Ja, schönen guten Tag, meine Damen und Herren.
Mein Name ist Reinhard Eckstein. Ich bin der Geschäftsführer dieser Fakultät
und die Fakultät ist in doppelter Mannschaftsstärker hier heute aufgetreten und
wir müssen das Kunststück vollbringen nun in der Hälfte der Zeit fertig zu werden.
Aber wir werden unser Bestes versuchen. Ich werde jetzt
ein paar allgemeine Bemerkungen machen zu den institutionellen Ausgangsbedingungen und vor
allen Dingen den ressourcenbezogenen Rahmenbedingungen von einem Geschäftsführer kann man,
glaube ich, nichts anderes erwarten.
Und Frau Rieckmann wird dann zum inhaltlichen Konzept unserer Studien- und
Prüfungsverwaltung auf Neudeutsch Management genannt und zu den Schwachstellen,
aber auch zu den Stärken der Grundlage unserer bisherigen Erfahrung,
die sich über etwa anderthalb Jahre erstrecken, etwas sagen.
Vielleicht vor die Klammer gezogen, noch eine allgemeine Bemerkung,
vor welche Problematik sich ein Dekanat gestellt sieht in diesen stürmischen Zeiten der Reorganisation der Universität Hamburg insgesamt.
Man muss sich klarmachen, dass unsere Fakultät,
wie auch andere Fakultäten, nicht nur diesen Reorga-Prozess zu bewältigen haben,
Studium und Lehre und Prüfungsgeschäft, organisatorisch zu optimieren,
sondern daneben gibt es noch andere Organisationsmenschen, Optimierungsprozesse.
Ich nenne mal die Umstellung auf das kaufmännische Rechnungswesen.
Ich nenne mal die Schaffung eines Raum- und Flächenmanagements,
das alles stürzt mehr oder minder gleichzeitig auf die Fakultäten ein.
Und das stellt uns vor die unvermeidliche Notwendigkeit, alles gleichzeitig
zu jonglieren. Und das führt natürlich ebenso unvermeidlich dazu,
dass wir manchmal nicht nach der reinen Lehre vorgehen können,
weil schlicht und einfach die Zeit fehlt und der Druck einfach zu groß ist.
Das nur nochmal als Vorbemerkung. Wir sehen hier nicht nur den
einen Prozess, sondern wir haben mehrere Prozesse gleichzeitig zu bewältigen.
Und das macht die Schwierigkeiten, die ich eben geschildert habe
Wie ist unsere Ausgangslage? Wir haben in der Fakultät drei ehemalige Fachbereiche,
sehr heterogen, einen sehr großen, einen mittelgroßen und einen kleinen,
das ist einmal der ehemalige Fachbereich Erziehungswissenschaft,
der seit kurzem in fünf erziehungswissenschaftliche Fachbereiche aufgeteilt ist,
mit etwa 6.000 Studierenden, nur in die Größenordnung kurz zu nennen.
Wir haben dann den mittelgroßen Fachbereich Psychologie mit etwa 1500 Studierenden
und wir haben einen sehr kleinen Fachbereich,
die Bewegungswissenschaft mit etwa 500 Studierenden,
sodass wir in unserer fakultätsinternen Kapazitätssteuerung und auch sozusagen in der
Steuerung und unserer Aufmerksamkeiten immer nach unserer internen Regel 70, 2010 vorgehen.
Das sind so ungefähr die Größenordnungen, wie wir bei allen diesen Prozessen vorgehen.
Wir hatten dann Anfang 2008 bereits eine zentralisierte Fakultätsverwaltung,
was die Kernverwaltung, so haben sie es,
glaube ich, genannt, Herr Eisolt angeht,
also das, was man sonst auch Vollzugsverwaltung nennt,
also Personalfinanzen,
Infrastruktur und Organisation
Haben,
dort drei Fakultätszentrale Referate mit jeweils fünf bis zehn Mitarbeitern und hatten dann,
um diese Referate räumlich zusammenzuführen,
bevor das Eisold-Konzept kam,
die Prüfungsämter zusammengelegt und zwar nicht vorrangig aus Gründen der Optimierung des Studien- und Prüfungsmanagements,
sondern weil wir schlicht die drei Referate in dem Gebäude von Mellepark 8
unterbringen wollten und dafür haben wir dann an den verschiedenen Standorten
der Fakultät lozierten Prüfungsgeschäftsstellen in das Gebäude V&P 5 verlegt
Wenige Wochen später kamen dann sozusagen die Rahmenvorgabe des Präsidiums.
