Und vertrete Herrn Lehne, der eigentlich an meiner Stelle hotiere,
sprechen sollte, aber verhindert ist. Und das Thema wäre eigentlich gewesen,
den Aufbau der Studienbüros in der Viso-Fakultätwirtschaften, Sozialwissenschaften vorzustellen.
Sie sehen an dem Untertitel der Startseite,
dass ich mich ein wenig auf mein Zuhause konzentrieren werde.
Das hat zwei Gründe. Erstens kann ich mich da besser aus.
Und das würde für sich vielleicht ein bisschen verlaufen, Details,
wenn ich jetzt alle drei im Aufbau befindlichen oder in der Umorganisation befindlichen Studienbüros vorstellen würde.
Und zum zweiten, Kann ich ein Studienbüro-Konzept vorstellen, was bei Null anfängt?
Also wie er im Fachbereich Sozialwissenschaften haben, unser Studienbüro,
es gab keinen Prüfungsarm, was wir oben strukturieren konnten,
mussten, sondern wir hatten gar nichts.
Wir hatten also mehrere Prüfungsämter, mit denen wir Leistung sozusagen eingekauft haben oder bekommen haben.
Und deswegen kann man kritisch hoffentlich bei uns den Versuch beobachten,
wie man die Ideen, die wir mit Herrn Also zusammen entwickelt haben, versuchen kann.
Natürlich unter der Restriktion von räumlichen Bedingungen und so weiter umsetzen könnte. Ich möchte drei Teile darstellen,
erstens in Stichworten, die Vorgaben oder die Leitideen,
die in der Wieso-Fakultät gemeinsam entwickelt wurden, in vielen Workshops,
woher Eishold, die Regie geführt hat und sehr hilfreich moderiert hat,
dann kurz die Konzeption, die Struktur, Personalstruktur,
Raumstruktur für den Fachbereis der Zahlwissenschaften und dann noch ein paar illustrierende Illustrationen dazu zeigen,
Fotos und zum Schluss einige Erfahrungen nach eineinhalb Monaten, also die Konflikte,
die er also angekündigt hat, die sich vielleicht auf bestimmten Ebenen Zuständigkeitskonflikten Konflikte ergeben werden, die hatten wir noch nicht.
Deswegen ist das wirklich erste praktische Erfahrung aus dem Alltag, so eines Studienbüros.
Gut, klar, es gibt zwei, finde ich,
sehr gut formulierte und wichtige Vorgaben für die Studienbüros an der Bisofakultät.
Das eine sind klare Zuständigkeiten, das andere ist eines definiertes Servicekonzept.
Dazu habe ich gleich die klaren Zuständigkeiten, betreffen mehrere Punkte.
Erstens war eine lange Diskussion, wie schneiden wir die Studiobüros zu.
Es gibt jetzt hier eine Zuordnung nach den Studiengängen.
Das war eine ganz klare, eigentlich auch aus heutiger,
jetzt rückblickend gesehen, ganz, ganz alternativlose Entscheidung.
Die Studienbüros Studiengangs nah einzurichten. Also kein großes Viso-Fakultätsstudienbüro einzurichten,
sondern eben orientiert an den Studienrichtungen, also Wirtschaftswissenschaften, Sozialökonomie und Sozialwissenschaften.
Und dann hat sich auch eine klare Gebäudezuordnung ergeben.
Sehr wichtig ist die innere Struktur an Teams.
Also wir haben für jeden Studiengang genau ein Team,
bestehen aus diesen Rollenbündeln, die ich dann gleich nochmal kurz ansprechen werde.
Genau ein Team, was für diesen Studiengang zuständig ist. Also jeder Studierende weiß,
dass wer, welcher Studiengangskoordinator für ihn zuständig ist,
jeder Studierende und jeder Lehrende und jeder Kollege aus einem anderen Studienbüro weiß,
welcher Lehrveranstaltungsmanager, Prüfungsmanager für ihn zuständig ist.
