Ja, willkommen beim kunterbunten Seminar, das hier jetzt der
letzte Vortragstermin und heute wird Jan euch was erzählen über Getting Things Done.
Eine Methode zur Zeitorganisation, die er selbst nutzt und da
möchte er euch mal ein bisschen die Methode vorstellen und von seinen Erfahrungen berichten.
Ja, bitte, ja. So, moin.
Ich habe natürlich noch nicht meine schöne Präsentation gestartet hier.
Und wenn immer man das startet, läuft das nicht so,
wie es soll
Da passiert was. So. Ja. Wie gesagt, getting things done.
Das ist mein Vortragsthema. Ich werde euch jetzt einmal ganz kurz sagen,
worum es geht und worum es nicht gehen wird.
Das mache ich gleich als erstes. Danach werde ich euch erzählen,
wie man dieses System, wie man ein System aufbaut.
Das ist nämlich nicht nur eine Methode,
sondern es ist nur ein, ich sag mal, Grundkonzept.
Bei jedem Menschen sieht es dann anders aus, wenn das umsetzt.
Dann natürlich einmal ganz kurz, wie das mit einem täglichen Arbeiten aussieht.
Und wie man das System am Laufen hält. Also typische Probleme,
die es damit gibt und die ich so in meinem,
über einem Jahr, dass ich das benutzt habe,
so hatte und die laut anderen Quellen auch andere Menschen damit haben.
Ja, der zweite Punkt,
das wird der Hauptteil werden,
also wie man so
ein System aufbaut
Dass ihr das auch versteht, was dahinter steckt.
Und ja, ansonsten wollte ich euch gleich noch
ein paar Sachen vorweg mit auf den Weg geben.
Sehr schön. Und zwar kann man unglaublich tief in dieses Thema eindringen.
Und unglaublich viele tolle Sachen damit machen oder auch nicht.
Wir werden jetzt nur einen ganz groben Überblick machen,
dass ihr einen Eindruck davon bekommt.
Und natürlich wird es viele Lücken geben. Und wenn ihr
da einfach eine Frage habt, jederzeit bitte gerne stellen,
ich wiederhole die Frage dann einfach mal kurz und beantworte
sie euch
Ich will euch auch die Möglichkeit geben, so
ein bisschen interaktiv mitzumachen. Das heißt, erst einmal,
wenn ich Fragen stelle, sind die großteils nicht rhetorisch,
sondern ernsthaft gemeint, dass sie sie auch beantwortet.
Und der nächste Punkt ist,
wenn ihr Papier und Stift dabei habt, empfehle ich euch,
den rauszuholen, auf den Tisch zu legen,
dann könnt ihr ein bisschen mitmachen.
Verstehbar. Okay. So, ich werde nur mal
einen Moment, muss ich mich auch So hier.
Also erst einmal zu dem System selbst. Das ist von so
einem David Allen heißt er. Und der hat, ja,
20 Jahre lang als Manager und Trainer gearbeitet und alle möglichen großen,
wichtigen amerikanischen, bösen Unternehmen gemanagt.
Und man sieht ja, wie erfolgreich die sind,
dass, keine Ahnung, ob da ein Zusammenhang ist.
Egal. Der Punkt ist, der ist seit 20 Jahren dabei,
hat sein System als Trainer entwickelt.
Und wenn man sein Buch liest,
stellt man fest,
das basiert alles auf Papier
Ich selber benutze maximal 300 Seiten pro Jahr Papier.
In seinem System wären es wahrscheinlich 3.000 Seiten.
Und ich nutze Computer und dergleichen, um sowas zu verwalten.
Darum, wie gesagt, bei jedem Menschen,
der es macht, sieht das System wieder anders aus.
Aber ja. Was er so schreibt, klingt ganz sinnvoll.
Und ich habe das Gefühl, dass irgendwas Technisches gelernt haben.
Also er nutzt Logik. Das ist toll in diesem
ganzen Training und Management-Bereich.
Ja. David Allen hat sich nicht gedacht,
wir machen jetzt irgendwie was total Neues.
Wir nehmen einfach nur den ganzen Kram, den schon jeder kennt.
Ich meine, wer von euch hat alles noch kein Soft-Skill-Seminar gemacht?
So, wie heißt das? Metrodenkompetenz oder sowas? Oder eine Person,
zwei Personen, die es noch nicht gemacht haben.
Aber der Rest weiß, wovon ich spreche.
Man kriegt alle möglichen Sachen über, keine Ahnung.
Selbstmanagement, Zeitmanagement, Aufgabenmanagement. Wie macht man eine vernünftige
Projektplanung und so weiter? Das kriegt man alles beigebracht.
Aber das sind alles nur so einzelne Werkzeuge,
die ja in keinem größeren Zusammenhang stehen, um,
ich sag mal,
das Leben zu managen
Da hat er sich jetzt gedacht,
wir machen einfach ein System, nehmen diese ganzen normalen Tools,
die jeder kennt und packen die mal in einen sinnvollen Zusammenhang.
Dieses System hat drei wichtige Eigenschaften, es ist komplett allumfassend,
also wirklich alles wird da reingepackt, Privatleben, Berufsleben,
Uni, keine Ahnung, Beziehung, wird alles rein.
Es soll einfach sein, also nichts kompliziertes, sondern etwas,
was man jederzeit ohne große Probleme nutzen kann,
auch schnell nutzen kann und es soll zuverlässig sein.
Das heißt, man muss diesem System
auch vertrauen können
Ja, also es soll nicht so sein,
dass man denkt, oh mein Gott, habe ich,
also nicht,
dass es dann irgendwie plötzlich wieder verloren geht oder habe ich es recht vergessen,
irgendwie einzutragen oder werde ich auch daran erinnert und so,
muss man einfach vertrauen können.
Ja, und man soll eben seine Arbeit effizienter organisieren.
Das heißt nicht, dass man irgendwie mit ein bisschen Magie
plötzlich mehr Zeit hat oder irgendwie plötzlich alles einfach wird.
Man muss nach wie vor arbeiten,
nur durch klare Organisationen und Trennungen und so weiter
soll das besser funktionieren und effizienter
Das Ganze läuft eigentlich nur auf ein, zieht hinaus.
Und zwar, du willst den Kopf feig kriegen.
Das ist seine oberste Maxime. Weil, jetzt mal ganz ehrlich,
ich rede jetzt schon seit, keine Ahnung, fünf Minuten.
Wer von euch hat zwischendurch schon an was anderes gedacht?
Drei, vier, fünf, sechs, sieben Leute,
ja. Irgendwas, das ihr erledigen müsst.
Irgendein To-do sozusagen. Irgendetwas, das ihr euch irgendwie beschäftigt
Ja, David Allen nachgeguckt, da habe ich Grill.
Ich schiebe es noch mit, damit kannst du nachher auch.
Ja, gut, aber war jetzt keiner von euch,
der jetzt irgendwie gedacht hat, Mensch,
ich muss ja nachher noch einen Pfand wegbringen oder sowas?
Ich habe gedacht, ich muss ja nachher noch Bier kaufen.
Wir kaufen gehen, ach naja, hast du daran gedacht?
Eigentlich versuchst du dem Vortrag zu folgen, ne? Ja, genau. Also,
der Punkt ist, dass David Allen genau diesen Punkt angeht,
dass man während eigentlich, man versucht,
sich auf eine Sache zu konzentrieren, üblicherweise,
zum Beispiel beim Buchlesen, an 100 andere Sachen denkt,
Wer kennt das eigentlich,
dass man beim Buchlesen den Absatz liest und am Ende sich fragt,
hey, was war da eigentlich gerade eben?
Was habe ich da gelesen? Ich habe gerade über meinen Einkauf nachgedacht.
Jeder kennt das, ne? Nicht das Problem,
dass ich währenddessen über andere Dinge nachdenke,
während ich das lese, sondern ich meine,
die ganze Konzentration ist wirklich auch ein Lesen.
Also da ist nichts anderes Leben,
läufiges dabei und ich weiß es trotzdem nicht.
Gut, also den Fall lassen wir sich komplett drauf konzentriert
und trotzdem nichts mitbekommen. Sehen behandeln wir hier nicht,
wir behandeln hier den Fall, dass man abgelenkt ist,
weil man im Hinterkopf
irgendwas anderes hat
David Allen sagt, die ganze Geschichte,
wie das menschliche Gehirn funktioniert, ist nämlich so,
dass es dummerweise immer an das,
was es zu erledigen gilt, dann erinnert,
wenn man es gerade nicht erledigen kann,
weil man zum Beispiel nicht an dem Ort ist oder die Mittel dafür nicht zur Verfügung hat oder einfach mal warten muss,
bis es soweit ist.
Und dann außerdem das auch natürlich zur ungünstigsten Zeitpunkten tut.
Wenn man sich gerade auf was anderes versucht zu konzentrieren,
wie zum Beispiel eine Vorlesung oder sowas.
Naja, dann gibt er dieses Bild,
also für Informatiker ist das natürlich ein ganz einfach verständliches Bild.
Und zwar sagt er, das menschliche Gehirn,
so funktioniert wie der Ram eines Computers
Der ist nicht dazu da, Sachen zu speichern.
So auf Dauer, dafür hast du die Festplatte.
Sondern der ist dazu da, Sachen,
mit denen man gerade arbeiten möchte, hochzuladen.
Dem möchte man möglichst leer halten. Man möchte das,
was man da drin hat, kurz bearbeiten und danach wieder abspeichern.
So, und genauso funktioniert in seinem Bild eben auch der Kopf.
Du möchtest nicht in deinem Kopf irgendwie alle Sachen,
die du machen musst, aufheben und bewahren und dran denken.
Nach dem Motto, nachher muss ich noch zu Tante Emma
und dann, keine Ahnung was.
Sondern du möchtest das extern haben.
Du möchtest es aus deinem Kopf raushaben
Was du in deinem Kopf hast, ist nur das,
wo du dich jetzt gerade aktuell beschäftigst.
Das ist das gesamte Ziel von diesem System.
So, kleine Umfrage. Warum bleiben bei euch Sachen,
die ihr eigentlich machen wollt oder die ihr als Projekt vorhabt oder
die dringend sind oder sowas, aber nicht erledigt werden?
Warum bleiben die liegen? Auch wenn ihr jetzt Zeit hättet. Ich meine,
ich denke, jeder von euch hat irgendwas nach dem Motto,
ey, ich wollte eigentlich schon seit Ewigkeiten mal dieses und
jenes Buch lesen oder, keine Ahnung,
ich wollte mal den Patch für das und das schreiben
Man kriegt den Harschenspruch. Du kriegst den Arsch nicht hoch. Also ich habe oft das Problem,
dass wenn ich mache und so Freizeit habe,
was auch immer das sein mag,
ich gar nicht auf die Idee komme,
etwas zu machen, was ich schon langsamer machen wollte.
Du erinnerst dich nicht daran, das,
was du machen wolltest, wenn du die Zeit hast?
Genau. Das sind zwei sehr typische Probleme. Das ist
auch sehr komplex, da müsste man sich erst einarbeiten.
Eigentlich möchte man es machen, aber es ist halt Arbeit.
Ja. Aber statt jetzt macht man lieber etwas,
was weniger arbeitest. Also wir sind, ich habe wieder
Also dieses, du weißt nicht,
was der erste Schritt wäre, wie ich jetzt anfangen müsste,
ich müsste mich hinsetzen und das erstmal durchgehen.
Genau, der Anfang ist schwer. Der schwierige Anfang,
ja. Ich denke, immer darüber nachdenken,
Problem ist, dabei gehen und das ist ein Nachteil.
Okay. Probleme dabei, irgendwas ist ja auch irgendwie logisch.
Ja, Probleme, die es geben könnte, ja,
die einer von abhalten, das anzugehen. Gibt es jemanden,
der manchmal einfach denkt, ey, jetzt hätte ich voll die Zeit,
aber ich bin zum Beispiel viel zu müde gerade,
mich jetzt um den Algorithmus zu kümmern, der so komplex ist,
ja.
Es sind
auch drei,
vier Leute
5, ja. Okay. Ja, genau. Das sind so
die typischen Probleme, die auch mit diesem System angegriffen werden sollen.
Also ihr habt gerade genau in die richtige Bresche geschlagen.
Das ist alles, was ich hören wollte.
Hier habe ich das auch mal zusammengefasst. Ein Punkt,
das Ziel ist nicht klar. Das passiert mir persönlich häufig
. Man hat eine Idee, was man machen möchte,
ein Projekt oder sonst was. Aber man ist sich eigentlich
gar nicht klar, wozu mache ich das?
Was soll das bezwecken
Und David Allen sagt, wenn du das Ziel hast,
funktioniert das menschliche Hirn so ganz toll, nämlich,
dass es versucht, von dort, wo du gerade bist,
zu deinem Zielpunkt die Lücken zu schließen.
Das heißt, er sagt, eine der wichtigsten Punkte ist,
dass sich erstmal klar zu machen,
was will ich überhaupt mit meiner Idee, meinem Projekt, meinem To-do.
Und von da aus fängt man dann an, loszulegen und zu arbeiten.
Wie auch gesagt wurde, der erste Schritt ist nicht klar,
das ganze Thema ist so komplex, ich müsste mich erst reinlesen,
ich weiß nicht, wie ich anfangen soll.
Das ist eben der nächste Schritt, Das erste,
was man tut, in einer Aufgabe, das ist oft nicht klar.
Und viele Leute machen sich nicht die Mühe, das wirklich
richtig klar zu definieren und auch wirklich mal kleinteilig zu arbeiten.
Und denken noch viel zu High-Level über den nächsten Schritt nach.
Also der nächste Schritt ist eigentlich echt was Physisches,
was rein, man mit Händen und sowas erledigen kann.
Genau. Wurde auch gesagt, man denkt im falschen Moment dran.
Das heißt, man braucht ein vernünftiges Erinnerungssystem und es darf
einem gar nichts entfallen. Man muss diesem System auch vertrauen können,
dass man nicht dran denkt die ganze Zeit, Es ist das System,
so wie es funktioniert, einen selber daran erinnert.
Ich möchte dazu ein Beispiel geben,
oder ich kann das auch mal so fragen.
Das Wetter, das macht ihr genauso. Es ist nämlich
eine total natürliche Sache. Also, es ist jetzt,
keine Ahnung, abends und am nächsten Tag ist Vorlesung und danach eine andere Übung.
Und danach willst du noch einkaufen gehen. Also brauchst du
die fertigen Übungsaufgaben, du brauchst das Vorlesungsskript und deine Einkaufsliste.
Was machst du am Abend vorher mit dem Zeug?
Gar nichts. Gar nichts, du tust es nirgendwo hin,
du lässt es einfach in deinem Regal liegen,
wo es normalerweise liegt
Okay. Und dann am nächsten Morgen? Das verschläft meinem
und Headcount-Seite sein zu können. Man verschläft,
hat keine Zeit, das einzupacken, vergiss die Hälfte.
Aber hat er sich doch vorgenommen, jetzt mal wirklich aufzuschließen,
wenn er auf der Wecke gekriegt gekriegt.
Gut, das Wecker-Problem ist jetzt nicht das, worauf ich hinaus wollte.
Ich tue die Sachen, ob man schreibt, eine Frau meiner Tastatur.
Das übersehe ich da nicht. Du tust es auf die Tastatur,
sodass es an Vordichtastatur, dass du es nicht übersiehst.
Das heißt, wenn du morgens aufstehst, fällt ein Blick darauf,
bevor du aus dem Haus gehst und du sagst,
richtig,
das wollte ich ja mitnehmen
Genau davon sprach ich. Also ich hatte immer das Präzept,
dass sie zu schuld finden, alles in meinem Rucksack hatte, egal was.
Immer alles im Rucksack haben, das ist natürlich auch eine Methode,
ja. Die Einkaufsliste hast du auch in meinem Rucksack?
Ich habe von Einkaufslisten. Gut. Keine Ahnung,
ich darf wissen, macht natürlich keine Probleme. Wenn das
ganz wichtig ist, dann nehme ich das auch mal raus.
Also so hieß es mir quasi in den Weg,
wo es gar nicht mehr fehlen kann morgens und nehme es dann trotzdem nicht mit.
Der Ansatz war schon mal richtig. Du legst es dir
an den Weg, dass du es nicht verfehlen kannst.
Nur dann musst du es halt doch eben nicht verfehlen,
anstatt es zu verfehlen. Und dann hast du nicht genau das,
was David Allen auch vorschlägt, gemacht. Nämlich,
dass du dich so organisierst, dass dir die Sachen quasi automatisch wieder zufallen.
Dass sie dich automatisch wieder daran erinnerst und dass du
nicht selber aktiv werden musst, um dran zu denken.
Denn in dem Moment, wo du selber daran aktiv werden musst,
dann denkst du wieder im Hinterkopf die ganze Zeit drüber nach.