Das ISOT-Konzept. Wir haben uns dann davon überzeugen lassen,
dass durch die integrierte Organisation des Bachelor-Master-Studiums auch eine Integration der Studien- und Prüfungsverwaltung sinnvoll ist.
Und wir haben daraufhin unser Konzept abgewandelt. Und sind dann dazu gekommen,
dass wir drei dezentrale Studienbüros haben, die jeweils in der Fläche,
dort wo die Nachfrage nach den Dienstleistungen ist,
dass es einmal im Gebäude VMP 5,
dort wo der Fachbereich Psychologie mit Schwerpunkt nutzt, ist,
dann in der Mollerstraße 10, dort,
wo der Fachbereich Bewegungswissenschaft loziert ist und im Gebäude VMP8,
wo die Erziehungswissenschaft mit Masse loziert ist,
aber auch an anderen Standorten, Seelandstraße,
als der Terrasse neuerdings,
dass wir dort drei dezentrale Studienbüros haben mit mehreren Sachbearbeitern und Sachbearbeiterinnen und jeweils an der Leitung eines Studienbüros.
Und wir haben dann uns aus finanziellen Restriktionen heraus entschlossen,
die Studien Gangleitung vor Ort nicht im höheren Dienst anzusiedeln,
sondern diese Funktion zu zentralisieren.
Wir haben also zwei Fakultätszentrale Referentenfunktionen für Studium,
Lehre und Prüfungen
Die eine Referentin sitzt heute bei uns, das Frau Rieckmann.
Die andere Person ist Herr Lutz-Peters. Kurz noch zu den
finanziellen Rahmenbedingungen. Wir konnten uns aus, wie gesagt,
finanziellen Notwendigkeiten heraus schlicht und einfach nicht mehr leisten.
Hier muss man noch erläutern,
dass die Fakultät in den Jahren 2008,
und 2009 und 2010,
Entschuldigung,
insgesamt eine Budgetkürzung von etwa 1,5 Millionen
zu verkraften hat
Und dies stellt uns natürlich vor, massive Probleme,
dieses Ziel zu erreichen. Sie können sich dann vorstellen,
wenn sie etwa ein Gesamtbudget von 15 Millionen haben,
dass diese minus 10, 11 Prozent, je nachdem,
wie man rechnet, eine gewaltige Herausforderung ist,
das überhaupt zu bewältigen.
Das geht gar nicht in den zwei Jahren,
sage ich jetzt mal, etwas ketzerisch in Anwesenheit von Präsidiumsvertretern.
Aber wenn man ein neues Studien- und Prüfungsmanagement dann noch aufbauen soll,
dann ist das eine doppelte Herausforderung und wir haben versucht,
mit diesen Beschränkungen so gut wie möglich ein Konzept auf die
Beine zu stellen,
was ihnen nun Frau Rieckmann
etwas näher erläutern wird
So, ich glaube, ich habe jetzt die dankbarste Rolle,
um fünfeinhalb, sechs ihnen noch was dazu erzählen.
Seien Sie froh, dass es mittlerweile Fakultäten gibt und keine Fachbereiche mehr.
Den hätten Sie nämlich hier 19 Geschichten über sich ergehen lassen müssen.
Wenn man über die Studienbrust richtet und wie gesagt,
wir haben anderthalb Jahre damit ungefähr Erfahrung, kann man verschiedene Geschichten erzählen.
Ich würde Ihnen jetzt auf der einen Seite die Erfolgsgeschichte erzählen,
also wirklich was positiv, was ich positiv sehe, eine Entwicklung der Studienbüros.
