Ja, schönen guten Tag. Mein Name ist Arno Müller
. Ich bin Hochschullehrer in der Nordakademie,
aber eben auch Geschäftsführer und Gesellschafter bei der Bestensgroße Solutions GmbH,
die sich mit Prozessmanagement und mit der Implementierung von IT-Systemen beschäftigt.
Im Wesentlichen in dem industriellen Umfeld, insofern ist es mir nahe,
wenn ab und zu mal eine Folie oder Ausdrücke kommen,
die eher aus dem industriellen Umfeld kommen, aus der Unternehmenspraxis,
aber wir machen eben auch einige Implementierungen im Bereich.
Campusmanagement in Hochschul begleiten gerade aktuell eine Hochschule im Osten Deutschlands
in der Implementierung, der Vorauswahl.
Dann haben wir gerade die Ausschreibunterlagen fertiggestellt,
die gehen jetzt vor Weihnachten raus und dafür wollen wir ihn
auch berichten
Herr Dr. Bruns ist bei uns derjenige, der speziell sich
mit dem Thema Hochschulmanagement beschäftigt und der sich vielleicht ganz kurz vorstellt.
Ja, mein Name ist Andreas Bruns. Ich bin Beraterin bei BPS
und habe auch einige Hochschulerfahrungen schon und die Prozessorientierung hat mich eben auch zu BPS getrieben,
sage ich mal, weil das eben da so umgesetzt wird,
wie ich es eben auch gerne in der Universität gesehen hätte damals,
als ich da war.
Das ging halt nicht und deswegen bin ich hier gelandet.
Wir hätten den Vortrag gerne auch gemeinsam gehalten,
aber wir hatten uns vorbereitet auch eine Dreiviertelstunde.
Das wird nicht ganz klappen. Deswegen wird Herr Professor Müller
eben den Vortrag allein halten und ich werde mich jetzt zurückhalten.
Vielleicht kann ich das eine oder andere an Frage nachher nochmal beantworten,
weil auch einige Vorjenigen aus dem Projekt direkt kommen.
Dazu kann ich weiterhin auch noch was sagen,
aber das können wir dann ja gleich sehen.
Genau, alles klar. Aber Sie kennen das ja,
der eine macht es, der andere stellt es ja hinterher vor,
weil wir wollten es nicht gemeinsam machen,
weil einfach so ein bisschen wenig Zeit ist,
wenn man da eine Co-Moderation macht in 30 Minuten.
Ich spare Ihnen auch gleich den ersten Punkt der Kurzvorstellung,
wer wir sind, das haben wir schon abgeschlossen,
Sie finden die Unterlagen hinterher noch ein bisschen was,
was BPS so macht und über unsere Referenzen.
Ich denke, wir berichten heute von einem konkreten Projekt aus einer Fachhochschule,
einer mittelgroßen Fachhochschule mit 1500 Studenten, 15,
2000 Studenten bei mehreren, also vier Fachbereichen und entsprechend einigen 16 Studiengängen,
also insofern durchaus eine Hochschule,
die schon eine gewisse Komplexität hat
Das heißt, wie gehen wir eigentlich an das Thema Prozessmanagement herein?
Das heißt, generell versuchen wir zunächst mal gemeinsam mit dem Kunden zu erarbeiten.
Was sind denn Prozesse und wer ist der Kunde,
überhaupt mal in Richtung Serviceorientierung zu kommen,
in Studierenden als Kunden anzusprechen,
der in der Regel auch ein Auslöser ist für einen bestimmten Prozess und wiederum das Ergebnis erhält und dann eine wichtige Aufgabe,
wir versuchen in Workshops mit gemeinsam mit den möglichst vielen Mitarbeitern der Hochschule herauszufinden,
wie die Aktivitäten folgen,
laufen und wir gehen top down vor,
sage ich noch gleich,
um letztendlich von der ganzen Hochschule
letztendlich zu Anforderungen an die IT
zu kommen
Wir machen dann klar, dass wir in einer Organisation arbeiten,
wo meistens einen Prozess verschiedener Einheiten involviert sind, also Meereswimplains in der Organisation.