Ja, und morgen muss ich ja noch daran denken,
dass ich das mache oder ähnliches. Also,
ganz simple Methoden, die ihr alles vorschlägt und so,
aber man muss sie auch irgendwie konsequent anwenden.
Ja, man organisiert sich nicht effizient genug, das ist dann
Der Punkt, der ja bei der Ausführung zutage tritt,
wenn man da zum Beispiel ganz häufig ist der Tag eines Menschens ja so,
dass man viele Sachen macht, die einen ganz bestimmten Zeitpunkt haben.
Nach dem Motto, ich muss um 16 Uhr eine Vorlesung sein.
Aber von 16 Uhr bis 16.15 Uhr sitze ich hier eigentlich nur da.
Ich bin ja früh gekommen, weil ich einen Sitzplatz haben wollte.
Und sitze 15 Minuten da und mache nichts.
Diese 15 Minuten kann man nutzen. Nur da muss man
das natürlich auch ein bisschen vorbereitet haben,
dass man diese 15 Minuten sinnvoll nutzen kann.
Weil wahrscheinlich hast du nicht daran gedacht, das Buch,
das du unbedingt noch lesen wolltest,
mitzubringen,
dass du da ja
perfekt irgendwie anfangen könntest zu lesen
Also, es geht auch darum, einfach deutlich effizienter,
sich selber zu organisieren. So. Richtig. Wie baut man
ein System auf? Das System besteht aus fünf grundlegenden Dingen
. Das erste ist Erfassen. Das heißt, alles,
was irgendwie zu tun ist, muss in dieses System reinkommen.
Das ist so, ich sag mal, auf dem Schreibtisch der typische Eingangskorb,
wo man die Memos reinkriegt und keine Ahnung was.
Man muss nicht nur einen Eingang haben,
vermutlich hat jeder Mensch
mehrere Eingänge
Dem Motto, E-Mails, es sind ein Eingang, Ideen,
die man im Kopf hat und sich auf dem Papier schreibt.
Das ist auch ein Eingang. Ja, andere Sachen,
keine Ahnung, Anrufe, die man kriegt,
müssen ja auch irgendwie in dieses System rein,
also uns alles erfasst werden.
Dann, wenn man das alles erfasst hat, muss man alles durcharbeiten,
nachdem man sie durchgearbeitet hat und ein paar Entscheidungen getroffen hat,
muss man das ordnen.
Die Ordnung ist wichtig, um dann entscheiden zu können,
wann, wie und wo würde ich das machen.
Beim Überprüfen Guckt man jetzt genau, was ist denn jetzt so
der nächste Schritt? Was kann ich da alles wirklich machen?
Und der letzte Schritt ist, das einfach nur noch ausführen.
Und wenn man sich das dazu ein bisschen überlegt,
oben ist so die geistige Arbeit und unten die physische.
Ja, das Nachdenken, Plan und so weiter,
das geschieht am Anfang. Und man bricht es so weit runter,
bis man am Ende eigentlich nur noch sagt, hey,
ich muss telefonieren, eine E-Mail schreiben und einen Text schreiben.
Und dann ist es erledigt.
Das hier ist ein Grundschema. Es gibt davon 1534 verschiedene
Darstellungen. Google-Bilder-Suche hat das als 27. ist ungefähr hervorgeholt.
Und da sind diese ganzen fünf grundlegenden Stufen drin.
Also David Allen redet immer von Stuff, da ganz oben.
Stuff ist einfach alles. Also das ist,
ich kann es gar nicht genug beschreiben,
weil egal was ich jetzt sage,
ich glaube,
ihr fasst es
zu eng
Er meint wirklich alles. Also Blumengießen gehört dazu. Gut
, pinkeln gehen jetzt nicht. Das funktioniert von alleine,
aber... Richtig, da wird man auch dran erinnert.
Ans Giftsprobleme. Ja. Gut, auf jeden Fall,
da gehört rein, die regelmäßig wiederkehrenden Aufgaben. Ganz ehrlich,
bei mir steht drin, Fingernägel schneiden, alle zwei Wochen.
Sowas kommt da auch alles rein, weil ich werde,
finde ich, immer viel zu spät daran erinnert von Natur aus.
Nämlich dann, wenn sie abbrechen,
das ist mir zu spät
Keine Ahnung, da, Planung, Dinge,
die du mit deiner Freundin mal machen könntest oder möchtest oder sowas,
klar, tust du da auch rein.
Kann teilweise sehr privat werden, aber so ist es auch gedacht,
weil es ist wirklich für alles gedacht, dieses System.
Das ist dann das Internet. Nein, ich stelle das nicht online.
Nein, ich mache meine Terminverwaltung und dergleichen nicht öffentlich.
Gibt es gute Gründe für. Genau. So,
da oben der Innenbasket, das ist das,
was ich gerade eben mit Erfassung geschrieben habe,
da will ich jetzt gleich mal weiter ins Detail gehen
Hallo? Oh. Wie gesagt, die Erfassung muss komplett sein.
Sie muss wirklich alles umfassen, was ihr euch so vorstellen könnt.
Und da kommt ihr schon mit der Zeit, wenn ihr
das System anwendet drauf, was mit komplett gemeint ist.
Das System basiert darauf, dass man für alles einen Ort hat. Also dass,
wenn ich irgendwas habe, eine Idee oder sonst was,
und ich schreibe das auf ein Stück Papier,
dass ich genau weiß, wo ich das hinlegen soll,
damit ich es auch wiederfinde und nicht verloren geht.
Und das ist auch wirklich bearbeitet wird und nicht vergessen wird.
Das heißt, man schafft sich so viele virtuelle oder reale
Behältnisse für Eingänge oder auch weitere Schritte wie nötig.
Aber bitte nicht zu viele, weil du musst auch die
Übersicht behalten und musst eigentlich jede regelmäßig auch durchgehen können und kontrollieren können.
Nicht, dass du irgendwann vergisst, ach ja,
im Schuppen unter dem Tisch hatte ich mir auch noch einen Eingangskorb aufgestellt für meine Werkarbeiten.
Sie müssen leicht uns schnell zugreifbar sein, das heißt auch,
er hat so als Richtwert gesagt, 60 Sekunden.
Alles, was länger braucht als 60 Sekunden,
um irgendwie zuzugreifen und wieder zurückzugehen zu deinem üblichen Arbeitsplatz oder ähnliches,
ist eigentlich zu viel. Das heißt also auch,
wenn ich meinen Handheld oder sowas als Eingangskorb benutze,
dann bitte einen, der so einfach zu bedienen ist,
dass ich innerhalb von 60 Sekunden mal drei Sätze nie noch schreiben kann und nicht mit meinem Stil,
wie heißt das, die Letto da,
ewig lange auf dem Keyboard rumdrücke und immer die falschen Tasten drücke,
weil ich damit nicht umgehen kann oder es zu fitzelig ist oder so.
Also man muss auch darauf achten, dass man das,
was man benutzt als Tools und ähnliches, vernünftig bedienen kann,
dass es eine Freude ist und nicht irgendwie,
dass man denkt, oh,
jetzt ist schon wieder diese kleine Terminverwaltung in meinem Pfützenigen Handy nachlesen,
wenn ihr das könnt,
gut,
wenn euch das zu anstrengend ist,
lieber was anderes nutzen
Ja, Regelmäßigkeit ist auch wichtig, aber gut.
Das ist die Erfassung. In der Erfassung geht es erstmal eigentlich nur darum,
alle Ideen, die man hat, alle Gedanken irgendwie aufzuschreiben.
Es geht noch gar nicht darum, was zu planen.
Und das ist auch besser so,
dass man wirklich nur beim Aufschreiben der Idee oder das Gedanken,
den man da hat, bleibt.
Total unkonditional. Also egal, was es ist,
ob es totale Firmenspinze sind oder sonst was,
das kann man alles später entscheiden.
Es geht wirklich nur darum, erstmal es aufzuschreiben nach dem Motto.
Ich habe gerade an irgendwas gedacht, als ich dieses Buch gelesen habe,
so wie zum Beispiel, ach ja,
diesen Film gab es ja auch noch,
den wollte ich ja mal
irgendwie sehen
Aufschreiben. Ob du ihn jetzt nun sehen willst oder nicht
und ob er vergriffen ist oder sonst was, ist erstmal alles egal.
Das kümmert man sich später drum. Es geht wirklich nur um
das Gro reine Erfassen. So. Okay. Jetzt ist so der Moment gekommen,
wo ich sagen würde, schnappt euch euren Stift,
nehmt euch das Papier, das ihr für euch habt.
Denkt eine Minute drüber nach und ich wette, euch kommt irgendein Gedanke zu Irgendetwas,
was ihr zum Beispiel nächste Woche eigentlich gerne erledigen würdet.
Oder ein Projekt, das ihr schon länger vorhabt. Irgendetwas,
wo ihr denkt, hey, das müsst ihr euch mal machen.
Und das wäre eigentlich total cool oder so. Schreibt euch
das einfach in einem Satz mal auf, was das ist.
Nehmt euch ruhig eine Minute Zeit, das aufzuschreiben.
Wir fangen mit einer Sache an. Du kannst gerne danach
noch mehr weitere machen. Aber wir konzentrieren uns erstmal auf einer.
Und während ich nämlich hier vorne auf den Folien durchgehe,
wie man es theoretisch macht, gebe ich euch die Möglichkeit,
das auf dem Papier für euch selber mal zu machen.
Weil es ist ein Riesenunterschied, das einmal erzählt zu bekommen
und es einmal selber ausprobiert zu haben.
Ja, jetzt dazu habe ich schon was zu aufgeschrieben.
Wenn du dir auch was schon dazu aufgeschrieben hast,
kannst du es trotzdem nehmen.
Das macht jetzt keinen Unterschied. So, alle sind am Schreiben.
Ich klicke schon mal die nächste Folie hier.
Was ist das
die nächste
Achso, ja, ja. Okay, ich war jetzt
einen kleinen Tick zu schnell. Meistens sind noch am Schreiben
, gut. Ich mache trotzdem langsam weiter,
weil das ist jetzt auch nicht so ganz die Reihenfolge,
die ich eigentlich wollte. Und zwar,
wenn ihr etwas aufgeschrieben habt oder irgendetwas in eurem Eingang angekommen ist,
sagen wir, es ist eine E-Mail von einer Mailing-Liste.
Oh ja, subscribed seid. Dann ist immer so
die erste Frage, Kann ich irgendwas machen?
So. Zum Beispiel bei einer E-Mail zu irgendeiner Hardware,
die ich nicht selber habe, kann ich jetzt gerade einfach nichts machen.
Dann kann ich sagen, grob drei Dinge.
Vielleicht irgendwann kaufe ich mir mal die Hardware.
Darum hebe ich mir jetzt diese E-Mail auf,
weil das könnte ja dann ganz cool werden und dann kümmere ich mich drum.
Oder vielleicht Ist das irgendwas anderes,
was ich als Referenzmaterial für ein anderes Projekt nutzen kann?
Weil, keine Ahnung, da ist irgendwas total cleveres gesagt,
das ist total der schöne Spruch,
den würde ich mir gerne aufheben oder total das leckere Rezept zum Kochen so jetzt.
Das würde ich gerne irgendwann vielleicht ja mal ausprobieren oder so,
aber ich hilfe es mir einfach nur mal als Referenz auf,
falls mich ja jemand fragt, wie man Tomatensuppe braucht.
Das kann sehr viel werden, richtig.
So ist es
auch gedacht
Und wenn ich wirklich nichts machen kann, außer es vielleicht,
in die vielleicht irgendwann oder in die Referenzkategorie zu stecken,
dann ist es eigentlich Müll.
Also entweder ich kann was damit machen oder ich hebe es
mir für einen dieser zwei Zwecke auf.
Aber wenn ich nichts dieser dergleichen machen kann, dann ist es einfach vielleicht interessant,
mal gelesen zu haben oder so, aber eigentlich Müll.
Und brauchst du nicht mehr. Und gehört eigentlich aus deinem
Kopf und gehört weggeworfen. Und gelöscht und raus und weg
und von deinem Schreibtisch und aus deinem Rechner raus.
Und das ist nämlich wieder die ganze Geschichte mit David Allens,
Vergleich von dem Ram mit deinem Gedächtnis
Solange du irgendwie da noch einen Handel drauf hast oder sonst was,
bist du im Kopf vielleicht im Hintergrund daran am Denken.
Oder es verstopft dir deinen Schreibtisch, weil diese ganzen Zeitschriften,
die du sowieso nie lesen wirst,
verstopften den ganzen Arbeitsplatz auf deinem Schreibtisch, dass du keinen Platz hast,
um dich mal hinzusetzen, deine Hausaufgaben zu machen.
Keine Ahnung. Also es gibt genügend Gründe, warum du einfach alles,
was du nicht wirklich brauchst, rauskriegst aus deinem System.
Und dafür empfiehlt sich auch ein Mülleimer oder die entfernteste.
Denn du willst auch einen vom kompletten Überblick über dein System
haben und was es noch alles zu tun gibt oder nicht.
Und wenn du Müll drin hast,
wird das schwierig
Lenkt ab von dem, was wirklich wichtig ist.
Gut. Konkrete Hinweise. Ich kann mir vorstellen,
dass man da ein bisschen Übung braucht.
Ja, man braucht auf jeden Fall Übung,
um zu klassifizieren, was möge es?
Er kann, sagt er, keine konkreten Hinweise dazu geben.
Was, wie man das klassifiziert? Er schlägt
insgesamt zwei grobe Strategien vor. Die eine ist,
im Zweifel archivieren, im Zweifel wegwerfen.
Ich bin ganz, ich tendiere ganz stark
im Zweifel wegwerfend
Seite. Der Punkt, wo er das empfiehlt,
im Zweifel aufbewahren ist,
wenn du zum Beispiel Rechtsanwalt bist oder irgendwie in einer Firma arbeitest,
wo Dokumentation sehr wichtig ist.
Im Zweifel, lieber aufheben, weil vielleicht erweist er sich
nochmal später als nützlich oder gefährlich, wenn es nicht da ist.
Aber insgesamt sagt er, braucht man einfach Übung,
das selber mal festzustellen, zu klassifizieren.
Man wird es auch später dann feststellen,
wenn man Sachen im System hat, die Müll sind.
Das sind dann eben Sachen,
die nie gemacht werden
Also ich bin tendenziell eher der Mensch,
der nichts wegschmeißt und manche Sachen, die ich auf der To-Do-Liste habe,
dann drei Jahre später tatsächlich doch noch mache.
Also ich finde das ganz schwer zu sagen,
das brauche ich nicht mehr und das werde ich trotzdem nicht.
Wenn du es drei Jahre später tatsächlich machst,
also wenn du wirklich deine Sachen drei Jahre auf der To-Do-Liste führst,
dann ist es ja kein Hüll.
Dann ist es schon was, vielleicht irgendwann mal tun wirst.
Richtig, ich finde eben die Entscheidung schwer,
dann jetzt zu sagen, das fasse ich nicht mehr an.
Ja, die Entscheidung ist auf jeden Fall nicht einfach teilweise.
Aber teilweise ist es auch ganz einfach,
hat jemand von euch mal Cood Legs Büro gesehen
Okay, für alle, die es nicht gesehen haben,
Kodexbüro sieht aus wie eine Papierfabrik. Und ich bin mir verdammt sicher,
dass der Großteil von dem Müll, Entschuldigung, Papier,
das dort rumsteht, seit Jahren nicht mehr angefasst wurde.
Und zwar soll mindestens 20 Jahren so.
Und da kann man dann auch irgendwann mal sagen,
gut, da könnte jetzt noch irgendwas Sinnvolles drin sein,
aber eigentlich ist es schon mehr eine Last,
als dass es mir noch was bringen würde.
Wo man dann sagt, okay,
pass auf,
Irgendwo ist das auch eine Abwägung. Klar,
was weg ist, kann teilweise nicht wieder beschafft werden.
Aber wenn es jetzt wirklich die Bestellliste vom China-Leader-Service ist,
wo ich eventuell vielleicht mal was bestellen können wollte, lieber wegwerfen,
sag ich, weil die kannst du dir wieder beschaffen.
Wenn du tatsächlich mal was beschaffen möchtest bei dem.
Könnte man sowas nicht irgendwo hintun, wo man nicht so schnell rankommt.
Und wenn man dann merkt, dass man da nie mehr rangegangen ist,
dass man es dann wegwirft, ist so wegzutun,
dass man nicht oder schwierig rankommt und das dann später,
wenn man merkt, dass man es nicht benutzt, wegwerfen.
Ja. Könnte man, empfiehlt David Allen aber nicht zu machen,
weil das nämlich dazu neigt, diesen ganzen Stapel mit den Sachen,
die du ja nie wirklich anfasst, wirklich auch nie wieder anzufassen.