Und ich leite gemeinsam mit meinem Kollegen Lutz Peters,
die Studienbüros in dieser Zeit und habe sie gemeinsam mit aufgebaut.
Ich bin außerdem Modelliererin Und für zwei Fachbereiche bei uns.
Und möchte ihnen sozusagen jetzt einerseits diese Erfolgsgeschichte präsentieren.
Ich habe auch hier den Auftrag bekommen von meiner Prodikanin,
die Erfolgsgeschichte zu präsentieren. Aber ich möchte ihnen auch natürlich
ganz gerne, vor allem auch die Seite,
ganz kurz Verbesserung oder Baustellen auch natürlich präsentieren,
die einfach in anderthalb Jahre Erfahrung raufkommen.
Und ich habe es wirklich zusammengekürzt, inzwischen löscht es hinkommen,
dass es wirklich kürzer wird. Also, ganz kurz,
das Allerwichtigste, das Studienbüro ist ein Ort,
die Studierenden haben einen Ort und eine Anlaufstelle für alle Fragen.
Und die Lehrenden haben einen Ort und eine Anlaufstelle für
alle Fragen, was die Verwaltung der ganzen Studiengänge angeht
Ein ganz großer Pluspunkt. Und man kann die Verwaltung der Bachelor-Master-Studiengänge
gar nicht mehr denken, ohne die Studienbüros bei uns.
Die Leitung der Studienbüros, die Stellen, die da geschaffen werden,
werden bei uns in der Fakultät EPB mittlerweile zur wichtigsten Stelle im gesamten Studien- und Prüfungsmanagement.
Das Wissen, was an dieser Stelle akkumuliert wird,
wird an keiner anderen Stelle in der Konzentration und in der Menge akkumuliert.
Und das ist sozusagen die wirklich die zentralste Stelle,
wo man immer hingehen kann,
wo man alle Fragen wirklich losfährt, von irgendwie von,
wo finde ich denn hier jetzt Raum XY bis zu Anerkennungsverfahren.
Also wir müssen einfach sozusagen diese Stellen
auch einmal örtlich als eine Wissensarkumulation ansehen,
die einfach
insgesamt überhaupt nicht mehr
verzichtbar ist
Entsprechend sozusagen, würde ich jetzt auch dafür immer plädieren.
Bei uns sind halt die Stellen nicht auf E13, E14 Niveau gesetzt.
Ich denke, diese Stellen müssen auf jeden Fall
vor dem Hintergrund eines Hochschulstudiums besetzt werden und geleistet werden.
Das hängt bei uns jetzt an der finanziellen Ausstattung, dass wir es nicht konnten,
aber das ist einfach sinnvoll, es so zu tun.
In der Fakultät kann ich sagen, es ist ein sehr fruchtbarer Austausch,
die Studienbüros auch untereinander zu vernetzen. Das heißt auch das Wissen,
was in der heterogenen Verwaltung einmal die Psychologie macht,
das ganz anders als die Bewegungswissenschaft,
hier auch wirklich den Austausch zu gewährleisten.
Da haben wir sehr gute Erfahrungen mitgemacht und das kann ich
eigentlich nur so weitergeben
Die Besonderheit in der Erziehungswissenschaft nochmal, dass wir die Lehramtsstudiengänge haben,
die Lernstudiengänge sind insgesamt, glaube ich,
noch ein ganz großer, ganz große Baustelle für die Universität insgesamt,
weil diese Studiengänge haben keinen Ort.
Sie haben sozusagen nicht das eine Studienbüro, wo sie hingehen.
Und das ist immer so ein bisschen,
die Erziehungswissenschaft ist so ein bisschen die Heimat,
da kommen sie dann irgendwie so zu uns und wollen sozusagen alle Fragen,
ihres Faches auch geklärt haben.