Das hat auch unser Ansatz, wenn wir Projekte machen,
wir haben in der Regel mehrere Mitarbeiter aus verschiedenen Abteilungen am Tisch und machen Workshops einen halben Tag mit sehr starker Ergebnisorientierung,
sondern es muss einmal diese Abteilungssicht aufgedröselt werden,
das macht keinen Sinn,
mit dem Prüfungsamt alleine im Bundeswesen zu reden,
es müssen eben entsprechend die Dekaner, Dozenten,
Studentenabit drin sitzen, in so einem Workshop,
einen halben Tag,
um mal wirklich den Prozess zu verstehen,
also organisationsübergreifend
Dann geht das Ganze natürlich in die IT,
aber die IT ist letztendlich nur Erfüllungsgehilfe,
aber ohne die IT wird der Prozess nicht funktionieren,
obwohl heute funktioniert er ohne IT.
Der verarbeitet Wissen, also insofern wichtig, welche Daten werden verarbeitet.
Er braucht einen nicht Kennzahlen zur Steuerung,
also wie lange brauchen wir für Klausurabwicklung,
welche Klausuren sind noch nicht, beantwortet, noch nicht gelöst.
Das ist natürlich auch ein Punkt, der zu Widerständen führt,
weil man hat halt normalerweise die Möglichkeit,
über Kennzahlen zu steuern, mittlere Beantwortungsdauer,
wie lange muss jemand warten,
bis er von dem Erstkontakt eine,
immer sowieso bekommt
Und er ist die Basis der Wettwerbsfähigkeit, wie gesagt,
aus der Industriellen, aber eben ist die Basis des Erfolgs
des Unternehmens oder einfach die Hochschule.
Insofern ist das Thema Prozessmanagement natürlich extrem wichtig, unabhängig davon,
ob es ein Campusmanagement einführen wollen oder nicht.
Also eigentlich machen wir Prozessmanagement für die Optimierung von Prozessen,
für die Verbesserung der Serviceorientierung in einer Hochschule.
Sondern wir wollen uns entsprechend differenzieren,
entsprechend beim Kunden mehr Leistung,
mehr Service erbringen und vielleicht natürlich auch hier in der Aktivitätenfolge Kosten reduzieren,
Aufwand reduzieren oder eben die Komplexität von Bologna bewältigen
Das ist ja extrem komplexer geworden im Vergleich zu früher,
da stehen sie ja davor und dann,
die können wir dann mit Polonia umgehen, das würde hier heißen,
dass wir personell uns explosiv entwickeln müssten, ohnehalb,
wir nutzen ein IT-System, das uns in der Effizienz stützt.
Wie gehen wir vor, das heißt,
wir arbeiten auch durchaus von einer Top-Down-Herarchie und zwar in
der Planungsphase eigentlich nur aus den ersten beiden Ebenen,
also die Hochschule als Ganzes auf Hauptprozessebene,
das kennen Sie von den Campusprozessen,
im Kreislauf eines Suden-Life-Cycle und dann gehen wir halt auf
eine Ebene tiefer und das muss erstmal reichen
Auf dieser Ebene unterscheiden wir halt deine Leistungsprozesse der Hochschule,
die eigentlichen Studierenden und forschungsbezogenen Prozesse,
im Wesentlichen bei Pampos Management, ja die Studierenden bezogenen Prozesse.
Und gehen dann auch Führungs- und Supportprozesse auch ein, die halt notwendig sind.
Was wollen wir erreichen beispielsweise, wir haben nur einen Belegungsprozess,
das heißt, was nimmt der Studierende heute wahr?
Er will eigentlich nur Seminar X belegen und wissen,
wann und wo es stattfindet und dann rennt da irgendwie der Hochschule rum und stellt fest,
ey, am falschen Ort, er hat keinen Displatz gekriegt,
er hat doch keinen Ansprechpartner, warum ist das ausgefallen ist?
Also insofern, die Probleme, die halt in ganz normalen Wahnsinn
der Hochschule gelegt vorhanden sind und woran liegt das normalerweise,
dass wir halt sehr komplexe Prozesse haben,
die sich irgendwie durch die Organisation durchquälen.
Und dieses Problem, das entsprechend beim Studenten auftritt, eigentlich auch nirgendwo klar adressiert wird.
Warum ist der Raum zu klein, dass die Gebäudeverwalter vielleicht zuständig,
weil so eine falsche Information gelegt hat, also schon 1000 haben die,
statt 100 haben es tausende das System eingegeben,
schon wurde ein falscher Raum reserviert für die Veranstaltung.