Da könnte ja aber auch was, keine Ahnung.
Das ist einfach nur wieder was,
was in deinem Kopf liegt, nach dem Motto,
ich müsste da ja mal reingucken oder so.
Vielleicht isst er ja noch was, was ich schon wieder vergessen habe.
Und dann bist du wieder bei dem gleichen Problem,
wie vorher, dass dein Kopf nicht frei hast.
Man hat ja eigentlich schon das klassifiziert als etwas,
was man jetzt wegwerfen könnte,
außer man braucht das nochmal
Man hat sich schon gesagt, wenn ich da jetzt nicht rangehe,
dann schweißt es ja auf jeden Fall weg.
Dafür ist so Dinge, wo du sagst,
da könnte ich vielleicht noch mal irgendwann was brauchen.
Das ist irgendwann vielleicht die Kategorie. Also da hast du dich schon.
Okay, es sind nur viel zu viele. Diese,
um jetzt mal Zahlen zu nennen, er geht davon aus,
dass man in so einer Kategorie vielleicht 50 bis 150 Sachen drin hat.
Ja, also 50 bis 150 einzelne Punkte in vielleicht irgendwann.
Das ist normal. Ist das,
also ich habe auch das Problem, ich weiß nicht,
ob das so gab es in diesem,
da muss ich mal denken,
ich bin in der Kopf dran
Umzeug, genau. Aber zum Beispiel, wenn ich irgendeinen
Gadget habe und was mache mit der Verpackung. So,
also ich finde, das ist ja auch irgendwie gerümpelt,
aber ich weiß nicht, ob der im Kopf rumliegt oder so.
Aber weißt du, was ich meine? Dann hat man irgendwo die ganzen da,
die Boxen, da auf dem Leptop der Karton,
weil falls ich Samuel mal versteigert war,
eBay möchte ich ja doch noch irgendwie Karton haben.
Ja, also die Boxen von irgendwelchen Geräten, die man aufhebt,
weil man ja zwei Jahre Gewährleistung oder was hat und denkt,
man bräuchte sie ja vielleicht noch oder ähnliches.
Ja, könnte auch da reinfallen, wenn es etwas ist,
das in deinem Kopf umhergeht und du dich dabei ertappst,
wie du darüber nachdenkst,
dann ist es etwas,
das du dir aufschreibst
Und dann ist das etwas, was in den Systemen reinkommt.
Und dann ist es etwas, das du versuchst, irgendwie zu lösen.
Das Ziel wäre dann, dafür zu sorgen,
dass du eine Idee hast, was du damit machst,
ein System hast, wie du deine Boxen verwaltest oder was.
Keine Ahnung, nach dem Motto, ich sperre sie alle in Schuppen.
Ja, aber da kümmerst du dich dann irgendwie mal drum
und planst das und führst es dann irgendwann auf.
Und schreibst dann irgendwie ein Datum drauf und machst alle zwei Monate einen Check-up,
ob da irgendwas abgelaufen ist und weg kann oder so.
Keine Ahnung, ja. Aber ja,
das ist etwas, was du dir aufschreiben würdest,
um mal zu gucken,
was du
da machen kannst
Okay. Ich meine Ihnen einfach,
dass das fungiert ja im Moment nicht so wie irgendwie so eine Ablage,
wo ich Sachen drin habe, die ich irgendwie bearbeiten muss,
dass das irgendwie so eine Archivallergie ist,
die ich bekommen habe.
Also die meisten Messachen belast mich nicht darüber eigentlich, also keiner.
Oder anderes Videos werden wir nicht vergessen. Das ist ja
nichts, was mich belastet. Es gibt halt ganz wenige E-Mails,
die wirklich da immer sagen, also weißt du,
wie praktisch so ein E-Mail-Archiv zu haben und dann irgendwie nochmal alles,
was mich irgendwie belastet,
in einem Nerd-Arzt
Du hast angesprochen, E-Mail und wie man dieses System,
E-Mail in dieses System einbinden kann, da gibt es natürlich verschiedene Möglichkeiten.
Und einer der Wege ist es, das System in ähnlicher Form,
in E-Mail-Ordnern abzubilden und an die E-Mails hin und her zu schieben.
Ich selber mache das ja zum Beispiel nicht so.
Bei mir ist E-Mail einmal ein Archiv.
Und andererseits ist der Posteingang einfach ein Eingang.
So wie er von dem System jetzt vorgesehen wird.
Und dein Vorschlag, wie du es gerade eben sagtest,
wenn es für dich funktioniert,
mach es,
wird,
also ist sicherlich möglich
Und ansonsten, wie auch bei allen anderen Fragen in diese Richtung, würde ich sagen,
hey, probiere es aus, wie du damit klarkommst.
Und wenn du irgendwann feststellst, dass du mit deiner E-Mail-Verwaltung,
wie du das machst, irgendwie das Gefühl hast,
hey, es stapelt sich und türmt sich,
aber ich arbeite es nicht ab.
Oder wenn du dich hinsetzt und denkst, hey,
ich will jetzt abarbeiten, aber ach, nö,
das Ding habe ich echt keinen Bock gerade drauf.
Dann ist der Punkt gekommen, wo du darüber nachdenken musst,
wie du dein System verwaltest.
Weil wenn du es richtig machst, dann ist es Spaß,
dann ist es einfach, geht es schnell.
Krio kommt das rein, dann weißt du,
was du damit tun musst,
kannst schnell entscheiden und planen und so weiter
Und wenn du das erreicht hast, dann hast du dein Tool richtig eingesetzt. Also,
ein wichtiger Punkt ist auch,
dass man immer flexibel bleibt und wenn man merkt, hey,
so wie ich das jetzt gerade mache, funktioniert das nicht sauber,
ich müsste noch mal hier einen Ordner mehr in meinem E-Mail-Postfach erstellen,
wo ich solche Sachen reinschiebe.
Vielleicht funktioniert es dann besser. Okay. Machen wir mal
weiter. Wir haben alle schon keine Luweise, ihr werdet
es klassifizieren, anbietet. Hast du selber das Gefühl,
du hast im Laufe der Zeit,
wo du das System trotzdem für dich gelernt,
gegen was schlau, was du ziehst,
aber hast du schon mal das Gefühl,
du hast was du weggeschmissen
Was du dann doch wieder gern behalten hättest?
Oder dass deine vielleicht Ordner nicht so groß geworden ist?
Also die Frage war, ob ich für mich selber Kriterien
entwickelt habe und ob ich schon mal Fehler gemacht habe,
damit oder mir meinen Fleischordner zu groß geworden ist.
Es hat eine Zeit lang gedauert, bis ich mich daran gewöhnt habe,
einen riesigen Berg an offenen Sachen in meinem Fleischordner drin zu haben,
bis ich dann realisiert habe, hey, das ist total normal und okay.
Ich habe, ich kann mich nicht erinnern, dass ich
Sachen weggeworfen habe, wo ich mich darüber geärgert habe.
Bei mir war eher der gegenteilige Effekt der Fall,
dass ich Sachen weggeworfen habe und mir dann irgendwann klar
wurde,
Hättest du, ist zwar vielleicht total sinnvoll, schön oder sonst
was gewesen, aber du hättest es sowieso nie gemacht.
Oder erst das nächste Mal, wenn du umgezogen wärst oder sowas,
diesen Stapeln mit Zeitschriften, die inzwischen fünf Jahre alt sind, angeguckt.
Ich befürchte, das ist leider echt etwas,
wo jeder Mensch anders ist, wo man,
um das selber ausprobieren, nicht herumkommt.
Aber da würde ich sagen, mutig sein. Das System
ist recht einfach anzuwenden und man kann es leicht modifizieren,
wenn man Fehler feststellt.
Das ist dann kein großes Ding. Wie lange machst du
das schon?
Ich mache das System seit November
Also sind das jetzt einhandviertel Jahre knapp. Bist du jetzt
zufrieden mit deiner Implementation noch? Ich bin mit meiner Information ziemlich zufrieden.
Es gibt noch ein paar Details, an denen ich manchmal gerne pfeile.
Denkst du da wie früher da? Das ist das eine, eine steht drüber. Also,
ob ich viel drüber nachdenke, die Sache ist,
dass ich immer wieder mal, ich sag mal,
alle vier Wochen oder sowas im Schnitt vielleicht eine Idee habe,
wie ich dann noch diesen Teil in meinem System,
wie zum Beispiel Bücher, die ich lesen möchte.
Damit bin ich noch nicht so glücklich, wie ich die verwalte,
weil die stapeln sich bei mir und ich lese sie nicht.
Und ich kriege noch nicht gebacken,
sie mir dann zum Beispiel auf eine Busfahrt mitzunehmen oder so.
Und da habe ich jetzt gerade auch wieder anderthalb Ideen,
wie ich das dann zum Beispiel in meinem Zimmer anordne,
dass ich die auch wirklich mitnehme.
Und auch entscheide, welches Buch ich als nächstes lesen werde.
Aber ja, es ist ein Work and Progress.
Und das ist aber auch ganz normal. Ich meine,
Menschen ändern sich, sein Umfeld ändert sich,
dein Arbeitsleben,
die Uni ändert sich
Dementsprechend muss ich dein System auch anpassen können. So,
ich versuche mal weiter zuvor zu gehen hier. So,
jetzt sind wir nämlich wieder bei euren Gedanken,
die ihr euch gemacht habt, das Projekt oder was auch immer
ihr mal machen wolltet, dass ihr euch aufgeschrieben habt.
Der habt ihr implizit schon, die Frage ist,
ist das Müll oder nicht, beantwortet,
weil ich die Frage schon so gestellt habe,
dass es ja etwas ist, das ihr machen möchtet.
Die Frage ist jetzt, was wäre der nächste Schritt,
um dieses Projekt, diese Idee anzugehen?
Ihr habt entschieden, das will ich jetzt machen,
möglichst bald
Aber, wie fange ich an? Und da ist das Elementare,
dass man, bevor man es wieder loslässt,
gedanklich einen ersten Arbeitsschritt festgehalten hat.
Und dieser erste Arbeitsschritt, der muss wirklich was Physisches sein.
Es muss etwas sein, dass man wirklich ausführen kann mit
Händen und Füßen oder Ähnliches, dass man nicht zu High-Level ist.
Ich gebe mal ein kleines Beispiel. Ich sage,
ich möchte mehr Sport machen. Das ist jetzt meine Idee
. So, dann schreibe ich mir jetzt auf,
erster Schritt
Ich fahre mit dem Fahrrad zur Uni. Werde ich nie machen.
Warum nicht? Was meint ihr? Du hast keinen Fahrrad.
Guter Punkt. Ich habe kein Fahrrad. Könnte sein,
ja. Es fehlt das wann. Wann mache ich das?
Ja. Wolltest du auch nageln noch dran? Wohne ich
überhaupt nah genug an der Uni? Ja. Ja,
und das ist gerade Winter jetzt nicht so schön.
Und wenn es dann geht, denkst du dann wieder dran.
Ist es gerade Winter? Das heißt, jetzt geht es
vielleicht nicht wegen über Foren und Straßen, genau.
Denke ich daran, wenn es dann soweit ist
Dass ich wieder Fahrrad fahren könnte, ja. Ich müsste vielleicht
früher aufstehen. Wie viel früher müsste ich überhaupt aufstehen?
Dann müsste das Fahrrad mal aus dem Keller.
Ich müsste das Fahrrad aus dem Keller hochholen, ja.
Aber ich müsste auch früher ins Bett gehen, gut.
Mein erster Gedanke war, wie komme ich überhaupt mit dem Fahrrad zur Uni?
Weiß ich gar nicht. Ich kenne nur den Weg mit
der Bahn und dem Bus. Ich müsste mal Google Maps
nachgucken, genau. So. Kennt ihr diese Technik,
die wir gerade genutzt haben? Nennt sich Brainstorming.
Total cool. Muss man mal nur mal nochmal machen,
Und zack, haben wir jetzt irgendwie, was waren das?
Zehn Schritte oder so, die man machen müsste für dieses Projekt,
Fahrradfahren zur Schule, zur Uni, gesammelt.
Und jetzt ist eigentlich die nächste Frage, nur noch diese ganzen
zehn Schritte, die wir gemacht haben, zu ordnen.
Genau. Und das ist jetzt das,
was ich euch empfehlen würde, mit eurem Punkt zu machen,
in dem Sinne, wie jetzt gerade eben wirklich ganz runterzugehen,
was wäre der nächste Schritt,
das allererste, was ich machen müsste,
wenn ich meine Idee jetzt anfangen möchte
Boah. Ihr seid alle ganz eifig am Schreiben.
Aber ich denke, den ersten Schritt habt ihr
alle fertig geschrieben.
Dann gehe ich mal weiter
Ja. Was ist ein Projekt? Ein Projekt ist erstmal
generell alles, wo ihr mehr als einen Schritt macht.
Das heißt, Wäsche waschen ist bei mir ein Projekt.
Weil erst muss ich das Waschmittel finden, dann muss ich die Wäsche sortieren.
Und da muss ich das richtige Programm feststellen.
Ich bin total unbedarft, was sowas angeht, echt.
Für andere Leute könnte das vielleicht ein Schritt sein,
weil es aus dem FF geht, ja. Aber gut,
das war jetzt ein bisschen kleinteilig und übertrieben,
aber generell erstmal sowas wie zum Beispiel, hey,
ich möchte mich mit meinem Freunde John,
möchte ich mal wieder abends essen gehen
Das sind eigentlich schon mindestens zwei Schritte,
weil du musst ja erst mal mit dem verabreden,
wann du dich mit ihm triffst.
Und der zweite Schritt wäre dann das Hingehen. Also,
alles, was wirklich mehr als ein Schritt ist,
ist ein Projekt. Im Sinne dieses Systems. Und Projekte,
wie ihr es jetzt auch gerade macht schon,
plant man gleich, so weit wie möglich.
Man macht so ein Brainstorming, man überlegt sich,
was ist das Ziel, was will ich damit erreichen?
Man überlegt sich, was ist nach dem ersten Schritt
der nächste Schritt?
Welche Schritte will ich
alle durchgehen
Alan empfiehlt gar nicht, jetzt irgendwie anzufangen mit Microsoft Project
oder mit Gun-Charts oder sonst was zu arbeiten.
Diese ganzen Tools, den Management immer gerne genutzt werden.
Viel zu aufwendig, viel zu anstrengend,
viel zu starkes Korsett, in dem man denken muss.
Mach ein bisschen Brainstorming, überleg dir,
lass noch mal reifen vielleicht und setze dir einen Reminder,
dass du es vielleicht später weitermachst.
Auch ein schöner Trick. Ja,
schiebe es vielleicht doch wieder ins, irgendwann vielleicht oder schreib
dir als nächste To-do
Brainstorming zu Projekten, ja. Man muss es nicht wirklich explizit sofort machen,
es ist nur das Beste, wenn man es wirklich sofort macht
und die geistige Arbeit quasi hinter sich hat und auch weiß,
zumindest wie der Anfang aussieht.
Ich muss sagen, wenn ich so einen KBS-Vortrag plane,
da weiß ich auch nicht, von Anfang an bis Ende schon alle Schritte.
Aber ich weiß,
dass ich auf jeden Fall einen Abstract schreiben werden muss und ich weiß,
dass ich es am Montag davor per E-Mail rumschicken muss und im Vicky soll es auch sein.
Das sind so Schritte, die kommen mir natürlich ganz schnell
im Kopf, die kann ich sofort eintragen.
Und das mache ich auch. Das mache ich nicht später,
weil jetzt weiß ich die ja schon
Und wieder das gleiche Ding. Ich habe sie
nur im Kopf und das belastet mich und so weiter.
Ich schreibe es in mein System und es ist aus dem Kopf raus.
So. Jetzt habt ihr ja schon, Ups, ganz viel geschafft.
Ich gehe mal eben zurück. Nur mal zur Übersicht hier
. Also
Wir sind jetzt von oben durchgegangen, haben es aufgeschrieben.
Unsere Idee oder was auch immer, haben wir uns gefragt,
kann ich damit irgendwas machen? Wenn nicht, haben wir
es weggeworfen, wegsortiert oder sonst was. Wenn ja,
fragen wir uns, brauche ich mehr als einen Schritt?
Falls dir so ist, ist es ein Projekt,
das ich plane, wo ich Action-Steps, also nächste Schritte generiere.
Und für jeden nächsten Schritt frage ich mich dann eigentlich
auch wieder, kann ich das jetzt machen?
Oder nicht? Dauert es, also eine Entschuldigung,
die Frage ist genauer gesagt, dauert es zwei Minuten oder länger.
Das ist die Frage. Das ist so
die Kernfrage
Weil ich bin ganz verwundert, dass es bisher noch keiner eingeworfen hat.