Dann haben wir den Vorschlag übernommen und auch propagiert, mit propagiert.
Das ist eine Bündelung von Rollen gibt auf zwei Rollenbündel,
das ist eines Studiengangskundator,
wir nennen das hier etwas anders in Abweichung zu Herrn,
also heute nicht S-S-F-B-Studienfachberatung, sondern Studienverlaufsberatung auch so den Unterschied ein bisschen deutlich zu machen.
Lotsenfunktionen durch die Prüfungsordnung, durch den Studienalltag und Modellierung,
das andere Bündel ist FVMPM, Prüfungsmanagement.
Die Stellendotierung sind hier noch mal kurz erwähnt,
woher man auch die Qualitativ hochwertiger Einstufung und Anforderungen ablesen kann.
Dann noch eine Bemerkung zu inhaltlichen Fachaufsicht, die ist in der Tat,
es gab schon intensivere Diskussionen, liegt bei den Programmdirektoren,
die im Grunde genommen auch zu dem Team gehören.
Also eigentlich gibt es Studiengangssonator LVMPM und dem Programm Direktor.
Also diese drei müssen kooperativ den Studiengang gleiten und managen.
Wie das intern abzustemmen ist, wer für was zuständig ist,
wer ein Konfliktfall, das letzte Wort hat und so weiter,
das wird man sehen.
Wir haben das in der Visofakultät nicht bis auf den letzten
Punkt und Komma genau definiert, wer jetzt für was zuständig ist.
Das haben wir in anderen Punkten sehr genau getan.
Aber an dem Punkt wurde das offen gelassen. Ich glaube,
das war eine gute Entscheidung, um Erfahrungen zu sammeln.
Zweite Rest ist ein Service-Konzept, das ist noch nicht mit Inhalt gefüllt,
also mit Daten und Zeiten und Fristen. Aber es gibt klare Vorgaben,
dass genau zu den Punkten, die sie hier sehen können,
die fett unterlegt sind, fettgedruckt sind, angezeigt sind,
dass zu diesen Punkten, also Antwortszeiten, Öffnungszeiten und so weiter,
die einzelnen Studienbüros für sich und die drei Studienbüros der Visofakultät untereinander Service-Level-Areements,
glaube ich, heißt das,
vereinbaren.
Also klar, nach innen, durch Selbstbindung und nach außen
durch ein Versprechen bekunden, welche Aufgaben in welcher Zeit bearbeitet werden sollen.
Das ist wichtig, um die Arbeit auch danach organisieren zu können und
auch so ein bisschen ein Kriterium zu haben für Dinge,
die schief laufen,
die irgendwo hängen bleiben,
dass man das auch wissen will
Wie lange etwas dauert und wo es dann hängt.
Gut, ich komme jetzt in der Umsetzung, also ein
wichtiger Punkt der Umsetzung, besteht natürlich in der Stellenstruktur.
Das war, als wir das Zielkonzept erarbeitet haben,
der Schritt, der dann, oder die Umsetzung,
die dann dem Fachbereisvorstand, dem Nikanal vorgestellt wurde,
das ganze Konzept musste in ein Stellenkonzeptgerüst um abgebildet werden.
Und was Sie ja sehen können, das ist jetzt ein sehr,
sehr, sage ich mal, saubere, reine Lösung im Fachbereich Sozialwissenschaften.
Es gibt in den anderen Fachbereichen etwas, Kirchenfensterartigere Darstellung.
Da können Sie sehen, also die Zeilen,
also die Querzeilen bilden jeweils einen Studiengang oder zwei Studiengänge,
es sind manchmal Kombinationen ab,
für die jeweils diese beiden Rollenbündel zuständig sind,
dann können Sie sich rechts daneben noch dem Programm direkt mal zustellen,
zu denken vorstellen.
Und das ist ja ungefähr auch die Größenordnung,
die dort betreut wird an Studierenden, weit über 3000 noch.