Also es sind viele, die letztendlich an diesem Problem,
das am Ende des Prozesses auftritt,
Verantwortung tragen und die arbeiten weder vom Ablauf miteinander,
noch haben sie IT-Systeme,
die sie miteinander verbinden
Das heißt, daran wollen wir ja arbeiten,
also warum ist das so, das heißt,
die Prozesse sind normalerweise sehr komplex, nicht klar strukturiert,
also nicht einfach genug, die Organisation richtet sich nicht nach dem Prozess ab,
aus die Mitarbeiter arbeiten auf funktionalen Inseln,
das bauen sich da nicht raus, das heißt,
diese extremen Widerstände zwischen Prüfungsamt, Studierenden, Studierendeverwaltung,
Fachbereichen, Dickernaten, das ist ja nicht so,
dass die jetzt irgendwie alle gemeinsam glücklich auf einer Hochschule leben,
sondern in der Regel jeder auf seiner Insel und glaubt alles drumherum,
wer fallen das Land.
Und darüber zu kommen zu den anderen ist halt meistens relativ schwierig,
also die anderen Bereiche irgendwie zu besuchen ist nicht
so ganz trivial
Da wollen wir die Mitarbeiter abholen, zu sagen,
das ist jetzt entsprechend in Protessarbeit jetzt zusammen.
Ihr seid nicht irgendwie Feinde im Prozess, sondern wir arbeiten gemeinsam an einem Ergebnis.
Und natürlich die Technologie ist nicht darauf ausgerichtet, das heißt,
jedes Hiss-Modul ist irgendwie eine eigenständige Insel und dann entsprechend geht
der Fachbereich, hat sich Lösungen erarbeitet.
All das sind die Dinge, mit denen sie zu kämpfen haben.
Und eigentlich, gerade im Bereich Campus-Net-Management, wir wollen den
Studierenden Serviceleistungen anbieten, an denen denkt umso keiner dabei.
Also die Orientierung in Richtung Studenten zu bringen,
ist halt auch eine große Herausforderung. Insofern ganz kurz,
was ist die Idealvorstellung? Wir wollen die Prozesse Streamline,
wollen die Organisation verändern, wir wollen die Mitarbeiter in Teams
auf den Studien ausrichten und wir wollen die Technologie anpassen.
Aber das klingt tatsächlich furchtbar. Wir wollen eigentlich alles
gleichzeitig verändern. Die Abläufe, die Organisationszuständigkeiten innerhalb der Hochschule
und die Mitarbeiter, wie die miteinander zu arbeiten haben.
Und noch die Technologie. Und die Gefahr,
die wir halt in vielen Projekten sehen, nicht nur bei Hochschulen,
sondern generell Technologie, das klingt erstmal einfach.
Dann kann ich jetzt irgendwie dem Leiter Rechenzentrum oder dem IT-Leiter
die Verantwortung geben, Firma Campus Management ein.
Machen daraus ein IT-Projekt und dann sind wir irgendwann fertig
Wer von Ihnen ist aus der IT? Wir von Ihnen
aus dem Fachbereich, der Granate, da sehen Sie schon
das Problem. Wir haben hier von den vier Stakeholdern,
die relevant sind, nur die IT sitzen.
Also Entschuldigung, genau. Wer sind Anwender des Systems?
Also wer sind spätere Anwender, Nutzer, also Prüfungsamtmitarbeiter?
Im Kurbuchsamt ja mal hier aus dem Beprüfungsamt arbeitet oder
Blutinplanung waren die Granate,
was ihre Rolle
Zentscheidende Reich, ein guter Typ. Zentralbereich. Also wir haben
relativ viele ITler jetzt hier gehabt. Klar. Und die
Gefahr ist natürlich, dass man daraus ein IT-Problem macht.
Natürlich ist die IT wichtig. Und wir brauchen da auch
neue Systeme. Und das ist aber fertig. Das können
die Reality Run kaufen. Sind Vertreter hier, die bieten
ihnen das an. Und daran, du kriegst ein System,
das kann von vorne bis hinten voll integriert den Ortszeitabweckern.
Und das funktioniert auch. Sie glauben, dass nicht
über es geht
Wenn es nicht funktioniert, liegt es meistens nicht an der IT,
sondern es liegt an anderen Problemen,
eben die Organisation hier angepasst, die Prozesse passen überhaupt nicht.