Irgendwann kommt natürlich die Frage, brauche ich mit diesem System,
mich selber zu verwalten? Nicht schon so viel Zeit,
dass wenn ich das einfach sein lassen würde und einfach alles tun würde,
was ich zu tun hätte, viel effizienter wäre.
Die Antwort ist, vielleicht bist du ein Superheld
und kannst das, ja, aber normalerweise nein.
Die Erfahrung zeigt, dass die Leute das nicht gebannt kriegen.
Und darum sind sie ja auch so,
wie hier jetzt zum Beispiel in so einem Vortrag,
man hört sich das anderes mal an.
Egal. Also, das ist nämlich diese Frage,
auf die es hinausläuft bei diesen zwei Minuten
Wenn man einen Schritt hat, also jetzt könnt ihr euch
euren ersten Aktionsschritt auf eurem Papier da mal anschauen und euch fragen,
schaffe ich das innerhalb von zwei Minuten zu erledigen?
Wenn ihm so ist, macht ihr es sofort.
Weil andernfalls würde es einfach zu viel Zeit aufbringen,
der Zeitaufwand in das System einzugeben, größer sein,
als es eben schnell zu erledigen. Die zwei Minuten,
muss ich sagen, habe ich auch nicht ganz am Anfang erreicht,
aber wenn wir uns am Anfang eher so fünf Minuten,
aber inzwischen ist zwei Minuten auf jeden Fall ein ganz klarer Rechtfeld,
wo ich sage,
ein bisschen Übung,
kann man all seine Next Steps und sonst was in
zwei Minuten erledigen,
Uns andernfalls eben erledigen. So,
ihr werdet aber feststellen, ich nehme an,
dass bei den meisten jetzt so der Fall ist,
dass der nächste Schritt etwas länger dauert,
weil es ist nicht nur ehemals eine Fünf-Zeilen-E-Mail an XY schicken,
sondern vielleicht Wikipedia-Artikel zum Pointer-Thema, Pointer-NC-Plus-NC lesen oder sowas.
Das dauert vielleicht länger als zwei Minuten.
Dann machen wir jetzt nämlich hier unten weiter.
Richtig, die Zwei-Minuten-Regel hatte ich gerade eben schon erwähnt
So, wenn wir es erledigen können, haben wir es erledigt.
Wenn nicht, fragen wir uns die nächstes, können wir es delegieren.
Delegieren ist, hier sehr groß zu fassen.
Da kann auch alles Mögliche gemeint mit sein,
wo man irgendwie auf jemanden wartet.
Keine Ahnung. Steuererklärung machen. Da musst du darauf warten,
bis dein Steuerberater dir die Rechnung und was weiß ich,
was du alles eingeschickt hast, zurückschickt.
Das ist etwas, was natürlich irgendwie in deinem System
erfasst werden muss. Und das landet dir eben auf
dem Delegiertstapel
Und was du dir machst, ist, dass du ja,
also das in deine eigene Liste packst,
all die Dinge, die du irgendwie Leuten gegeben hast,
dass sie es für dich machen.
Oder Dinge, wo du darauf wartest. Zum Beispiel
möchtest du unbedingt ein neues Feature in dein Lieblings-E-Mail-Programm einbauen.
Allerdings muss dafür erstmal Bug 10024 gefixt werden.
Was schreibst du da rein hier? 1024 delegiert. Und
wenn der in zwei Wochen immer noch nicht gefixt ist,
dann nervst du die Jungs. Also delegieren ist also alles,
wo man irgendwie drauf wartet und abhängig von ist.
Das ist jetzt also die nächste Frage für euch.
Das, was ich mir jetzt als nächsten Schritt aufgeschrieben habe
Bin ich da von anderen Leuten abhängig, dass die was machen?
Muss ich da warten, bis was passiert?
Oder kann ich das vielleicht sogar jemanden aufgeben, nach dem Motto
die dreckige Wäsche, lasse ich meine Mutter waschen? Ja,
wenn es etwas ist, dass man, wo man darauf warten muss,
setzt man sich möglichst auch gleich einen Reminder, wo man meint,
dass es fertig sein sollte oder wo man spätestens nochmal nachhaken sollte.
Falls mich nichts passiert, dass man es nicht aus
dem Auge verliert
So ein Reminder, kann man sich zum Beispiel in seinen Terminklender schreiben.
Nach dem Motto, am 2.02. gucke ich, ob Jan
endlich mal die Folien zum Getting Things dann einen Vortrag hochgeladen hat.
Und wenn ihr es nicht gemacht habt,
dann schaue ich eben am 2.02. in meinen Terminkalender und schreibe ihm eine Mail,
das, was der Flex eigentlich mal macht.
So. Wenn ich es jetzt nicht delegieren kann,
dann ist es jetzt endlich mal der Punkt angekommen,
wo ich sage, hey, ich erledige die Sache.
Dann gibt es im Großen und Ganzen
zwei Kategorien
Entweder es ist etwas, das zu einem bestimmten Zeitpunkt
erledigt werden muss. Oh, es ist etwas,
das irgendwann irgendwann, irgendwie irgendwann mal erledigt werden muss.
Also, wenn es einen bestimmten Zeitpunkt erledigt werden muss,
schreibt man sich einen Termin auf. Und das macht man
möglichst vollständig. Man trennt diese zwei Sachen bitte möglichst,
weil David Allen sagt, in der Erfahrung hat sich gezeigt,
dass die Leute gerne dazu eigen, in ihrem Terminkalender,
auch Sachen,
die nicht wirklich an diesem Tag
erledigt werden müssen,
Dann fangen Sie an, das nicht zu erledigen,
weil muss ja nicht unbedingt heute erledigt werden.
Schreiben Sie den nächsten Tag rein und tragen so die Sachen von
einem Tag zum nächsten Tag, verlieren den Fokus dafür,
was das eigentlich wichtig ist und so weiter.
Also, die Empfehlung ist, ein Terminkalender,
der ist ganz clip und klar für Sachen,
die zu einem bestimmten Zeitpunkt erledigt werden müssen.
Nach dem Motto, mit meinem Freund treffen,
habe ich mich um 17 Uhr verabredet am Montag,
also mache ich das auch Montag um 17 Uhr.
Wenn es aber nur darum geht, ihn anzurufen und zu fragen,
wann wir uns mal treffen wollen,
dann schreibe ich mir das nicht am Wegenkalender,
dann kommst du auf meine To-do-Liste.
Weil das kann ich ja eigentlich jederzeit,
wenn ich davon ausgehe,
dass er nicht am Schlafen ist
Also das ist jetzt auch wieder die Frage für euch.
Das, was ich jetzt gerade hier vor mir habe,
ist das etwas, was zu einem bestimmten Zeitpunkt erledigt werden muss?
Oder irgendwann jederzeit? Meine To-do-Listen haben Größen von, ich glaube,
aktuell 168 Punkte auf allen Listen zusammen, so in dem Dreh.
Das variiert teilweise über 200, teilweise knapp 150,
dann bin ich stolz, weil es ist wenig.
Und das hilft dir, in Frankkopf zu kriegen.
Ich hätte voll Panik dann. Es hilft mir,
in freien Kopf zu kriegen, Ich vertraue dem System.
Ich weiß, oh, 168 Sachen, naja, aber auf der Liste,
die ich mir jetzt gerade anschaue, sind nur fünf.
Also die mit der Priorität. Nein,
das hat jetzt nichts mit Priorität zu tun, sondern mit das,
was ich jetzt gerade als nächstes tun möchte, kann und will.
Aber du denkst ja daran, auf deine To-Do-Liste noch wieder nachzugucken.
Bei mir ist es zum Beispiel ganz faktisch, wenn ich mir aufschreibe,
eine Erinnerung, dass ich nachgucken kann. Also ich meine,
du sagst ja gerade, das soll man nicht machen,
aber man muss ja auch an den To-Do-Listen wieder reden,
bei uns in dem System so richtig drin ist,
dann hat man es vielleicht drin.
Du argumentierst jetzt, für dich funktioniert das ja so
Da sagt David Allen, ist die Gegenantwort, nein, sonst wärst du nicht hier.
Das ist ja pause. Das ist kein Rausschmiss, das ist ein,
Leute glauben, hey, so wie ich das mache,
funktioniert es und David Allen sagt, schau doch mal an,
probier's mal aus und du wirst feststellen, dass du da falsch liegst.
Das ist so grundlegend, was er sagt,
das ist jetzt überhaupt nicht arrogant,
wie er es sagt und nicht, wieso er mir rüberkommt,
aber ich habe diese Erfahrung gemacht, der Typ hat mit,
ich sag mal, 80 Prozent dessen, was er sagt,
verdammt nochmal recht und das kotzt teilweise tierisch an,
gebe ich ja zu, Und man glaubt, hey,
das kann ich besser.
Aber wenn man dann einmal seinen Vorschlag zu zum Beispiel Terminkalenderverwaltung liest, stellt man fest,
Mensch, der Junge weiß echt, wovon er redet.
20 Jahre hat er den Scheiß gemacht und das System selbst entwickelt.
Das ist schon sehr durchdacht und mit viel Erfahrung gebastelt.
Und ich würde auf jeden Fall empfehlen, auch wenn man denkt,
hey, aber ich kann das so besser,
ist erstmal mit seiner Methode auszuprobieren.
So, jetzt sind wir ja mit dem System einmal hier durch.
Und damit haben wir eigentlich auch den Bereich,
den zweiten Teil, also den Hauptteil des Vertrags durch.
Die nächsten Teile werden gleich ganz schnell durchgehen. Da werde ich
euch nochmal sagen, was ihr dann jetzt hier unten macht.
Das sind so eure täglichen zwei Punkte der Kalender,
wo ihr eure Terminverwaltung drin habt. Und die To-Do-Listen,
die ihr, wie ihr es euch am besten gefällt,
führt. Also die Tools, die man benutzt,
müsst ihr für euch selber herausfinden, was das Beste ist.
Da gibt es endlose Möglichkeiten. Ich kann ja auch mal
kurz fragen, wie steht es eigentlich bei euch?
Was nutzt ihr so für Tools für Selbstverwaltung? Papier?
Entschuldigung. Gehirn, ja. Hier, Laptop und Sachen
aufschreiben und sich Schritte überlegen, wie man das so nennt.
Laptop und Sachen aufschreiben? Wie schreibst du die Sachen auf?
Also entweder einfach als Text-Sokument, nicht weiter groß formatiert oder vielleicht Stichpunkte.
Oder ja, eine andere Art von Stechpunkten macht.
Unformatierte Text-Dokumente und hauptsächlich Stichpunktartige Listen
Listen, ja. Awk-Mode in EMAX? Das ist schon
ein sehr systematischer Ansatz. Ja, ist gut. Ich
habe mal eine große Templatei, wo alles so ist.
Eine große Texatei, wo alles dran steht, ja.
Alles, alles. Alles, alles. Ja, ja.
Es funktioniert nicht gut, okay. Also du hast,
hast du noch einen Überblick darüber? Okay, keinen Überblick
mehr, ja. Löschst du auch Sachen wieder?
Safe. Du löschst die Sachen auch nicht wieder raus,
wenn du sie erledigt hast?
Okay. Gut. Nutzt jemand irgendwie seinen Terminkalender auf dem
Handy oder PDA oder Smartphone oder sonst was, ja?
Ein paar Leute, drei, vier, ja.
Im Prinzip benutze ich ihn. Also so Termine,
die ich zum Wöchentlichen habe und stehen da drin.
Aber an die denke ich auch, ohne da reinzugucken. Heißt das,
warum, also du hast deine Termine zwar im Gerät drin,
aber du denkst trotzdem die ganze Zeit, brach oder nicht darüber nach.
Ich denke einfach daran. So, wenn ich mir eine Vorlesung,
was weiß ich, Dienstag morgen um zehn einschlage.
Also die stehen immer im Terminkalender, aber ich weiß auch,
dass ich sie habe und gehe da Dienstag hin,
ohne am Montagabend auf dem Termin Minikalender bei uns so ein bisschen.
Das habe ich für vorgesagt. Okay,
dein Beispiel war jetzt eine immer wieder vorkehrende Vorlesung.
Klar, das ist etwas, was man lernt,
immer dienstags morgens um zehn auf der Matte stehen.
Das ist wie morgens zur Arbeit gehen,
da müsste man immer acht da ist oder sowas.
Das ist auch etwas, was man nicht unbedingt Terminkranner reinschreibt.
Viel interessanter sind die Dinge, die aus der Reihe sind.
Also die eben nicht regelmäßig sind. Davon habe ich
super wenig. Davon hast du super wenig, okay.
Ich schreibe mir sowas dann auf irgendein Zwettel auf meinem Blog,
das steht beim 16 Uhr,
da steht wahrscheinlich nichts mehr drauf,
was da vielleicht der Tag noch und dann weiß ich
auch,
dass das da ist
Sich das mit Verlösung oder wie immer interessiert.
Also du schreibst dir unvollständige Sachen, unsortiert auf deinen Papierblock.
Und irgendwann siehst du das vielleicht oder auch nicht
und vielleicht erinnerst du dich, was du damit meintest.
Ja, nur weil ich es auch geschrieben habe,
weiß ich es daran. Okay, das ist dann dadurch,
dass du es aufgeschrieben hast, kannst du dich besser daran erinnern.
Okay, ja. Ja, das nutzt jemand von euch sowas wie Online-Kalender,
so nach dem Motto, Motto, Google-Kalender oder sowas?
Nutzt jemand von euch irgendwelche, ich weiß nicht,
wie heißen
die,
Und das war, ja, so fände ich es noch was.
Wenn ich jetzt noch einen Vortrag habe. Also Mindmapping-Tool,
ja, aber dann für ein konkretes Projekt nur,
das ein bisschen größer ist. Was da so vollkommen voll
und schwächer ist weg. Kann man auch so lernen,
wenn man so, wenn man nicht auf die wissen will,
was in der Fassreich alles umfasst, dann kann man es vielleicht.
Und ich mache da meistens immer das.
Zum Lernen, okay, Listen auch wieder.
Listen sind ein beliebtes Mittel. Ja, ein rücken kann.
Unter Punkt, also. Hierarchien in den Listen, okay.
Aber das ist alles, was ich vernutzt habe.
Ja. Okay. Wie macht ihr jetzt
mit Geburtstagserinnerungen oder sowas
Vergessen. Geburtstag werden vergessen, das muss ich zugeben,
ist bei mir ebenso. In Terminkalender reinschreiben, ja.
Nachdem ich ihn verpasst habe, tue ich ihn ins Handy,
dann will ich es nächstes Jahr. Nachdem er,
so mache ich das auch, nachdem ich ihn verpasst habe,
schreibe ich ihn ins Termin, hänge ich an.
Okay. Die Vorzeit macht sowas recht gut. Webseiten,
also jetzt StudiVZ erinnert dich dran, ja, dass auch was gut ist.
Aber ich gucke viel zu seltene StudiVZ rein dafür. Naja,
okay, aber das waren ja schon mal ein paar Tools,
aber auf jeden Fall habe ich den Eindruck,
dass Alle hauptsächlich irgendwie nur so ein Patchwork nutzen.
Also nur Teile ihres täglichen Arbeit mit mitteln Hilfsmitteln,
wie Terminverwaltung oder To-do-Verwaltung oder ähnlichem unterstützen.
Das ist auch richtig schwierig, ein System aufzubauen,
wo man wirklich dann alles mit regeln kann.
Und dann hat man irgendwie ein konkretes Problem und
dann braucht man eine konkrete Lösung oder irgendwie, ja,
dann nimmt man das, was am nächsten liegt.
Es wird das genommen, was am nächsten liegt. Das,
was man auch irgendwie in der Schule gelernt hat oder sowas,
ne? In der Schule, ja. Also das ist
so mein eigener Eindruck auch ein bisschen
Keine Ahnung, so wie du deine Lehrer in der Grundschule
was organisiert haben, so hast du das erst mal übernommen.
Sieht in der Schule. Ja, okay. Lassen wir das mit
der Schule weg, aber genau, man macht es irgendwie,
wie es gerade so passt und es ist aber nie wirklich vollständig. Und ich denke,
keiner von euch wäre jetzt wirklich in der Lage zu sagen,
hey, ich habe alles,
was ich irgendwie dran denken muss oder wichtig ist,
irgendwo festgehalten,
dass ich es nicht vergessen werde und auf jeden Fall
zu einem richtigen Zeitpunkt wieder dran erinnert werde
Keine Hand oben, ne? Outmode halbwegs. Und
wie machst du's? Alles im Terminkalender, ja.
Kannst du auch noch suboptimal, deswegen bin ich hier,
aber ich hab's alles mal aus dem Kopf.
Du hast alles auf dem Kopf raus,
das ist schon mal der erste wichtige Schritt.