Dazu sind ab da sind aber über die Hälfte dieser
dreieinhalbtausend sind sogenannte Altstudierende, die wir noch betreuen und noch
im sehr großen Umgang betreuen
Wichtig auch für unsere Überlegung, die parallel stattfanden.
Wir haben das unter sehr großem Zeitdruck,
ja nicht auf der sehr großen, aber doch unter Zeitdruck,
verwirklicht dieses Konzept, was ja Mitte Juli erst beschlossen wurde.
Das war auch für uns wichtig, die Abbildung dieser Idee in einem Raumkonzept.
Das möchte ich Ihnen. Ich hoffe, Sie können das einigermaßen erkennen.
Kurz darstellen, wir haben also doch relativ stark zugegriffen.
Wir hatten erst mit zwei Räumen angefangen, dann waren es
drei und am Ende vier und wir sind sehr froh,
dass wir das getan haben.
Wir haben also in der besten Lage,
in der Beletage, im ersten Stock,
in der Mitte des Hauses vier Räume den Anspruch genommen für das Studienbüro.
Sie können so ein bisschen an den Grundriss die Idee ablesen.
Also das rechte rote Feld, das ist der Punkt,
von dem Herr Eiser sprach, die Studenten sollen wissen,
wo sie hingehen. Es muss einen Punkt geben,
wo man hingeht, wenn man eine Frage hat.
Und auch wenn man noch nicht genau weiß, was für
eine Frage man hat, dann geht man auch dahin.
Und das nennen wir, das ist, glaube ich,
jetzt auch ein allgemeiner Sprachgebrauch, Helpdesk.
Nach ein paar Tagen hatten wir einen Witzbeut,
fand ich aber gar nicht so unwitzig,
an die Tür mit großem Pfilzer Helpless geschrieben
Versuchen, dass wir das widerlegen können, dass wir hilflos sind.
Also eine Anlaufstelle und Sie sehen auch, ich habe es dazu geschrieben,
die Öffnungszeiten. Also wir haben bewusst ein Verhältnis der Öffnungszeiten,
der Sachbearbeiter zu der Öffnungszeit der Anlaufstelle.
Es hält das von 1 zu 5. Also 20 Stunden hat
der Help Desk auf und zweimal zwei Stunden,
also vier Stunden in der Woche, die Sache arbeite.
Wir müssen gucken, ob das hinhaut,
aber hinter dieser Verteilung von Zeiten oder darin spiegelt sich halt auch der Anspruch,
dass wir wollen,
dass ja ungefähr 80 Prozent oder 90 30 Prozent der Anliegen am Helpdesk erledigt werden können.
Also alles, was man abgibt, beantragt, Buffett-Bescheinigung,
Anträge auf Ausstellung eines Zeugnisses, die Abholung von Klausuren und so weiter, findet alles dort statt.
Die Abgabe von Härtefallanträgen, das war jetzt im Semesterstaat sehr wichtig,
weil wir Teilnahmebeschränkte Veranstaltung haben. Also alles findet am Helptest statt und nur wenn es Fragen gibt,
bei denen man nicht weiter weiß, also wo oder wo es Fragen gibt,
die zum Beispiel die Studienverlaufsberatung betreffen oder Anerkennungsfragen,
wo also nicht die Scheine, die anerkannt werden sollen,
am Helpdesk angenommen werden, sondern mit der Person, die es entscheidet,
besprochen werden sollen, dann gib mal in die Sprechstunde.
Und bisher muss ich sagen, also ich habe so das Gefühl,
nach einerinhalb Monaten kommt das hin. Das ist natürlich sehr voraussetzungsvoll für die Ausbildung derer,
die dort stehen, aber ich denke,
dass wir ungefähr in diesem Verhältnis bleiben können,
die Mitarbeiterinnen, die von außerhalb zu uns gekommen sind,
sind sehr froh darüber, weil sie sagen,
das erste Mal kann ich in Ruhe arbeiten und muss nicht irgendwie ständig Öffnungszeiten schieben,
wo ich eigentlich zu nichts komme,
weil ständig jemand an meinem Schreibtisch als dem Helpdesk des Studiumgangs steht.