Es ist vielleicht die falsche IT, das heißt,
die hat ja einen schönen Prozess logisch integriert und die Bundeslogik,
die sie leben wollen, hat mit Dialogen der IT nichts zu tun.
Die Bürde funktionieren, wenn sie sich dieser Logik anpassen.
Würden. Also da gibt es natürlich die Möglichkeiten,
mehr oder weniger stark, die Prozesslogik in die IT neu zu definieren.
Aber meistens ist es ja schon relativ stark eingebunden. Insofern müssen sie auch wissen,
was sind unsere Prozesslogik in der groben Struktur sehr genaue Kenntnisse haben,
um festzustellen, ob die Denkweise der IT Prozesse,
wie sie jetzt die Daten lotsen,
CHS oder wer auch immer implementiert hat, mit ihrer Denkweise übereinstimmt.
Das ist ja viel wichtiger als zu gucken, ob Einzelfunktionalitäten funktionieren.
Dass sie einen Raumplan machen können, einen Schuppenplan machen können,
das können meistens alle, aber die Reihenfolge der Tätigkeiten und welche,
was man sich vorher gemacht haben, um das tun zu können.
Dass es eine gewisse Logik und das geht halt nicht in der IT,
sich zu ändern, dass sie ersten Raumplan machen und dann
ein Prüfungsamt mit Prüfungsordnung festlegen, das wird nicht funktionieren.
Also das ist die kurze Hinführung,
dann natürlich die Frage, was wollen wir eigentlich erreichen?
Das heißt, oftmals heißen die Projekte dann später auch irgendwie
I-Campus einführen oder Datenlotsen oder CRS-Implementierung. Natürlich ist die Erwartungshaltung nicht ein IT-System zu implementieren,
sondern die Erwartungshaltung ist eben, dass wir irgendwie die Hochschulverwaltung,
die Fakultäten gemeinsam in Richtung Kosteneffizienz, Optimierung und Planbarkeiten,
Entlastung von Mitarbeitern in der Verwaltung, Fachbereichen,
durch ein modernes System erweitert, ein Kanzler,
der ist etwas in der Inneukierung.
Die Vorteile neu geschaffenen Basis, die Reifung, Unterstützung unserer Abläufe,
werden wir für den Wald und Aufbau des Studienangebotes und für die Profilierung der Universität nutzen,
also als strategisches Instrument wollen Sie die Prozessverbesserung hinkriegen,
die IT ist ein Mittel,
um diese Ziele zu erreichen,
ein extrem wichtiges und mächtiges Mittel,
aber es muss
auch richtig umgesetzt werden
Das heißt, die Ziellimension ist eben, dass die Hochschule
eine nachhaltige prozessortierte Verbesserung erreichen möchte, als Hebel-IT.
Zentire-Bereiche sollen involviert werden und effizienter werden.
Personalisierte Webportals solltest du den Studenten ermöglichen,
den Studienverlauf ortsabhängig zu organisieren und vielfältige Informationen runteres Studium zu erhalten.
Das sind ja meistens kleine Hochschulen deutlich weiter. Ich bin ja
auch an einer kleinen Hochschule beschäftigt und tausend Studenten und da
können halt die Studierenden irgendwie über BAP ihre Noten einsehen und sie können jederzeit entsprechend kleine Services nutzen.
Das ist natürlich in so einer kleinen Hochschule mit einer
relativ kleinen Organisation auch mit relativ einfachen Mitteln möglich
Aber man erwartet eben etwas und sie kriegen ja jetzt die Internetgeneration an die Hochschulen.
Das heißt, die werden keinen Bock mehr haben,
irgendwo hinzugehen und am schwarzen Brett sich Noten anzusehen.
Das hört einfach auf. Und die Hochschulen,
die da keinen Service anbieten,
die werden im Wettbewerb natürlich einen Nachteil haben,
weil studieren werde es einfach als negativ empfinden und Saftladen wahrnehmen.
Das kann ja wohl so nicht wahr sein,
dass er vier Wochen später nach den Noten fertig ist,
irgendwann mal irgendwo Zettel hängen.
Das machen die Studierenden, die machen ein Foto da vorne
und schicken das per SMS an all ihre Kollegen.