Ja, der grundlegende Schritt eigentlich. Gut. Dann gucken
wir uns jetzt mal an. Ich hab's Initialisierung genannt,
wenn man jetzt sagt, hey,
hatte ich hier eben schon vorne gehört, es ist schwierig,
sich so ein System zu überlegen und damit anzufangen.
Ja, das stimmt. Vor allem ist es ganz schwierig,
es zur Gewohnheit zu machen und zu nutzen.
Weil solange das System noch nicht aufgebaut ist,
funktioniert es nicht vernünftig, dann macht es keinen Spaß,
man vertraut dem System nicht und lässt es wieder sein und gebt wieder an seine alten Verhaltensweise zurück,
weil das hat ja irgendwie funktioniert und das ist vertraut.
Ist mir auch so gegangen. Ich habe drei Wochen gebraucht,
bis ich mein System vernünftig am Laufen hatte.
Muss ich leider zugeben. Und das hätte deutlich optimaler gehen können,
wenn ich mich vorher ein bisschen mehr informiert hätte.
Aber der Tipp, der gegeben wird,
ist und das ist auch wie David Allen ist mit seinen Kunden,
dann in der Betreuung immer macht.
Man nimmt sich zwei Tage komplett frei. Also macht nix,
ja. Okay, Essen. Toilette. Mehr nicht.
Ja, also alle externen Störquellen abschalten. Telefon aus,
Jabba-Off, E-Mail, nicht reingucken. Alles Wichtige,
was noch irgendwie erledigt sein muss, das macht man idealerweise am Wochenende,
vor dem Wochenende erledigt sein muss, erlegt man.
Sodass man bloß nicht irgendwie am Wochenende auf die Idee kommt,
ey, ich muss noch Susi anrufen wegen der Theaterkarten.
Ah, vorher erledigen. Man nennt sich diese zwei Tage
wirklich komplett frei, konzentriert sich nur darum,
dieses System zum Laufen
zu kriegen
Andere Leute, Freundin, Mutter, ja, wie auch immer,
möglichst komplett sich diese Zeit freinehmen und in diesen zwei Tagen,
was man da macht, ist eigentlich im Prinzip das,
was sie jetzt hier gemeinsam gemacht haben,
den Kopf leerkriegen, also wirklich alles,
was an irgendwen in den Kopf kommt, aufschreiben,
in den Eingaben packen und so wie wir es eben durchgegangen sind,
durchzuarbeiten, Projekte zu planen und so weiter.
So, dass ihr am Ende einen vollen Terminkalender habt,
volle To-do-Listen, Die To-Do-Listen sind erst mal noch unstrukturiert.
Die Struktur, wie ihr die To-Do-Listen aufbaut. Kommen wir
gleich noch einen Moment dazu, aber das ist total individuell.
Das muss man durch selber ausprobieren, einfach mal ein bisschen rausfinden.
Das Wichtige ist, dass man wirklich diese zwei Tage komplett dazu nutzt,
wann immer einem irgendein Gedanke kommt. Es ist sofort,
sich aufzuschreiben, zu notieren und in irgendeiner Form festzuhalten.
Das mache ich für mir gerade kein Gedanke gekommen.
Wenn dir gerade kein Gedanke kommt, dann nimmst du dir
einen Schreibtisch und gehst einfach von links nach rechts durch,
was da drauf liegt.
Und da fängst du auch mit Büroklammern an
Weil das ist Arbeitsmaterial und hat nichts in deinem System zu suchen und soll
möglichst weggestaut werden und ordentlich abgegrenzt sein von deiner Arbeit.
Also du versuchst erst mal zu identifizieren.
Was ist überhaupt irgendetwas, das ich erledigen kann?
Diese Topfpflanze, die da auf mein Schreibtisch steht,
ist das etwas, was ich erledigen kann?
Oder ist das vielleicht nur Integrationsgegenstand? Bei mir ist es ein Projekt,
weil dieser verdammte Kaktus muss im Winter anders gegossen werden als im Sommer.
Ja. Und dementsprechend geht man einfach echt durch alles.
Du kannst quasi anfangen mit der Tür deines Zimmers
Und deinen gesamten Raum durchgehen, die Wand entlang,
hier den Schrank durchfriemeln und alle Listen,
die du dir mal geschrieben hast, zu To-Do-Listen oder alle,
wie heißt das hier, Zeitschriften oder Artikel oder sonst was,
die dir mal oder Bücher, die du dir hingelegt hast,
nach dem Motto, könnte ich ja mal lesen oder was,
Briefe, die sich auf deinem Schreibtisch aufstapeln.
Alles Mögliche, was du in deinen Schubladen rumliegen hast,
die du seit Ewigkeiten nicht mehr geöffnet hast, alles einmal durchgehen.
Für das macht man in diesen zwei Tagen.
Man stellt also quasi sein komplettes Arbeits- Umfeld.
Einmal auf den Kopf. Geht alles durch nach dem Motto
. Ist das etwas, das ich erledigen kann?
Ja, nein. Wegwerfen, archivieren, erledigen. Also
in den zwei Tagen kann man auch euch schon anfangen.
Mit Sachen machen und nicht nur. Nein, du mit
dem Sachen machen? Also auch diese unter zwei Minuten Dinge auch nicht.
Die unter zwei Minuten Dinge, die machst du, ja.
Aber du gehst nicht an die To-do-Listen oder deinen Terminkalender und fängst
an, die Sachen zu machen.
Dein Ziel ist es, möglichst diese Schritte in das System
reinbringen und im System planen
Und das tatsächlich ausführen, auseinanderzuhalten, weil es üblicherweise passiert,
dass man dann zu viel auf einmal macht und diese klare,
gedankliche Trennung, die nötig ist, um es vernünftig durchzuplanen,
flöten geht und man schnell wieder in eine Sackgasse rennt.
Also das ist die Beobachtung, die David Allen gemacht hat und die man in diesem System verhindern möchte.
Also diese zwei Tage habe ich mir so nicht genommen,
ich habe das einfach mal so nebenbei versucht und das war ganz schön anstrengend.
Und nach circa zwei Wochen habe ich dann gemerkt, scheiße,
so geht das nicht und habe mich deutlich kräftiger hingesetzt,
aber immer noch nicht ordentlich genug, ungefähr drei Wochen gedauert,
bis ich soweit war, dass ich sagen konnte, okay,
ich habe jetzt alles irgendwie da in meinem System drin und ich gehe das so durch.
Und ich muss sagen, es gibt immer noch ein,
zwei Ecken in meinem Zimmer,
wo ich mir noch nicht die Mühe gemacht habe,
einfach mal an diesen riesigen Stapel an Papier auf meinem Schreibtisch dahin zu gehen,
nicht Schreibtisch, Esstisch, wie auch immer,
hinzugehen und zu sagen, was ist das eigentlich?
Kann ich das bearbeiten oder wegwerfen oder archivieren?
Also dieses System, was ich schon gemerkt habe,
physikalische Ebene, virtuelle Ebene, jede Ebene.
Alles ist irgendwie
ein To-do
Dann kommt, genau, weißt du jetzt zum Beispiel.
Ja. Tools komme ich gleich drauf. Ich zeige euch
die zwei wichtigsten Tools. Drei wichtigsten Tools, die ich so nutze.
Also, aber das kommt gleich. Erst einmal,
wenn ihr jetzt das System aufgebaut habt nach der Initialisierung und allem,
dann fragt ihr euch jetzt natürlich, boah,
jetzt habe ich hier alles aus dem Kopf raus und irgendwo aufgeschrieben und sonst was.
Und ich habe es in To-Do-Listen,
und die To-Do-Listen habe ich dann angefangen zu sortieren nach Kontext.
Kontext ist eine sehr schöne Sache. Und zwar ist ein Ihr
könnt doch alle den Begriff Kontext Switch oder Kontext wechseln,
so aus der CPU-Architektur heraus.
Man möchte was aus dem Speicherladen oder was. Und dann muss man
einen Kontext Switch machen und das nervt und kostet Zeit.
Er sagt, so ähnlich funktioniert es mit dem Gehirn.
Jedes Mal, wenn du zum Beispiel vom Telefon an deinen Computer gehst,
machst du einen Kontextwechsel. Und es wäre deutlich effizienter,
wenn du zum Beispiel deine E-Mails am Stück durcharbeitest,
anstatt die immer abwechselndes Telefon und E-Mail zu machen.
Genauso am Stück alle Telefonate durcharbeiten. Und genauso ist es
auch deutlich effizienter, wenn man jetzt einen Schritt weiter geht
Nicht eine E-Mail zu bearbeiten, dann in den Supermarkt gehen,
Bananen zu kaufen, dann wieder nach Hause zu fahren,
die nächste E-Mail zu bearbeiten und wieder in den Supermarkt Äpfel kaufen.
Ja. Also übertrieben. Okay,
aber das ist eben eine der Ideen, dass man,
wenn man jetzt seine To-dos hat,
sie nach Kontexten sammelt, äh, sortiert.
Und Kontext ist recht breiter Begriff. Das heißt,
einmal ist es sowas wie zum Beispiel das Telefon auf deinem
Schreibtisch oder dein Handy, was auch immer.
Oder es ist da Laptop
Vielleicht hat man auch einen Kontext Internet,
weil mit dem Laptop hat man nicht immer Internet,
wenn man im Bus zum Beispiel mit dem Laptop sitzt.
Oder auf dem Landheim, auf irgendeinem Orientierungseinheitwochenende oder sowas.
Oder Kontext könnte sein, das nächste persönliche Treffen mit deinem Chef.
All die Punkte, die du dann durchsprechen möchtest mit ihm?
Kontext ist sowas wie Besorgung. Alles,
was du machen möchtest, wenn du das nächste Mal ins
Auto steigst und in die Stadt fährst.
Oder was gibt es denn noch? Ich habe einen Kontext
lesen zum Beispiel.
Alle Dinge, die ich
irgendwie lesen möchte
Und wenn ich Zeit und Lust habe und denke, hey,
jetzt finde ich mal gut was lesen und setze mich in meine Ecke,
dann gucke ich einfach, ach ja, richtig,
das Buch wollte ich lesen.
So, das nächste ist, und das ist auch ein wichtiger Punkt, Zeit.
Man guckt sich an, man hat sich vorher überlegt,
vielleicht schon, also ich mache es meistens so,
wie lange werde ich dann ungefähr brauchen für X oder Y?
Schreibe ich mal kurz dran, okay, Telefonate sind sowas
wie fünf bis zehn Minuten üblicherweise und weiß ich auch nicht.
Was anderes dauert länger. Vorlesung, darum weiß ich zwei
Stunden, keine Ahnung. Ist jetzt ein schlechtes Beispiel,
weil eine Vorlesung ist kein To-Do-Punkt,
sondern ein Termin
Aber ich weiß zum Beispiel, dass das Bearbeiten des Übungsblattes
üblicherweise vier bis sechs Stunden dauert. So. Also,
wenn ich jetzt gerade im Moment Zeit habe,
das war das Beispiel von vorhin, ich sitze schon im Vorlesungssaal,
habe auch noch 15 Minuten, bis es losgeht.
Und was kann ich jetzt nochmal schnell in 15 Minuten machen?
Hey, ich habe meinen Laptop dabei, ich habe Internet.
Ich könnte doch mal die drei Seiten,
die ich schon mir schon immer mal angucken wollte,
schnell mal gucken, ob da was Sinnvolles,
Interessantes für mich draufsteht.
Das schaffe ich in 15 Minuten locker.
Dann mache ich das.
Also,
das ist
Das Ziel darauf, dass man die ganzen Lücken,
die ihr am Tag so entstehen, nach dem Motto,
ich sitze gerade im Bus und fahre mal wieder die dreiviertel Stunde vom Hauptkampus zum Informatikum,
da kann ich was Sinnvolles machen.
Aber was? Dass man das eben in den Listen vorher strukturiert hat,
dass man weiß, hey, ich habe jetzt gerade so viel Zeit,
ich bin gerade in diesem Kontext, das sind die Dinge,
die ich jetzt tun könnte.
Er empfiehlt da David Allen empfiehlt, der jetzt nicht irgendwie eine besondere Strategie,
nachdem man festgestellt hat, was man tun könnte, zu sagen,
was man tun sollte, weil das ist jetzt wichtig,
dass da die höchste Priorität und sowas.
Er meinte sowas wie Prioritäten setzen, ist Also jetzt,
Hierarchie zu sagen, hier, Priorität 1 bis 15,
ich mache 1 vor 2. Schwierig, kostet Energie,
ist aufwendig, macht keinen Spaß, hält man nicht durch,
wie was einlassen.
Besser, man guckt sich die Liste an und denkt,
hey, der Anruf mit Susi, der ist wichtig und ja,
keine Ahnung, Peter kann ich auch später anrufen.
Also, hm, ja, aber mit Susi, mache ich jetzt.
Also, ein anderer Punkt, um uns auch seinen Tagesablauf
ein bisschen effizienter zu gestalten, ist Energie oder Kraft.
Das ist jetzt ein sehr, sehr breit gefasster Begriff mal wieder.
Da geht es darum, wenn man zum Beispiel abends müde ist oder sowas.
Und einfach nicht mehr im Kopf viel hinkriegt,
dann ist das vielleicht nicht der beste Moment, anzufangen,
keine Ahnung, sich den komplizierten Algorithmus aus der Vorlesung nochmal anzuschauen.
Aber vielleicht ist das der Moment, einmal eben,
keine Ahnung, seinen Anrufbeantworter abzuhören und zu entscheiden,
ob da was Wichtiges drauf ist, weil da muss man nicht groß nachdenken.
Oder das ist der Moment, den Müll rauszubringen und die,
weiß ich nicht, den Vorleger vor der Tür zu reinigen.
Da braucht man auch nicht clever sein. Das ist zum Beispiel
auch so ein Punkt mit der Energie, Kraft, Schrägstrich,
wie auch immer. Das mache ich noch nicht so sehr konsequent,
dass ich sage, hey, ich suche mir jetzt aus,
was ich als nächstes mache, abhängig davon und was für,
wie fit ich gerade bin.
Ob ich jetzt die, ob ich jetzt überhaupt in der Lage
dazu bin, keine Ahnung, 20 Seiten Mathebuch zu verstehen.
So, und jetzt die Tools. Habt ihr darauf lange gewartet?
Okay, thinking walk. Das ist bei mir eindeutig das zentrale Programm,
keine Frage, weil ich damit den Großteil des Systems,
also fast alles abdecke, Ich kann euch einmal hier quasi einen Screenshot zeigen,
wenn ich das hier rüberschiebe.
Ah, okay. Jetzt ist es da. Ganz grob
. Hier sind meine Kontextlisten. Wie ihr seht,
ich habe nichts zum Telefonieren zu erledigen.
Es gibt fünf E-Mails, die ich schreiben möchte.
Ich habe 20 Sachen, die ich im Internet nachschauen möchte.
14 Sachen, die ich am Laptop erledigen möchte.
Sieben zu Hause
Und was ich jetzt noch ein bisschen dazu gemacht habe,
war ich in letzter Zeit ein bisschen eng dran bin,
habe ich mir einen dringend und wichtig gemacht.
Alles, was irgendwie verzogen ist,
überzogen ist, also was schon hätte erledigt sein sollen.
Und was, wo ich gesagt habe, scheiße,
wenn ich das nicht mache, ist ärgerlich, steht hier vorne.
Ich bin gerade im Hinterherhängen, ich gebe es zu.
Die letzte Woche war anstrengend. Aber gut. Hier unten
sind Projekte. Die sind farblich sortiert nach Themengebieten.
Kann man sich verschiedene Themen aussuchen. Gelb ist Hobbys,
Grün ist Wohnen
Blaue ist Uni, dieses Türkis, meine ich.
Und ach ja, orange war Freunde. Edith, habe
ich mal in Italien kennengelernt. Kommt aus Ungarn und lebt
in Dänemark. Mit der wollte ich mal wieder telefonieren.
Aber die ist gerade in Finnland. Darum muss ich das
planen. Das werden viele dann auch machen. Richtig.
Viele Länder. Und ja, das ist immer schwierig,
sie mal zu erwischen, weil ich auch nicht weiß,
in welcher Zeitzone sie gerade ist.
Und darum ist das ein Projekt bei mir.
Was ist der erste Schritt in diesem Fall
Der erste Schritt ist schon erledigt. Das war nämlich auf Skype-Kontakten
. Jetzt habe ich sie als Skype-Kontakt und der nächste Schritt
ist ein Termin mit ihr verabreden, per E-Mail.
Die E-Mail habe ich geschrieben, das heißt,
das ist gerade delegiert, aber sie hat noch nicht geantwortet.
Ja, das ist so jetzt mal ganz grob,
wie das in der Arbeitsaussicht aussieht.
Ich zeige euch nochmal zum Beispiel den Eingang. Das sind so,
das ist mein Eingang. Da kommt im Prinzip alles rein,
was ich irgendwie als Idee oder sonst was habe.
