeiter,
die haben nachher eigentlich gesagt, dann für Campusmanagement,
wo in welchen Modulen kann ich denn eigentlich welche Lehrveranstaltungen besuchen.
Und das nimmt Evento jetzt sozusagen vorweg,
also man muss sozusagen um,
oder man sollte um evento optimal einzusetzen,
die Studiengangsstrukturen,
also sprich die Studien- und Prüfungsordnungen
eigentlich kennen
Dann ist es so, dass wir eben damit die Aufgabenverteilung
sich so ein bisschen geändert hat.
Also es ist ja eine Sekretärin, kennt in der Regel oder ja,
in der Regel häufig die Studiengangsstrukturen oder die Prüfungsordnungen gar nicht.
Und die musste dann sich mit dem wissenschaftlichen Mitarbeiter wirklich
zusammen hinsetzen und die haben dann das Lehrangebot erfasst.
Dann ist es, wollte das, brauchten wir mit der neuen Campusmanagement-Schnittstelle,
haben sich Ja, haben sich Zuständigkeiten geändert.
Und zwar deswegen, weil so Lehrplanungstechnische Aspekte,
also zum Beispiel die Teilnahmepflicht von Lehrveranstaltungen oder eine Platzbeschränkung von Lehrveranstaltungen,
konnte man halt bisher dann nicht über die manuelle Schnittstelle eintragen,
sondern das musste dann im SAP-System gemacht werden.
Das sind aber eigentlich von per se aus Aufgaben,
die eigentlich in der Lehrplanung erfahren, erforderlich oder bekannt waren.
Und das wurde jetzt halt aus dem SAP-System in das Evento-System praktisch verortet.
Und damit habe ich also Änderungen an Zuständigkeiten zwischen den Personen,
nämlich das eine macht der Lehrplaner jetzt,
nämlich die Eingabe der Lehrveranstaltung und auch die Information ist die Lehrveranstaltung platzbeschränkt.
Oder ist diese Lehrveranstaltung teilnahmepflichtig oder nicht teilnahmepflichtig?
Und früher hat das eben das Prüfungsbüro gemacht,
weil unser Campusmanagement-System die Prüfungsverwaltung sozusagen unterstützte.
Deswegen waren diese Personenkreise einfach unterschiedlich und damit mussten wir jetzt
also auch dort neue Kommunikationsstrukturen schaffen
Und ein, ja, wie ich auch schon angedeutet hatte,
ist es ein enormer Vorteil geworden,
dass wir jetzt die Raumbelegung tatsächlich auch veröffentlichen können.
Also öffentlich machen. Es führt zu vielen Erleichterungen, gerade bei den zentralen Anlaufstellen,
wie, wir haben so einen großen Mensa-Counter vom Infoservice,
da kommen die Studenten immer völlig hilflos hin am ersten Semestertag.
Wo muss ich denn jetzt hingehen? Ja,
und dann konnten die dann eigentlich immer jetzt auf das Display oben gucken und sagen,
ach, da ist meine Lehrveranstaltung und bei dem und dem Dozenten
habe ich das und sind dann wieder brücht abgezogen und Hat also sehr viel Kommunikationsaufwand dadurch erspart.
Und es hat auf jeden Fall jetzt auch sehr positive Auswirkungen,
weil die Förtner rechtzeitig wissen, wann sie die Lehrräume aufschließen und zuschließen müssen.
Das war mitunter ja gerade bei kurzfristigen Raumänderungen nicht immer der Fall. Ja,
vielleicht noch einige Tipps und Tricks, die wir als,
die sich bei uns bewährt haben, gerade jetzt im Betrieb,
ist, dass wir festgestellt haben, dass der Schulungs- und Qualifizierungsaufwand bei Eventu,
aufgrund der vielen Rollen und Funktionen, die Eventu unterstützt,
sehr hoch ist.
Das heißt, wir mussten die Schulungen wirklich bedarfsgerecht,
also auf die Person, eben rollenbasiert und unter Berücksichtigung auch
der Technikaffinität der Leute planen und organisieren.
Also ein Beispiel, wir haben im Prinzip Schulungen für unterschiedliche Technikaffinität gemacht.
Also eine Schulung, die über zwei Tage ging und
eine Schulung, die Nummer ein Tag ging.
Und wir halt vorher dann ganz deutlich kommuniziert haben,
wer da in diese Eintagesschulung geht
Technikaffin sein, den habe ich nicht erklärt,
wie man sich einloggt. Und dem habe ich nicht erklärt,
man mal einen Doppelklick machen muss und wann nicht.
Und das hat also sehr gut geklappt und hat auch positives Feedback gebracht.
Wir haben ein, im Moment jetzt in Planung, ein eigenes Schulungshandbuch.
Wir haben natürlich, wir mussten aufgrund unserer eigenen Prozesse Schulungsunterlagen erstellen.