Warum kann die Hochschule das nicht? Also wieso kriegen die
es nicht hin, Informationen zu verteilen,
obwohl sie Studenten irgendwie über Bett 2-0-Anwendungen sofort umgesetzt
haben.
Facebook können sie
alle Noten sehen
Dann sie wahnsinnig, ja. Irgendwie die Notenliste ist plötzlich
bei Facebook veröffentlicht und sie machen eine Bohie,
dass da irgendwie drei Tüchter als sie als Türen davor sein müssen.
Aber wir können gleich anders reagieren. Der Student,
der gerade australien ist, wird auch sonst niemals die Note erfahren.
Er muss hinkommen und zu gucken, das wird ja nicht machbar sein.
Also obwohl dann ja erwarten wir Flexibilität, räumliche Flexibilität,
da müssen wir auch die Informationen zugänglich machen,
damit der Student Zugreif hat.
Und natürlich auch den Aufwand zu reduzieren,
der soll ja nicht anrufen und irgendwie die Leute wahnsinnig machen.
Was unser Vorgehen, wie versuchen wir als Prozess Implementierer
sie zu unterstützen
Wir sind nicht mit irgendeinem ETV-System verbunden, wir versuchen,
wir machen eine völlig anwendungsneutrale Beratung und versuchen eben, das zu vermeiden,
dass man ein zu kurzes Problem erkennt, zum Beispiel irgendwie, wir schaffen Bologna nicht.
Warum schaffen wir es nicht? Weil wir keine IT haben, also kaufen wir IT, dann schaffen wir das alles. Also eine sehr schnelle Lösung zu sagen,
wir kommen vom Problem sofort in die Suche nach einem System,
wir haben kein Carpus-Management-System, dann kaufen wir uns eins,
also kaufen dann irgendwie das Produkt aus, das die meisten Usilitäten hat,
da kann man nichts falsch machen, das kann alles super,
also je länger die Funktionsliste ist, so besser ist das System,
kaufen wir erstmal, was wir brauchen,
wissen wir noch nicht, wenn wir dann später merken,
ist ja lieber das System, sind die irgendwie fertig,
dann kommt hier das GoLife und dann müssen wir permanent nach dem Bullive hoffen,
dass das System irgendwie auch mal angenommen wird.
Und dann kommt plötzlich die IT-Lansage, wir haben fertig,
dann kommen die 30.000 Studenten und die 1.200 Professoren und sagen,
so nicht, habt ihr da gemacht?
Und dann überlegen wir uns, die eigentlichen Probleme und wieso
soll das Konzept aussehen? Nach der Implementierung fanden wir einen
auf das System zu schimpfen und versuchen dann über sukzessive Änderungen,
die dramatisch sein können, irgendwann das System als Lauf zu kriegen.
Wie kann man hier hinten diesen riesigen Frust vermeiden,
dem man vorne einen Sog erzeugt. Das heißt,
die Aufgabenstellung, die wir uns setzen, ist zu sagen,
wir fangen erst dann an, einen Vertrag zu unterschreiben,
wenn wir einen Sog spüren.
Also das Prüfungsamt sagt, wann, verdammt nochmal, kommt das neue System?
Die Dekanate sagen, wann kann ich verdammt nochmal endlich meine
blöden Notenlisten wegschmeißen und kann irgendwie online meine Daten eingeben.
Studierende schreien, wann kann ich endlich meine Noten per Wapp irgendwie per SMS auf dem Handy sehen. Wenn der Sog erreicht ist,
das heißt, wir haben in der Moderation irgendwie gezeigt,
wie schlecht es heute ist und wie schön diese Brave New World sein könnte,
nicht als Schreckensmeldung, sondern wir haben zumindest eine nennenswert,
Nukleus geschaffen, nicht alle 30.000 sind begeistert, aber zumindest einen nennenswerten Nukleus,
die begeistert sind, nicht nur die Zähne in der IT,
sondern außerhalb der IT, sagen jemand, bitte, bitte, bitte, gib mir.
Okay, jetzt unterschreiben wir bei den Datenlotsen.
Und wie kriegen wir das hin,
dass die Leute entsprechend hier diese Automatisierungsansätze nicht als Kreckensgespenst wahrnehmen,
sondern eher positiv wahrnehmen? Dazu gehen wir halt wirklich hin,
indem wir die Zentrale von Walter,
die fachbereichen Institute in Workshops zusammenbringen und die einen halben Tag einschließen.