Ich möchte ihn jetzt zwei Zeiten mit Fotoszeit. Das ist
einmal ein Blick jetzt in den Help des Raum hinein.
Man kommt dann auf diesen Tresen zu, den man im
Advent beleuchten. Und wir haben schon den Anspruch,
dass also dort jeweils immer zwei Personen stehen,
dass man da so wirklich auch so ein bisschen sich austauschen kann.
Und das zeige ich vielleicht mal von der anderen Seite.
Rechts sehen sie auch so auch in Bitschirm.
Das ist sehr wichtig, dass wir eben versuchen,
nicht so ein Papierlager dort aufzubauen, sondern schon versuchen wollen.
Da komme ich auch gleich noch mal kurz drauf zu sprechen
So viel wie möglich Informationen auf unsere Webseite zu bringen und
online zu stellen. Das ist ja wirklich also dort,
die studieren dann auch so ein bisschen die Lage versetzen,
sich selbst zu helfen durch eine sehr gut und brauchbar gestaltete Webseite.
So sieht das Ding von hinten aus,
das habe ich jetzt nur mal fotografiert, deswegen um,
oder fotografieren lassen, um zu zeigen, wie die Funktionen sind,
dämlich, sie sehen hinter dem Tresen auch solche Hängeregisterschränke,
über 1000 an der Zahl, also jeder BA und jeder MA-Student,
auch die Lehrerstudierenden haben eine Mappe,
die kriegen sie,
wenn sie
immer trikuliert sind
Und alles, was dort abgeholt werden soll,
weil die Sachbearbeiter das fertig bekommen haben, also Zeugnisse,
BAföG-Bescheinigung, Klausuren, die eingegeben wurden und so weiter,
die können die Studierenden dort abholen.
Wir müssen mal gucken, ob das klappt,
auch unter der Maßgabe, dass ich vor kurzem erst Erfahrung habe,
dass bei Klausuren immer empfangsbescheinigung ausgestellt werden müssen.
Da müssen wir mal sehen, wie die Abläufe sind.
Gut, ich komme jetzt zum Ende,
die Erfahrung nach eineinhalb Monaten. Das sind wirklich,
also ich denke mal, das wird in drei,
vier, fünf Monaten wird die Liste ganz anders aussehen,
aber das sind wirklich die Fragen,
mit denen wir uns beschäftigt haben.
Ich sprach es an
Die Webseite, das haben wir gesehen,
die noch nicht fertig ist,
die in zwei Wochen ungefähr in den Start gehen wird,
hat eine zentrale Bedeutung für das interne, externe Informationsmanagement,
die muss gut sein, die muss funktional sein,
man muss alles dort finden, und zwar schnell,
was man braucht.
Die Formulare müssen selbsterklärend sein und so weiter. Ich glaube,
da brauche ich jetzt nicht weiter, das zu begründen.
Aber erleichtert die Arbeit ungemein und nur so kann,
ich glaube, nur so kann Schudiumbüro funktionieren.
Ohne eine gute Webseite kann ein Studienbüro nicht funktionieren,
weil sonst zu viel Druck, auch zu viel Wissensdruck,
ich muss das alles im Kopf haben,
auf den einzelnen Mitarbeitern lastet
Der externe Speicher ist dann sozusagen die Webseite. Wir haben,
wie gesagt, ein Helpdesk mit einer großen Öffnungszeit. Da müssen Leute stehen,
die nicht nur ungefähr Bescheid wissen oder nur ein bisschen Bescheid wissen,
sondern die müssen relativ gut Bescheid wissen.
Wir haben, um die Öffnungszeiten zu ermöglichen, ständige Hilfskräfte eingestellt.
Neun an der Zahl, also ständische Angestellte und Hilfskräfte.