Und wir werden jetzt ein eigenes Schulungshandbuch rausgeben und ja,
weil sich eben unsere Prozesse nicht in den Standardwerken,
die eventu oder die Crealologics zur Verfügung stellt, wiederfinden.
Wir haben, wir haben das gerade in großen Fachbereichen als
sehr, sehr wichtig empfunden, dass dort Multiplikatoren sind.
Also nicht nur die Key-User, ja,
also die Key-User sind natürlich auch wichtig, weil es dann so eine Art Power-User sind. Aber daneben,
gerade bei diesen großen Bereichen, eben zwei, drei,
vier andere Vertrauenspersonen für die Mitarbeiterinnen, für die Sekretariate,
wo die hingehen konnten und sagen konnten, Mensch,
hilf mir doch mal, wie sie sich mich nicht getraut haben bei uns zentral anzurufen.
Und die nehmen natürlich dann auch eine,
sie stellen eine Entlastung dar für die Applikationsbetreuung,
also für mich
in dem Fall
Auch die vertrauensvolle Zusammenarbeit mit der Personalvertretung hat uns eine hohe Akzeptanz gesichert,
weil auch viele oder einige Mitarbeiterinnen dann hingegangen sind auf Evento gewettet haben.
Ich habe mir so viel zu tun und ich schaffe das alles gar nicht.
Und die haben die dann beruhigt und haben gesagt,
ja, wir wissen und die machen doch schon.
Und also wir haben da auf jeden Fall damit dann einen
weiteren Mitspieler im Boot gehabt, der für uns gesprochen hat.
Auch wenn es im Sinne, also in dem Sinne
der Personalvertretung
eben war
Und der letzte Punkt, der spricht auch so ein bisschen,
diese psychologische Komponente an, von dem Einbinden der Beteiligten.
Und damit ist halt das frühzeitige Einbinden nicht nur von Mitarbeitern und Key-Usern gedacht,
sondern wir haben auch eben die Verwaltungsleiter früh eingebunden,
doch das Präsidium war sehr, sehr früh mit im Boot.
Und wir haben damit sehr viel Vertrauen geschaffen und wir haben
eine gute Vorbereitung eigentlich, auch für den Betrieb,
durch verschiedene Rollout-Sitzungen. Also wir sind ja wirklich,
bevor die dann in den Betrieb und in die Schulungen gekommen sind,
sind wir zwei-, dreimal nochmal denen gewesen,
haben nochmal gecheckt, wer wird von euch genau geschult,
was macht ihr genau und haben dann ganz,
wirklich ganz speziell und rollenbasiert jeden einzelnen dann Mitarbeiter bearbeitet sozusagen.
Ja, ich wäre dann mit meinem Vortrag am Ende,
ich bedanke mich wie ihr zuhören und würde dann noch
an den Herrn Müller von Crealotics übergeben.
Vielen Dank
Gut, ich möchte die Gelegenheit noch nutzen und das Thema abrunden,
indem ich in zwei, drei Aspekte aus dem Eventorplaner vorstellen möchte,
also das Produkt ganz kurz.
Es ist keine Werbeveranstaltung, keine Angst.
Und als zweiter Aspekt möchte ich noch beleuchten,
wie ist das Projekt aus unserer Sicht bei uns angekommen,
was haben wir für Erfahrungen gemacht,
in diesem Doch nicht einfachen Projekt aus unserer Sicht
Dass das Produkt zählung war, wenn der Planer ist,
aus unserer weiten Inventor-Compos-Management, ein Einzelteil, das aber,
wie gesagt, im vorigen Fall auch mit anderen Campos-Management-Systemen interagieren kann.
Über einmal Schnittstellen, wir managen da die Zeiten,
die Lehrveranstaltungen und die Ressourcen und versuchen da,
ein mögliches Optimum zu finden.
Die intuitive grafische Oberfläche erlaubt uns einerseits darzustellen,
wo die Konflikte wirklich noch sind,
wie sie aufgelöst werden können und da gibt es auch noch
manuelle Eingreifmöglichkeiten
Die Berechnung dann letztlich der Stundenplan, das erfolgt iterativ aufgrund
von genetischen Algorithmen, haben wir aus der Natur abgeschaut.
Wir versuchen da immer verschiedene Modelle zu rechnen und dann immer
der Stärker überlebt. Und dann gibt es ein Auswahlverfahren,
was letztlich dann zu einem möglichst optimalen Stundenplan führen soll.
Und wir haben nebst dem, das haben wir auch schon gehört,
verschiedene Kriterien, die hinterlegt werden können oder die Überschnittstelle reinkommen,
Raum, Personenverfügbarkeiten, Feiertage.
Und das kann man alles noch gewichtern und über Schieberegler reinstellen,
wie viel Gewicht man jetzt dem beimessen will,
welcher Dozent dann wann er kann oder er
eher nicht
Die Herausforderungen aus unserer Sicht, die decken sich da jetzt
zum Teil mit dem, was vorher schon gesagt wurde,
das ist der sehr hohe Autonomiegrad der diversen Fachbereiche.