Ihr müsst euch jetzt in dem halben Tag über die Prozesse
und über die Anforderungen an die IT
Gedanken machen
Ja. Und dazu nutzen wir ganz normale Methoden des Prozessmanagement,
dass wir erarbeiten zunächst mal eine Prozesslandkarte auf der obersten Ebene
und dann gehen wir in jedem einzelnen Schritt dieser Landkarte ein wenig ins Detail
und da führen wir dann auf dieser zweiten Ebene auch Einzelgespräche mit einzelner Abteilungen,
also hier oben arbeiten wir hochschulbar zusammen.
Hier arbeiten wir dann vielleicht noch Fachbereich und Prüfungsamt zusammen,
die also einen Prozessschritt beteiligt sind.
Das sind also hier sind 15 Leute im Meeting.
Hier sind es so fünf und dann werden nochmal einzelne Fragestellungen in Einzelgesprächen nachgefasst,
um da entsprechend auf die dritte Ebene zu kommen.
Das Ganze passiert eben hier mehrere halbteilige Meetings,
mal einen Tag und da unten zu zweistündige Gespräche.
Läuft wieder auf das Projekt ab,
aber du legst mal einen Anfahrungskatalog zu erarbeiten,
was wünschen wir uns eigentlich, wenn dieser Anfahrungskatalog die Wunschliste leer bleibt,
dann sollte man auch kein Campus-Management-System einführen.
Also glücklich sind mit dem, was sie haben,
dann sollen sie halt glücklich bleiben.
Also Aufgabe in der Moderation ist es,
hier eine Wunschliste zu erzeugen und kein Pflichtenheft.
Klingt immer so schlimm. Es ist ein Pflichtenheft eigentlich für den Anbieter,
ein Pflichtenheft, aber meistens fühlen sie sich auch in der eigenen Organisation als Pflichtenheft.
Wir müssen jetzt irgendwas machen. Es ist eine Wunschliste,
das ist euer Wunschlisten. Ihr könnt hier Weihnachten feiern irgendwann
und könnt aufschreiben, was ihr euch wünscht.
Es sind keine Pflichten
Wenn ich mir Wünsche realisieren möchte, muss ich manchmal auch mich ein bisschen verändern.
Also klar, wenn ich mir ein Ferrari kaufe,
muss ich mich da irgendwie reinzwängen. Das habe ich halt
bestimmte Notwendigkeiten. Aber es war zunächst mal mein Wunsch,
dieses Produkt zu haben. Wenn wir das gemacht haben,
dann kommen wir in die detaillierte Ausschreibungsphase und hier relativ grobe Betrachtung,
dann geht es etwas feiner rein. Wir reden mit Bösesanbietern,
die Mitarbeiter jetzt in der Lage, mit der Lösungsanbieter zu sprechen,
weil die sehen nicht irgendwie PowerPoint-Folien, wie sie es jetzt hier sehen,
sondern die wissen, was sie erwarten.
Können konkrete Fragen stellen. Dann kommt es wirklich zum Pflichtneft,
auch für den Anbieter, nicht für die Hochschule,
Ausschreibung, dann kann man ganz normale Implementierungsumnetzungsfolien Ja.
Was machen wir aus den ersten Ebenen? Das heißt,
natürlich kann man sagen, das haben wir doch schon fertig.
Warum sollen wir wieder Hochschule erarbeiten,
dass es irgendwie in Bewerbungsverfahren gibt, also in Anwerbung,
Marketing, das ist ein Bewerbungsverfahren, eine Zulassung gibt,
eine Veranstaltung durch, also Planung und Durchführung,
dass es Prüfungen gibt, Praktika, Studiengans, Betreuung.
Die meisten werden sagen, das wissen wir doch vorher auch.
Aber die Mitarbeiter der Auktion wissen das nicht und einfach die Folie
hinzulegen und sagen, so ist es, das funktioniert nicht.
Also wir fangen mit einer leeren Folie an und erwarten,
dass diese Folie im Prinzip natürlich bei allen Hochschulen ähnlich aussieht
Aber wir sagen nicht, so tickt ihr,
sondern wir erarbeiten in wenigen Workshops, wie die Hochschule tickt und sagen,
wir wundern uns, dass ihr keinen Prüfungsprozess habt.