Und wir müssen sie dann immer wegschicken. Also ich finde,
das ist noch nicht ausgereift, dieses Konzept,
wie wir die Lehramtsstudiengänge wirklich zusammenfassen,
dass auch diese Studierenden nicht weiterhin das Gleiche machen,
was sie immer gemacht haben,
nämlich von Ort A zu Ort B,
zu Ort C
geschickt werden
Insgesamt noch einmal würde ich gern noch mal die Komplexität von Stine mit reinnehmen.
Und ich glaube, das ist einfach klar, dass durch diese Komplexität,
dieses System inzwischen auch erreicht wird, gar nicht mehr möglich ist.
Die Rollen, nämlich eigentlich voneinander zu trennen,
sowas wie Lehrveranstaltungsmensch, Prüfungs, Prüfungsverwaltung oder Modellierung.
Diese Menschen müssen so eng zusammenarbeiten, dass auch eigentlich die räumliche Nähe,
also das räumliche Beieinandersitzen und Miteinander kommunizieren, auch unfair,
ja, einfach,
das kann man nicht mehr vernachlässigen bei der Einrichtung der Studienbüros.
Dann jetzt zum Thema Verbesserung und Baustellen.
Es darf nicht alles im Studienbüro landen. Die große Gefahr,
die ich für die Studienbüroleitung und auch für die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter
sehe, ist, das macht das Studienbüro.
Und zwar von den Lehrenden wird alles hingeschickt.
Ob das mit Verwaltungsaufgaben zu tun hat oder nicht.
Also auch die Lehrenden müssen weiter ihre Aufgaben bewältigen und sie
sozusagen nicht abgeben, weil es ja jetzt ein Studienbüro gibt.
Zweitens, die Aufgabentrennung zwischen Sachbearbeit und Leitung und Konzeption
ist im Anfangsstadium und den Aufbau eines Studien- und Prüfungsmanagements sehr schwer.
Ich selber bin als Referentin für Studium und Lehre so viel mit Sachbearbeitung beschäftigt,
dass sozusagen das erstmal voneinander zu trennen ist im Anfangsstadium wirklich sehr schwer,
da muss man durch einen tiefes Tal gehen und immer hoffen, dass es besser wird.
Informationen von Lehrenden aktuell zu halten und auch vor allem
die Beratung von den Studierenden im Studienbüro aktuell zu halten,
halte ich noch für eine große Baustelle.
Also die Lehrenden nicht von ihrer Beratungspflicht entbinden,
ihnen aber auch weiterhin sozusagen die Informationen zur Verfügung zu stellen,
die sie auch brauchen mittlerweile in diesem komplexen Bachelor-Master-Studiengängen, um die Beratung aktuell zu halten.
Stichwort Akkumulation von Wissen, Dokumentation der Wissensbestände im Studienbüro
ist für uns noch eine ganz große Baustelle.
Wie machen wir das eigentlich
Sozusagen versuchen wir dieses Wissen,
was da die ganze Zeit gesammelt wird, in Personen,
so muss man es einfach sagen,
wie kriegen wir das eigentlich auf Papier und auch für andere nachvollziehbar?
Ja, das lasse ich weg. Dann muss Clara die Rolle,
die Rollen zugeschnitten werden zwischen Studiengang, Leitung und Modulverantwortlichen und Studienbüro.
Das ist für uns auch noch so ein bisschen am Hin und Her wabern.
Und auch das Verhältnis zwischen Geschäftszimmern und Studienbüros muss auch noch geklärt werden,
weil die Chefszimmer sich teilweise zurückgestellt fühlen gegenüber den Studienbüros.
Was haben wir jetzt für Aufgaben? Was hat
das Studienbüro für Aufgaben
Ja, das würde ich zusammenfassend sagen aus der Praxis von
anderthalb Jahre Studienbüro. Ich kann also die Erfolgsgeschichte durchaus erzählen,
aber bin jetzt eigentlich gerade gespannt auf Ihre Fragen und es ist irgendwie halb sechs und vielleicht haben Sie noch Lust,
da zu bleiben und noch ein paar Fragen zu stellen,
weil ich finde, das ist eigentlich das Spannende,
was sind jetzt Ihre Anfragen an uns als Fakultäten
dazu.