Das sind hier, keine Ahnung, 30,
40 Sachen,
die mir gerade da auffallen
Ganz böse ist, too fies ist, nicht Quatsch,
nicht Turkey ist hier, rosa, arbeiten,
hässliche Farbe, hässliche Sache, wie auch immer.
Was ist das für ein Scripper-Sup? Scripper-Song. Ach ja,
das ist, ja, you can leave your head on.
Von, wie heißt der Typ noch gleich? Sward Stewart?
Cocker war das? Egal. Ich finde den Song klasse.
Und ich finde, das ist so ein klassischer Strapper-Song,
darum habe ich mir den notiert, weil den möchte ich mir,
meine Musikbibliothek aufnehmen.
Ja, also ihr habt jetzt gerade voll den Einblick in
mein Privatleben. Du meintest, dass der Shaper das nicht
ist,
Aber das kommt hier direkt ins Internet. Das kommt nicht
direkt ins Internet, das kommt indirekt ins Internet, aber ja.
Das war jetzt ein Ausschnitt aus meinem Privatleben, mit dem
ich auch vorher einmal durchgegangen bin, ob ich das vertreten kann.
So. Das sind, das ist jetzt die Bearbeitung,
wie ich jetzt mit den einzelnen Ideen, die ich habe,
durchgehe, also zum Beispiel, wenn ich jetzt sage,
kann man das erledigen?
Ja, nein, ne? Wenn ich da auf,
ups, nein gehe, dann frag er mich,
was willst du damit machen?
Willst du
es löschen
Willst du das irgendwann vielleicht mal wieder vorgelegt haben?
Dann bitte, gibt das Datum an,
wenn es dir wieder vor die Nase geknallt werden soll.
Dann landet es wieder in meinem Eingang, wo wir eben waren.
Oder ich kann es als Informationsquelle ablegen. Wobei ich den Punkt
nicht in Thinking Rock nutze. Also bei mir ist es,
Ablage ist Archivierung, ist bei mir teilweise groß gestreut,
was empfohlen wird, eigentlich nicht zu machen.
Aber ich habe eben einen Ordnerhierarchie im Laptop, wo ich
alle wichtigen Sachen von der Uni drin habe und sonst was.
Ich habe ein paar Attenordner zu Hause, wo ich,
keine Ahnung, Krankenkassenbriefe und sowas abhefte
Ich habe Bookmarks, die ich im Firefox speichere. Und ja,
das sind so die wichtigen Sachen. Das tut ja auf ihn Unterstützung,
dass man Dinge als Privatmarkt schenkt, dass jetzt der Gedanke ist,
ich sitze irgendwie da in der Vorlesung,
habe meinen Netz noch aufgeklärt und ich benutze das für.
Wenn es da möglicherweise Leute, die hinter mir sitzen,
neben mir sitzen, da möchte ich gleich nicht gerade
die privaten Dinge eingeblendet haben.
Die Frage ist, ob man private Dinge ausblenden kann,
falls einmal jemand mal über die Schulter schaut
Gute Frage, habe ich mir selber noch gar nicht gestellt.
Man kann sich ja einen eigenen Kontext für machen,
aber dann ist die Frage, wie bringen Sie den Kontext aus?
Ich glaube, es gibt keine vorgesehene Funktion dafür,
aber das Programm kann man mit Plugins erweitern und ich wette,
das ist Java und alles.
Kann man recht halbwegs einfach basteln.
Falls man daran ein Interesse hat, das zu haben.
Aber prinzipiell geht es mir eigentlich eher so,
dass ich sage, ich lasse mir gar keinen über
die Schulter schauen,
wenn ich daran spiele
Genau, zum Beispiel jetzt. Das ist da irgendwie eine Exportfunktion oder so,
dass ich sage, ich weiß nicht, meinen Verlender.
Es gibt für die Termine, gibt es eine Exportfunktion in Aikal.
Und ich glaube, es ist auch noch irgendwas anderes.
Das... Fitty Tootos weiß ich es nicht.
Ich kann mich auch gerne mal erouten.
Ich benutze es auch noch und ich benutze es gerne.
Und das will ich eigentlich auch weiterhin.
Outlook als To-Do-Verwaltung dann
Solo-To-Do. Oder auch Terminplanung, ja. Ich sag mal so,
du kannst auch einfach das System mit Outlook benutzen.
Da musst du dir deine To-Do-Listen nur ein bisschen anders organisieren
und hast vielleicht ein bisschen mehr Handarbeit als mit einem System,
das sowas wie Archivieren und weiter schon vorsieht.
Aber es gibt, glaube ich, keine To-Do-Exportfunktion.
So, das war jetzt Thinking Row.
Und da würde ich sagen, gehen wir jetzt weiter
Falls es keine weiteren Fragen zu Thinking Rock gibt an sich.
Ist das die freie oder typische oder?
Also eher die... Ach so, Thinking Rock wird,
genau, einmal kostenlosen Variante, die frei verfügbar ist,
genau, angeboten und dann auch in der Membership-Variante,
wobei das mit dem Membership...
Mir ist nicht ganz klar, wo der Vorteil ist,
aber Millie hat mir mal erzählt,
da gibt es ein paar Vorteile.
Und zur Frage nach Thinking Rock, Membership und sowas
kann man Millie mal ansprechen, hat er gesagt.
Der hat sich das
ein bisschen genauer angeschaut
Ich glaube, was man kriegt, ist frühere Produkt-Updates.
Also wenn eine neue Version draußen ist,
und das gilt auch für die Plugins.
Weil viel da drin wird durch Plugins geregelt. Okay,
das ist mein Lieblingstool. Pocket-Mode. Weil das System droht ja darauf,
dass man alle Sachen möglichst auf dem Kopf rauskriegt.
Und wenn du jetzt irgendwie, keine Ahnung,
mit deinen Freunden groß feiern bist und die ganze Zeit darüber nachdenkst,
scheiße, ich muss morgen unbedingt noch Bananen einkaufen.
Und die ganze Zeit auf der Party darüber nachdenkst,
dann kann das nervig sein.
Darum hat man
immer so ein Pocket-Mod dabei
Ja, das sieht dann zum Beispiel so aus.
Das ist einfach nur eine ausgedrückte DIN-A4-Seite, die nach jener
Anleitung dort gefaltet ist, ist eine ganz simple Sache.
Und, ja, ob ich es richtig... Ja,
kann man direkt aus dem Thinking-Bock zum Beispiel rausspucken.
Und dann hat man seine To-do in, hier sagt man,
Death-Tree-Variante, immer dabei. Kann man so kleine,
hat mir mal kleine Kästchen vor seinen nächsten To-dos und kann da
ein Häkchen vorsetzen, hat verschiedene Kategorien,
wie zum Beispiel delegierte Sachen oder Dinge,
die man heute erledigen muss,
ähnlich wie einen Terminplan
Außerdem, und das ist das Geist an dem Teil,
du hast immer ein Stück Papier dabei,
brauchst du nur auf den Stift und du kannst dir Sachen,
die dir einfallen,
Tag raufschreiben und irgendwann setzt du dich dann wieder hin,
so üblicherweise jeden Abend.
Ich habe das jetzt fünf Tage lang nicht geschafft,
aber um zu meinem Pocket noch so enorm vollgeschrieben.
Setzt du dich hin und merchst das einfach mit dem,
was du da hast. Schreibst also die neuen Sachen,
die dir eingefallen sind, in den Eingang kurz rein und die Sachen,
die du abgehakt hast, hackst du im Programm ab.
Dauert bei mir, ich sage mal,
wenn ich jetzt so einen vollen habe wie den hier,
dauert das vermutlich
20 Minuten
Aber es lohnt sich, weil ich vergesse einfach gar nichts mehr.
Also Pocken ist ein ganz tolles Spielzeug, wie ich finde.
Und das andere wichtige ist dann eben ein Terminplan, den man auch möglichst immer dabei hat.
Das hatte ich eben gar nicht so genau deutlich erwähnt,
aber die Art und Weise,
wie man jetzt mit Skelling Things dann sich entscheidet,
was tue ich als nächstes oder jetzt gerade,
so nach dem Motto, was ist Mittwochabend 19.22 Uhr oder so,
ja?
Und was mache ich jetzt? Das erste ist,
ich gucke meinen Terminkalender rein
Da habe ich alle Termine drin, aber auch wirklich alle.
Und ich habe keinen Termin, den er nicht drin ist.
Und nur die Termine, die da drin sind, existieren.
Dann gucke ich da rein und sage, aha,
um 19.30 Uhr kommt meine Freundin vorbei. Habe ich also
noch sieben Minuten, vielleicht sollte ich nochmal mein Bett aufräumen oder sowas, ja.
Oder ich mache was anderes. Keine Ahnung. Aber wenn ich zum Beispiel keinen Termin in der nächsten Zeit habe und sage,
hey,
ich habe jetzt so und so vier Stunden Zeit,
dann schaue ich mir meine Toollisten an,
wie wir es vorhin durchgegangen sind mit Kontext nach dem Motto,
ich bin zu Hause,
jetzt kann ich also alles wie Hausputz erledigen oder um das Bastelprojekt in meinem Keller kümmern oder so weiter und so weiter.
Also der Familienkalender hat die Priorität, der gibt die Fixpunkte des Tages
vor und die To-do-Listen sind das, womit man die Zwischenräume ausfüllt.
Je nachdem, wo man gerade ist.
Man ist gerade im Kongresszentrum und wartet zwischen zwei Vorträgen auf,
also auf den nächsten Vortrag und überlegt sich, hey,
ich habe hier jetzt Internet, aber ich bin nicht zu Hause,
was kann ich machen?
So, jetzt gibt es ein paar paar Probleme,
die auftreten können. Und es ist sicherlich einfach,
dass das Thema auch wirklich am Laufen zu halten.
Dafür gibt es ein paar Sachen, die man machen sollte,
weil die Gefahr, die Befürchtung wird auch schon ausgesprochen,
das System kann zum Beispiel vollkommen überlaufen.
Irgendwann vertraue ich mit eigenem System nicht mehr,
weil ich nicht weiß,
ob ich da wirklich alles drin habe oder ob ich da schon wirklich alles abgehakt habe,
ob ich wirklich alle Sachen auch weiterbringe oder ob sie da nur drin hängen und ich sie nicht vielleicht lieber löschen sollte.
Was empfohlen wird, ist ein Wochenrückblick zu machen,
wo man dann einmal sich hinsetzt, zum Beispiel freitags,
nachmittags und sagt, okay,
was habe ich diese Woche gemacht?
Habe ich das
auch alles abgehakt
Was ist eigentlich mit diesen Projekten? Habe ich dieses Projekt vorangebracht? Oh,
vielleicht soll ich da noch mal einen neuen Action-Step einbauen. Ja,
dass man einmal diese Woche, die hinter einem liegt,
Revue passieren lässt und sich selber auch ein bisschen überprüft,
habe ich gemacht, was ich vorhatte.
Was ist neu hinzugekommen in der letzten Woche? Habe ich
das auch korrekt eingegeben? Oder ist das hier drin?
Habe ich das erfasst? Und dass man sich in dieser Rückblick auch,
diesen Wochenrückblick, auch eine kleine Vorschau auf die nächste Woche macht,
wo man dann sagt, hey, das Projekt ist ein Schritt weiter gekommen.
Nächste Woche stehen die Dinge an. Und dass man auch
mal wieder reinschaut, bei den irgendwann vielleicht Sachen
Und sagt, hey, dieses Projekt hier,
das könnte ich jetzt eigentlich nächste Woche machen,
weil jetzt ist endlich wieder Frühling und die Gehwege sind nicht mehr vereist
und ich könnte jetzt wirklich mit dem Fahrrad zur Uni fahren.
Also, da kann man dann die nächste Woche ein bisschen planen,
auch ungefähr seinen Workload abschätzen. Nach dem Motto,
ich werde mir jetzt nicht fünf Projekte in die Woche reinknallen,
sondern nur zwei oder sowas. Und was auch eine empfehlenswerte Sache sein soll,
ich habe es noch nicht gemacht, muss ich sagen,
ist ein Jahresaufräumen. Und das Jahresaufräumen ist dann etwas,
wo man sich hinsetzt und das wäre dann Was ja auch schon erwähnt wurde,
der Moment, wo man sagt, ich schaue in mein System und alles,
was irgendwie liegen geblieben ist und ein Müll ist oder sowas,
schmeiße ich raus.
Und ich gehe alle Dinge, die ich ihm irgendwann vielleicht,
das können ja 150 gerne mal sein,
gehe ich alle einmal durch und gucke nach.
Wenn ich das überhaupt noch irgendwann machen oder nicht.
Guckt sich all die Projekte an, die man immer noch nicht abgeschlossen hat.
Woran hapert es? Und so weiter und so fort. Also,
ein großes Aufraum, wenn man sich dann irgendwie einen Tag Zeit
nimmt und sein gesamtes System von oben nach unten durchsieht.
Schafft man sonst eher nicht, weil doch schon ziemlich aufwendig,
also ziemlich groß
Er sagt, 168 Studios habe ich gerade. Ungefähr.
Checklisten. Das Ganze, was wir uns jetzt angeschaut haben,
das ist wirklich so auf der untersten Ebene,
nach dem Motto, wie bestreite ich den Alltag?
Also nehme ich jetzt das Telefon oder das ist den Stift
in die Hand und schreibe einen Brief oder Telefonat,
so auf der Ebene.
Und ein bisschen höher, bestenfalls Projektebene.
Ich mache jetzt und ein kleines Projekt hier.
So, vielleicht auch ein größeres Projekt. Aber es gibt
ja noch weitaus größere Dinge im Leben als so von Tag
zu Tag leben oder vielleicht mal die nächste Woche anschauen.
Sowas wie zum Beispiel, was mache ich in zwei,
drei Jahren? Was sind meine Ziele so im Leben?
Man kann von mir aus auch gerne so weit gehen,
zu sagen, was ist für mich der Sinn im Leben?
Und da kann man sich dann zum Beispiel eine Checkliste machen und sagen,
die Dinge aufschreiben, die einem wichtig sind,
die immer präsent sein sollten,
aber jetzt nicht irgendwie etwas Ausführbares sind,
was man
irgendwie mit Telefonfax erledigen könnte
Da nimmt man dann zum Beispiel seine Aufgabenbereiche einen Job.
Was sind überhaupt meine Aufgaben in meinem Job, den ich mache?
Die kann man sich ja mal aufschreiben und darüber klar werden.
Und auf eine Checkliste packen. Und das nächste Mal,
wenn ich dann eine E-Mail bekomme mit, hey, mach doch mal.
Und ich habe diese Checkliste, die ist präsent,
weil sie zum Beispiel an meiner Wand hängt oder auf meinem
Schreibtisch gut liegt, ja, wo sie sichtbar ist.
Und ich sehe, sag mal, ich bin ja aber nicht die Putze.
Dann kann man das auch als Entscheidungsgrundlage nehmen für die tägliche Arbeit.
Und das ist auch der Gedanke dahinter alles. Sondern Jacklisten nutzt,
um größere Ziele, festzuhalten und dann die tägliche Arbeit in Frage zu stellen,
ob das überhaupt zu meinen Zielen, zu meinen Aufgabenbereichen,
zu dem, was ich mir erhoffe vom Leben, überhaupt zuträgt oder nicht.
Weil wir machen unglaublich viel Scheiß, den wir uns einfach auch sparen könnten,
weil das macht uns nicht glücklicher, bringt uns nicht weiter,
ist überhaupt gar nicht unsere Angelegenheit.
Und da müssen wir uns einfach manchmal im Kopf zurückrufen. Wollen wir das überhaupt tun? Ja,
mit den Checklisten ist das nicht so gedacht,
dass man sich jetzt also Büro oder Haus oder was auch immer mit Checklisten zuklückt,
zuklebt, sondern es ist eher so was,
wenn man zum Beispiel gerade in einem Job neu ist und diese ganzen Zuständigkeitsbereiche,
die man an diesem neuen Job hat, noch nicht drauf hat.
Da macht man sich eben diese Checkliste, hat die ein paar Monate,
bis man es drauf hat, Wochen, Monate, wie auch immer.
Und dann hat man es ja gelernt und kann es wegpacken.
Wenn man sich endlich mal drüber klar geworden ist,
wo man mit, weiß ich nicht, seiner Beziehung hin möchte,
dann kann man sich die Checkliste wahrscheinlich, wo drauf steht,
irgendwann mal heiraten, auch versparen oder so.
Aber der Gedanke ist, dass man eben in den Zeiten,
wenn man sich noch nicht klar ist,
sich sowas aufbaut
Jo, das sind so die wichtigsten Sachen,
um es am Laufen zu halten.