Das kann doch nicht sein. Ach so, ich habe
gar nicht mehr gedacht. Also ich würde mir schon mal
merken, dass es eine bestimmte Struktur gibt von Prozessen.
Und hier überlegen wir uns halt, wo brauchen wir IT
und was ist jetzt für ein Campus-Management-System nicht im Fokus?
Also hier zum Beispiel das ganze Thema Web-Auftritt, also Hochschuld-Webseite
war jetzt nicht im Fokus, die Veranstaltung selbst durchzuführen.
Also wir haben jetzt keine Anforderungen,
Richtung, das ist hier E-Learning, andere Dreck hier,
weil mich im Fokus andere Darstellungsformen und das machen wir eben
Dann gehen wir rein und sagen, wie geht es dir?
Das ist momentan die Landschaft, die fragmentierten Bausteine,
das ist jetzt organisationsbezogen, ich prozessbezogen, stellen fest,
es gibt jede Menge Lücken, es gibt überhaupt keine Integration.
Und dann fangen wir an eben zunächst mal einen kompletten Prozess,
Veranstaltungsbelegung, Sauptprozess mal durchzugehen und zu sagen,
wer macht da eigentlich was, wer ist involviert, welche organisorischen Rollen,
was tun die und wo haben die momentan so EDV-Unterstützung,
blaue ID-gestützt, merken wir irgendwie,
der Prozess ist vollkommen papierorientiert,
nichts mit EDV,
also ab und zu mal gleich Excel oder so,
aber keine richtige EDV
Und dann gehen wir in diesen Prozess und einzelne Schritte weiter rein und sagen,
wie läuft denn jetzt die Studiumlast für Garde zum Beispiel die Zulassung?
Aufnahme, mit welchem System macht ihr das heute?
Also sie merken halt in jeder Schritt mit einem anderen System,
das ist Tool, Word, easy, easy,
Word, easy, Histool, Beat-Soul und so weiter.
Also hier merken wir schon, die IT passt irgendwie nicht.
Die Dokumente bekommen die her. Und eben, was sind die Wünsche?
Was erwartet man? Erhofft man sich beim neuen System,
Online-Bewerbung und so weiter, Statusmeldung vom System,
da kommen im Prinzip die Wunschlisten raus, die man erhofft.
Und dann gehen wir in die Soll-Barstellung, das heißt,
wir versuchen dann nach dieser ersten Wunschliste mit Mittag,
mit Anbietern zu reden,
zu ihren vollkommen geklickt und wieder fertig
Die Anbietern zu reden und sagen, jetzt erarbeiten wir gemeinsam mit den Mitarbeitern,
diese Soll-Prozesse und gucken, wo die IT eingreift.
Und wenn Sie dieses Bild sehen, dann werden die erstmal
einen Schock liegen, sagen, ich, wieso?
Ich kriege als Dozent irgendwie oder als Präsident irgendwas oder hier als Beilitz-Manager,
kriege Belegungs- und Informationen, auch meine Dozenten,
die neben manchen Dozenten außerhalb der Hochschule,
kriegen irgendwie in ihren Autokalender dann plötzlich diese Veranstaltung eingetragen.
Ja, so ist das gedacht.
Was machen die dann, wenn sie nicht da sind?
Oder müssen die auch bestätigen, dass sie können?
Da müssen die Rückmeldungen machen, dann nicht anrufen,
sondern die müssen dann mit dem System arbeiten,
das wusste ich ja
gar nicht
Und hier ist der Ganat, das ist kein System für das Prüfungsamt,
das ist ein System, wo der Fachbereich, das dicker Naht arbeitet damit.
Wird euch mal darüber klar, ihr habt vorher keine Archite gehabt,
das ist euer System, nicht das IT,
das System von irgendeinem zentralen Verwaltungsbereich, sondern ihr sollt das machen,
das ist die Idee von Datenlotsen oder von anderen Anbietern.
Die Aktivitätenliste wird dann nochmal rausgeprägt, zu sagen,
wir wollen, dass dieses System haben kann,
wo das Management-System, welche anderen Systeme müssen wir einsetzen,
weil sie irgendwie vorhanden sind und bestimmte Tätigkeiten übernehmen.