Für uns ist das fast wie acht einzelne Projekte gewesen oder es ist kaum mindestens so,
das sind unterschiedliche Prozesse,
die sind auch autonom und wir müssten dann mit Eventu das abbilden und die Prozesshormonisierung,
die auch im Laufe des Projektes ständig stattgefunden hat,
hat uns immer wieder vor die Aufgabe gestellt,
dass in Eventu möglichst schnell und ohne Programmieren möglichst Nacht zu
vollziehen und da kam die Flexibilität von Eventu und sehr zugegen,
dass wir da
relativ schnell eben konfigurieren und anpassen können
Dann waren auch die temporären Schnittstellen, sie haben die Systemlandschaft gesehen.
Wir haben da verschiedene Übergänge gemacht. Wir haben
temporäre Schnittstellen gemacht, die dann abgelöst mit definitiven.
Und da kann man dann die Daten nicht immer ganz so anweisen,
ursprünglich gedacht wurden. Das haben wir auch schon gehört.
Und die Daten pflanzen sich dann in all den Unsystemen fort.
Und da muss man aufpassen, dass alles immer schön mitkommt und nachgeführt wird.
Und dann war noch die fortlaufende Weiterentwicklung der angebundenen Fremdsysteme,
auch die entwickeln sich, gibt es Releases.
Und das hat man sofort wieder, Auswirkungen natürlich,
dass dann anfalls die Schnittstelle angepasst werden musste
Vielleicht einfach das ein Bild, ohne dass sie das jetzt ganz genau lesen können.
Wir haben ständig Risikoanalysen geführt, monatlich das gedreckt.
Und ich nehme mal da drei Elemente raus, was sinnbildlich ist.
Die erste Säule, die zeigt, dass die Angst,
dass das Produkt nicht den Anforderungen genügt,
anfänglich ans Hoch eingestuft wurde und im Laufe des Projektes,
das bewegt sich von April 10 bis jetzt,
September 11, laufend abgenommen hat.
Das hat mit dem zu tun,
dass die Anwender das Produkt mittlerweile kennen.
Sie wissen eben jetzt, wo die Grenzen sind und
das hat laufend abgenommen
Und das Zweite ist die Zeit, das ist immer dasselbe.
Die hat da stark zugenommen,
anfänglich war der Zeitplan nicht so kritisch eingestuft und mit Fortgang
des Projektes wurde es halt dann auch überall enger und enger.
Und das Letzte ist eine neue Säule, die aufgetaucht ist,
das sind die Kostenfolgen durch, unvorhergesehene Change-Requests.
Auch das gibt es in Projekten. Man kann nicht,
auch wenn man solche Bücher schreibt,
in Ausschreibungen letztlich nie ein System vollends beschreiben,
aber auch wir können nicht vollends ein Angebot erstellen,
das zu 100 Prozent beschreibt, was das Produkt kann.
Also es gibt da immer eine Unschärfe, Das muss man berücksichtigen im Voraus,
auch entsprechend mit Budgetpositionen, die vorgesehen wurden.
Aber insgesamt kann man sagen, dass Breaklif relativ rund und
die Highlights für uns waren das grosse Engagement aller Beteiligten.
Das ist eine zwingende Voraussetzung für jedes Projekt, insbesondere in
dieser Komplexität. Das führte dann wirklich zu diesem Erfolg,
das mehrheitlich von allen Anwendern und Anwendern ihnen angenommen wurde,
anfänglich war, haben wir da auch Widerstände gespürt,
vielleicht nicht gegen das Produkt, sondern eben eher Zentralisierungsgedanken oder Aufgaben,
die halt weggenommen wurden durch System oder sich veränderten
Und die Evo Berlin ist jetzt für die Studierbarkeit und
die Ressourcenverteilung jetzt auf dieses Produkt, auf die Zählungseventoplaner.
Und wir decken bei der Stunde- und Ressourcenplanung wirklich jetzt
die Anforderungen einer doch gerecht grossen und komplexen Universität ab,
dass quasi out of the box, wenn man die individuellen Schnittstellen mal außen fortlässt.
Und letztlich dadurch dürfen wir sagen,
dass unser Produkt auf dem deutschen Markt sich jetzt etablieren kann
und ich möchte sie gerne einladen,
das auch zu prüfen bei Ihnen.
Ich glaube, das ist eine interessante Ansätze.
Nach zwei, drei Sachen. Ich habe bei unserem Stand
einen Referenzbericht, wenn Sie das noch etwas nachlesen möchten über
die FU Berlin
Und die beiden Vorredner würden sich gerne auch zur Fügung stellen,
wenn sie noch individuelle Fragen,
dann hätten, dass sie bei uns vorbeikommen können.
Das waren meine Ausführungen,
vielen Dank