Und es gibt ein paar Stolpersteine, die David Allen sagt,
öfter passieren, die mir teilweise passiert sind.
Und ich würde hier die wichtigsten meiner Meinung nach nochmal kurz zusammenfassen,
die Dinge, wo ich euch sage,
wenn ihr jetzt das versucht und anfangt, achtet da drauf.
Und das Erste und Wichtigste ist die Unvollständigkeit.
Man hat entweder Sachen, die man nicht in das System
aufgenommen hat, wo man immer noch im Kopf
dran denkt
Die man sich also noch nicht in seinen Terminkalender geschrieben hat,
wo man immer noch kein To-Do für gemacht hat,
die man immer noch nicht weggeworfen oder archiviert hat.
Wo man immer noch keinen Platz gefunden hat in deinem Leben,
in deinem Umfeld, wo sie hingehören.
Das sind die Dinge, die dich beschäftigen. Und solange du
solche Sachen hast, macht das System auch nicht richtig Spaß.
Es ist anstrengend. Weil dann fällt dir wieder was ein
und dann bist du wieder dabei und ach,
und da fehlt ja in dem Projekt noch dies und so.
Das muss aber eine Freude sein,
dass man da rangeht und sagt, hey,
ich habe da eine neue Idee zu dem Projekt.
Und da bin ich erst hingekommen,
als ich wirklich so weit war,
dass ich fast alles drin hatte
Außerdem macht es auch keinen Spaß, wenn das System nicht vollständig ist.
Wenn man jetzt zwar irgendwie tolle To-do-Listen hat,
aber immer noch keinen vernünftigen Terminkalender, wo man sich seine Termine alle reinschreibt.
Oder wenn man immer noch nicht weiß,
wo man jetzt verdammt nochmal die Kochrezepte ablegen soll.
Da muss man sich einfach mal so ein Ringbuch-Block holen oder
was auch immer, wo man seine Rezepte abspeichert.
Oder man macht das mit einer Rezeptedatenbank wie Guremé oder was unter seinem Gnomen Desktop.
Kann man das machen? Muss man auch irgendwie da machen,
dass man dann immer für alles auch irgendwie weiß,
wo gehört das hin in meinem Leben
Also wenn das System, wo ich meine Sachen hinsortiere,
nicht vollständig ist, diese Lücken, die streng an,
weil die bleiben liegen, die bleiben im Eingang liegen,
weil man nicht weiß, was man damit machen soll.
Jo, mangelnder Überblick, das ist auch so ein Ding.
Ich habe lange gebraucht, bis ich mir sicher war,
welche To-Do-Listen ich in welcher Form haben möchte.
Ich habe es erst nach zeitlicher Sortierung versucht,
hat überhaupt nicht hingehauen. Total auf Move war das.
Welche Kontexte habe ich überhaupt? Also muss ich jetzt zwischen
Desktop, Laptop und Internet unterscheiden oder kann ich
das alles zusammenwerfen
Was ist überhaupt alles in meinem System drin so?
Was steht in meinem irgendwann vielleicht drin? Habe ich
irgendwelche Sachen schon doppelt reingeworfen? Also der wöchentliche Überblick,
den man da macht, um sich einmal grob in sein System umzuschauen,
wie sieht es aus, wie ist der aktuelle Stand?
Ja, das kann ich verstehen. Gut, ich lasse
es einfach. Das ist auch eine wichtige Sache.
Das ist auch eine wichtige Sache, dass man den Überblick hat,
was ungefähr alles in deinem System drin ist.
Dass man sich sicher sein kann,
hey, das habe ich nicht vergessen,
das ist in meinem System drin
Und dass man nicht immer anfängt zu sagen, hey,
ich muss noch mal nachgucken, ist es wirklich drin und
dann sucht man irgendwie zehn Minuten in seinen ewigen Listen,
um an meine festzustellen, ja, ist doch da gewesen.
Oder vielleicht auch nicht. Man muss ungefähr den Überblick haben,
dass man weiß, dass was alles drin ist,
dass es alles drin ist und wo man es wiederfindet.
In welcher Liste? Es ist ein Termin,
es ist ein To-Do, das ich mache.
Wo habe ich es abgespeichert? Ziele sind nicht klar,
das ist auch eine ganz typische Sache,
dass man sich ein Projekt nimmt und sich überlegt,
hey, ich will unbedingt eine Software schreiben,
die das und jenes macht
Aber warum willst du dieses schreiben? Was soll das wirklich bezwecken?
Wo willst du mit diesem Projekt hin? Und wenn du das nicht klar hast,
dann passiert es dir ganz oft,
also mir passiert das ganz oft,
dass du dich dann im Kreis drehst mit deinem Projekt da
und dann bastelst du hier noch was dazu und dann hier noch ein Feature und da den Bucke fixt,
aber du bist immer noch nicht bei deinem ersten Release.
Und du wirst wahrscheinlich auch nie in deinem ersten Release ankommen,
wenn du nicht weißt, was dein erstes Release sein soll.
Und wie sollst du die Schritte dahin festlegen,
wenn du nicht weißt, wo es hingehen soll?
Wann ist das erste Release erreicht? Also,
ganz oft, man macht sich die Ziele viel zu schwammig
oder wolkig oder nicht klar genug
Das ist also ein wichtiger Schritt, dass man sich auch
wirklich überlegt, hey, das will ich damit bezwecken.
Und dann kann ich meinen Plan auch ändern und was anderes machen.
Hauptsache, ich komme zu diesem Ziel am Ende hin.
Genau, die Next Steps, da hatten wir vorhin das Fahrradbeispiel.
Ich habe es einfach nicht fein genug gemacht.
Ich habe mir nicht lang genug Gedanken darüber gemacht,
was wirklich der konkret nächste Schritt ist.
Ich habe einfach nur hingeschrieben, ich möchte mit dem Fahrrad fahren,
aber das ist eigentlich viel mehr ein Ziel als ein
wirklich konkreter nächster Step.
Nächster Schritt
Und die erkennt man üblicherweise recht schnell. Das sind die Dinger,
die immer in der Liste liegen und da liegen bleiben und
wo man sich sagt, jetzt ist gerade was anderes wichtiger.
Ja, und eine andere Sache, man ist zu unflexibel
oder zu starren mit seinem System nach dem Motto,
es muss immer genau diese Reihenfolge sein.
Projekte werden auf diese Art und Weise geplant.
Und ohne Brainstorm geht gar nichts. Es gibt viele Projekte,
die sind so klein, da muss man nicht brainstormen.
Wäsche waschen, dann muss man nicht wirklich groß brainstormen.
Aber man sollte es auch erfasst haben. Und wenn man irgendwie feststellt,
hey, meine Archivierung mit meinen Kochrezepten funktioniert immer noch nicht so richtig,
wie es soll,
ich probiere da mal
was anderes
Probiere es auch mal. Also nicht einfach in einem System,
dass man sich so einmal aufgebaut hat,
ist fest werden lassen und es so bleiben lassen.
Ganz besonders, wenn sich was ändert. Zum Beispiel fängt
einen neuen Job an. Dann wird man vermutlich auch dort
eine andere Arbeitskultur haben als in der vorherigen Firma oder ähnliches und einiges umstellen müssen.
Also, wenn wir flexibel bleiben, wieder anpassen,
keine Ahnung. Vielleicht musst du mit deiner neuen Freundin
anders umgehen als mit der alten oder sowas.
Es gibt genügend Gründe, dein System anzupassen und zu überdenken.
Okay. Das war's erstmal groß von meiner Seite
Und wir haben auch nur mäßig überzogen.
Ich habe jetzt hier quasi den ersten Real-Life-Test für euch.
Ich habe die wichtigen Links auf HTTW mafiasi.de slash kWS gepackt.
Und wenn euch das System jetzt irgendwie interessiert und ihr denkt,
hey, ich will es mal ausprobieren, dann ist das quasi ein Projekt.
Und der erste Schritt wäre wohl, einmal diese Links auszuchecken.
Und die Frage ist, gerade an alle die Leute mit
dem Laptop, wie lange braucht ihr einen Link auszuchecken
Auf einem MacBook länger, wenn man es nicht gewohnt ist,
gut. Was wir jetzt auschecken. Auschecken.
Einmal anschauen und zu entscheiden, was mache ich damit?
So entscheidend brauche ich länger als zwei Minuten und alles,
was da essen zu lesen oder nicht.
Ich habe es schon gelesen. Vorher war auch,
bevor ich hergekommen bin. Hast du denn auch schon,
nachdem, gut, du hast es gelesen,
bevor du hergekommen bist, aber hast du dann schon entschieden,
was du damit machen wirst als nächstes?
Ich werde jetzt erst mal warten, dass Lectures to Go
da die Vorlesung hat und die Drachen gut nochmal anhören,
wo ich gerade geschattet habe, wie man so erzählt hat.
Also du wirst warten, bis die Lecture online ist
Was ist das genau? Das ist ein Schritt, ja,
aber was genau? Dabei relegiere ich es an André.
Genau, quasi an André delegiert, ja,
oder auch an mich. Ich muss da meinen Account geben
. Was funktioniert? André macht keinen Getting Things done.
Da wird Michael, also André regelmäßig nerven, vermutlich.
Ich relegiere das dann an, ja. Ich schreibe,
also André, dir geht es an mich,
dann schreibe ich mir ein To-do.
Als erstes muss ich
den Login kriegen
Dann muss ich mir die How Two zum Hochladen durchlesen,
die es da drin gibt, habe ich mir heute sagen lassen.
Das sind meine nächsten zwei Schritte. Für den Knock-in
muss ich eine E-Mail schreiben, an das Medienkompetenzzentrum.
Dauert fünf Minuten. Mache ich. Ach ja, nächster
Schritt. André Bescheid geben, dass ich fertig bin.
Aber gut. Also was ich dir eigentlich sagen wollte,
Michael, ist, wenn du sagst, ich warte,
musst du schon, musst du schon anfangen.
Es gibt keine Ausrede, nicht anzufangen.
Das ist die Grundaufsage
Ich mache es später, ist der erste Action-Step,
der delegiert oder der vielleicht auf irgendwann vielleicht steht und später reminded wird.
Also in den Terminkalender reinschreiben, nächste Woche Mittwoch,
ich wollte mir die Webseite zu Getting Things dann durchlesen und dann noch machen.
Achso, das ist ein konkreter Termin.
Das ist jetzt nicht etwas, wo wir dann nochmal nachschreiben.
Das ist dein Reminder. Wenn du es in den Terminkalender schreibst,
ist es dein Reminder, dass du etwas tun wolltest.
Dass du dir dann nochmal Gedanken drüber machst,
was sind die nächsten Schritte, was ist das Projekt?
Will ich dieses irgendwann vielleicht jetzt machen?
Also, ihr kennt mich, ihr kennt meine E-Mail-Adresse.
Ansonsten steht hier auch ganz vorne und dann entsteht sie nicht
, schade,
tut mir leid
Ich sag mal wieder Away. Sie steht auch auf dem Link dort.
Ich bin auch wieder auf Jabba Available. Und wenn ihr Fragen habt,
dann könnt ihr euch auf jeden Fall gerne an mich wenden.
Und dann texte ich euch zu,
bis ihr keinen Bock mehr habt oder euch was gebracht hat.
Und ich würde euch nur sagen, wenn ihr es
auch probiert, nicht gleich beim ersten Hindernis aufgeben.
Kann anstrengend werden, aber es lohnt sich richtig,
weil man kann echt ganz relaxed an alles rangehen,
weil man weiß, hey, ich habe mir alles aufgeschrieben.
Und wenn ich jetzt zwei Tage in Somalia verschwinde und
wieder zurückkomme oder sowas, dann weiß ich,
was ich genau als nächstes tun werde
Das war... Naja, ich habe ja meine Liste,
da gucke ich dann rein. Dieses System,
ein Notfallplan, wenn du deine Liste explodieren lässt.
Wenn dein System explodiert, hast du ein Problem.
Das ist aber auch ein ganz typisches Problem,
das nicht Teil des Problems ist, wenn sie verbrennen.
Das System fand ich, ja. Nein. Wohnung verbrennt
und dann löst du irgendwas. Deine Fessel da dran,
wo hast du dir wieder zwei Tage frei erlebt?
Ich glaube, in deine Wohnung abgebrannt ist das so,
aber erstmal ganz andere Tools.
Das ist nicht auf der anderen Liste. Ja,
aber ich muss hier, das war doch mal eintragen
Dennis, das war genau richtig, wenn dir dein Haus abrennt,
hast du erstmal was anderes zu tun.
Und das Erste, was du machst, ist es in deinen Systemeintragen.
Korrekt. Vielleicht machst du noch einen kleinen Brainstorm darüber,
ob du erst die Versicherung anrufst oder erst die Feuerwehr.
Aber, mein Vater. Voll, ey, der Wagen mit Hilfe
. Feuer, die Feuer, die Feuer. Genau,
es klingt total hirnrissig, aber ich muss sagen,
es ist eine ziemlich angenehmes System,
wenn man es
erstmal Meister
Zwischendurch habe ich die Befürchtung gehört, hey,
du wirst der Sklave deiner Maschine und deines Systems.
Hatte ich ehrlich gesagt nie das Gefühl, man wird Herr über sein System.
Man wird Herr über seine aktuelle Lage. Und man weiß,
was man jetzt als nächstes tun möchte, kann,
welche Projekte man am Laufen hat. Und man weiß genau,
wenn ich jetzt das nächste Mal ins Auto steige,
was ich einkaufen möchte und ich vergesse es nicht, ziemlich sicher.
Und das Schöne daran ist, dass man jederzeit ja sich entscheiden kann,
möchte ich heute Abend mich hinsetzen, drei Stunden und alle Sachen,
die ich immer lesen wollte, lesen.
Oder gehe ich heute Abend Bier trinken mit meinen Freunden?
Es ist nach wie vor
eine freie Entscheidung
Können wir mal in der Frage. Also der,
der das davon hat, Visuelle, der macht das komplett
mit Papier. Der macht das, der David Allen,
der macht das großteils mit Papier. Die Sache ist,
als er vor 20 Jahren, glaube ich,
mit dem System anfing,
war das mit den Computern und so Terminkalender im Handy noch nicht aktuell.
Wie haben Sie das denn bei Microsoft gewonnen?
Er beschreibt Techniken, wie man dieses komplette System mit Aktenordnern
den Aktenschränken machen kann.
Also ich kann mal
ein kleines Beispiel geben
Wie macht man einen irgendwann vielleicht mit Reminder-Funktionen in Aktenordnern?
Erstens, man nimmt sich zwölf Ordner für die Monate,
Januar bis November, Dezember. So,
dann nimmt man sich 31 Aktenordner für die Tage eines Monats,
eins bis 31, ja. So, dann,
wenn man jetzt gerade Januar hat, nimmt man also alles,
was irgendwie in dem Januar-Akten-Ordner eingesortiert ist,
nimmt man da raus und guckt nach,
wann im Januar,
will man daran erinnert werden und tut es in den
entsprechenden Tagesfolgern
So, jeden Tag weiß er das Datum des Tages.
Schaust du in deine Tagesfolder, die ja jetzt alle für Januar
sind und am 28. Januar hast du den 28. Januar vorne,
weil du immer, wenn du einen rausnimmst,
ihn nach hinten wieder reintust und schaust rein, was da drin liegt.
Und hast du also da fünf Papierstücke drin und da steht dann zum Beispiel,
getting things done Folien-Vortrag fertig machen und Wiki fertig machen und
Vortrag halten und Bananen kaufen.
Und dann kannst du dir in dein System reinstopfen.
Das ist doch ein total guter Kalender.
Ehrlich? Ich baue mir jetzt
einen Kalender
Das ist keine Terminverwaltung, das ist eine Reminder-Funktion,
Entschuldigung, ich habe da jetzt falsche Beispiele gegeben.
Die Reminder-Funktion wäre so, wäre dann eher sowas wie,
also aus der Kategorie irgendwann vielleicht, Projekte, wie zum Beispiel,
ich will dieses F-Spot-Plugin zur halbautomatischen Synchronisierung von Fotobildern und der Uhrzeit endlich mal schreiben.
Das wäre dann so der Reminder,
der dann am 28.01. in meinem Fulda liegt und den ich
dann da rausziehe und dann drüber nachdenke,
will ich das jetzt diese Woche machen?
Oder lasse ich mich einfach nochmal in einem Monat run reminden?
Schreibe dann das neue Datum drauf
Und tue es in den Februarfohl da rein. Also,
er hat alle möglichen Systeme in Papier und Akten dargestellt.
Papier ist sehr vielseitig, da kann man unglaublich viel mitmachen.
So To-Do-Listen kann man unglaublich tolles Papier führen.
Auch kontextabhängige Listen. Viel macht er,
also seinen grundlegenden Maxime, was Papier angeht, ist,
jede Idee, jeder Action-Step, eine Seite, ein Papier.