Und dann kommt die konkrete Bulch-Vorstellung und das ist jetzt das,
wo die irgendwann hoffen oder sagen,
das will ich
jetzt haben
Irgendwann so lange rumwarten, bis der Fachbereich sagt,
und rumnölt, was kriegen wir das endlich?
Das ist also die Aufgabenstellung, erst jetzt reden wir über konkrete Systeme.
Das ist momentan ein Dummy-Wort, Cantos-Management-System, das ist eben jeder mögliche Anbieter.
Das schicken wir jetzt an die Anbieter raus und da jetzt
Zeitung, was ihr könnt. Und gebt hier an,
voll erfüllt, nicht erfüllt, mit Aufwand zu machen.
Und das geht dann in so ein Tool ein zur Softwarebewertung,
um letztendlich den besten Anbieter rauszusalektieren.
Und dann geht es in die ganz wichtige Phase eigentlich während der Implementierung,
nach der Implementierung, denn das ist reines Change Management.
Das heißt, müssen irgendwie zum Handeln kommen, zu tun.
Und dieser Weg ist verdammt weit. Wenn wir all das machen,
werden sie feststellen, dass wir aus dem IT-Projekt,
das sie vielleicht momentan vor Augen haben,
um ja so viele IT-Leiter sitzen, plötzlich feststellen,
wir müssen das Projekt in der Vorphase erweitern,
also die Problemanalyse stärker machen und nach der Implementierung ist eigentlich erst die richtige Projektarbeit im Gange.
Und wir können nicht sagen, es ist ein IT-Thema,
sondern es ist eben auch ein Prozessthema und es verändert
die Führung und Kultur in der Hochschule.
Plötzlich werden Dinge, die vorher das Buchsamt gemacht hat,
in der Ganat gemacht
Wieder als Dozent, verantwortliche Note zu machen, wenn ich sie eingegeben habe,
ist das die Note der Student später in sein Zeugnis hat.
Genau die Note, die ich hier eingebe,
die geht nicht von mir zum Degranat, von der Ganate,
Prüfung an und jeder guckt noch mal drauf,
sondern ich gebe die Note ein, die später im Zeugnis steht.
Das ist eine Veränderung, die entsprechend notwendig ist, wo ich
auch Führungsstrukturen anpassen muss. Und das ist die Reise,
auf der wir entsprechend dann die Unternehmen, die Hochschulen,
Entschuldigung, begleiten und sagen,
wir wollen ganzheitliches Prozessmanagement machen und das mit einfachen Methoden.
Also ich kriege jetzt die Angst zu sagen,
es wird ja
noch komplexer
Es wird nicht komplexer. Das Projekt ist so.
Ich könnte sagen, ich lade mir BPS ein.
Ach Gott, nee, da muss ich jetzt auch noch machen.
Sie müssen das machen. Sie können nicht ein IT-System einführen und fertig.
Sie können das tun und hoffen und beten, dass es gut geht.
Es wird nicht gut gehen. Also bereiten sich rechtzeitig darauf vor,
dass ihnen die Mitarbeiter mitnehmen, dass sie die Prozesse dementsprechend gestalten und vergessen sie,
die Hoffnung zu sagen, ah, alles so schwierig,
lass mal ein IT-Projekt draus machen. Und IT-Abteilung mit entsprechendem Anbieter,
können dann irgendwie ab und zu mal einen Mitarbeiter auf der Sachbereichsebene fragen,
wenn sie nicht genau wissen, wie es funktioniert,
aber die werden ja schon wissen, wie man Noten eingibt.
Das kann ja nicht schwer sein, warum mit dem Dozenten redet, das macht keinen Sinn. Also das Projekt ist so,
dass nicht unsere Verkaufsmannschaft oder Masche zu sagen,
wir wollen, dass sie komplex machen, wir kommen,
es ist jetzt einfach da, sie müssen sie beherrschen,
lernen und dazu bieten wir entsprechend durch Moderation,
durch Mitarbeiter mitnehmen, ganz von Anfang an entsprechend einen Weg an,
wo wir wissen, aus den Unternehmenspraxis,
dass es funktioniert und jetzt auch bei den Projekten,
die wir gerade begleiten,
auch den Sohn erzeugt haben,
den wir erzeugen wollen.
Vielen Dank