Und da ist die Einbindung ins Team und der Informationsfluss in beide Richtungen ein Problem.
Das muss man organisieren. Das ist eine wichtige Sache,
dass man dort Formen findet,
wie die Studierenden in das Team eingebunden werden
Wir haben festgestellt,
dass wir für die Studierenden der auslaufenden Studiengänge ein eigenes Angebot machen müssen,
weil die in den Formen, die das Studienbüro sozusagen,
dessen Gestalt gebildet haben, oft nicht so gut beraten werden können.
Also die Beratung für die Abschlussprüfung bedarf einer anderen Form als die Beratung am Helpdesk.
Also wir haben da extra Termine und auch extra Sprechstunden.
Das ist, glaube ich, auch sehr wichtig,
das nicht aus dem Auge zu verlieren.
Bei uns, wie gesagt, über die Hälfte.
Studienbüros kommunizieren am liebsten mit Studienbüros. Das haben wir auch
festgestellt, dass wir viele Dinge Dass es schön wäre,
wenn wir außerhalb unserer Welt Ansprechpartner hätten, die nach dem gleichen Prinzip aufgebaut sind.
Das ist insbesondere bei der Abstimmung von Hauptfach-Nebenfach oder Zusammenführung von Hauptfach-Nebenfachleistung
sehr schwierig zurzeit, dort Ansprechpartner zu finden.
Und eine Frage, die sich uns stellt, wir sind dabei,
vieles zu formalisieren und sind auch immer ganz stolz darauf,
wenn wir gute Abläufe hinkriegen.
Wir müssen aber auch uns offen halten für die Wahrnehmung,
dass viele gute Organisationsformen viele gute Formulare inhaltlich oft als Reglementierung bevormunden empfunden werden.
Und dass wir da nicht sozusagen das Studienbüro um Selbstzweck werden lassen,
was also einfach nur schnurrt und funktioniert, ist sehr wichtig.
Deswegen ist diese lange Liste von Aufgaben,
die er also angesprochen hat, 160, ich glaube,
es sind sogar noch mehr bei uns.
Aufgaben mit den Xen und angeklammerten Xen von Zuständigkeiten.
Da ist die Qualitätssicherung meiner Meinung nach eben nicht nur
ein Zweck unter anderem oder eine Aufgabe unter anderem,
sondern ich sehe die Aufgabe der Studienbüros darin, die Mitarbeiter.
Und zwar die Lehrenden, die Verwaltungspersonalmitarbeiter, aber auch die Studierenden zu entlasten. Das ist das Entscheidende Erfolgskriterium,
finde ich, für ein Studienbüro,
damit sie sich erstens auf das konzentrieren können,
was wichtig ist, nämlich auf das Studium,
das möglichst wenig Gespräche am Pulk nach einer Vorlesung oder im Zug nach Kiel notwendig sind,
um zu checken, was man wissen muss, um überhaupt den nächsten Tag zu bestehen.
Das muss eine Entlastungsfunktion geben. Und die, die mit
der Studienorganisation selbst befasst sind, die müssen auch entlastet werden.
Also wir müssen uns selbst entlasten durch ein Studienbüro,
damit wir dazu kommen, wieder die Kräfte freizusetzen,
die Kräfte zu haben, um uns auch mit der Verbesserung von Studiengängen befassen zu können,
was wir zurzeit oft wollen, aber nicht können, weil uns einfach die Zeit wählt.
Und deswegen kommt es nicht nur darauf an,
dass wir dieses neue BA-System, was natürlich ganz anders ist als das Diplom-Magister-System,
zum Laufen bringen, weil so viele Anforderungen da sind,
sondern wir müssen auch, finde ich,
im Studienbüro Ressourcen freisetzen, dass wir uns überlegen können,
wie wir die bestehenden Studiengänge eventuell auch so ändern können,
dass etwas weniger Organisations- und Verwaltungsaufwand notwendig wäre.