Und dann hast du,
kannst du dir da Notizen zumachen zu diesem Action-Step oder was auch immer,
zum Beispiel zu dem Telefongespräch mit dem Kunden oder was.
Seine Beispiele kommen üblicherweise alle aus der Arbeitswelt
Und dann hast du Mappen und deine Mappe ist die To-do-Liste
und dann guckst du in deine Mappe rein und da sind da
zehn Papierbögen drin und da suchst du dir jetzt von den Szenen raus, welche du machen möchtest.
Ja, also bei mir ist immer das Problem,
wenn ich so was mal probiert habe und wir vergrüßen dann den Mappenkalender, dieser Vielseitigkeit halt von Medien. Entweder mache ich es auch noch hier,
ganz klassisch, da bin ich aber so unflexibel,
dass ich halt ein bisschen herschieben kann oder so,
dann mache ich es aber Computer oder dann habe ich einfach mal ein Network und meinen PC zu Hause,
ist es doof oder ich war es auf dem Handy,
aber das Handy ist halt irgendwie nervig, wenn man so lange tippt,
ist es dann nicht mehr ein volles System hat,
aber ich möchte nicht immer einen Hacken ordnen mit so einem Schritt wie zum Beispiel.
Also ich finde immer dieses, ja, das ist ja alles ganz toll,
aber man hat immer so einen riesen Overhead,
allein für die Tools, die man benutzt.
Also das Problem, was du sagst, ist ganz grob gesagt,
dass du verschiedene Tools für verschiedene Bereiche nutzt und die nicht einheitlich zusammen nutzen kannst, ja.
Am Computer, was zu machen, ist okay,
aber du tust das jetzt halt immer aus und was ist dann wieder manuelle zurückmerschen oder so?
Das hört sich so aufwendig an. Es hört sich aufwendig an,
wenn man sagt, man mercht irgendwas manuell zurück,
ja, aber Man gewinnt erstmal Übung, keine Frage.
Es geht irgendwann sehr viel schneller, sowas zu machen und zu bedienen. Wie gesagt,
anfangs habe ich die Zwei-Minuten-Frage eigentlich mit fünf Minuten gemacht,
dass ich in fünf Minuten schaffe, mache ich sofort,
weil ich gesagt habe, hey,
ich brauche so lange irgendwas einzugeben in mein System,
das sind eher fünf als zwei Minuten.
So, inzwischen bin ich bei den zwei Minuten angekommen,
keine Frage, schaffe ich auch schon drunter.
Aber der Punkt ist, dass, also ich glaube,
David Allen würde dir an der Stelle antworten,
das Problem ist, dass du dir keine Gedanken darüber gemacht hast,
wie du es jetzt wirklich durchführst und wie dein System aussehen
soll und vor allem,
dass du dein System nicht komplett gemacht hast
Sodass du dein System nicht vertrauen kannst,
weil du jetzt nicht weißt, ist der Termin,
den ich mir jetzt merken wollte, auf meinem Desktop,
auf meinem Laptop oder in meinem Handy gespeichert.
Ja, das stimmt. Und genau da sagt er,
ist eben das Problem, dass, warum du dieses System vorgeschlagen hat,
ist, dass du dir so wenig wie möglich Stellen hast,
wo du Sachen aufhebst und für alles genau weißt,
wo es hinkommt.
Also Termine kommen immer in den Terminkalender und du hast möglichst nur einen Terminkalender.
Also er schlägt auch verschiedene Tools vor,
aber er sagt, auch ganz klar,
das Tool ist nicht das Entscheidende,
das Entscheidende ist,
wie du damit arbeitest
Und für verschiedene Leute sind einfach verschiedene Tools das Richtige.
Und das muss man selber rausfinden, was das richtige Tool ist.
Ich denke, warum er auch so viel auf den Akten rumreitet.
Erstmal, er fängt vor 20 Jahren damit an.
Und zweitens hatte das für große Firmen gemacht, die viel natürlich auf Papier arbeiten.
Me muss, die rumgereicht werden. Dann hat man immer
den Posteingang auf seinem Schreibtisch und sowas. Und das muss man alles verwalten und wegheften und sonst was. Ja,
meine Hoffnung ist ja, wenn ich dann demnächst einen Smartphone habe,
dass ich dann da plötzlich alles so,
also genau diesen Mittelweg, ich habe alles so komfortabel,
als wenn ich am Rechner wäre, mal dabei und auch in der Bahn,
wenn dir was einfällt, tut das da rein so.
Weil ich kann mir das, also ich habe zwar so einen gedruckten Kalender,
aber wie gesagt, das nervt halt irgendwie,
aber vielleicht muss man sich wirklich nur ein toller Gedanken darüber machen,
wie man es genau machen kann.
Ja, also Smartphone als Lösung habe ich auch mal überlegt,
aber ist mir, glaube ich, wäre mir persönlich zu aufwendig,
wenn man mit so einer kleinen Tastatur zu schreiben oder sowas.
Wie gesagt, wenn andere Leute damit klarkommen,
ist das wahrscheinlich eine super geniale Lösung,
weil hast du eigentlich immer dabei,
außer du hast keinen Strom und kannst auch gleich viele Aufgaben damit erledigen,
wie E-Mail und Telefon, also Web-Surfen wahrscheinlich auch, halbwegs.
Ja, nur halt das iPad. Ja,
und du kannst wahrscheinlich auch die, irgendwie sowas wie Thinking Walk,
also es gibt tausende Getting-Things, dann Programme,
die man sich installieren kann.
Für Smartphones, für Laptops, für internetbasierte Systeme,
Plugins für deine Lieblings-E-Mail, Client und so weiter und so fort.
Ich habe da nicht sehr viele ausprobiert, muss ich sagen.
Ja, mal die tote Baum-Variante zu kommentieren.
Also ich glaube, es hilft eine ganze Menge,
weil du einen Termin verlängerst und einen Nachtriebsbruch mit
narrierten Seiten hast
Niederländer, einfach nur Freunde auf der Seite des Haaren.
Der Vorschlag deutlich. Wenn du das mit dem Punkt strukturierst,
dann kannst du aber in der ersten eine Seite brauchst,
dann kannst du auch Seiten teilweise machen und so weiter.
Also das ist immer eine ganze Menge Arbeiter.
Da hast du auch nicht diese Daten dann im Wein.
Also der Vorschlag, den du gerade berachtest,
ein Buch, Termiekalender, ein Buch, Notizen vom Termiekalender,
Pointer auf die nummerierten Seiten in den Notizen.
Das ist genau in dem Sinne von diesem System,
dass du genau eine Struktur hast,
wie du
die Sachen ablegst
Die du immer wieder nachvollziehen kannst, wo du immer Sachen wiederfindest.
Ja. Was ist eigentlich jetzt weiter auszudrehen,
wenn du etwas nicht gemacht hast? Da funktioniert das,
habe ich vergessen, ja nicht mehr so viel. Ja,
die habe ich vergessen, Ausrede funktioniert nicht mehr so gut, das stimmt.
Aber wenn ich etwas nicht mache, dann sage ich üblicherweise,
tut mir leid, war mir nicht wichtig genug.
Dass du das ODS nicht fast vergessen hast.
Ich war ja nicht der einzige in der E-Orga, der
das ODS organisieren musste. Und ich war der Erste,
der geschrieben hat, hey,
es muss organisiert werden
Selber nicht bekommen. Doch, ich bin, doch.
Hast du nicht jung, wie du es gesagt hast.
Fünf Stress an dem Abend, dass du da bist.
Nein, ich habe das OES nicht verplant.
Ich war der Mensch mit dem Geld, Junge.
Das wäre schlecht gewesen. Das habe ich von langer Hand geplant gehabt.
Ja, dummerweise ist die Maschine wegen dem Schneesturm, naja.
Das war euer Track. OES war auf jeden Fall ein Projekt.
Ich musste eine Mail an die Orga scheiden schreiben.
Wir mussten einen Termin festlegen, wir mussten festlegen,
wen wir einladen. Die mussten die Einladung rumschicken,
wir mussten die Variable buchen
Und denen Bescheid geben, dass sie Bananen vorrätig haben sollen.
Und da waren schon ein paar Schritte, ja.
Und ich musste das mit dem Geld auch noch regeln,
gelten mir geben lassen.
Ich musste die Liste der Teilnehmer erstellen, die unterschrieben werden musste.
Und das Projekt ist noch nicht abgeschlossen,
weil ich die Liste noch weiterreichen musste.
Aber ja. Willst du jetzt sofort noch Dinge regeln,
weil ich dachte... Ich habe jetzt Zeit.
Könnt ihr euch gerne
noch fragen
Also die erste Sache wollte ich zwar anfangen, schon schreien wollte,
dass du gesagt hast, vorhin machst du nur,
oder du machst deine ganzen Sachen nicht nur so am Rechner.
Das hast du ja später dadurch korrigiert,
dass du halt diese Freiheitsblätter und Zeit hast.
Und papierte die Kalender. Weil ich ja noch mal ganz stark
das Problem irgendwie weiß, ich möchte Seite XY surfen.
Ich mache einen Tab auf und sobald das Tab da ist,
habe ich vergessen, was wollte ich da nicht auswerfen.
Wenn der Browser vorher nicht gebootet war,
dann kann man es sowieso vergessen, meine Rechner raus,
das ist keine Chance.
Also da, und bei mir ist es so dran,
dann kriege ich das vorher auf Papier
zu ein
Da werden die auch noch sagen,
dass ich jetzt mal an einem Zwei-Minuten-Legen,
was ist der Trick für Sachen, wenn ich eine Mail schreibe,
ich weiß nicht, dauert es halt mehr als 20 Minuten,
ist der Trick, das dann trotzdem zu machen,
zu sagen, okay, ich überlege mir,
dass man was findet, eine Mail oder ein Ton,
und ich mache die niederrundene Teams, und das war eine gute Zeit,
und kümmere mich dann später unterschreiben, also wegen diesem Stamm,
zwei Minuten, ich muss die Teilaufgabe jetzt in zwei Minuten schaffen.
Wie geht das System an? Also der Gedanke mit
der Zwei-Minuten-Regel ist, dass man abwegt zwischen dem Aufwand,
ist alles irgendwie durchzuplanen in dem System versus es
eben schnell zu erledigen
Und wenn die E-Mail länger als zwei Minuten dauert an sich, weil sie zum Beispiel ein längeres Textstück ist oder ähnliches. Auch wenn es jetzt kein großer Planungsaufwand ist oder ähnliches,
sagt man, mach es später,
weil du möchtest diesen Kontextwechsel nicht haben,
dass du jetzt gerade ein System alles irgendwie kurz durcharbeitest und alles,
was du erfasst hast, entscheidest,
ob du es bearbeiten kannst oder nicht und so weiter,
dass du das durcharbeitest zum Ende hin und diese Phase abschließt,
bevor du dann irgendwann übergehst, um zu sagen,
ich habe jetzt mein System durchgearbeitet, ich bin jetzt soweit,
ich bin jetzt frei,
mit meinem Kopf und alles und kann jetzt loslegen,
meine To-dos abzuarbeiten und dann gehst du in deine To-dos rein.
Das habe ich nicht verstanden, ich dachte,
mein Jerry quasi immerhin im System
An der neuen, ich bin ein Feldkist, kommst du wieder oben rein.
Deswegen schaffst du nie Aufgaben mehr länger als zwei Jugend.
Nein, nein, nein, nein, auf den Aufzug
beißen, Teilaufgaben, die du uns annehmen schaffst.
Ja, das ist vielleicht nicht ganz klar rübergekommen.
Aber der Gedanke ist, dass du dir einmal am Tag oder sowas
das System durcharbeitest. Und bis dahin schreibst du dir eigentlich
nur Sachen auf für den Eingang. Nach dem Motto,
das gehe ich dann heute Abend durch mit meinem System.
Und den Tag über, wo du dann arbeitest,
da bist du eigentlich nur in deinem Terminplaner und deinen To-do-Listen.
Und arbeitest darauf. Also das war doch nicht ganz viel,
weil das ist gar nicht Die erste, die ich instant
kaputt geflogen habe. Ich hatte das beim letzten Mal,
das habe ich nicht gekriegt. Okay. Dein leicht abgewandeltes
System vom GTD-Wertsein. Hast du das auch im System?
Oder hast du deinen Ablauf im Kopf? Also hast du
Grafiken davon, wie dein... Oh, du meinst,
ob ich mein System selbst dokumentiert habe?
Genau. Nein, das habe ich nicht. Aber ich sage mal so,
das ist, glaube ich, auch nicht wirklich nötig,
weil so ein System ist üblicherweise eine rechtsimple Sache
So soll es mich auch sein. Es soll einfach schnell
zu benutzen sein. Und dementsprechend ist das System nicht groß.
Ich habe eine Eingangsbox auf meinem Schreibtisch, wo ich die Sachen,
die ich irgendwie mal bearbeiten möchte und sowas reinwerfe,
die in Papierform kommen, Briefe oder sowas.
Ich habe ein Archiv, wo ich dann mein Ringbuch-Dinger habe,
wo ich dann immer bearbeitete Briefe abhefte, die ich aufheben möchte.
Und in dem Sinne ist das alles wirklich immer präsent.
Das ist nichts irgendwie, wo ich jetzt darüber nachdenken müsste,
wo ist es oder nachgucken müsste, wie komme ich da ran.
Und in dem Moment, wo du so weit bist,
dass du denkst, hey,
ich sollte mir mal dokumentieren, wie mein System arbeitet,
ist es,
glaube ich,
schon zu komplex
Ja, das kommt wahrscheinlich auch mit Eröhrung.
Also mein Problem jetzt gerade ist, ich würde mir die,
wenn ich diesen, das Diagramm nicht vor mir hatte,
würde ich jetzt nicht alle Schritte zusammenkriegen.
Aber wenn man das regelmäßig macht, dann... Ah,
du meinst jetzt, dass Diagramm des Ablaufs, wie man eine Aufgabe bearbeitet?
Ja, das auf jeden Fall sollte man sich als zu
Anfang ruhig mal hinlegen und danach durcharbeiten.
Das ist auf jeden Fall hilfreich, bis man das drauf hat.
Wenn man es dann drauf hat, ist das aus dem FF,
klar. Aber bis es soweit ist,
würde ich auch ruhig empfehlen, druck es dir aus,
hängst dir an deinen Schreibtisch oder nutze eben ein Programm,
das dich Schritt für Schritt
da durchführt
Zwei kurze, da habe ich noch das eine,
ich wollte die fragen, ob die Zwei-Minuten-Regel auch für die Initialisierung geht,
bevor ich das Problem mit der Zwei-Minuten-Regel verstanden habe,
weil ich so Sachen im Kopf hatte, wie,
ich habe vielleicht Sachen im Keller,
bis ich alleine im Keller angekommen bin,
sind schon mehr als zwei Minuten dran.
Aber so ist das ja in der letzten Frage.
Und dann hast du vorhin gesagt,
du benutzt drei Tools und hast vorgestellt die Webseite,
die Falten notizen und das dritte war der Telekom.
Ja, das dritte Tool ist der Terminkalender. Richtig.
Also das sind jetzt die Tools, ich habe im quasi mein Laptop.
Wenn ich jetzt ganz genau sein wollte,
müsste ich jetzt auch anfangen und sagen, hier,
den Tomboy für Notizen, den nutze ich ja auch,
um Sachen zu archivieren.
Ich nutze Evolution, das Adressbuch für Kontakte und Geburtsdaten und sowas.
Und dann habe ich noch Firefox, die Bookmarks.
Und dann habe ich noch ein Plugin namens Red Ad Ones für Webseiten,
wo ich jetzt gerade nicht die Zeit habe, aber später mal lesen möchte.
Read Ad Ones heißt das so, ja.
Also das ist so diese ganze Archivierungsecke, die irgendwann vielleicht mal,
ich brauche das noch als Quelle.
Ich habe meine lustigen Taschenbücher in der Datenbank archiviert
Aber das habe ich jetzt nicht in die Klasse der Tools aufgenommen,
weil das nicht das ist,
womit ich diesen Getting Things-Dune-Prozess an sich durchlaufe und das tagtägliche Leben mache.
Das ist eher, obwohl das Wissen gespeichert wird.
Also meine Ablage. Und der Ablage wäre ideal,
wenn man das möglichst irgendwie wirklich ein System nur hat,
wo man alles reinstopfen kann, aber es ist schwierig,
Briefe in Computer abzulegen.
Da wird man wohl nicht drumherum kommen, irgendwie mehrere Ablagen
zu haben. Man sollte sich nur klar darüber sein,
wo man seine Ablagen hat und wie die funktionieren
Gut. Ja, vielen Dank.
Ihr habt so richtig toll mitgemacht und gefragt und alles,
das fand ich gut